Trello là gì và tại sao bạn nên sử dụng nó để quản lý dự án

Nếu bạn tham gia vào nhiều dự án công việc hoặc tự kinh doanh, thì việc quản lý dự án hiệu quả là rất nhiều. Nếu bạn không lên kế hoạch cho thời gian và nỗ lực của mình, thì cuối cùng bạn sẽ lăn tăn nó trên Facebook và kết quả là bỏ lỡ thời hạn (tôi nói theo kinh nghiệm). Ngành công cụ quản lý dự án trực tuyến có tính cạnh tranh cao, nhưng ngành dường như đang chiến thắng trên tất cả các ngành khác là Trello .

Trello được yêu thích bởi những người bị ám ảnh bởi việc quản lý thời gian và dự án của họ, và rất dễ hiểu tại sao. Trello không chỉ rẻ, hợp túi tiền mà còn sử dụng cực kỳ đơn giản. Sử dụng phương pháp tiếp cận trực quan để quản lý thời gian và dự án, bạn có thể di chuyển các thẻ xung quanh để có thể xem nhanh những gì cần phải làm và khi nào.

Cái nhìn cận cảnh hơn về Trello

Trello đã được một số người mô tả là “Những ghi chú sau đó về steroid”. Trên màn hình, bạn tạo “danh sách” giống như một tấm bảng trắng lớn trên tường. Sau đó, trên mỗi danh sách là "thẻ", như ghi chú Post-it. Trên mỗi thẻ là một mục việc cần làm riêng biệt.

Khi tiến hành mục việc cần làm, bạn có thể sử dụng chuột để kéo thẻ từ "đang xử lý" sang "đã hoàn thành" (hoặc bất kỳ từ nào bạn muốn).

Bốn tính năng chính của Trello

Chúng ta sẽ xem xét từng tính năng chi tiết hơn trong giây lát. Nhưng đây là bốn điều chính cần tập trung nếu bạn nhìn vào ảnh chụp màn hình ở trên.

• Mỗi thẻ có thể được mã hóa màu bằng một thanh. Ví dụ, mỗi màu có thể đề cập đến một khách hàng khác nhau.
• Biểu tượng hiển thị gravatar / hình ảnh của người dùng cho biết ai đang tham gia vào thẻ đó. Bạn có thể mời mọi người vào thẻ để họ có thể để lại phản hồi và cập nhật. Hoặc nếu bạn muốn giao cho họ nhiệm vụ đó. Nếu một nhiệm vụ được giao, có thể thêm ngày đến hạn và gửi lời nhắc khi gần đến hạn. Khi thẻ được cập nhật, mọi người trên thẻ đó sẽ được thông báo.
• Nền của mỗi bảng Trello có thể được tùy chỉnh. Trello cung cấp cho bạn hình nền hoặc bạn có thể tải lên hình nền của riêng mình. Là một tín đồ của Lego, tôi đã tải lên bộ Lego này. Nhưng nếu bạn là một công ty, bạn có thể tùy chỉnh bảng Trello của mình với biểu tượng của công ty.
• Thẻ có thể được chuyển sang bảng khác, sao chép sang bảng khác hoặc lưu trữ khi hoàn thành.

Bắt đầu một bảng mới

Bước đầu tiên là thêm một bảng mới. Ở góc trên cùng bên phải của màn hình (sau khi bạn đã đăng nhập), nhấn nút +. Sau đó chọn “ Tạo bảng ” từ danh sách thả xuống.

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên cho bảng, mức độ riêng tư và lý lịch. Nếu bạn đã tạo một nhóm, bạn có thể chọn chỉ định hội đồng quản trị cho nhóm đó.

Một từ nhanh chóng về mức độ riêng tư : Nếu bảng được để ở chế độ công khai, nó sẽ được lập chỉ mục bởi các công cụ tìm kiếm và được truy cập bởi bất kỳ ai tìm thấy nó trên Google. Gần đây, đã có thông tin tiết lộ rằng các nhân viên tại Uber đã sử dụng Trello để liệt kê các mật khẩu nhạy cảm của công ty, sau đó đã được Google thu thập.

Vì vậy, hãy cẩn thận và nếu bạn phải sử dụng Trello cho mật khẩu, hãy đặt mức độ riêng tư thành Riêng tư . Mặc dù đối với mật khẩu, bạn thực sự nên sử dụng trình quản lý mật khẩu .

Thêm một danh sách mới

Khi bạn đã có bảng mới, đã đến lúc bắt đầu một danh sách mới. Bạn có thể làm theo bất kỳ cách nào bạn muốn, nhưng tôi thường tạo bảng của mình với các danh sách ở các giai đoạn khác nhau của quy trình. Vì vậy, " đang chờ xử lý ", " đang xử lý  " , v.v. Hoặc bạn có thể có danh sách cho các dự án có nhiều nhiệm vụ như “ trang trí nhà cửa ”, “ đạt được hòa bình thế giới” và “ chinh phục không gian bên ngoài ”.

Để thêm danh sách mới, hãy nhấp vào  Thêm danh sách.

Sau đó nhập tiêu đề của danh sách đó và lưu nó.

Rửa sạch và lặp lại cho bất kỳ danh sách nào khác mà hội đồng cần (nếu có).

Thêm một thẻ mới

Bây giờ đã đến lúc thêm một thẻ mới và có nhiều yếu tố khác nhau trong một thẻ khiến nó trở nên mạnh mẽ.

Tạo một thẻ mới

Trong danh sách thích hợp, nhấp vào Thêm thẻ.

Bây giờ hãy nhập nhiệm vụ bạn muốn thêm. Lưu nó bằng cách nhấp vào nút Thêm  màu xanh lá cây .

Lặp lại như trước cho các tác vụ khác mà bạn cần thêm (nếu có).

Nhưng đó chỉ là bước khởi đầu của những gì bạn có thể thêm vào thẻ, mà bạn có thể thấy nếu nhấp vào thẻ để mở thẻ.

Chỉ định người dùng khác

Đầu tiên, nếu bạn đã tạo một nhóm và những người khác đã được mời truy cập vào hội đồng quản trị, bạn có thể chỉ định một người nào đó cho một nhiệm vụ cụ thể. Hoặc chỉ cần gắn thẻ cho họ, để họ được lặp lại vào cuộc trò chuyện trên thẻ đó.

Để thêm ai đó vào thẻ, hãy nhấp vào Thành viên  và nhấp vào gravatar của người bạn muốn thêm. Tương tự, bạn có thể xóa chúng khỏi thẻ bằng cách nhấp lại vào gravatar.

Thêm ghi chú và tệp đính kèm

Cho dù vì lợi ích của trí nhớ của riêng bạn hay để tư vấn cho người khác, việc để lại ghi chú có thể trở nên cần thiết. Bạn có thể làm như vậy ở đầu ghi chú và để lại các liên kết có thể nhấp vào đó.

Bên dưới phần ghi chú là khu vực để tải lên các tệp đính kèm. Đây có thể là bất kỳ thứ gì từ tài liệu sang tệp zip đến hình ảnh. Nếu một hình ảnh, hình ảnh sẽ hiển thị trên thẻ

Thêm ngày đến hạn

Nếu một nhiệm vụ có thời hạn, bạn có thể ấn định ngày đến hạn cho nó. Sau đó, bạn sẽ nhận được lời nhắc khi ngày sắp đến và khi ngày trôi qua.

Thêm nhãn màu

Tôi thêm các nhãn màu vào danh sách công việc của mình để hiển thị công việc là do khách hàng nào. Ví dụ, màu đỏ dành cho Luckytemplates.

Bạn có thể chỉnh sửa các nhãn để nói bất cứ điều gì bạn muốn và bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích vào thẻ.

Thêm nhận xét

Nếu người khác có quyền truy cập vào thẻ của bạn, cuối cùng, họ sẽ bắt đầu để lại nhận xét. Bạn có thể sử dụng @ để gắn thẻ mọi người trong các nhận xét cụ thể và họ sẽ nhận được thông báo từ Trello.

Di chuyển, sao chép, xem và lưu trữ thẻ

Ngoài ra còn có bốn hành động khác mà bạn có thể thực hiện trên một thẻ.

Di chuyển

Nếu bạn có nhiều bảng, bạn có thể di chuyển thẻ giữa bảng này và bảng khác. Vì vậy, nếu tôi muốn di chuyển thẻ từ bảng Luckytemplates sang một trong các bảng cá nhân của mình, tùy chọn này sẽ di chuyển thẻ cùng với tất cả các nhận xét, tệp đính kèm, v.v.

Sao chép

Điều này giống với  tùy chọn Di chuyển , ngoại trừ thẻ sẽ không được di chuyển hoàn toàn. Vừa được sao chép. Tôi sử dụng công cụ này mọi lúc để sao chép các bài tập Luckytemplates của tôi vào bảng làm việc riêng của tôi.

Đồng hồ

Nếu ai đó có thẻ trên bảng, bạn có thể chọn xem thẻ đó và được thông báo về các nhận xét mới mà không cần thực sự tham gia. Còn được gọi là “chế độ ẩn nấp” (tôi gọi nó như vậy).

Lưu trữ

Không có cái gọi là "xóa" trong Trello. Thay vào đó, để xóa thẻ, danh sách hoặc bảng, bạn "lưu trữ" nó. Sau đó, nó sẽ biến mất, nhưng có thể dễ dàng mang lại nếu bạn cần lại sau này.

Các ứng dụng khác cho Trello

Trello có rất nhiều công dụng nếu bạn đặt tâm trí vào nó và suy nghĩ chín chắn. Vì vậy, Trello có một trang tên là “Trello Inspiration ”. Nó cung cấp cho bạn các mẫu và vô số ý tưởng sử dụng.

Tích hợp Trello với các ứng dụng khác bằng IFTTT.

Tôi là một người hâm mộ lớn của IFTTT (If This Then That) và họ có một số lượng lớn các tập lệnh tự động cho Trello . Kiểm tra chúng ra.

Sự kết luận

Điều này chỉ mới làm nổi lên những gì Trello có thể làm để giúp cuộc sống của bạn có tổ chức hơn. Bạn có sử dụng Trello không? Nếu vậy, bạn sử dụng nó để làm gì?