宏記錄器之外的 Word 宏：Office 2016、365 / 2019 宏教程和有用的示例

適用性：Word 365、2019、2016；Windows 和 MAC OS X 操作系統。

這是一位讀者的問題：

我是一名教師，通常使用 Word 2019 來編寫我的文檔。我經常需要更改文檔段落的字體和大小。有沒有辦法讓我的工作自動化，所以我可以一鍵修改我的文檔段落？我相信這會每週為我節省幾個小時，我很樂意將其投入到其他任務中。

謝謝你的問題。宏的主要優勢在於它們允許您在 Microsoft Office 應用程序中自動執行任務。可以使用 Visual Basic for Applications (VBA) 記錄或手動編碼宏。Word 附帶了一個宏記錄器，它允許您在不編碼的情況下開發自動化腳本。如果您剛開始使用自動化，這可能是一個足夠好的解決方案。也就是說，只要具備一點 VBA 知識，您就可以編寫高效而強大的宏。

在 Word 中啟用開發人員選項卡

如果在 Microsoft Word 功能區中沒有看到“開發人員”選項卡，則需要設置宏開發環境。

• 打開一個新的 Word 文檔。如果您想處理現有文件，請確保在進行任何更改之前有一個備份副本。
• 現在，繼續讓開發人員菜單在功能區中可見。

記錄一個 Word 宏——一個實際的例子

• 現在，點擊新添加的開發人員選項卡。
• 轉到代碼按鈕組。

• 點擊錄製宏按鈕以調用宏錄製器功能。

• 為您的宏定義一個有意義的名稱。注意：由於您提供的名稱將用於自動創建的 VBA 代碼，請確保宏名稱中沒有空格。

•  注意： 雖然可以將宏分配給按鈕，但為簡單起見，我們將 通過查看選項卡或開發人員選項卡手動運行宏。

• 執行您想要記錄的步驟序列。在這種情況下，您將記錄以下步驟：
  • 選擇文檔中的特定段落。
  • 轉到主頁選項卡。
  • 將字體設置為 Times New Roman。
  • 將字體大小設置為 16。
  • 通過按 Ctrl + E 使您的文本居中。
• 完成後，返回 Developer 選項卡並點擊Stop Recording。
• 現在讓我們看一下自動生成的 VBA 代碼。點擊Macros然後突出顯示AutoFormat Macro 並點擊Edit。

• 關閉 VBA 編輯器。

將您的工作保存在啟用 Word 宏的模板中

• 點擊文件，然後另存為。
• 在右側的另存為對話框中，確定您的保存位置並為您的工作簿提供一個有意義的名稱。

• 選擇啟用 Word 宏的文檔作為您的文檔類型。注意：您的 Word 文檔將以 .docm 後綴保存。
• 點擊保存按鈕。

執行你的宏

• 打開您的 Word 文檔。
• 選擇要自動格式化的段落。舉個例子，這是我選擇的段落：

• 轉到查看選項卡。
• 點擊宏按鈕。
• 選擇您的自動套用格式宏
• 點擊運行- 這將在所選段落上應用宏。
• 瞧，不錯的結果！

將宏分配給按鈕或鍵盤快捷鍵

注意：這是一個可選步驟，在您按照上面的宏錄製教程之後應該嘗試。

好的，到目前為止，我們的宏基礎知識已經開始工作了。現在是時候稍微改進一下我們在 Word 文檔中的宏可用性了。讓我向您展示如何將您的宏與快速訪問按鈕相關聯，以便您可以更輕鬆地啟動它。

• 右鍵單擊功能區並選擇自定義快速訪問工具欄。
• 將出現Word 選項對話框。
• 在從下拉列表中選擇命令中，選擇宏。
• 突出顯示您的宏並點擊添加>>按鈕，將您的宏的快捷方式添加到快速訪問工具欄。

• 點擊修改...按鈕為您的宏定義一個合適的圖標。
• 為您的按鈕定義一個顯示名稱。
• 點擊確定。
• 現在，您可以從功能區上方的快速訪問工具欄啟動宏。

注意：您不僅可以將 Word 宏與快速訪問按鈕相關聯，還可以將其與文檔中嵌入的命令按鈕和特定的自定義鍵盤快捷鍵相關聯。

使用 VBA 創建 Word 宏

通過一些簡單的 Visual Basic for Applications 編碼技能，我們可以編輯宏並編寫程序以使用 VBA 自動執行各種工作。

旁注：僅供參考 - 一些 Microsoft Office 應用程序，例如 Powerpoint 和 Outlook，沒有內置宏記錄器。因此，必須編寫 VBA 才能編寫 Powerpoint 宏和自動化 Outlook。

• 要編輯宏，請單擊 開發人員 選項卡並在代碼選項中選擇宏。
• 單擊宏並選擇 編輯。
• Visual Basic for applications 編輯器將打開。
• 假設我們要手動編輯我們在上一步中錄製的宏，讓 Word 不僅設置段落的大小、字體和對齊方式，還設置顏色。
• 使用以下 VBA 命令設置部分的顏色：

[code] Selection.Font.Color [/code]

• 在我們的例子中，我們希望將其設置為隨機藍色，因此我們將以下代碼段附加到我們的 Recorded 宏中：

[code] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• 您的 VBA 代碼應如下所示：

• 在 VBA 編輯器中點擊File然後Save。
• 回到你的文檔，在一個段落上運行你的宏並觀察字體顏色的變化。

• 瞧！

您可以編寫的有用的 Word 宏示例

自發布本教程以來，許多讀者要求提供更深入的 Word 宏示例。此列表涵蓋了您可以在 Word 中使用 Visual Basic 自動執行的最常見任務。開始了：

創建並保存新文檔

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

注意：創建新文檔時，您可以指定要使用的模板（.dotm/.dotx 文件）。模板通常存儲在：C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

使用 VBA 打開 Word 文檔

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

關閉一個/所有打開的文檔

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

將 Word 保存為 PDF

以下是如何輕鬆地將 Word 文檔自動保存為 PDF 文件。

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

插入頁眉和頁腳

此代碼設置 Word 文檔首頁的頁眉和頁腳。

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

其他 Word 宏的想法

以下是我們將在未來發布的更多想法。

1. 查找和替換（執行方法）
2. 插入段落（在選擇之前和之後）
3. 以編程方式打印文檔
4. 使用表格

今天的教程到此結束。如您所見，Word 宏記錄器和 Word 中的 VBA 宏有很多工作要做。如果您正在尋找超出本教程範圍的更具體的幫助，請通過我們的聯繫表與我們聯繫。