Cách tận dụng tối đa Trang chi tiết của Salesforce.com

Mẹo về cách bắt đầu với Salesforce

Sẵn sàng để bắt đầu với Salesforce? Hãy làm theo các mẹo sau để đảm bảo bạn tận dụng tối đa CRM phổ biến này:

1. Đi tham quan.

Khi bạn lần đầu nhìn vào giao diện Salesforce, nó có thể hơi choáng ngợp. Do có nhiều tab và tính năng nên người dùng mới thường cảm thấy lạc lõng. Đó là lý do tại sao bạn nên tận dụng tính năng tham quan của Salesforce, tính năng này sẽ hướng dẫn bạn các chức năng chính của hệ thống CRM. Chuyến tham quan sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý quy trình bán hàng, xem và chỉnh sửa hồ sơ cơ hội, theo dõi doanh số bán hàng và tùy chỉnh quy trình bán hàng của bạn. Mặc dù chuyến tham quan sẽ không tiết lộ mọi tính năng mà Salesforce cung cấp nhưng cũng đủ để giúp bạn bắt đầu với những điều cơ bản.

2. Điều hướng thiết lập.

Quá trình thiết lập là nơi bạn sẽ truy cập vào nhiều tùy chọn, cài đặt tùy chỉnh và chức năng quản trị Salesforce của chương trình. Thay vì duyệt qua hàng trăm tùy chọn, cách dễ nhất để xác định trang bạn đang tìm kiếm là sử dụng Thanh Tìm kiếm Nhanh ở góc trên cùng bên trái của trang để đưa bạn đến nơi bạn cần đến.

3. Thiết lập cảnh báo và thông báo theo dõi.

Luôn cập nhật cho mọi người trong nhóm của bạn khi có những thay đổi trong quy trình của bạn, nhóm của bạn thêm và chỉ định khách hàng tiềm năng mới hoặc bạn muốn đặt lời nhắc theo dõi một liên hệ. Bạn có thể thiết lập cảnh báo email tự động cho bạn và những người dùng khác được kích hoạt bởi các hành động khác nhau. Trên màn hình Cài đặt, chọn hoặc tìm kiếm Cảnh báo qua Email. Từ đó, bạn có thể chọn từ danh sách các mẫu email và thiết lập người nhận để nhận thông báo email tự động. Trong Mẫu Email, bạn có thể tạo nhiều mẫu hơn.

Tiếp theo, trong Trình tạo quy trình công việc, bạn có thể tạo các kịch bản và hành động tùy chỉnh để gửi email. Thiết lập quy trình khi tạo khách hàng tiềm năng mới và gửi email đến nhóm bán hàng. Đây là một công cụ mạnh mẽ có thể tự động hóa hầu hết mọi thứ trong CRM.

4. Tự động hóa báo cáo và gửi email.

Giống như email, bạn có thể tự động hóa các báo cáo được tạo và gửi tự động cho bạn trong bất kỳ dịp nào, chẳng hạn như các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng. Trong tab Báo cáo, hãy tạo các báo cáo mong muốn của bạn về khách hàng tiềm năng, cơ hội, doanh thu, v.v. Nhấn Báo cáo chạy và chọn Lên lịch các lần chạy trong tương lai. Chọn tần suất bạn muốn chạy báo cáo và người bạn muốn gửi báo cáo qua email.

5. Quyền kiểm soát.

Salesforce cho phép bạn cấp quyền truy cập cho tất cả nhân viên bằng tài khoản người dùng. Tất nhiên, bạn có thể không muốn tất cả người dùng có cùng quyền truy cập và thông tin, vì vậy bạn có thể đặt quyền cho từng người dùng.

Trong Thiết lập, đi tới Bộ quyền, nơi bạn có thể tạo giới hạn cho các nhóm người dùng để họ chỉ có quyền truy cập vào một số ứng dụng và cài đặt nhất định. Với Kích hoạt phiên, bạn cũng có thể đặt quyền cho người dùng đáp ứng các tiêu chí nhất định. Ví dụ: bạn có thể cấp cho người dùng hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trong Bán hàng quyền truy cập vào Khách hàng tiềm năng.

6. Khám phá AppExchange.

Một trong những điểm mạnh của Salesforce là thiết kế mô-đun và khả năng tích hợp hàng trăm ứng dụng vào giao diện của nó. Một số ứng dụng phổ biến nhất là các tiện ích bổ sung từ Data.com, MailChimp và DocuSign. Ứng dụng có thể mở rộng khả năng của CRM và giúp mọi việc hiệu quả hơn. Có một số ứng dụng dành riêng để giữ cho cơ sở dữ liệu của bạn sạch sẽ bằng cách loại bỏ các bản sao được tạo từ quá trình nhập hàng loạt. Các ứng dụng bổ sung có thể giúp báo cáo của bạn mạnh mẽ hơn, bổ sung các tính năng như dữ liệu hình học về khách hàng tiềm năng và cơ hội.

7. Thêm tiện ích mở rộng của Chrome.

Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng Salesforce với Google Chrome, bao gồm nhiều tiện ích mở rộng của trình duyệt giúp mọi việc thuận tiện hơn cho bạn và người dùng của bạn trong trang  tiện ích mở rộng của Chrome  . Tiện ích mở rộng Salesforce Lightning dành cho Gmail cho phép bạn xem hoạt động từ Salesforce trong trang email, cho phép bạn xem những phát triển mới với ngữ cảnh từ email. [Xem bài viết liên quan:  10 tiện ích mở rộng Chrome tốt nhất dành cho doanh nghiệp ] 

Một tiện ích mở rộng phổ biến khác là  Ebsta , cho phép bạn tham chiếu chéo thông tin từ Salesforce của bạn với thông tin trên trang web, chẳng hạn như hồ sơ cá nhân và dữ liệu bán hàng.

8. Cài đặt công cụ tìm kiếm Salesforce trong Chrome.

Nói về Chrome, bạn có thể thêm công cụ tìm kiếm Salesforce trong trình duyệt của mình để có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin trong Salesforce từ thanh tìm kiếm/địa chỉ Chrome. Trong Chrome, trong Cài đặt, tìm Quản lý công cụ tìm kiếm. Thêm Salesforce và một từ khóa đơn giản, như "sale" hoặc "sf." Đối với URL, hãy vào Salesforce Classic View và sử dụng hộp tìm kiếm. Trên màn hình kết quả, sao chép URL và dán nó vào trường URL trong Hộp Thêm Công cụ Tìm kiếm. Thay thế cụm từ bạn đã tìm kiếm bằng "%" và nhấn Lưu.

Khi bạn đang tìm kiếm bằng Chrome, hãy nhập từ khóa bạn đã chọn cho Salesforce, thêm dấu cách rồi nhập cụm từ tìm kiếm của bạn. Điều này sẽ tự động mang lại cho bạn kết quả tìm kiếm trong Salesforce.

9. Nhập từ Excel hoặc CRM khác.

Nếu bạn cần dữ liệu từ bảng tính Excel hoặc CRM trước đó, Salesforce có thể dễ dàng nhập dữ liệu dưới dạng tệp CSV. Trình hướng dẫn nhập dữ liệu trong phần Thiết lập sẽ hướng dẫn bạn quy trình nhập địa chỉ liên hệ, khách hàng tiềm năng, giải pháp và thành viên chiến dịch. Bạn có thể tải tệp lên dựa trên định dạng trước đó từ tệp CSV của Outlook, ACT hoặc Gmail. Giao diện cho phép bạn nhập tối đa 50.000 bản ghi cùng một lúc.

10. Tùy chỉnh trang đăng xuất.

Salesforce cho phép bạn chỉ định trang đích cho người dùng đăng xuất khỏi giao diện Salesforce của họ. Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể đặt nó để nếu họ đăng xuất, chúng sẽ được gửi đến mạng nội bộ của công ty bạn hoặc các trang Bảng điều khiển khác. Để thực hiện việc này, chỉ cần đi tới Cài đặt và cài đặt phiên. Trong Cài đặt trang đăng xuất, chỉ cần dán URL bạn muốn người dùng truy cập khi họ đăng xuất.