Cách tạo email hàng loạt được cá nhân hóa bằng cách sử dụng kết hợp thư cho Gmail

Bạn có phải gửi cùng một email cho nhiều người với nội dung được cá nhân hóa cho từng người không? Có thể bạn muốn chào từng người nhận bằng tên của họ, sử dụng địa chỉ gửi thư của họ hoặc bao gồm số thành viên của họ.

Trộn thư là một tính năng cho phép bạn tạo nhiều bản sao của thư và email để gửi đến các liên hệ của mình. Mỗi thư hoặc email có thể bao gồm cả nội dung tiêu chuẩn và nội dung được cá nhân hóa tùy chỉnh. Thông tin bạn sử dụng để tùy chỉnh từng bức thư hoặc email được lấy từ nguồn dữ liệu của bạn như danh sách liên hệ.

Nếu bạn sử dụng Gmail làm ứng dụng email chính của mình, sẽ không có tính năng trộn thư được tích hợp sẵn. Tuy nhiên, có một tiện ích bổ sung kết hợp thư có sẵn cho Google Trang tính liên kết với tài khoản Gmail của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tiện ích bổ sung Kết hợp Thư cho Gmail với Tệp đính kèm để cá nhân hóa hàng loạt email giống nhau và gửi chúng.

Cài đặt phần bổ trợ kết hợp thư cho Gmail với phần đính kèm

Trước khi cài đặt và sử dụng tiện ích bổ sung Mail Merge, hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail bạn muốn sử dụng.

Sau đó, cài đặt tiện ích bổ sung Kết hợp Thư cho Google Trang tính.

Nhấp vào Tiếp tục trên hộp thoại Hãy bắt đầu để cấp quyền chạy tiện ích bổ sung Kết hợp Thư.

Các quyền khác nhau được yêu cầu bởi tiện ích bổ sung được liệt kê. Nhấp vào Cho phép để cấp cho tiện ích bổ sung Kết hợp Thư quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.

Kết hợp Thư - Hướng dẫn Bắt đầu hiển thị. Nhấp vào X để đóng hộp thoại.

Tạo Mẫu Hợp nhất

Tiện ích bổ sung Kết hợp Thư mở một bảng tính Không có tiêu đề mới trong Google Trang tính trên một tab mới.

Đi tới Tiện ích bổ sung> Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm> Tạo Mẫu Hợp nhất .

Mẫu phối thư trống được tạo trong bảng tính Không có tiêu đề , chứa các cột bắt buộc, như Tên , Họ và Địa chỉ email .

Nhập hoặc Nhập Danh bạ của bạn

Bây giờ, bạn cần thêm các địa chỉ liên hệ mà bạn muốn sử dụng vào bảng tính này. Để làm điều đó, hãy đi tới Tiện ích bổ sung> Kết hợp Thư với Tệp đính kèm> Nhập Danh bạ Google .

Nhập danh bạ của bạn là cách nhanh nhất để thêm họ. Nhưng bạn cũng có thể nhập thông tin người nhận vào bảng tính theo cách thủ công.

Nếu bạn có một số nhóm người nhận nhất định, bạn sẽ gửi hàng loạt email đến; bạn có thể muốn tạo các nhóm trong Danh bạ Google của mình.

Chọn nhóm chứa các địa chỉ email bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống và nhấp vào Nhập Liên hệ . Hộp thoại không tự động đóng, vì vậy hãy nhấp vào X ở góc trên bên phải của hộp thoại.

Thêm phần đính kèm cho một liên hệ

Một trong những mục bạn có thể tùy chỉnh trong mỗi email là tệp đính kèm. Bạn có thể đính kèm một tệp khác vào mỗi email bằng liên kết đến tệp trong tài khoản Google Drive của mình.

Để thực hiện việc này, hãy mở một tab mới và đăng nhập vào Google Drive. Sau đó, tải lên tệp bạn muốn đính kèm vào email. Bạn có thể kéo tệp vào cửa sổ trình duyệt để tải tệp lên.

Tiếp theo, nhấp chuột phải vào tệp đã tải lên và nhấp vào Nhận liên kết có thể chia sẻ .

Trên hộp thoại bật lên, hãy đảm bảo rằng thanh trượt Chia sẻ liên kết trên đang bật (màu xanh lục).

Nếu tính năng chia sẻ liên kết đã được bật, URL sẽ tự động được sao chép khi bạn chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ . Nếu bạn không thấy thông báo cho biết liên kết đã được sao chép vào khay nhớ tạm, hãy chọn URL trên hộp thoại và sao chép nó.

Quay lại bảng tính Kết hợp Thư và dán URL vào cột Phần đính kèm Tệp cho người bạn muốn gửi tệp này. Bạn có thể gửi một tệp khác nhau cho từng địa chỉ liên hệ trong danh sách của mình.

Bạn cũng có thể bao gồm nhiều URL đính kèm tệp, được phân tách bằng dấu phẩy.

Lên lịch ngày và giờ để gửi email

Cột Dữ liệu Đã lên lịch cho phép bạn chỉ định ngày và giờ để gửi email, có thể khác nhau đối với mỗi người.

Để lập lịch gửi email, hãy nhập ngày và giờ mong muốn, sử dụng định dạng dd / mm / yyy hh: mm, trong cột Ngày đã lên lịch cho liên hệ mong muốn.

Để trống các ô trong cột Ngày đã lên lịch để gửi email ngay lập tức sau khi chúng được thiết lập.

Thêm nội dung tùy chỉnh

Bên cạnh các trường tiêu chuẩn có trong mẫu phối thư, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh khác. Có thể bạn muốn thêm thông tin như địa chỉ email của từng người nhận và số thành viên. Bạn có thể thêm các cột vào bảng tính để lưu trữ thông tin đó.

Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm một cái gì đó đơn giản. Chúng tôi muốn sử dụng họ của người nhận trong mỗi email, trước chức danh của họ (Ông, Bà hoặc Bà). Vì vậy, chúng ta sẽ thêm cột Tiêu đề .

Để thêm một cột vào bảng tính phối thư, hãy di chuyển chuột qua tiêu đề cột của cột được điền cuối cùng. Nhấp vào nút mũi tên xuống xuất hiện và sau đó nhấp vào Chèn 1 bên phải .

Bấm vào ô tiêu đề màu xanh lam và thay đổi tên của cột thành một tên thích hợp. Bạn sẽ sử dụng tên này trong bản nháp email của mình trong Gmail để chèn giá trị vào mỗi email sau này.

Sau đó, nhập giá trị thích hợp cho mỗi liên hệ vào các ô bên dưới tên cột.

Tạo bản nháp email trong Gmail

Bây giờ, đã đến lúc tạo bản nháp email bạn muốn gửi đến các địa chỉ liên hệ trong bảng tính phối thư của mình và sử dụng các trường biến để tùy chỉnh từng email.

Mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một địa chỉ Gmail mà bạn đã sử dụng cho bảng tính phối thư. Tạo một email mới và nhập chủ đề và nội dung của email. Bạn cũng có thể thêm định dạng văn bản đa dạng thức và hình ảnh nội tuyến vào bản nháp email của mình.

Để bao gồm các trường biến trong email, như Tiêu đề và Họ , hãy chèn tên trường bằng ký hiệu {{field name}} . Ví dụ: chúng tôi đã thêm {{Title}} {{Last Name}} vào email của mình. Bạn cũng có thể thêm các trường biến vào dòng chủ đề. Nếu bạn đã thêm URL đính kèm tệp vào bảng tính phối thư, bạn không cần thêm trường biến đó vào email. Chúng sẽ tự động được đưa vào email.

KHÔNG bấm Gửi .

Định cấu hình kết hợp thư

Quay lại bảng tính phối thư và đi tới Tiện ích bổ sung> Kết hợp Thư với Phần đính kèm> Định cấu hình Kết hợp Thư .

Nhập thông tin cho email, như Tên đầy đủ của Người gửi , Địa chỉ CC và Địa chỉ BCC . Nếu Địa chỉ Email của Người gửi khác với địa chỉ Gmail bạn đã đăng nhập, hãy chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống. Địa chỉ email đã đăng nhập cũng được sử dụng làm Địa chỉ trả lời , nhưng bạn có thể thay đổi địa chỉ đó.

Nhấp vào Tiếp tục .

Gửi Email Kiểm tra

Chọn Sử dụng thư nháp Gmail hiện có làm mẫu từ danh sách thả xuống đầu tiên. Sau đó, chọn bản nháp bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống Chọn bản nháp của Gmail .

Bạn nên kiểm tra tính năng phối thư của mình, vì vậy hãy nhấp vào Gửi Email Kiểm tra .

Bạn sẽ nhận được email kiểm tra trong tài khoản mà bạn đã đăng nhập như trên bảng tính phối thư. Các giá trị trường biến từ địa chỉ liên hệ đầu tiên trong danh sách đã nhập của bạn được sử dụng. Bất kỳ URL đính kèm tệp nào bạn đã thêm sẽ được thêm vào cuối thư. Bạn có thể tải tệp xuống từ liên kết hoặc lưu tệp vào tài khoản Google Drive của mình.

Chạy kết hợp thư

Quay lại bảng tính trộn thư và nhấp vào Chạy kết hợp thư để bắt đầu gửi email. Nếu bạn đã thêm ngày và giờ vào cột Ngày đã lên lịch cho bất kỳ hoặc tất cả địa chỉ liên hệ, thì email sẽ được gửi sau đó. Các email đến các liên hệ không có ngày giờ dự kiến ​​sẽ được gửi ngay lập tức.

Khi quá trình phối thư hoàn tất, hãy nhấp vào Xong .

Đổi tên bảng tính kết hợp thư

Bảng tính phối thư được lưu tự động dưới dạng tên mặc định Bảng tính không có tiêu đề . Nếu bạn muốn sử dụng lại bảng tính này, bạn có thể muốn đặt cho nó một cái tên hay hơn.

Để thay đổi tên của bảng tính phối thư, hãy nhấp vào tên ở góc trên bên trái của bảng tính.

Nhập tên mới. Tên mới này hiển thị trên bảng tính.

Tên mới bạn đã nhập cũng được sử dụng làm tên tệp trong tài khoản Google Drive của bạn. Bây giờ, bạn có thể sử dụng lại kết hợp thư này và thay đổi nó nếu cần.

Trộn thư cũng là một tính năng được tích hợp sẵn trong Word cho Windows , Word cho Mac và Outlook 2013 hoặc 2016 trên Windows .

Bạn có sử dụng kết hợp thư không? Bạn đã tìm thấy bất kỳ cách nào khác để thực hiện trộn thư trong Gmail hoặc các cách để thực hiện trộn thư trong các dịch vụ email khác chưa? Hãy cho chúng tôi biết kinh nghiệm của bạn trong các bình luận.