如何在購買CRM系統之前，先用Excel建立一個簡單的銷售線索追蹤系統

您無需購買 CRM 系統即可了解銷售流程是否有效。一個結構良好的 Excel 工作簿就能出色地完成這項初步工作：每條銷售線索佔一行，使用下拉菜單標準化銷售階段，記錄下次跟進日期，按負責人或狀態篩選列表，並使用數據透視表匯總銷售流程。

近期 Excel 並未發生任何實質變化，改變了這種方法。微軟最新的支援文件（截至 2026 年 9 月 13 日）仍然涵蓋了目前受支援的 Excel 版本（例如 Microsoft 365 版 Excel 和 Excel 2024）中的表格、資料驗證下拉式功能表、條件格式、篩選和資料透視表等功能，而許多相同的功能也適用於較早的支援桌面功能表、條件格式、篩選和資料透視表等功能，而許多相同的功能也適用於較早的受支援桌面版本。因此，這套系統具有持久性，而非僅限於某個特定 Excel 版本的權宜之計。

關鍵在於有意控制工作簿的規模。如果您的主要問題是整理銷售線索並培養可重複的後續習慣，那麼 Excel 就非常有用。但如果您的團隊需要自動化活動記錄、記錄級權限、工作流程自動化、整合訊息傳遞、複雜的去重功能或可靠的多用戶銷售操作，那麼 Excel 就不再適用。因此，請先建立電子表格，以便了解未來的 CRM 系統真正需要解決哪些問題。

工作簿應包含哪些內容

建立三張工作表：

• 線索：工作列表，其中每個線索都恰好佔據​​一行。
• 清單：狀態、來源和擁有者下拉式選單的受控值。
• 儀錶板：用於管道審查的小型資料透視表摘要。

「銷售線索」工作表首先從以下列開始：

僅當您的銷售流程實際使用時才添加“預估價值”。不要僅僅因為商業 CRM 系統包含某些欄位就將其添加到工作簿中。每增加一列，就意味著需要有人維護另一個欄位。

步驟 1：將潛在客戶名單轉換為 Excel 表格

不要將追蹤器保留為普通的鬆散範圍。按一下潛在客戶資料內的任意位置，然後選擇「開始」>「格式化為表格」 ，並確認該範圍包含標題。 Microsoft 在其「建立和格式化表格」指南中記錄了此工作流程。

出於實際考慮，Excel 表格在這裡非常有用：它可以保持資料集呈矩形，隨著行數的增加自動擴展，為每一列提供固定的標題，並在標題行中新增篩選控制項。如果您之後使用公式，表格也支援結構化引用，這些引用會隨著表格的增長而自動調整。

將表格命名為易於理解的名稱，例如「銷售線索表」。避免合併儲存格、使用空白分隔行、在表格中間新增小計，以及在列上方新增裝飾標題。即使資料儲存在 Excel 中，也應該像小型資料庫表一樣運作。

步驟 2：建立狀態、來源和擁有者的受控下拉式選單

在「清單」工作表中，為需要使用一致值的欄位建立簡短清單。一個有用的初始狀態清單範例為：

• 新的
• 已聯繫
• 合格的
• 提議
• 韓元
• 遺失的

確保各個階段與流程中的實際決策一致。如果「演示已安排」在運營上至關重要，請添加它。如果貴公司從不發送正式提案，請刪除「提案」階段。最佳的階段清單是能夠清楚告知團隊下一步操作的精簡版。

然後，在潛在客戶表中選擇「狀態」儲存格，並使用「資料」>「資料驗證」。將「允許」設為「清單」，並將「狀態」清單用作資料來源。對“來源”和“所有者”重複此操作。微軟目前的下拉清單文件建議使用清單資料來源，並指出將清單項目放在 Excel 表格中，可以更輕鬆地維護這些選項，尤其是在新增或刪除條目時。

步驟 3：將下次跟進日期作為最重要的工作字段

只有當銷售線索追蹤器能夠告訴你下一步該做什麼時，它才有用。這就是為什麼「下一步跟進」比冗長的「備註」欄位更有價值。

每次有意義的互動之後，更新以下三件事：

• 最後聯繫
• 下次跟進
• 一份簡短的說明，描述下一步行動

例如，與其寫“通話很順利”，不如寫“週五發送修改後的價格”，並將下次跟進日期設置為週五。這樣，電子表格就變成了一個工作隊列，而不是一個被動的聯絡人清單。

可選的逾期輔助列

如果您想要一個簡單的警告，而無需添加自動化功能，請在表中新增一個「注意」列，並使用以下公式：

=IF(AND([@[Next Follow-up]]<>"",[@[Next Follow-up]]<TODAY(),[@Status]<>"Won",[@Status]<>"Lost"),"OVERDUE","")

公式會標記出已過跟進日期的未結潛在客戶。如果您的階段名稱不同，請調整最後兩個條件。此公式的設計初衷是簡單易用：目的是找出被忽略的潛在客戶，而不是在 Excel 中建立工作流程軟體。

步驟 4：使用條件格式顯示例外狀況

條件格式最實用之處在於它能讓人一眼看出某個具體問題。微軟的條件格式文件支援基於文字、日期、值和公式的規則。

對於銷售線索追蹤器而言，以下用途較為適合：

• 高亮顯示狀態 = 獲勝用綠色顯示，失敗以暗紅色或灰色顯示。
• 在「注意」欄中反白顯示「逾期」。
• 反白今天發生的下一次跟進日期。
• 在刪除任何內容之前，您可以選擇性地高亮顯示重複的電子郵件地址以供審核。

避免使用過於鮮豔的顏色來標記每個階段。如果所有內容都被反白顯示，反而會適得其反。顏色主要用於表示行動：例如逾期、已贏、已輸，或其他會影響銷售人員行動的狀態。

第五步：將篩選器用作日常銷售工作區

由於 Excel 表格會自動在其表頭新增篩選控件，因此您可以將一個主清單轉換為多個臨時視圖，而無需建立重複的工作表。微軟的篩選文件解釋說，篩選器會隱藏不符合所選條件的行，同時保留底層資料。

常用的日常篩選條件包括：

• 所有者 = 我只能看到您分配的銷售線索。
• 狀態 = 新用戶或已聯繫，並專注於早期推廣階段。
• 下次跟進時間 = 今天或更早，以便處理待辦事項。
• 來源 = 推薦人對某某獲客管道的品質進行評估。

除非有充分的報告理由，否則請勿將篩選結果複製到單獨的「我的潛在客戶」、「熱門潛在客戶」或「本週」標籤頁中。多次複製會導致相同潛在客戶出現衝突版本。請保留一個來源表並變更視圖。

保持標題可見

如果工作表超出一屏，請使用「檢視」>「凍結窗格」功能，以便在捲動時保持標題行可見。微軟在其「凍結窗格」指南中將「凍結窗格」功能描述為在瀏覽工作表其他部分時鎖定行或列的一種方法。

步驟 6：檢查重複項，而不是盲目刪除。

當客戶透過多個管道提交諮詢時，重複的銷售線索很常見。在刪除任何資訊之前，請使用電子郵件、電話或其他穩定的識別碼突出顯示或篩選可能重複的線索。

微軟的重複值指南做出了一個重要的區別：篩選或突出顯示重複項可讓您查看它們，而刪除重複項則會根據您選擇的列永久刪除重複行。

這在銷售中至關重要。兩張包含相同電子郵件地址的記錄可能代表真正的重複記錄、兩個不同的銷售機會，或兩次不同時間提交的訂單。刪除前請務必審核。

步驟 7：使用資料透視表建立單一螢幕管道概覽

清理完來源表後，在儀表板工作表中新增資料透視表。微軟在其資料透視表文件中將資料透視表描述為一種用於計算、匯總和分析工作表資料的工具。

先從三個摘要開始：

• 依狀態篩選潛在客戶— 行：狀態；值：潛在客戶 ID 計數。
• 按來源劃分的潛在客戶— 行：來源；值：潛在客戶 ID 計數。
• 按所有者尋找線索— 行：所有者；值：線索 ID 計數。

如果「預估價值」始終保持準確，您也可以按狀態或所有者匯總價值。如果一半的行是空白的，或者數值是估算的，即使 Excel 可以計算，也不要將美元管道圖放在儀表板上。

步驟 8：儲存、共用並定義一條操作規則

將工作簿儲存為一個清晰易懂的名稱，例如Lead_Tracker.xlsx。如果有多人編輯，請將工作簿儲存在組織已有的協作位置，而不是透過單獨的附件傳遞。關鍵在於，追蹤表必須只有一個權威副本。

如果您想為另一個團隊或季度建立一個乾淨的起點，請在保留「清單」工作表、表格列、驗證規則和基本儀表板佈局後，請儲存空白副本。

一個簡單的每週工作流程

當 Excel 仍然足夠時

如果一個權威文件易於維護，團隊可以遵循簡單的所有權規則，並且主要任務是追蹤銷售線索是誰、他們處於銷售流程的哪個階段以及何時跟進，那麼可以保留電子表格。當您仍在探索銷售流程真正需要哪些階段、欄位和報表時，Excel 尤其有用。

這種學習很有價值。在流程定義之前就購買CRM系統，往往會將同樣的模糊性轉移到一個更昂貴的介面。

何時該購買客戶關係管理系統（CRM）

當Excel的限制體現在操作層面而非表面功夫時，就應該考慮其他方案。以下是一些強烈的信號：

• 銷售人員需要自動產生電子郵件、通話、會議或訊息記錄。
• 多人經常編輯同一條線索，所有權衝突很常見。
• 您需要自動化的線索分配、提醒、序列、審核或階段觸發的工作流程。
• 不同的使用者應該擁有不同的帳戶、聯絡人或商機存取權限。
• 重複項偵測需要能夠跨表單、電子郵件、匯入和整合正常運作。
• 管理者需要可靠的活動審計追蹤或標準化的預測。
• 銷售團隊花在維護電子表格的時間比用它來銷售的時間還多。

此時，Excel 追蹤表就變成了有用的遷移文件。它的欄位會告訴你實際需要哪些 CRM 欄位；它的階段清單定義了你的流程；它的來源值定義了客戶取得報表；而它的痛點則變成了你可以用來比較 CRM 產品的需求。

故意讓系統變得無聊

一個好的CRM前期線索追蹤工具，並非試圖在電子表格中重建Salesforce、Dynamics、HubSpot或其他CRM系統。它是一個規範的列表，包含可控的輸入、明確的責任人、後續行動以及簡短的總結。

如果只能做四件事，那就做這四件：每個銷售線索佔一行，使用標準化的狀態值，為每個活躍銷售線索分配負責人，並要求填寫下次跟進日期。這些規則建立起的營運規範遠比複雜的公式重要得多。當團隊規模擴大，不再需要這些規則時，你就可以根據實際需求而非功能清單來購買CRM系統。

微軟官方參考資料

• 在 Excel 中建立和格式化表格
• 在 Excel 中建立下拉式列表
• 使用條件格式突出顯示訊息
• 篩選範圍或表格中的數據
• 建立資料透視表以分析工作表數據
• 凍結窗格以鎖定行和列