Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

當您有大量Excel資料時,有時很難分析工作表中的所有資訊。數據透視表可以匯總數據並允許您以不同的方式操作數據,從而使您的工作表更易於管理。

使用資料透視表回答問題

考慮下面的例子。假設您要回答以下問題:每位銷售員的銷售額是多少?尋找答案可能既耗時又困難。每個銷售人員的名字出現在多個商品上,您需要計算他們所有不同訂單的總和。小計命令可用於協助尋找每位銷售人員的總計,但需要處理大量資料。

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

幸運的是,數據透視表可以動態計算和匯總數據,讓您更輕鬆地閱讀。完成後,資料透視表將如下所示:

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

建立資料透視表後,您可以透過重新排列資料來使用它來回答不同的問題。例如,假設您想回答:每月的銷售總額是多少?資料透視表可以修改為如下所示:

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如何建立資料透視表

1. 選擇要包含在資料透視表中的表格或儲存格(包含列標題)。

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

2. 在「插入」標籤中,按一下「資料透視表」指令。

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3.將出現「建立資料透視表」對話框。選擇您的設置,然後按一下“確定”。此範例將使用Table1作為來源資料並將資料透視表放置在新工作表中。

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

4.空資料透視表欄位清單將出現在新工作表中。

Excel 2019(第 26 部分):資料透視表簡介

5. 建立資料透視表後,您需要決定要新增哪些欄位。每個欄位只是來源資料中的列標題。在資料透視表 欄位清單中,選取要新增的每個欄位的核取方塊。此範例想要了解每位銷售人員銷售的總金額,因此將選擇「銷售人員」「訂單金額」欄位。

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6. 所選欄位將會新增至以下 4 個區域之一。在範例中,「銷售人員」欄位已新增至「行」區域,而「訂單金額」已新增至「值」。您也可以將欄位直接拖曳到所需區域。

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7. 資料透視表將計算並彙總所選欄位。在範例中,資料透視表顯示每位銷售人員銷售的數量。

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與常規電子表格一樣,您可以使用「主頁」標籤上的「排序和篩選」命令對資料透視表中的資料進行排序您也可以套用任何您想要的數字格式樣式。例如,您可能想要將數位格式變更為貨幣。但是,請注意,當您修改資料透視表時,某些格式樣式可能會消失。

如果您變更來源工作表中的任何數據,資料透視表將不會自動更新。若要手動更新,請選擇資料透視表,然後前往「分析」>「重新整理」

旋轉數據

數據透視表最好的事情之一是它們可以快速旋轉或重新組織數據,使您可以透過多種方式測試工作表。透視數據可以幫助您回答各種問題,甚至可以試驗數據以發現新的趨勢和模式。

如何新增列

到目前為止,資料透視表一次僅顯示一列資料。若要顯示多列,您需要將欄位新增至「列」區域。

1. 將欄位從欄位清單拖曳到列區域。此範例將使用“月份”欄位。

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2. 資料透視表將包含多個欄位。在範例中,除了總數之外,現在還有一列用於顯示每個人的每月銷售額。

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如何更改行或列

更改一行或一列可以讓您對資料有完全不同的看法。您所要做的就是刪除有問題的字段,然後用另一個字段替換它。

1. 將要刪除的欄位拖曳出其目前區域。您也可以取消選取欄位清單中的對應方塊。此範例刪除「月份」「銷售人員」欄位。

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2. 將新欄位拖曳至所需區域。此範例將“區域”欄位放置在“行”中。

3. 資料透視表將進行調整以顯示新資料。在範例中,將顯示每個地區的銷售數量。

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