Tại sao phải tạo nhóm bằng Google Groups?

Với rất nhiều công cụ cộng tác G Suite khác tùy ý bạn sử dụng, tại sao bạn lại bận tâm đến Google Groups? Câu trả lời đơn giản là khi bạn tạo một nhóm và sau đó thêm các nhân viên được kết nối vào nhóm đó, việc cộng tác đột nhiên trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Tại sao? Bởi vì bây giờ bạn có thể coi nhóm như một thực thể duy nhất, có nghĩa là bạn có thể giao tiếp với mọi người trong nhóm chỉ bằng cách giao tiếp với chính nhóm đó. Dưới đây là một số ví dụ:

• Bạn có thể gửi email cho mọi người trong nhóm bằng cách gửi email đến bí danh email của nhóm.
• Bạn có thể mời mọi người trong nhóm tham gia sự kiện trên Lịch bằng cách thêm nhóm vào danh sách khách của sự kiện.
• Bạn có thể yêu cầu mọi người trong nhóm cộng tác trên một tệp bằng cách chia sẻ tệp đó với nhóm.
• Bạn có thể mời toàn bộ nhóm vào phòng trò chuyện bằng cách đặt nhóm đó thành thành viên của phòng.
• Bạn có thể sử dụng diễn đàn trực tuyến của nhóm để thảo luận nhóm.

Chắc chắn, không có ví dụ nào trong số này là vấn đề lớn nếu bạn chỉ nói về 2 hoặc 3 nhân viên. Nhưng nếu một nhóm có 20 hoặc 30 nhân viên, hoặc 200 hoặc 300, thì việc xử lý chỉ với nhóm thay vì tất cả các cá nhân đó là một cách tiết kiệm thời gian thực sự.

Trang chủ của Nhóm

Bạn có bị hấp dẫn bởi Nhóm không? Tò mò? Chỉ muốn vượt qua nó với? Bất kể trạng thái của bạn là gì, bạn có thể sử dụng một trong các kỹ thuật sau để đưa mình đến trang chủ của Nhóm:

• Còi cho trình duyệt web yêu thích của bạn và sau đó yêu cầu nó tải Google Groups .
• Trong ứng dụng G Suite có biểu tượng Google Apps (chẳng hạn như Lịch hoặc Tài liệu), nhấp vào Google Apps rồi nhấp vào Nhóm.

Trang chủ của Groups hiện thực hóa từ ether sẽ giống như trang được hiển thị ở đây.

Trang chủ của Nhóm.

Hãy kiểm tra màn hình để bạn biết những gì:

• Menu chính: Cung cấp một số lệnh Nhóm thường được sử dụng.
• Biểu tượng menu chính: Nhấp vào biểu tượng này để chuyển đổi menu chính của Nhóm.
• Menu tìm kiếm: Chọn những gì bạn muốn tìm kiếm.
• Tìm kiếm: Tìm kiếm nhóm bạn muốn xem hoặc tham gia.
• Tài khoản Google: Có được quyền truy cập vào tài khoản Google của bạn.

Vai trò nhóm

Khi bạn làm việc với các nhóm, đặc biệt nếu bạn tạo các nhóm của riêng mình, bạn liên tục nảy sinh ý tưởng về việc ai làm những gì trong một nhóm và những quyền mà mỗi vai trò này có. Có bốn vai trò cần xem xét trong bất kỳ nhóm nào:

• Chủ sở hữu nhóm: Chủ sở hữu của nhóm là người đã tạo nhóm. Tuy nhiên, người đó cũng có thể chỉ định vai trò chủ sở hữu cho người khác. Vai trò chủ sở hữu có các quyền mặc định sau:
  • Tất cả các quyền của thành viên (xem “Thành viên nhóm” bên dưới).
  • Đăng tin nhắn và câu trả lời gốc với tư cách nhóm (nghĩa là bằng cách sử dụng địa chỉ email của nhóm).
  • Thêm hoặc xóa thành viên nhóm, người quản lý và chủ sở hữu.
  • Nội dung nhóm vừa phải.
  • Thay đổi vai trò thành viên (ví dụ: thăng cấp người quản lý thành chủ sở hữu).
  • Thay đổi cài đặt nhóm.
  • Xóa nhóm.
  • Xuất tư cách thành viên nhóm và tin nhắn.
• Người quản lý nhóm: Vai trò người quản lý có các quyền mặc định sau:
  • Tất cả các quyền của thành viên (xem “Thành viên nhóm” bên dưới).
  • Đăng tin nhắn và câu trả lời gốc với tư cách nhóm (nghĩa là bằng cách sử dụng địa chỉ email của nhóm).
  • Thêm hoặc xóa thành viên nhóm và người quản lý (nhưng không phải chủ sở hữu).
  • Nội dung nhóm vừa phải.
  • Thay đổi vai trò của thành viên (ví dụ: thăng cấp một thành viên lên người quản lý; người quản lý không thể thăng cấp bất kỳ ai lên chủ sở hữu).
  • Thay đổi cài đặt nhóm.
  • Xuất tư cách thành viên nhóm và tin nhắn.
• Thành viên nhóm: Mọi người trong nhóm có vai trò thành viên theo mặc định, có nghĩa là họ có các quyền sau:
  • Xem tin nhắn của nhóm.
  • Đăng tin nhắn cho nhóm.
  • Đăng trả lời riêng tư cho tác giả của một tin nhắn.
  • Kiểm duyệt siêu dữ liệu bài đăng (chẳng hạn như chỉ định chủ đề).
  • Gửi tệp cho nhóm.
  • Xem danh sách thành viên của nhóm.
• Toàn bộ tổ chức: Mọi người trong tổ chức G Suite của bạn, ngay cả những người không phải là thành viên của nhóm, có các quyền sau theo mặc định:
  • Xem tin nhắn của nhóm.
  • Đăng tin nhắn cho nhóm.
  • Liên hệ với chủ sở hữu nhóm.
  • Xem danh sách thành viên của nhóm.

Nếu bạn là chủ sở hữu hoặc người quản lý nhóm, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với bất kỳ quyền nào trong số các quyền này bằng cách làm theo các bước sau:

Chọn nhóm bạn muốn làm việc cùng. Groups mở nhóm và hiển thị các cuộc trò chuyện gần đây nhất.

Trong menu chính ở bên trái, nhấp vào tab Cài đặt nhóm.

Nhấp để kích hoạt chuyển đổi Nâng cao.

Đối với mỗi cài đặt quyền sau đây, hãy nhấp vào vai trò mà bạn muốn chỉ định: Chủ sở hữu nhóm, Người quản lý nhóm, Thành viên nhóm hoặc Toàn bộ tổ chức:

• Ai có thể xem các cuộc trò chuyện?
• Ai có thể đăng?
• Ai có thể xem thành viên?
• Ai có thể liên hệ với chủ sở hữu nhóm?
• Ai có thể xem địa chỉ email của thành viên?
• Ai có thể chỉnh sửa bài viết của chính họ?
• Ai có thể trả lời riêng cho các tác giả?
• Ai có thể đính kèm tệp?
• Ai có thể kiểm duyệt nội dung?
• Ai có thể kiểm duyệt siêu dữ liệu?
• Ai có thể đăng với tư cách nhóm?
• Ai có thể quản lý thành viên?
• Ai có thể điều chỉnh vai trò?

  Sử dụng tab Cài đặt Nhóm để gán vai trò cho từng quyền.

Nhấp vào nút Lưu thay đổi. Các nhóm áp dụng các vai trò mới cho mỗi quyền bạn đã sửa đổi.