Excel中的IFERROR函數、公式及用法
學習如何在 Excel 中使用非常常用的 IFERROR 函數，提升您的數據處理效率。
Excel 2016 - 第 4 課：如何儲存與分享電子表格
每當您在 Excel 中建立新電子表格時，您都需要知道如何儲存它，以便以後存取和編輯它。就像先前版本的 Excel 一樣，您可以將檔案本機儲存到電腦上。但與先前的版本不同的是，Excel 2016還允許您使用OneDrive將電子表格儲存到雲端系統。您也可以直接從 Excel 匯出電子表格並與其他人共用。
文章目錄
儲存與分享 Excel 2016 電子表格
觀看下面的視頻，以了解有關在 Excel 2016 中儲存和分享電子表格的更多資訊：
每當您開啟或儲存電子表格時，您都可以選擇使用OneDrive，這是您的 Microsoft 帳戶中包含的線上文件儲存服務。若要啟用此選項，您必須登入 Office。要了解更多信息，請訪問我們的Excel 2016 完整指南（第 2 部分）：了解 OneDrive 文章。
保存並另存為
Excel 2016提供了兩種儲存檔案的方式：「儲存」和「另存為」。這些選項的工作方式與舊版本類似，只有一些重要的區別：
- 儲存：建立或編輯電子表格時，您將使用「儲存」命令來儲存變更。您將經常使用此命令。第一次儲存檔案時，只需選擇檔案名稱和儲存位置即可。然後只需單擊“保存”命令即可使用相同的名稱和位置保存它。
- 另存為：您將使用此命令建立電子表格的副本，同時保留原始文件。使用「另存為」時，您需要為複製的版本選擇不同的名稱和/或位置。
如何儲存 Excel 電子表格
每當您開始新專案或更改現有計劃時，儲存電子表格非常重要。定期保存可以防止您的工作資料遺失。您還需要注意保存電子表格的位置，以便以後可以輕鬆找到它。
1. 在快速存取工具列上找到並選擇「儲存」命令。
2. 如果您是第一次儲存該文件，後台檢視中將出現「另存為」。
3. 然後，您需要選擇儲存檔案的位置並為其命名。若要將電子表格儲存到您的計算機，請選擇「計算機」，然後按一下「瀏覽」。或者，您可以按一下OneDrive將檔案儲存到 OneDrive。
4.將出現「另存為」對話框。選擇您要儲存電子表格的位置。
5. 輸入電子表格的檔案名，然後按一下「儲存」。
6. 電子表格將會被儲存。修改電子表格時，您可以按一下「儲存」命令來儲存變更。此外，您還可以透過按下鍵盤上的Ctrl + S來存取「儲存」命令。
使用「另存為」儲存到新電子表格
如果您想在保留原始電子表格的同時保存另一個版本的電子表格，則可以製作副本。例如，如果您有一個名為Sales Data的文件，則可以將其另存為Sales Data 2，以便您可以編輯新文件並仍然引用原始版本。
為此，請在 Backstage 視圖中按一下「另存為」命令。就像第一次儲存檔案一樣，您需要選擇儲存檔案的位置並為其指定新的檔案名稱。
如何更改Excel檔案的預設保存位置
如果您不想使用 OneDrive，在儲存時選擇 OneDrive 作為預設位置時感到不舒服，或者覺得每次都必須選擇「電腦」不方便，您可以變更預設儲存位置，以便選擇您的電腦進行儲存預設。
1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。
2.點選選項._ _
3.將出現Excel 的選項對話方塊。選擇「儲存」 ，勾選「預設儲存到電腦」旁邊的方塊，然後按一下「確定」。預設儲存位置將會變更。
自動恢復功能
當您處理電子表格時，Excel 會自動將其儲存到臨時資料夾中。如果您忘記儲存變更或 Excel 崩潰，您可以使用AutoRecover恢復檔案。
使用自動恢復功能
1.打開Excel。如果找到該文件的自動儲存版本，將出現「文件復原」窗格。
2. 點選以開啟現有文件。電子表格將被恢復。
- 預設情況下，Excel 每 10 分鐘自動儲存一次。如果編輯工作簿的時間少於 10 分鐘，Excel 無法建立自動儲存版本。
- 如果您沒有看到所需的文件，您可以從Backstage 視圖瀏覽所有自動儲存的文件。只需選擇“檔案”選項卡，按一下“管理版本”，然後選擇“還原未儲存的工作簿”。
匯出 Excel 2016 電子表格
預設情況下，Excel 電子表格會儲存在.xlsx檔案中。但是，有時您需要使用其他文件類型，例如PDF或Excel 97-2003電子表格。您可以輕鬆地將電子表格從 Excel 匯出為各種文件類型。
如何將電子表格匯出為 PDF 文件
如果您與未安裝 Excel 應用程式的人共用電子表格，則將電子表格匯出為AdAdobe Acrobat文件（通常稱為PDF檔案）會特別有用。PDF 檔案允許使用者查看但不能編輯電子表格的內容。
1. 按一下「檔案」標籤存取Backstage 檢視。
2.按一下「匯出」，然後選擇「建立 PDF/XPS」。
3.將出現「另存為」對話框。選擇要將電子表格匯出到的位置，輸入檔案名，然後按一下「發布」。
- 預設情況下，Excel 將僅匯出活動工作表。如果您有多個電子表格並希望將它們全部保存在同一個 PDF 文件中，請按一下「另存為」對話方塊中的「選項」。將出現“選項”對話框。選擇整個工作簿（整個工作簿），然後按一下確定。
- 每當您將電子表格匯出為 PDF 時，您還需要考慮將出現在每個 PDF 頁面上的電子表格數據，就像列印電子表格一樣。
如何將電子表格匯出為其他文件類型
您可能還會發現將電子表格匯出為其他文件類型很有用，例如，如果您需要與使用舊版 Excel 的人員共享，則匯出為 Excel 97-2003電子表格；如果您需要純文字版本的電子表格精華，則匯出為.CSV檔案也很有用。
1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。
2. 按一下「匯出」，然後選擇「變更檔案類型」。
3. 選擇常用文件類型，然後按一下另存為。
4.將出現「另存為」對話框。選擇要將電子表格匯出到的位置，輸入檔案名，然後按一下「儲存」。
- 您也可以使用「另存為」對話方塊中的「另存為類型：」下拉式功能表將電子表格儲存為各種文件類型。
共享 Excel 2016 電子表格
使用 OneDrive 時，Excel 可以輕鬆分享和協作處理電子表格。以前，如果您想與某人共享文件，您可以將其作為電子郵件附件發送。雖然這很方便，但它也會創建同一文件的多個版本，這很難組織。
當您從 Excel 共用電子表格時，實際上是在向其他人授予存取完全相同檔案的權限。這使您和與您共享的人員可以編輯同一電子表格，而無需追蹤多個版本。
注意：要分享電子表格，必須先將其儲存到您的 OneDrive。
共享電子表格
1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖，然後按一下「共用」。
2.將出現共享視窗。如果您尚未完成電子表格，系統會提示您將文件儲存至 OneDrive。
- 請注意，儲存後您可能需要導航回「共享」視窗。
3. 在「共用」視窗中，如果您的文件儲存到OneDrive，請按一下「與他人共用」按鈕。
4. Excel 將返回正常視圖並在視窗右側開啟「共享」視窗。您可以在此處邀請其他人共享您的文檔，查看有權訪問該文檔的人員列表，並設定他們是否可以編輯或只能查看該文檔。
下一課：Excel 2016 - 第 5 課：儲存格和區域的基本概念
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