Excel 2019（第 20 部分）：組與小計

包含大量內容的工作表有時會讓人感到不知所措，甚至變得難以閱讀。幸運的是，Excel可以將資料組織成群組，讓您可以輕鬆顯示和隱藏工作表的不同部分。您也可以使用小計命令匯總不同的群組並為工作表建立大綱。

如何對行或列進行分組

1. 選擇要分組的行或列。此範例將選擇 B、C 和 D 列。

2. 選擇功能區上的「資料」選項卡，然後按一下「分組」指令。

3. 選定的行或列將被分組。在範例中，B、C 和 D 列被分組。

若要取消資料分組，請選擇分組的行或列，然後按一下「取消分組」命令。

如何隱藏和顯示群組

1. 若要隱藏群組，請按一下減號，也稱為隱藏詳細資料按鈕。

2. 群組將被隱藏。若要顯示隱藏的群組，請按一下加號，也稱為「顯示詳細資料」按鈕。

建立小計

小計指令可讓您自動建立群組並使用SUM、COUNT和AVERAGE等常用函數來協助匯總資料。例如，小計命令可以幫助根據大型庫存訂單按類型計算辦公用品的成本。它將建立一個群組的層次結構（稱為大綱），以幫助組織工作表。

在使用小計命令之前，必須對資料進行正確排序，因此您可能需要查看對資料進行排序一文以了解更多資訊。

如何建立小計

此範例將使用小計命令和 T 卹訂單表單來確定每種尺寸（小號、中號、大號和加大號）訂購的 T 卹數量。這將為工作表建立一個大綱，將每種 T 卹尺寸作為一組，然後計算每組中的襯衫總數。

1. 首先，依照要小計的資料對工作表進行排序。此範例將為每個 T 卹尺寸建立小計，因此工作表已按 T 卹尺寸從小到大排序。

2. 選擇「資料」選項卡，然後按一下「小計」指令。

3.將出現小計對話框。按一下每次變更時：欄位的下拉箭頭以選擇要小計的列。例如，我們將選擇T 卹尺寸。

4. 按一下使用功能：欄位的下拉箭頭以選擇要使用的功能。例如，選擇COUNT可統計以每種尺寸訂購的襯衫數量。

5. 在新增小計至：欄位中，選擇要顯示計算出的小計的欄位。例如，我們將選擇T 卹尺寸。如果您對選擇感到滿意，請按一下「確定」。

6. 工作表將分成幾組，每組下方將列出小計。在範例中，資料現在按 T 卹尺寸分組，並且按該尺寸訂購的襯衫數量顯示在每組下方。

如何按級別查看群組

建立小計時，工作表將分為不同的等級。您可以透過點擊工作表左側的等級按鈕在這些等級之間切換，以快速控制工作表中顯示的資訊量。此範例將在大綱中的所有 3 個層級之間切換。儘管此範例僅包含 3 個級別，但實際上 Excel 最多可以包含 8 個級別。

1. 按一下最低等級可顯示最少的詳細資訊。此範例將選擇等級 1，其中僅包含總計數或訂購的 T 卹總數。

2. 按一下下一層以展開詳細資訊。此範例將選擇等級 2，其中包含每個小計行，但隱藏工作表中的所有其他資料。

3. 點選頂層可查看並展開所有工作表資料。例如，我們將選擇等級 3。

您也可以使用「顯示詳細資料」和「隱藏詳細資料」按鈕來顯示和隱藏大綱中的群組。

如何刪除小計

有時，您可能不想在工作表中保留小計，特別是當您想以其他方式重新組織資料時。如果您不想再使用小計，則需要將其從工作表中刪除。

1. 選擇「資料」選項卡，然後按一下「小計」指令。

2.將出現小計對話框。點選全部刪除。

3. 所有工作表資料將被取消分組，並且小計將被刪除。

若要刪除所有群組而不刪除小計，請按一下「取消分組」命令下拉箭頭，然後選擇「清除大綱」。