Power Automate ile E-posta Ekini SharePointe Kaydetme

Bugünkü blogda, Power Automate kullanarak e-posta ekini otomatik olarak SharePoint'e kaydetmeyi öğreneceksiniz. Bir Power Automate akışı kullanarak günlük etkinliklerimde çok zaman kazanıyorum ve umarım sizin için de aynısını yapabilir. Bu eğitimin tam videosunu bu blogun alt kısmından izleyebilirsiniz.

İçindekiler

• genel bakış
• E-posta Eki'ni SharePoint'e Kaydet ve E-postayı Sil
• Power Automate Akış Örneği: LawtonAR
• Power Automate Şablonunu Kullanarak Akış Oluşturma
  • 1. Adım: Ekli Bir E-posta Geldiğinde
  • 2. Adım: E-posta Eki'ni Sharepoint'e Kaydetme
  • 3. Adım: E-postayı Silme
• E-posta Eki'ni SharePoint'e Kaydettikten Sonra Masaüstü Akışını Kullanma
• Çözüm

genel bakış

Her gün ekleri olan birkaç e-posta alıyorum ve düzenli olarak yaptığım şey bu ekleri alıp bir SharePoint klasörüne kaydetmek . 

Ancak her e-postayı ayrı ayrı incelemek, ekleri SharePoint'e kaydetmek ve dosyaları günlük olarak güncellemek yerine, bu sıkıcı görevi otomatikleştirmek için Power Automate'te   tek seferlik bir akış oluşturdum.

Dolayısıyla, belirli bir göndericiden gelen her e-posta için akış eki alır, SharePoint'e taşır ve o klasördeki mevcut dosyanın üzerine yazar. Ardından , LuckyTemplates dosyalarımı güncellemek için o dosyada depolanan verileri kullanıyorum . Bu Power Automate akışının nasıl kurulduğuna ilişkin adımlara geçelim.

E-posta Eki'ni SharePoint'e Kaydet ve E-postayı Sil

Power Automate Online'ı açarak başlayın . Akışlarım'da görebileceğiniz gibi , her gün kullandığım birkaç akış var. Örneğin, listemdeki ilk üç akış, bahsettiğimiz aynı Power Automate şablonunu kullanıyor. 

Bunları, e-posta eklerini alan, SharePoint'e kaydeden ve hatta daha sonra e-postayı silen bir Power Automate şablonu kullanarak oluşturdum, böylece onları silme konusunda endişelenmeme gerek kalmayacak. 

Bu şablona erişmek için Şablonlar 'ı tıklayın , ardından arama çubuğuna  e-posta eklerini kaydet yazın.

Sonuçlarda birkaç ilgili Power Automate şablonu görünecek, ancak e-posta eklerini SharePoint'e kaydetme ve e-postayı silme konusuna odaklanacağız . 

Ve bunu sıfırdan oluşturmak yerine, mevcut olanı alıp nasıl kurulduğunu ve bu akışın zaman içinde nasıl performans gösterdiğini göreceğiz.

Power Automate Akış Örneği: LawtonAR

Örnek olarak akışlarımdan birini ele alalım. LawtonAR , oluşturduğum ve bir süredir yürüttüğüm akışlardan biri. 

Bunu açmak bize daha önce seçtiğimiz şablon olan açıklamayı gösterecek. 20 Ağustos'ta oluşturulduğu tarihi de görebiliriz ve o zamandan beri çalıştığını biliyoruz. 

Aşağı kaydırırsak, akışın günlük çalıştırma geçmişini, işlemin süresini ve başarılı olup olmadığını göreceğiz.

Süre sütununa odaklanın ve işlemi gerçekleştirmek için gereken süreye dikkat edin. E-posta gelen kutusuna ulaştığında, akışın eki alması, SharePoint'e kaydetmesi ve ardından e-postayı silmesi 2 ila 3 saniye sürer.

Bu akışa ihtiyacım var çünkü QuickBooks Online kullanan müşterilerim var ve orada bana her gün e-posta gönderen bazı özel raporlarım var. Ancak, QuickBooks Online şu anda e-posta planlamayı desteklemiyor.

E-postalar genellikle benim saatimle 4:30 – 5:00 arasında ulaşır ve bu da günlük LuckyTemplates yenilemesinden önce dosyaların SharePoint'e kaydedilmesi için yeterli süre sağlar.

İşte örneğimiz LawtonAR'ın genel görünümü bu. Şimdi benzer bir Power Automate akışı kurma işlemine geçelim.

Power Automate Şablonunu Kullanarak Akış Oluşturma

Akışı ve bu belirli akış için ayarlamanız gereken adımları açmak için Düzenle'ye tıklayarak başlayın . Bu akış için atmamız gereken üç ana adım var.

1. Adım: Ekli Bir E-posta Geldiğinde

Birincisi, Yeni bir e-posta geldiğinde . Gelişmiş seçenekleri açmak için bu adıma tıklayın. 

Bu örnekte, Klasör için Gelen Kutusu'nu seçelim . Özellikle kayıtlı birden fazla e-posta adresiniz varsa, Kime alanında doğru e-posta adresini  seçin .

Ekleri Dahil Et'te Evet'i seçin çünkü SharePoint'e taşımak istediğimiz şey bu. Konu Filtresi, gelen e-postanın aynı konu satırını içerir. Önemi Normal olarak ayarlayın ve Yalnızca Eklerle Evet'i seçin . 

Ve bu ilk adım için doldurmamız gereken her şey bu kadar. 

2. Adım: E-posta Eki'ni Sharepoint'e Kaydetme

E-posta geldiğinde, ikinci adım bize ekleri nereye taşıyacağımızı veya alacağımızı söyler. Beş farklı ek ile gelen bir e-postanız varsa, bu dosyaların her birini bir noktadan atanan konuma taşıyabilir.

E-postadaki her eke uygula olan ikinci adımı açın . Açıldığında, Eklerin zaten Önceki adımlardan bir çıktı seçin altına yerleştirildiğini görebilirsiniz .

Dinamik içerik ve İfade listesini açmak için Ekler'in yanında sol tıklayın . Dosya oluştur alt adımını açın . Site Adresinde , kullanılacak SharePoint adresini ekleyin . Ayrıca , eklerin taşınmasını istediğiniz yere tercih ettiğiniz Klasör Yolunu da girin .

Dosya Adı için , Dinamik içerik listesine gidin ve Ek Adı'nı seçin . Dosya İçeriği için Ek İçeriği öğesini seçin .

İkinci adımı özetlemek gerekirse, eki orijinal e-postadan alıp, SharePoint'te bunun nereye ve hangi klasöre eklenmesini istediğimizi belirliyoruz. Ardından, Ek Adı ve İçeriği ile kaydediyoruz. 

3. Adım: E-postayı Silme

Son olarak, üçüncü adımda E-postayı Sileceğiz . Önceki ikisinde yaptığımız gibi bu adımı açın.

Ardından , Mesaj Kimliği için Dinamik içerik listesinden seçin . Bu Mesaj Kimliği, daha sonra e-postanın silinmesine yardımcı olacak mesajın benzersiz tanımlayıcısına sahiptir . Ardından Orijinal Posta Kutusu Adresi alanına uygun e-posta adresini ekleyin .

Bu akışın harika yanı, bu kurulumu gerçekleştirip çalıştırdıktan sonra planlama konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak olmasıdır. Bunun nedeni, akışın yalnızca belirtilen konu filtresi ve bir ek ile amaçlanan e-posta adresine bir e-posta gönderildiğinde gerçekleşmesidir. Ancak o zaman e-posta ekini SharePoint'e kaydeder.

E-posta Eki'ni SharePoint'e Kaydettikten Sonra Masaüstü Akışını Kullanma

Dosyalar kaydedildikten sonra, dosyaları geçici klasörümüzden (FilesToMove) dosyaların işlenmek üzere kaydedilmesi gereken uygun klasörlere götüren başka masaüstü akışlarım var. 

Dosyalarımı bilgisayarımda açarsam , SharePoint klasörüm > Power Reports – Documents > .FilesToMove'a giderim . Şu anda kaydedilmiş ve ReconAR adlı bir dosyam var .

İlk akışımız tarafından bu klasöre kaydedildikten sonra, masaüstü akışım bu dosyayı buradan alır ve ardından uygun klasöre taşır. Böylece, Power Reports – Documents'a geri dönersem , RECON adında başka bir klasör açabilirim .

Bu klasörün içinde, masaüstü akışının çalıştığını ve ReconAR'ın zaten taşındığını  görebiliriz .

Microsoft Power Automate: İş Akışı Otomasyonu
MS Power Automate Vs. SharePoint Otomatikleştirme
Güç Otomatikleştirme Eylemleri | Derinlemesine Bir Eğitim

Çözüm

Sonuç olarak, Power Automate, e-posta ekini otomatik olarak SharePoint'e kaydetmek için güçlü bir araç olabilir. Yeni bir e-posta geldiğinde tetikleyicisini ve Dosya oluştur eylemini kullanarak basit bir akış oluşturarak , ekleri istediğiniz SharePoint klasörüne otomatik olarak kaydetmek için kolayca bir sistem kurabilirsiniz. 

Bu Power Automate şablonu, ekleri manuel olarak indirip karşıya yükleme ihtiyacını ortadan kaldırarak zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlayabilir ve ayrıca önemli belgelerin düzgün bir şekilde saklanmasını ve düzenlenmesini sağlamaya yardımcı olabilir. Power Automate ile bu işlemi otomatikleştirmek ve iş akışınızı kolaylaştırmak kolaydır.

Herşey gönlünce olsun,

Jarrett Moore