Excel 2016 - 第 4 課:如何儲存與分享電子表格

Excel 2016 - 第 4 課:如何儲存與分享電子表格

每當您在 Excel 中建立新電子表格時,您都需要知道如何儲存它,以便以後存取和編輯它。就像先前版本的 Excel 一樣,您可以將檔案本機儲存到電腦上。但與先前的版本不同的是,Excel 2016還允許您使用OneDrive將電子表格儲存到雲端系統。您也可以直接從 Excel 匯出電子表格並與其他人共用。

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儲存與分享 Excel 2016 電子表格

觀看下面的視頻,以了解有關在 Excel 2016 中儲存和分享電子表格的更多資訊:

每當您開啟或儲存電子表格時,您都可以選擇使用OneDrive,這是您的 Microsoft 帳戶中包含的線上文件儲存服務。若要啟用此選項,您必須登入 Office。要了解更多信息,請訪問我們的Excel 2016 完整指南(第 2 部分):了解 OneDrive 文章。

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保存並另存為

Excel 2016提供了兩種儲存檔案的方式:「儲存」「另存為」。這些選項的工作方式與舊版本類似,只有一些重要的區別:

  • 儲存:建立或編輯電子表格時,您將使用「儲存」命令來儲存變更。您將經常使用此命令。第一次儲存檔案時,只需選擇檔案名稱和儲存位置即可。然後只需單擊“保存”命令即可使用相同的名稱和位置保存它。
  • 另存為:您將使用此命令建立電子表格的副本,同時保留原始文件。使用「另存為」時,您需要為複製的版本選擇不同的名稱和/或位置。

如何儲存 Excel 電子表格

每當您開始新專案或更改現有計劃時,儲存電子表格非常重要。定期保存可以防止您的工作資料遺失。您還需要注意保存電子表格的位置,以便以後可以輕鬆找到它。

1. 在快速存取工具列上找到並選擇「儲存」命令。

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2. 如果您是第一次儲存該文件,後台檢視中將出現「另存為」

3. 然後,您需要選擇儲存檔案的位置並為其命名。若要將電子表格儲存到您的計算機,請選擇「計算機」,然後按一下「瀏覽」。或者,您可以按一下OneDrive將檔案儲存到 OneDrive。

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4.將出現「另存為」對話框。選擇您要儲存電子表格的位置。

5. 輸入電子表格的檔案名然後按一下「儲存」

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6. 電子表格將會被儲存。修改電子表格時,您可以按一下「儲存」命令來儲存變更。此外,您還可以透過按下鍵盤上的Ctrl + S來存取「儲存」命令。

使用「另存為」儲存到新電子表格

如果您想在保留原始電子表格的同時保存另一個版本的電子表格,則可以製作副本。例如,如果您有一個名為Sales Data的文件,則可以將其另存為Sales Data 2,以便您可以編輯新文件並仍然引用原始版本。

為此,請在 Backstage 視圖中按一下「另存為」命令。就像第一次儲存檔案一樣,您需要選擇儲存檔案的位置並為其指定新的檔案名稱。

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如何更改Excel檔案的預設保存位置

如果您不想使用 OneDrive,在儲存時選擇 OneDrive 作為預設位置時感到不舒服,或者覺得每次都必須選擇「電腦」不方便,您可以變更預設儲存位置,以便選擇您的電腦進行儲存預設。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

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2.點選選項._ _

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3.將出現Excel 的選項對話方塊。選擇「儲存」 ,勾選「預設儲存到電腦」旁邊的方塊然後按一下「確定」。預設儲存位置將會變更。

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自動恢復功能

當您處理電子表格時,Excel 會自動將其儲存到臨時資料夾中。如果您忘記儲存變更或 Excel 崩潰,您可以使用AutoRecover恢復檔案。

使用自動恢復功能

1.打開Excel。如果找到該文件的自動儲存版本,將出現「文件復原」窗格。

2. 點選以開啟現有文件。電子表格將被恢復。

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  • 預設情況下,Excel 每 10 分鐘自動儲存一次。如果編輯工作簿的時間少於 10 分鐘,Excel 無法建立自動儲存版本。
  • 如果您沒有看到所需的文件,您可以從Backstage 視圖瀏覽所有自動儲存的文件。只需選擇“檔案”選項卡,按一下“管理版本”,然後選擇“還原未儲存的工作簿”

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匯出 Excel 2016 電子表格

預設情況下,Excel 電子表格會儲存在.xlsx檔案中。但是,有時您需要使用其他文件類型,例如PDFExcel 97-2003電子表格。您可以輕鬆地將電子表格從 Excel 匯出為各種文件類型。

如何將電子表格匯出為 PDF 文件

如果您與未安裝 Excel 應用程式的人共用電子表格,則將電子表格匯出為AdAdobe Acrobat文件(通常稱為PDF檔案)會特別有用。PDF 檔案允許使用者查看但不能編輯電子表格的內容。

1. 按一下「檔案」標籤存取Backstage 檢視

2.按一下「匯出」,然後選擇「建立 PDF/XPS」

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3.將出現「另存為」對話框。選擇要將電子表格匯出到的位置,輸入檔案名,然後按一下「發布」

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  • 預設情況下,Excel 將僅匯出活動工作表。如果您有多個電子表格並希望將它們全部保存在同一個 PDF 文件中,請按一下「另存為」對話方塊中的「選項」。將出現“選項”對話框。選擇整個工作簿整個工作簿),然後按一下確定。

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  • 每當您將電子表格匯出為 PDF 時,您還需要考慮將出現在每個 PDF 頁面上的電子表格數據,就像列印電子表格一樣。

如何將電子表格匯出為其他文件類型

您可能還會發現將電子表格匯出為其他文件類型很有用,例如,如果您需要與使用舊版 Excel 的人員共享,則匯出為 Excel 97-2003電子表格;如果您需要純文字版本的電子表格精華,則匯出為.CSV檔案也很有用。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 按一下「匯出」,然後選擇「變更檔案類型」

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3. 選擇常用文件類型,然後按一下另存為

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4.將出現「另存為」對話框。選擇要將電子表格匯出到的位置,輸入檔案名,然後按一下「儲存」

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  • 您也可以使用「另存為」對話方塊中的「另存為類型:」下拉式功能表將電子表格儲存為各種文件類型。

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共享 Excel 2016 電子表格

使用 OneDrive 時,Excel 可以輕鬆分享和協作處理電子表格。以前,如果您想與某人共享文件,您可以將其作為電子郵件附件發送。雖然這很方便,但它也會創建同一文件的多個版本,這很難組織。

當您從 Excel 共用電子表格時,實際上是在向其他人授予存取完全相同檔案的權限。這使您和與您共享的人員可以編輯同一電子表格,而無需追蹤多個版本。

注意:要分享電子表格,必須先將其儲存到您的 OneDrive。

共享電子表格

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖,然後按一下「共用」

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2.將出現共享視窗。如果您尚未完成電子表格,系統會提示您將文件儲存至 OneDrive。

  • 請注意,儲存後您可能需要導航回「共享」視窗。

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3. 在「共用」視窗中,如果您的文件儲存到OneDrive,請按一下「他人共用」按鈕。

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4. Excel 將返回正常視圖並在視窗右側開啟「共享」視窗。您可以在此處邀請其他人共享您的文檔,查看有權訪問該文檔的人員列表,並設定他們是否可以編輯或只能查看該文檔。

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下一課:Excel 2016 - 第 5 課:儲存格和區域的基本概念

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