Slack là gì?

Slack là viết tắt của Searchable Log of All Conversation and Knowledge . Đây là cái mà nhiều người trong thế giới kinh doanh gọi là từ viết tắt : một từ viết tắt có nội dung. Chắc chắn, thế giới kinh doanh đã chứng kiến ​​rất nhiều từ viết tắt. Tuy nhiên, trong trường hợp của Slack, thuật ngữ này hoàn toàn phù hợp.

Slack là "nơi công việc xảy ra." Đây là câu trả lời chính xác - và là câu trả lời tô điểm cho trang web của công ty. Sứ mệnh cao cả của công ty là “làm cho cuộc sống công việc trở nên đơn giản hơn, dễ chịu hơn và năng suất hơn”.

Hãy cắt cuộc rượt đuổi: Nhiệm vụ đã hoàn thành.

Ở cấp độ cao, Slack là một ứng dụng tương đối mới và mạnh mẽ cho phép mọi người làm việc, giao tiếp và cộng tác tốt hơn - một ứng dụng ngày càng trở nên phổ biến kể từ khi ra mắt vào tháng 8 năm 2013. Về cốt lõi, Slack tập hợp mọi người lại với nhau để hoàn thành mục tiêu thông qua cái mà bây giờ nó gọi là không gian làm việc . (Slack từng gọi đây là một đội .) Hình ảnh sau đây cho thấy một đội trông như thế nào.

Không gian làm việc sơ sài của một giáo sư đại học.

Nếu bạn đang bối rối và không thể chờ đợi thêm, hãy tham gia chuyến tham quan trực tuyến về Slack .

Sự nổi tiếng của Slack đã bùng nổ ngay từ những ngày đầu thành lập. Do đó, bạn có thể nghĩ rằng ý tưởng đằng sau Slack đòi hỏi nhiều năm lập kế hoạch và cân nhắc tỉ mỉ. Và bạn đã sai. Nếu bạn tò mò về nguồn gốc của Slack, hãy xem thanh bên gần đó "Một tai nạn đáng mừng: Bối cảnh và lịch sử của Slack." Bạn cũng có thể nghe một phiên bản dài hơn của câu chuyện Slack từ chính lời của Giám đốc điều hành và đồng sáng lập Stewart Butterfield .

Trên thực tế, Slack đã vô tình phổ biến - và một số người tranh luận thậm chí còn tạo ra - một danh mục sản phẩm mới và khổng lồ. Đây không phải là một kỳ công dễ dàng. International Data Corp gắn nhãn danh mục này là thị trường ứng dụng cộng tác nhóm . Công ty nghiên cứu ước tính rằng chi tiêu trên toàn thế giới cho phần mềm cộng tác hiện là 16,5 tỷ đô la và cuối cùng sẽ đạt hơn 26,6 tỷ đô la vào năm 2023.

Slack là một bộ công cụ cộng tác tích hợp được đóng gói độc đáo. Vì lợi ích của việc tiết lộ đầy đủ, những gì các nhà cung cấp phần mềm khác đã phát hành trước đây có thể so sánh được phần nào.

Slack làm gì?

Khi được sử dụng đúng cách, Slack sẽ giúp các cá nhân, nhóm và thậm chí toàn bộ tổ chức giải quyết những vấn đề nghiêm trọng tại nơi làm việc. Nói cách khác, Slack cung cấp một số lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên của họ.

Lợi ích của Slack dành cho nhà tuyển dụng

Không nghi ngờ gì nữa, khách hàng của Slack nhận ra những lợi ích đáng kể từ việc sử dụng nó. Đủ công bằng, nhưng những đặc quyền đó là gì?

Có một thế giới khác biệt giữa lý thuyết và thực hành. Chắc chắn, mỗi lợi ích bạn tìm thấy bên dưới đều có thể thực hiện được. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bất kỳ chúng đều được đảm bảo sẽ xảy ra - đừng bận tâm đến tất cả chúng.

Xây dựng kho kiến ​​thức tổ chức vĩnh viễn, toàn diện và có thể tìm kiếm được

Hãy xem xét các câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu kiến ​​thức thể chế phong phú tồn tại trong hộp thư đến của bạn?
• Có bao nhiêu thông báo nêu chi tiết chính, các tương tác và quyết định liên quan đến công việc?
• Có bao nhiêu thông tin về các quy trình tổ chức nằm trong đầu bạn và không được ghi chép chính thức ở bất kỳ nơi nào khác?

Hãy suy nghĩ về những câu hỏi này trong giây lát.

Bây giờ, hãy xem xét điều gì sẽ xảy ra với những thông tin chi tiết chính đó nếu bạn rời công ty của mình. Tốt nhất, chúng sẽ không hoạt động. Tệ nhất là quản trị viên CNTT sẽ xóa chúng vĩnh viễn. Và kiến ​​thức bị khóa trong đầu bạn? Đi mãi mãi.

Slack giải quyết vấn đề này tốt hơn nhiều so với bất kỳ hộp thư đến email nào - tất nhiên chỉ khi nhân viên sử dụng nó. Slack lưu giữ một cách hiệu quả bản ghi vô thời hạn của các tệp, quyết định và cuộc hội thoại có giá trị này. Nhân viên chỉ cần tìm kiếm Slack.

Nâng cao năng suất của nhân viên với Slack

Slack cho phép nhân viên dành ít thời gian hơn để gửi hàng loạt email và cố gắng tìm các tài liệu quan trọng. Báo cáo TPS chết tiệt đó ở đâu?

Nếu bạn chấp nhận tiền đề này, thì có lý do là nhân viên sẽ lãng phí ít thời gian hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn đã từng gặp một người quản lý, chủ tịch công ty hoặc giám đốc điều hành không muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn và hiệu quả hơn trong khi làm việc chưa? Slack giúp nhân viên thực hiện điều này theo từng đợt.

Cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác của nhân viên trong công ty với Slack

Hãy xem xét các tổ chức chủ yếu dựa vào hoặc - trời cấm - chỉ dựa vào các cuộc họp trực tiếp và gửi email qua lại. Ngoại trừ một số ngoại lệ hiếm hoi, họ có xu hướng làm kém hơn về những mặt này. Cùng với Google Docs, Dropbox, Zoom và các công cụ khác, Slack là một phần của loạt công cụ mới giúp loại bỏ nhu cầu về nhiều cuộc họp, email và các cách giao tiếp kiểu cũ khác thường không thành công.

Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc từ xa với Slack

Vào tháng 10 năm 2019, Ngân hàng Dự trữ Liên bang St. Louis nhận thấy rằng tỷ lệ người Mỹ chủ yếu làm việc tại nhà đã tăng lên trong những thập kỷ gần đây. Một vài con số nổi bật:

• Năm 1980, chỉ 0,7% nhân viên toàn thời gian chủ yếu làm việc tại nhà. Đến năm 2017, con số đó đã tăng lên 3%.
• Bảy phần trăm công nhân toàn thời gian làm việc từ xa bốn ngày trở lên mỗi tháng.

Kiểm tra các nghiên cứu cho chính mình.

Tất nhiên, bạn không cần phải là một nhà kinh tế học để biết rằng, trong 20 năm qua, ý tưởng làm việc tại nhà đã đạt được sức hút đáng kể. Rất ít người đã từng nghe đến thuật ngữ du mục kỹ thuật số trong những năm 1990. Sau đó, một lần nữa, điện thoại thông minh, kết nối băng thông rộng mạnh mẽ và điện toán đám mây hiện đại không tồn tại.

Tăng mức độ hài lòng với công việc của nhân viên với Slack

Slack cho phép nhân viên làm việc hiệu quả tại nhà. Kết quả là, tất cả mọi người có liên quan đều có thể gặt hái được phần thưởng của nó. Hãy xem xét một nghiên cứu năm 2013 của Đại học Melbourne và Viện Nghiên cứu Việc làm New Zealand.

Hai tổ chức đã phát hiện ra rằng những nhân viên làm việc ở nhà một đến ba ngày một tuần có năng suất cao hơn những nhân viên cần khẩu hiệu vào văn phòng mỗi ngày. Vào năm 2013, giáo sư Nicholas Bloom của Stanford đã xuất bản một bài báo trình bày chi tiết những phát hiện của chính mình. Ông nhận thấy rằng làm việc tại nhà giúp tăng sản lượng của nhân viên lên 13%.

Ngoài nghiên cứu này, không thiếu các nghiên cứu khác liên quan đến công việc từ xa với mức độ hài lòng cao hơn trong công việc của nhân viên. Ví dụ: gần đây Owl Labs - một công ty tổ chức hội nghị truyền hình - đã phát hành báo cáo Trạng thái làm việc từ xa năm 2019 của mình . Nó khẳng định rằng những người làm việc ở xa hạnh phúc hơn và ở lại làm việc lâu hơn.

Trong nhiều năm nay, làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Hơn nữa, nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người từ nó. Trong bối cảnh này, bạn sẽ nghĩ rằng hầu hết các tổ chức sẽ chuẩn bị sẵn sàng. Và bạn đã sai một cách ngoạn mục. (Nếu bạn đang thắc mắc tại sao, hãy xem thanh bên gần đó "Không được chuẩn bị từ xa cho công việc từ xa.")

Có lẽ lúc này bạn đang nhíu mày. Cho phép nhân viên làm việc từ xa không nhất thiết phải sử dụng Slack. Điều đó đúng, nhưng bạn có thể làm việc hiệu quả bên ngoài văn phòng thì sao? Nói cách khác, làm thế nào nhân viên có thể làm việc hiệu quả nếu họ thiếu các công cụ phù hợp?

Slack đặc biệt hiệu quả trong vấn đề này. Chức năng mạnh mẽ của nó tạo điều kiện cho các nơi làm việc phân tán. Hãy nghĩ về hội nghị truyền hình nhiều người dùng và chia sẻ màn hình, nhắn tin tức thì, khả năng đăng cập nhật trạng thái có ý nghĩa và cửa sổ tính khả dụng cũng như cộng tác tệp trong thời gian thực. Bằng cách cung cấp các tính năng phong phú này, Slack giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc khi ở ngoài văn phòng.

Cho phép nhân viên bắt đầu công việc của họ với ít đào tạo hơn

Slack hoạt động theo cách tương tự như Facebook, Twitter, LinkedIn và các mạng xã hội phổ biến khác. (Ví dụ: nếu bạn sử dụng bất kỳ trang web truyền thông xã hội nào đó, bạn sẽ ngay lập tức nắm được tác dụng của ký hiệu @ và #.) Như vậy, nhân viên sẽ không yêu cầu nhiều ngày hoặc nhiều tuần đào tạo tốn kém, tốn thời gian để bắt đầu. (Đường cong học tập không quá dốc.)

Bạn không cần phải sợ chi phí đào tạo tốn kém. Sử dụng Slack một cách hiệu quả không yêu cầu phải cử nhân viên đi xa hàng ngày.

Tăng tính minh bạch của tổ chức với Slack

Trong những năm gần đây, nhiều tổ chức đã trở nên minh bạch hơn với lực lượng lao động của họ. Những lợi ích trong tĩnh mạch này có thể là đáng kể.

Consider 2019 research from JUST Capital. The nonprofit reviewed data from nearly 900 publicly traded U.S. companies. JUST assessed transparency and return on equity (ROE) on nine worker issues. On all but one of them, being more transparent with employees resulted in ROE boosts of anywhere between 1.2 to 3 percent.

For legal, ethical, and business reasons, few employers have embraced radical transparency. Make no mistake, though: Just being a tad more forthright with employees often improves employee perceptions of their firms’ culture and their management. Sure, workers may not agree with a particular outcome or trend, but at least they’re more likely to understand it.

Slack helps organizations communicate more transparently with their workforces. Compared to mass email blasts, the application does a far better job of allowing management to share information with rank-and-file employees, gather responses, and gauge them. For their part, workers can easily discuss topics and make decisions out in the open. Just as critically, Slack can publicly or privately capture why people make decisions.

Organizations need not use Slack to be transparent with their workers. Using Slack just makes doing so really easy.

Help companies attract and retain top talent with Slack

Since its launch, Slack has developed a well-deserved reputation as a cool tool among many employees, especially those with hot skills. To this end, savvy recruiters sometimes play up the Slack angle when trying to lure candidates from white-hot fields, such as data science and software development.

No, by itself, the fact that Company X uses Slack won’t get an applicant to take a 30-percent pay cut from a previous job or endure two-hour daily commutes. Still, positioned properly, Slack can serve as a signal to coveted candidates that Company X is a chic place to work. In turn, they may be more inclined to sign their offer letters.

Lessen voluntary employee turnover

Workers quit jobs for all sorts of personal and professional reasons. You probably know someone who was very content in her station. Maybe she even worked in her dream job. Still, her employer went bankrupt. As a result, she found herself filling out job applications online.

Don’t get it wrong: Using Slack at work isn’t going to make you love the job from hell. For example, what if you despise your boss and coworkers and make a fraction of what you think you should? Using Slack won’t change your mind.

You would be hard pressed to find an academic study that controls for every conceivable factor driving employee satisfaction and retention. All else being equal, though, the following statement applies: Organizations that effectively use powerful collaboration tools such as Slack overwhelm their employees less. It stands to reason, then, that these employers are better able to retain valuable employees. It’s not hard to envision lower recruiting costs, a more stable workforce, and a better culture resulting as well.

Easily train employees and diagnose issues

Slack’s one-to-many screensharing functionality is ideal for holding small internal webinars, conducting formal training sessions, and more. On an individual level, this feature helps IT personnel to diagnose technical issues.

Employee benefits of Slack

What if Slack only benefited employers? That is, imagine if Slack saved organizations money and allowed them to grind more productivity out of their employees. It would still be a valuable tool, but you might justifiably be suspicious. Maybe you think that it would do nothing for you as an employee.

Fortunately, nothing could be further from the truth. Slack benefits employees just as much as — if not more than — employers in a number of key ways. To the extent that you still a skosh skeptical, though, the following information provides a sneak preview of how Slack can change how you work — for the better.

Tame the email beast with Slack

How many emails do you receive during a normal business day? It varies, of course. In 2015 study from Digital Marketing Ramblings, the average office employee received 121. That number is downright unmanageable. Market research company Harris Insights & Analytics found that workers can handle a maximum of 50 per day.

Yeah, but each one of those emails really matters, right? How many company-wide missives, at best, only tangentially apply to you?

Slack’s channel functionality allows you to receive only messages that you want when you want them. Think about that the next time that you’re playing whack-a-mole with your inbox.

By using Slack channels, you’ll reduce your dependence on email — especially from your colleagues. You may even attain the vaunted Inbox Zero: This rigorous approach to email management endeavors to keep employee inboxes empty — or almost empty — at all times.

Slack goes way beyond minimizing the sheer number of emails that employees receive, though.

Provide a common view on a topic or within a department

Slack channels allow groups, departments, teams, and even entire firms to get easily on the same page and stay in sync. In this way, Slack promotes real group and organizational alignment. Employee inboxes provide only individual views of what’s going on. Channels make it easier for groups to row in the same direction. Management consultants refer to this elusive state as alignment.

Realize the benefits of contained discussions with Slack

Slack channels allow employees to hold and contain discussions in clearly defined buckets. When you don’t need to spend a few seconds deciphering each message’s context, you reduce your cognitive load. That’s just a fancy way of saying that Slack quickly provides key information about each message.

More easily reach consensus with Slack

Polls allow employees to vote and more easily reach key decisions. It’s remarkably simple to take the temperature of a room, department, or division. Slack users can invoke polling functionality by installing any number of third-party apps.

Quickly find what you need

The knowledge repository that Slack allows organizations to build doesn’t just benefit your employer. Slack allows employees to quickly and easily find key messages, documents, and information.

Hãy thận trọng tuyên bố rằng bạn dành năm phút mỗi ngày để tìm kiếm các thông điệp và tài liệu có liên quan. Đó là gần 20 giờ mỗi năm - tối thiểu. Khi bạn bắt đầu tìm kiếm trong Slack, con số đó có thể giảm 90%.

Hợp nhất thông báo với Slack

Ở một nơi làm việc điển hình, bạn sẽ thấy nhân viên sử dụng một loạt các ứng dụng khác nhau trong công việc, chẳng hạn như

• E-mail
• Một công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp, chẳng hạn như Box hoặc Dropbox
• Tin nhắn
• Các mạng xã hội, chẳng hạn như Facebook và LinkedIn (thường dành cho mục đích công việc)
• Hệ thống công ty cây nhà lá vườn
• Các công cụ báo cáo và trực quan hóa dữ liệu
• Hệ thống doanh nghiệp phổ biến
• Một số loại công cụ nhắn tin tức thì, chẳng hạn như Skype và Google Hangouts
• Các ứng dụng năng suất từ ​​Microsoft (Office) hoặc Google (G Suite)

Ồ, và sau đó là điện thoại. Rốt cuộc, nhiều công ty vẫn cung cấp điện thoại cố định cho nhân viên của họ.

Rất tiếc.

Không cần phải nói, không thiếu các ứng dụng làm lỗi nhân viên từ mọi góc độ. Không, Slack sẽ không ngăn cản nhu cầu về bảng tính, cơ sở dữ liệu và các chương trình xử lý văn bản thích hợp. Nó sẽ không chạy bảng lương hoặc gửi cho CEO của bạn một báo cáo P&L - ít nhất là chưa .

Tuy nhiên, tại các tổ chức đã chấp nhận Slack, nhiều cảnh báo ứng dụng nội bộ của nhân viên đến từ một nguồn duy nhất, dễ kiểm soát: Slack.

Giảm căng thẳng liên quan đến nơi làm việc

Giả sử rằng bạn nhận được ít email hơn và nhiều tin nhắn theo ngữ cảnh hơn. Thậm chí tốt hơn, bạn dành ít thời gian hơn để cố gắng tìm kiếm mọi thứ. Bạn sẽ không cảm thấy lo lắng hơn trong công việc chứ?

Làm quen với đồng nghiệp của bạn với Slack

Một trong những nghịch lý chính của nơi làm việc được kết nối liên tục là nhân viên hiếm khi quen được nhiều đồng nghiệp của họ. Vì lý do này, các công ty như Google, Facebook và Zappos khuyến khích nhân viên của họ tương tác với nhau bằng cách cung cấp các bữa ăn miễn phí và tổ chức các cuộc tụ họp xã hội sau giờ làm việc.

Bằng cách khuyến khích các tương tác thân thiện, Slack cung cấp cùng một lợi ích. Có lẽ bạn và một đồng nghiệp ngẫu nhiên thuộc cùng một kênh chậm. Dựa trên các cuộc thảo luận trực tuyến của bạn, bạn có thể quyết định uống một tách cà phê hoặc trò chuyện video trong vài phút.

Thậm chí còn có một ứng dụng của bên thứ ba để tạo kết nối với đồng nghiệp và giúp những người mới tuyển dụng quen với môi trường mới của họ. Nếu điều này nghe có vẻ hấp dẫn, hãy xem ứng dụng Slack Donut.

Làm trơn tru quá trình thích nghi cho việc tuyển dụng mới với Slack

Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn bắt đầu một công việc mới. Hãy xem xét các câu hỏi sau:

• Các nhân viên nhân sự hoặc sếp của bạn có làm bạn ngập trong những email dài dòng từ ngày đầu tiên không?
• Sự tấn công dữ dội của thông tin đó có dẫn đến việc bạn bỏ lỡ thời hạn chính hoặc điền sai vào biểu mẫu không?
• Bạn đã sớm cảm thấy quá tải?

Với Slack, các công ty không cần tiêu tốn số lượng tuyển dụng mới của họ với vô số email và tệp đính kèm. Cách tiếp cận này có thể làm họ choáng ngợp. Nhờ có Slack, họ có thể đơn giản tìm thấy thông tin có liên quan trong các kênh thích hợp và tìm hiểu thông tin đó theo tốc độ của riêng mình. Họ cũng có thể dễ dàng đặt lời nhắc trong ứng dụng, giảm thiểu khả năng quên hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng.

Nói về việc thích nghi với một môi trường mới, vì Slack đã quá phổ biến, nên các nhân viên có thể thường xuyên bắt đầu chạy. Có nghĩa là, họ có thể hiểu cách thức hoạt động của Slack mặc dù nhiều công ty sử dụng nó theo cách khác nhau. Kết quả: Nhiều nhân viên mới sẽ cần phải học một ít ứng dụng mới hơn khi họ bắt đầu.

Slack có tất cả các chuông và còi cho cả người sử dụng lao động và người lao động.