將 SharePoint 列表導出到 Excel 或 CSV 文件

在此博客中，我們將討論如何以兩種方式導出 SharePoint 列表：導出到Excel文件和CSV文件。這是將列表或數據發送給組織外部的其他人的有效方式。

了解導出到 Excel 或 CSV 文件之間的區別將幫助您確定在各種情況下哪種導出方法最理想。

目錄

• 如何將 SharePoint 列表導出到 Excel
• 如何將 SharePoint 列表導出到 CSV
• 導出到 Excel 和 CSV 之間的區別
• 結論

如何將 SharePoint 列表導出到 Excel

首先，點擊導出。

您將看到兩個選項：導出到Excel 和導出到 CSV 文件。

如果您正在考慮時間，CSV文件的導出速度要快得多，因為它是靜態的。但是，如果您考慮動態，Excel文件是最佳選擇。

但現在，我們將選擇Export to Excel。

這實際上會下載一個查詢文件，基本上是Excel中的Power Query文件。導出前登錄到您的SharePoint 帳戶或Excel中的365 帳戶。您也可以在打開下載的Power Query文件時登錄。

接下來，在Excel上打開下載的查詢文件以查看導出的數據。

Tag列是一個多選列，因此選項用分號和井號 (;#)分隔。

您還可以通過單擊列的下拉按鈕來查看選項。在此示例中，它是標籤列。

然後你會看到可用的選項。

如果要篩選Excel 正在查看的數據，可以單擊要用於篩選的列。在此示例中，我們將單擊Office列。

然後，在對話框中選中達拉斯。

之後，單擊確定。

因此，您的Excel將顯示辦公室位於Dallas的項目。

請記住，對於Power Query文件，如果您打算將其發送給組織或公司外部的人員，則應首先複製數據。複製的文件將是您應該發送的文件。

如何將 SharePoint 列表導出到 CSV

首先，單擊“導出”，然後單擊“導出到 CSV”。

這將下載一個CSV文件。最好的部分是您不再需要登錄。

您將看到列表的靜態版本。

請記住，當您選擇導出為CSV時，您正在下載列表的最新更新版本。由於它是靜態的，因此當您更新 SharePoint 列表時，您需要重新下載它。

而在Power Query文件中，每次更新 SharePoint 列表時，它都會自動對文件執行相同的操作，因為它是Power Query文件。

導出到 Excel 和 CSV 之間的區別

以下是兩者之間的主要區別：

• Power Query文件就像 SharePoint 列表的擴展，這意味著對 SharePoint 列表所做的任何更改都將反映在Power Query文件中。
• 如果要將Power Query文件發送給組織外部的人員，則需要將文件複製並粘貼到另一個工作表，然後發送複製的文件。
• CSV文件是靜態的。如果您要將其發送給組織外的其他人，則無需複制。您可以直接將其發送給該人。
• 您無需登錄即可訪問導出的CSV文件。
• 如果在將列表導出到CSV文件後進行了更改，除非重新下載，否則它不會反映在CSV文件中。

SharePoint 列表警報設置
SharePoint 列表：
SharePoint 列表中的版本歷史概述

結論

總而言之，您已了解如何將 SharePoint 列表導出到Excel和CSV。如果您想將數據發送到組織外部，您可以在兩者之間進行選擇。但是，如果您的目標是快速完成，將列表導出為CSV是最佳選擇。

通過了解這兩者之間的區別，您將能夠輕鬆地決定在各種情況下哪種導出方法是理想的。如果您想了解有關此主題和其他相關內容的更多信息，您當然可以查看下面的相關鏈接列表。

一切順利，

亨利