Power Automate Nedir? -Nihai Kılavuz

Tüm sıkıcı, rutin görevlerinizi hızlı ve verimli bir şekilde halletmenin daha kolay bir yolunu mu arıyorsunuz? Öyleyse, aradığınız çözüm Power Automate olabilir.

Bu Power Automate kılavuzu, Power Automate'in otomatikleştirilmiş iş akışlarının tüm potansiyelini ortaya çıkarmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri ve örnekleri sağlar.

Uçtan uca iş çözümlerini düzenleyen karmaşık akışlar oluşturmak için veri girişi sürecinde basit robotlar oluşturun – Power Automate, doğru yapılırsa işinizde devrim yaratabilir!  

İçindekiler

• Microsoft Power Automate nedir?
• Power Automate, Microsoft 365 Uygulamalarıyla Nasıl Çalışır?
• İş Süreçlerinde Otomasyonun Önemi
• Power Automate'in farklı sektörlerdeki yaygın kullanımları
• Power Automate'in Temel Özellikleri 
• Power Automate Hesabı Nasıl Oluşturulur ve Kurulur 
• Power Automate Terminolojisi: Temel Kavramlar ve Tanımlar
• Harici Veri Kaynaklarına ve Hizmetlere Bağlanma 
• Başlamanıza Yardımcı Olacak İş Akışı Türleri
  • İş Süreç Akışları
  • Masaüstü Akışları
  • Bulut Akışları
    • 1. Otomatik Akışlar
    • 2. Anlık Akışlar
    • 4. Planlanmış Akışlar
  • Doğru Bulut Akışını Seçmek
• Power Automate'te Tetikleyicilerin ve Eylemlerin Rolü
• Gelişmiş Power Automate Teknikleri 
  • Power Automate'te Değişkenleri ve İfadeleri Kullanma
• Koşullu Mantık ve Döngüleri Uygulama
• Özel Bağlayıcılar ve API'ler Oluşturma
• Power Automate'in Gerçek Dünya Senaryolarında 2 Pratik Uygulaması
  • Örnek 1: Power Automate'te Instant Cloud Flow ile Toplu E-postalar Gönderme
  • Örnek 2: Excel Verilerini Bir Sharepoint Listesine Taşıma 
• Power Automate için En İyi 6 Uygulama
  • 1. Akışları ve Otomasyon Süreçlerini Yönetme
  • 2. Test Etme ve Hata Ayıklama İş Akışları 
• Power Automate ve Diğer Otomasyon Araçları
• Power Automate'in 3 Müthiş Avantajı
• Microsoft Power Automate Kullanımına İlişkin 3 Sınırlama
• Otomatikleştirmeye Güç Vermek veya Otomatikleştirmeye Güç Vermemek?

Microsoft Power Automate nedir?

Microsoft Power Automate (önceden Microsoft Flow), yinelenen ve manuel görevleri kullanıcı dostu bir şekilde otomatikleştirmenize yardımcı olan güçlü bir otomasyon aracıdır.

Sezgisel bir sürükle ve bırak arabirimiyle Power Automate, hem kodlayıcılar hem de kodlayıcı olmayanlar için idealdir ve kural tabanlı iş akışları oluşturmanıza ve rutin görevlerde zamandan tasarruf etmenize olanak tanır.

Sürecinizi otomatikleştirmeye başlamak için, bir akış şeması kullanarak süreç akışınızı görselleştirerek başlayabilirsiniz. Bu akış şeması, adımlar, değişkenler, döngüler ve koşullar gibi çeşitli öğeleri içerir. Ardından, işleminizi otomatikleştirmek için bu akış şemasını Microsoft Power Automate'te çoğaltabilirsiniz.

Uygulama söz konusu olduğunda da büyük esneklik sunar - yalnızca mevcut şablonları özelleştirin veya sıfırdan özel bir çözüm oluşturun.

Böylece, Microsoft Power Automate ile çok çeşitli görevleri otomatikleştirerek onu işletmeler için güçlü bir araç haline getirebilirsiniz.

Bu kapsamlı kılavuzda, Microsoft Power Automate'e genel bir bakış sunacağız ve bileşenlerini ele alacağız. Ayrıca iş akışı oluşturma sürecinde size yol göstereceğiz ve nasıl çalıştığına ve iş akışlarının farklı yönlerini otomatikleştirmek için nasıl kullanılacağına dair gerçek dünyadan örnekler sağlayacağız. 

Power Automate , Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM , Google Drive ve daha fazlası gibi 900'den fazla popüler uygulama ve hizmeti destekleyerek onu birçok sektör ve işletme için çok yönlü bir araç haline getirir. Ayrıca SharePoint, Dynamics 365 ve PowerApps gibi diğer Microsoft ürünleriyle entegre olur, böylece az kod kullanarak daha güçlü ve özelleştirilmiş iş akışları oluşturabilirsiniz.

Power Automate, Microsoft 365 Uygulamalarıyla Nasıl Çalışır?

Microsoft Office 365, dünya çapında binlerce işletmenin operasyonları için gerekli olan uygulama paketidir.

Bu uygulamalar Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive ve diğer Microsoft ürünlerini içerir. Her uygulama kendi özel işlevini yerine getirir, ancak genellikle bağımsız çalışırlar ve birbirleriyle etkileşime girmezler.

Power Automate devreye girene kadar öyleydi.

Power Automate'in kullanıma sunulmasıyla birlikte, bu uygulamalar artık veri toplayabilir, birbirleriyle iletişim kurabilir ve diğer uygulamalardan gelen tetikleyicilere göre işlem yapabilir. Bu entegrasyon, daha önce manuel olarak yapılan görevleri otomatikleştirerek üretkenliği ve verimliliği artırır.

Örneğin, Outlook'ta alınan e-postalar, iş akışlarını kolaylaştırmak ve hata riskini azaltmak için Excel veya OneDrive'daki eylemleri tetikleyebilir. 

İş Süreçlerinde Otomasyonun Önemi

Power Automate gibi bir iş süreci otomasyon aracı, kullanıcıların kodlama veya teknik uzmanlığa ihtiyaç duymadan karmaşık iş akışları oluşturmasına ve yönetmesine olanak tanıyan kullanıcı dostu bir arabirim sağlar.

Küresel robotik süreç otomasyonu pazarı, 2022'den 2030'a kadar tahmini bileşik yıllık %38,2 büyüme oranıyla yükselişte .

Bu teknoloji, çeşitli sektörlerde günlük görevleri otomatikleştirebilen yazılım robotlarıyla işletmelerin çalışma şeklini dönüştürüyor.

Otomasyonun faydaları çoktur ve güçlüdür:

• Zaman kazandırır ve personelin işletmeye daha fazla değer katan üst düzey görevleri gerçekleştirmesini sağlar.  
• Tutarlı işlem hızlarını koruyarak verimliliği artırır. 
• İstisnai derecede karmaşık görevleri yerine getirerek işgücü maliyetlerini düşürür ve başka yerlerde kullanılabilecek parayı serbest bırakır.
• İşletmeniz için maliyetli hataları önleyebilen, özellikle manuel veri girişi görevlerinde hataları ortadan kaldırır. 

Son olarak, hızlı ve verimli iletişim sağlayarak müşteri hizmetlerini geliştirir ve çok fazla zaman harcamadan daha iyi ilişkiler kurmanıza olanak tanır.

Power Automate'in bazı temel kullanımlarına göz atalım.

Power Automate'in farklı sektörlerdeki yaygın kullanımları

Power Automate, çok çeşitli sektörlere ve kullanım durumlarına uygulanabilen çok yönlü bir otomasyon aracıdır. Aşağıda, Power Automate'in farklı sektörlerde nasıl kullanıldığına dair bazı örnekler verilmiştir:

• Sağlık : Sağlık sektörü, otomasyona ihtiyaç duyan en önemli sektörlerden biridir. Power Automate ile sağlık kuruluşları, daha önce manuel olarak gerçekleştirilen görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilir.
  
  Bu görevler ve iş akışları, elektronik tıbbi kayıt sistemleri ile entegre edilerek randevu planlaması içerir. Ayrıca tıbbi faturalandırmayı, talep işlemeyi ve envanter yönetimini otomatikleştirerek hataları azaltabilir ve geri dönüş sürelerini iyileştirebilir. 
• Finans : Power Automate'in finansta sık kullanımı, borç hesapları ve alacak yönetimi, fiyatlandırma, onay süreçleri ve veri girişidir. Bu süreçlerin otomatikleştirilmesiyle faturalar hızlı bir şekilde işlenip ödenebilir ve veriler arasında mutabakat sağlanarak hata ve geç ödeme riski azaltılır.
  
  Power Automate ile veriler otomatik olarak içe aktarılabilir ve uzlaştırılabilir, bu da manuel veri girişi ihtiyacını ve yanlışlıkları azaltır.
• Üretim : İmalat endüstrisi uzun süredir manuel, yavaş ve yönetilmesi zor emek yoğun süreçlerle tanınmaktadır.
  
  Microsoft Power Automate gibi otomasyon teknolojilerinin kullanımı, verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve rekabet avantajını sürdürmek isteyen üreticiler için çok önemlidir. 
  
  Power Automate, yinelenen görevleri kolayca otomatikleştirerek ve bunları mevcut sistemlerle tümleştirerek üretim verimliliğini artırabilir. Üretim süreçlerini ve sipariş yönetimini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir, makine operasyonunu geliştirir, veri ve belge işlemeyi basitleştirir ve ERP çözümleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur.
  
  Ek olarak, Power Automate otomatikleştirilmiş rapor oluşturmayı kolaylaştırabilir ve ekipman bakımını da optimize eder. 
• Perakende : Power Automate, zaman alan görevleri otomatikleştirerek ve bunları sistemlerle tümleştirerek perakendecilere rekabet avantajı sağlayabilir. Perakendeciler, yapay zeka, ERP sistemleri, Nesnelerin İnterneti, POS yazılımı ve robotik süreç otomasyonunu kullanarak süreçleri kolaylaştırabilir ve müşteri hizmetlerini iyileştirerek zamandan ve paradan tasarruf edebilir.
  
  Power Automate, yöneticilerin KPI panolarını sağlarken envanteri yönetmesine, sipariş karşılamayı otomatikleştirmesine, sevkiyat yapmasına ve satış verilerini izlemesine yardımcı olur. 

Power Automate'in Temel Özellikleri 

Artık bildiğiniz gibi Microsoft Power Automate, kullanıcıların özel iş akışları oluşturmasına, uygulamaları entegre etmesine ve işbirliğini geliştirmesine olanak tanıyan çok çeşitli özellikler sunar. 

Bunları biraz daha derinlemesine inceleyelim.

İş Akışı Otomasyonu

Kullanıcılar, görsel akış şemalarını kullanarak, bildirim gönderme, onayları yönetme veya kayıtları güncelleme gibi görevleri yerine getirmek için özel iş akışları tasarlayabilir. Platform, çok sayıda bağlayıcıyı destekleyerek SharePoint, Dynamics 365 ve Outlook gibi popüler hizmetlerle sorunsuz tümleştirme sağlar.

Sorunsuz Entegrasyon ve Özelleştirme

Microsoft 365 uygulamalarıyla sorunsuz entegrasyon, kullanıcıların doğrudan SharePoint, Excel ve Microsoft Teams gibi uygulamalardan otomatik iş akışları oluşturmasına ve görevleri başlatmasına olanak tanır. İş akışlarının oluşturulmasını basitleştirmek için Power Automate, kullanıcıların kendi özel ihtiyaçlarına göre özelleştirebilecekleri ortak görevler için önceden oluşturulmuş şablonlar sağlar.

Ayrıca Power Automate, Salesforce, Google Sheets, Mailchimp gibi üçüncü taraf uygulamaları ve hizmetleri ve 900'den fazla bağlayıcıdan oluşan kapsamlı bir kitaplığı entegre edebilir ve bu da onu platformlar genelinde görevleri ve süreçleri otomatikleştirmek için çok yönlü ve güçlü bir araç haline getirir. bir araç haline 

Üstüne üstlük, sosyal medyaya gönderi göndermek ve birkaç tweet planlamak için Power Automate'i de kullanabilirsiniz, ancak bu başka bir gün için başka bir hikaye.

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)

Power Automate Desktop, kullanıcıların masaüstü makinelerinde görevleri otomatikleştirmelerini sağlayan Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) yetenekleri sunar. RPA özellikle eski sistemleri, yerel dosyaları veya ekran kopyalamayı içeren işlemleri otomatikleştirmek için kullanışlıdır.

Kullanıcılar eylemlerini kaydedebilir ve bu eylemleri otomatik olarak çoğaltan robotlar oluşturmak için Power Automate Desktop'ı kullanabilir.

Mobil uygulama

Power Automate mobil uygulaması, kullanıcıların iş akışlarını hareket halindeyken yönetmelerine ve izlemelerine olanak tanır. Uygulama, anlık akışları destekleyerek kullanıcıların Akış Düğmeleri aracılığıyla eylemleri manuel olarak tetiklemesini sağlar. Ek olarak, kullanıcılar doğrudan mobil cihazlarından akışlarının durumunu izleyebilir, anlık bildirimler alabilir ve istekleri onaylayabilir.

Güvenlik ve Uyumluluk

Power Automate, veri koruma ve gizliliğini sağlamak için Microsoft'un sıkı güvenlik ve uyumluluk standartlarına uyar. Platform, kuruluşların uygulamalar arasındaki hassas bilgi akışını kontrol etmesine olanak tanıyan veri kaybı önleme (DLP) politikalarını destekler. Ayrıca Power Automate, GDPR, HIPAA ve FedRAMP gibi çeşitli endüstri standartlarına da uygundur.

Tamam, şimdi seni ayağa kaldırma zamanı.

Power Automate Hesabı Nasıl Oluşturulur ve Kurulur 

Power Automate'i kullanmaya başlamak için resmi Power Automate Web Sitesini ziyaret edin

Oturum açtıktan sonra, iş akışlarınızı ve bağlayıcılarınızı yönetmek için merkezi merkez görevi gören ana sayfaya yönlendirileceksiniz.

Şimdi, herhangi bir şey yapmaya başlamadan önce, sizi hızlıca birkaç temel kavramla tanıştıralım.

Power Automate Terminolojisi: Temel Kavramlar ve Tanımlar

Power Automate dünyasının derinliklerine daldıkça, platform genelinde kullanılan terminolojiye aşina olmanız çok önemlidir.

Bu terimleri anlamak, akışlarınızı oluşturmanızı, yönetmenizi ve optimize etmenizi kolaylaştıracaktır.

Platformda güvenle gezinmenize yardımcı olacak net açıklamalarla birlikte Power Automate terimlerinin kapsamlı bir listesini burada bulabilirsiniz:

Akış: Akış, farklı iş gereksinimlerine uygun çeşitli iş akışlarını ifade eder. Bu akışlar, otomatikleştirilmiş sürecinizi tanımlayan bir dizi otomatik adım, eylem ve koşuldur.

Bağlayıcı: Power Automate ile harici uygulamalar veya hizmetler arasındaki iletişimi sağlayan önceden oluşturulmuş bir tümleştirme.

Bağlayıcılar, verilere erişmenizi ve bağlı hizmetler içinde eylemler gerçekleştirmenizi sağlar.

Şablon: Belirli bir görevi veya süreci otomatikleştirmek için bir dizi tetikleyici, eylem ve koşul içeren önceden paketlenmiş akışlardır. Şablonlar, özel akışlar oluşturmak için bir başlangıç ​​noktası olarak kullanılabilir ve zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlar.

Alternatif metin: Microsoft Power Automate şablonları

Tetikleyici: Bir akışı başlatan bir olay veya koşul. Tetikleyiciler, e-posta alma gibi belirli olaylara dayalı olabilir veya önceden belirlenmiş aralıklarla çalışacak şekilde planlanabilir.

Eylem: Bir akış içinde gerçekleştirilen tek bir işlem veya görev. Eylemler, e-posta göndermeyi, kayıtları güncellemeyi veya bir listede yeni öğeler oluşturmayı içerebilir.

Koşul: Belirtilen kriterleri değerlendiren ve kriterlerin karşılanıp karşılanmadığına (doğru) veya karşılanmamasına (yanlış) bağlı olarak farklı eylemler gerçekleştiren bir akış içindeki karar verme öğesi.

Döngü: Bir koleksiyondaki her öğe için veya belirli bir koşul sağlanana kadar bir dizi eylemi tekrarlayan bir akış kontrol yapısı. Döngüler, toplu işlemleri gerçekleştirmenize veya işlemleri birden çok öğeye uygulamanıza olanak tanır.

Harici Veri Kaynaklarına ve Hizmetlere Bağlanma 

Dış veri kaynaklarına ve hizmetlere bağlanmak, Power Automate kullanmanın temel avantajlarından biridir.

Harici bir veri kaynağına veya hizmete bağlanmak için, kullanıcıların bağlantının kimliğini doğrulamak üzere kimlik bilgileri veya bir API anahtarı sağlaması gerekir. Kimliği doğrulandıktan sonra bağlayıcı, verilere erişim izni verir ve kullanıcının bağlı hizmet içinde eylemler gerçekleştirmesine izin verir.

Bu özellik, Power Automate'i daha çok yönlü hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda daha verimli ve düzenli iş akışları oluşturmak için farklı uygulama ve hizmetleri entegre etme sürecini basitleştirir. 

Ancak, iş içgörüleri için gerekli veri altyapısını oluşturmak, ilgili çok sayıda veri teknolojisi, API'ler ve güvenlik modelleri nedeniyle hem maliyetli hem de zaman alıcı olabilir.

Ayrıca, bu teknolojileri devreye alma, yapılandırma, yönetme ve entegre etme konusunda uzmanlığa sahip yetenekli geliştiricileri bulmak genellikle zordur ve işe alınması pahalıdır.

Dataverse , erişilebilir, yönetilebilir, uyumlu, güvenli, ölçeklenebilir ve dünya çapında kullanılabilir bir SaaS veri hizmeti sunarak bu zorlukların üstesinden gelir. 

Eskiden Common Data Service (CDS) olarak bilinen Microsoft Dataverse, kuruluşlara çok çeşitli uygulama ve hizmetlerde verileri yönetmek ve entegre etmek için güvenli, ölçeklenebilir ve kullanımı kolay bir çözüm sağlayan çok yönlü bir veri platformudur.

Dataverse'in benzersiz yetenekleri, işletmelerin Power Apps, Power Automate ve LuckyTemplates kullanarak özel uygulamalar oluşturmasına, süreçleri otomatikleştirmesine ve bilgilendirici raporlar oluşturmasına olanak tanır.

Kullanıcılar, Power Automate'te Dataverse'in gücünden yararlanarak Dataverse'te depolanan verilere erişen ve verileri işleyen iş akışları oluşturabilir ve otomatikleştirebilir. 

Şimdi, neye odaklanmanız gerektiğine karar verebilmeniz için farklı iş akışı türlerine göz atalım.

Başlamanıza Yardımcı Olacak İş Akışı Türleri

Her biri belirli bir otomasyon senaryosu için tasarlanmış birden çok farklı akış türü vardır. Farklı akış türlerini ve ideal kullanım durumlarını anlamak, Power Automate'in tüm potansiyelini ortaya çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Hadi dalalım.

İş Süreç Akışları

İş Süreci Akışları, kullanıcılara belirli bir süreçte yol gösteren rehberli bir kullanıcı deneyimi sağlar.

Bu akışlar aşamalar ve her aşama içindeki adımlar halinde düzenlenmiştir. Bir iş süreci akışı oluştururken, kullanıcılar yeni bir akış başlatırken " İş süreci akışı" seçimini seçmelidir .

Bu, süreçte yer alan çeşitli aşamaları tanımlamanıza ve her aşamada yürütülecek eylemleri belirlemenize olanak tanır.

İş Süreci Akışları, Dataverse için özel olarak tasarlanmıştır ve yalnızca Dataverse tabloları, Dynamics 365 veya model yönetimli uygulamalarla kullanılabilir.

Standart Microsoft 365 lisanslarına ek olarak ek lisanslama gerektirirler.

Masaüstü Akışları

Masaüstü Akışları, bir kullanıcının masaüstü makinesindeki görevleri otomatikleştirmek için Robotik Süreç Otomasyonu'ndan (RPA) yararlanır.

Masaüstü Akışları oluşturmak için kullanıcıların Power Automate Desktop uygulamasını indirmesi ve yüklemesi gerekir. Bu akışlar, eski yazılımları, Excel sayfalarını veya ekran kazımayı içeren görevleri otomatikleştirmek için uygundur.

Windows ve Mac kullanıcıları için Power Automate Desktop'ın ücretsiz bir sürümü mevcuttur, ancak bazı senaryolarda premium lisansa yükseltme gerekebilir.

Bulut Akışları

Power Automate'te "bulut akışları", tamamen bulut tabanlı bir ortamda tasarlanan ve çalıştırılan akışları ifade eder. Bu akışlar şirket içi altyapı veya kaynak gerektirmez ve internet bağlantısı olan her yerden kolayca erişilebilir ve yönetilebilir.

Bir web sayfasında veya mobil uygulamada bir düğmeye basmak gibi kullanıcı etkileşimleri veya hatta her gün belirli bir saatte çalışmak gibi önceden tanımlanmış programlar da bu akışları tetikleyebilir. 

Üç tür Cloud Flow vardır:

1. Otomatik Akışlar

Otomatik akışlar, Power Automate'te en yaygın akış türüdür. Bu akışlar, veri kaynağınızda olaylar meydana geldiğinde iş akışlarını otomatik olarak tetikler.

Örneğin, bir SharePoint listesine bir öğe eklendiğinde veya bir SharePoint belge kitaplığına bir dosya yüklendiğinde bir iş akışı tetiklenebilir.

Otomatik akışlar, 900'den fazla farklı konektörle çalışır ve manuel müdahale gerektirmez.

Alternatif metin: Microsoft Power Automate Otomatik Akışlar

2. Anlık Akışlar

Otomatik akışlardan farklı olarak anlık akışlar, iş akışını tetiklemek için kullanıcı etkileşimi gerektirir.

Bunlar, Power Automate, Power Apps veya SharePoint, OneDrive ya da Microsoft Teams gibi diğer uygulamalardan manuel olarak başlatılabilir.

Anında akışlar, HTTP istekleri tarafından da tetiklenebilir ve Power Virtual Agents ile birlikte kullanılabilir.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Şimdiye kadar, Power Automate'in neler yapabileceğine dair iyi bir fikir edinmiş olmalısınız. Yaptığınız her şey gibi, en iyi uygulamaları anlamak önemlidir.

Onları kontrol edelim.

Power Automate için En İyi 6 Uygulama

Power Automate'ten en iyi şekilde yararlanmak için akışlarınızı oluştururken ve yönetirken en iyi uygulamaları takip etmeniz önemlidir.

Bunlardan bazıları:

1. Akışları ve Otomasyon Süreçlerini Yönetme

Akışınızı planlayın ve tasarlayın

Power Automate ile görevleri otomatikleştirirken, akışları hemen oluşturmaya başlamak cazip gelebilir (inan bana), ancak başarılı bir uygulamanın anahtarı planlamadır.

Büyük projeler için planlama, platform sınırlamaları, bakım ve performans sorunlarından kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Başlamadan önce lisans türü, çalıştırma hacmi ve iş sürecinin karmaşıklığı gibi ihtiyacınız olan tüm bilgileri toplamanız önemlidir.

Ardından, gerekli tetikleyicileri, eylemleri ve koşulları tanımlayın ve akışın genel yapısını ana hatlarıyla belirtin. Bu ilk planlama aşaması, potansiyel sorunlardan kaçınmanıza ve daha sorunsuz bir akış oluşturma süreci sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Yerleşik şablonlardan yararlanın

Power Automate, akışlarınız için başlangıç ​​noktaları olarak kullanabileceğiniz çok çeşitli yerleşik şablonlar sunar. İhtiyaçlarınıza en uygun olanı bulmak ve buna göre özelleştirmek için bu şablonları keşfedin.

Şablonlar size zaman kazandırır ve önceden oluşturulmuş akışlardan en iyi uygulamaları öğrenmenize yardımcı olur.  

Hata işleme ve bildirimlerden yararlanın

Akışlarınızı daha sağlam ve hataya dayanıklı hale getirmek için ilgili eylemleri gruplandırmak ve hataları veya istisnaları işlemek için "Kapsam" eylemlerini kullanmak gibi hata işleme mekanizmalarını uygulayın.

Ek olarak, hatalar oluştuğunda sizi uyarmak için bildirimler (örn. e-posta veya Teams mesajları) ekleyerek sorunları hemen çözmenizi sağlayın.

Akış performansını optimize edin

Power Automate, çalışan akışlara belirli sınırlar ve kısıtlamalar getirir. En iyi performansı sağlamak için lütfen aşağıdakilere dikkat edin:

• Bu sınırlara ulaşma riskini azaltmak için akışınızdaki eylem sayısını en aza indirin.
• Yalnızca gerekli verileri almak için "Öğeleri al" veya "Satırları al" gibi eylemlerde "Sorguyu Filtrele" seçeneklerini kullanarak akışınız üzerindeki yükü azaltın ve verimliliğini artırın.

Akışlarınızı düzenli ve sürdürülebilir tutun:

Akışlarınız karmaşıklaştıkça, onları organize ve sürdürülebilir kılmak çok önemli hale gelir. Bunu başarmak için aşağıdaki ipuçlarını kullanın:

• İşlemleriniz, değişkenleriniz ve bağlayıcılarınız için net, açıklayıcı adlar sağlayın.
• Akışınızdaki belirli eylemlerin veya bölümlerin amacını açıklamak için yorumları kullanın.
• Modüler ve organize bir yapı oluşturmak için ilgili eylemleri "Kapsam" eylemleri içinde gruplandırın.

2. Test Etme ve Hata Ayıklama İş Akışları 

Power Automat'ta iş akışlarını test etmek ve hata ayıklamak, akışınızın doğru şekilde çalışmasını ve amaçlanan amacına ulaşmasını sağlamak için çok önemlidir.

Power Automate, akışlarınızı test etmek ve hata ayıklamak için çeşitli araçlar ve teknikler sağlar.

1. Kullanım ortamları: Geliştirme, test ve üretim aşamalarını ayırmak için kuruluşunuzun kiracısı içindeki farklı ortamlardan yararlanın. Bu uygulama, hataların azaltılmasına yardımcı olur ve daha sorunsuz bir geliştirme süreci sağlar.
   
   Power Apps için premium lisanslama kullanıyorsanız bu özellikten yararlanın. 

1. İzleme: Power Apps'teki İzleme aracı, uygulama sorunlarını tanılamanıza ve ağ isteklerini ve yanıtlarını gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olur.
   
   Formülün adı, kontrolü ve özelliği, sorunun uygulamada nerede meydana geldiği, istek ve yanıt ayrıntıları hakkında bilgi sağlar. 

1. İzleme işlevi: Özel mesajları günlüğe kaydetmek ve uygulamanızdaki performans ve sorunlar hakkında fikir edinmek için İzleme aracıyla birlikte İzleme işlevini kullanın. Bu işlev, uygulamanın işleyişini anlamanıza ve olası darboğazları veya sorunlu alanları belirlemenize yardımcı olur.

1. Power Apps Test Studio: Geliştirme sürecinde uygulamanızı test etmeyi ve doğrulamayı kolaylaştırmak için tasarlanmış bir özelliktir. Tuval uygulamanız için test senaryoları oluşturmak ve çalıştırmak için bir ortam sağlayarak, uygulamanızın son kullanıcılarınıza dağıtmadan önce beklendiği gibi çalışmasını sağlar.
   
   Test Studio, soldaki Gelişmiş Araçlar bölümünün altındaki menüye gidilerek Power Apps Maker Portalında bulunabilir. 

Power Automate ve Diğer Otomasyon Araçları

Sürekli genişleyen otomasyon araçları ortamında, Microsoft Power Automate güçlü ve çok yönlü bir çözüm olarak öne çıkıyor, ancak mevcut tek seçenek bu değil.

Automation Anywhere, UiPath ve Zapier gibi rakip platformlar da her biri kendi güçlü yönlerine ve yeteneklerine sahip sağlam otomasyon yetenekleri sunar.

Power Automate, Microsoft 365 ürünleriyle sorunsuz tümleştirmesi, kullanımı kolay arabirimi ve çok çeşitli yerleşik bağlayıcılarıyla dikkat çekiyor. Öte yandan, Automation Anywhere ve UiPath, gelişmiş robotik süreç otomasyonu (RPA) yetenekleri, daha karmaşık ihtiyaçları ve büyük ölçekli uygulamalı kurumsal otomasyonu ile bilinir.

Sizin veya işletmeniz için doğru otomasyon aracını seçerken özel ihtiyaçlar, mevcut yazılım ekosisteminiz ve otomatikleştirmek istediğiniz sürecin karmaşıklık düzeyi gibi faktörleri göz önünde bulundurmanız önemlidir.  

Power Automate'in 3 Müthiş Avantajı

Power Automate hakkında sevilecek çok şey var, ancak burada sevdiğimiz 3 şey var.

1. Kapsamlı Bağlayıcı Kitaplığı : Power Automate, şu anda kullanılabilen 900'den fazla bağlayıcıyla en kapsamlı bağlayıcı listesini sunar. Ek olarak, platform her ay 10-30 yeni bağlayıcı ekleyerek en son uygulama ve hizmetlerle güncel kalmasını sağlar.
   
   Sürekli olarak yeni konektörlerin eklenmesi, platformun çok yönlülüğünü daha da artırarak onu her büyüklükteki işletme için güvenilir bir seçim haline getirir.
2. Kullanım Kolaylığı:   Power Automate, kullanıcıların herhangi bir kodlama bilgisi olmadan iş akışları oluşturmasını kolaylaştıran sürükle ve bırak arabirimiyle kullanıcı dostu olacak şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca, kullanıcıların kendi özel ihtiyaçlarına göre özelleştirebilecekleri çok çeşitli şablonlar sunarak otomasyon sürecini daha da basitleştirir.
3. Power Automate'in Yeni Yapay Zeka Oluşturucusu : Sektörde üretken yapay zekanın kullanımı arttıkça, Yapay Zeka Oluşturucu şirketlere rekabet avantajı sağlayan değerli bir araçtır. Şirketler, doğruluk ve kesinliği artırırken karmaşık süreçleri otomatikleştirerek zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebilir. AI Builder'ın sezgisel arayüzü ve önceden oluşturulmuş şablonları, kullanıcıların kodlama becerileri olmadan özel makine öğrenimi modelleri oluşturmasını kolaylaştırır .
   
   Yapay zekanın bu şekilde demokratikleştirilmesi, her büyüklükteki şirketin pahalı veri bilimi ekiplerine yatırım yapmadan makine öğrenimi ve yapay zekadan yararlanmasını sağlayacak.

Ayrıca AI Builder, diğer Microsoft ürünleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olarak kullanıcıların iş akışlarını daha fazla otomatikleştirmesine olanak tanır.

İşletmelerin faturalardan ve makbuzlardan veri ayıklamak için AI Builder'ı kullanabilmesi ve bu bilgileri Dynamics 365 ve Excel gibi diğer uygulamalara göndermek için Power Automate'i kullanabilmesi buna bir örnektir.

Bu entegrasyon, şirketlerin süreçleri kolaylaştırmasına, hataları azaltmasına ve nihayetinde verimliliği ve üretkenliği artırmasına yardımcı olur.

Microsoft Power Automate Kullanımına İlişkin 3 Sınırlama

1. Maliyetler, ücretli planlarla toplanır: Power Automate ücretsiz bir plan sunar, ancak maksimum akış sıklığı 15 dakika gibi sınırlamalar vardır.
   
   Daha karmaşık iş akışlarına ve daha fazla otomasyon ihtiyacına sahip kuruluşların ücretli bir plana geçmesi gerekebilir. Power Automate maliyetleri plana ve kullanıma göre değişir. Premium planlar kullanıcı başına aylık 40 dolardan başlar . Bu ücretli planlar, yüksek otomasyon ihtiyacı olan işletmeler için önemli olan yüksek akışlı gelişmiş özellikler ve seçeneklerle birlikte gelir.
   
   Ancak, özellikle çok sayıda kullanıcısı olan büyük kuruluşlarda plan maliyetleri hızla artabilir. Bu nedenle, kuruluşların taahhütte bulunmadan önce otomasyon ihtiyaçlarını ve kullanımlarını dikkatlice değerlendirmeleri önemlidir. 
2. Karmaşık iş akışlarından kaynaklanan performans etkisi: Power Automate, karmaşık iş akışlarını yürütürken performansta önemli bir düşüş yaşayabilir.
   
   Bu, programın verimliliğini ve hızını etkileyerek gecikmelere ve üretkenliğin azalmasına neden olabilir.
3. Paralelleştirme Yok: Power Automate yalnızca sıralı iş akışlarını destekler; bu, eylemlerin sabit bir sırada yürütüldüğü anlamına gelir. Bu, paralel veya koşullu iş akışları gerektiren işletmeler için bir sınırlama olabilir.

Otomatikleştirmeye Güç Vermek veya Otomatikleştirmeye Güç Vermemek?

Soru bu…

Özetle, Microsoft Power Automate, işlemleri kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak isteyen işletmeler için paha biçilmez bir araçtır. 

Power Automate, tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek ve çeşitli hizmet ve uygulamalarla tümleştirerek kuruluşların zamandan tasarruf etmesine, insan hatasını azaltmasına ve genel üretkenliği artırmasına yardımcı olur.

Zengin bağlayıcı kitaplığı, kullanımı kolay arabirimi ve güçlü özellikleriyle Power Automate, farklı sektörlerdeki şirketler için çok yönlü bir çözümdür.

Kuruluşlar, en iyi uygulamalardan yararlanarak, yapay zeka geliştirmelerini dahil ederek ve mevcut iş akışı türlerini anlayarak Power Automate'in tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir ve operasyonlarında devrim yaratabilir. 

Otomasyon yolculuğunuza başlarken, başarıyı garantilemek ve bu güçlü otomasyon aracının faydalarını en üst düzeye çıkarmak için iş akışlarınızı planlamayı, test etmeyi ve optimize etmeyi unutmayın.

Power Automate hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? öğrenmeye başlayın ve veri becerilerinizi hemen geliştirin!