Excel 2019（第 3 部分）：儲存與分享工作簿

每當您在 Excel 中建立新工作簿時，您都需要知道如何儲存它以便以後存取和編輯它。與先前版本的 Excel 一樣，您可以使用OneDrive將文件本機儲存到電腦或雲端，也可以直接從Microsoft Excel匯出工作簿並與其他人共用。

儲存和另存為功能

Excel 提供了兩種儲存檔案的方式：「儲存」和「另存為」。這些選項的工作方式相似，但有一些重要的區別：

儲存和另存為功能

儲存：建立或編輯工作簿時，您將使用「儲存」命令來儲存變更。幾乎在所有情況下您都會使用此命令。儲存檔案時，您只需第一次選擇檔案名稱和位置即可。然後您只需單擊“保存”命令即可以相同的名稱和位置保存它。

另存為：您將使用此命令建立工作簿的副本，同時保留原始工作簿。使用「另存為」時，您需要為複製的版本選擇不同的名稱和/或位置。

如何儲存工作簿

每當您開始新專案或對現有專案進行更改時，儲存工作簿非常重要。儘早並經常保存文件可以幫助您在出現問題時避免丟失工作。您還需要注意工作簿的儲存位置，以便以後可以輕鬆找到它。

1. 在快速存取工具列上找到並選擇「儲存」命令。

選擇儲存命令

2. 如果您是第一次儲存文件， 「另存為」控制列將會出現在 Backstage 檢視中。

3. 然後，您需要選擇儲存位置並命名檔案。若要將工作簿儲存到您的計算機，請選擇「計算機」，然後按一下「瀏覽」。您也可以點擊OneDrive將檔案儲存到 OneDrive。

選擇儲存位置並命名文件

4.將出現「另存為」對話框。選擇要儲存工作簿的位置。

5. 輸入工作簿的檔案名，然後按一下「儲存」。

點擊“儲存”

6. 工作簿將會被儲存。修改工作簿時，您可以再次按一下「儲存」命令來儲存變更。

您也可以按下鍵盤上的Ctrl + S來存取「儲存」命令。

使用「另存為」來製作副本

如果您想在保留原始工作簿的同時儲存工作簿的另一個版本，則可以製作副本。例如，如果您有一個名為Sales Data的文件，則可以將其另存為Sales Data 2，以便您可以編輯新文件並仍然參考原始版本。

為此，請在 Backstage 視圖中按一下「另存為」命令。就像第一次儲存檔案一樣，您需要選擇儲存位置並命名新檔案。

如何變更預設儲存位置

如果您不想使用 OneDrive，您可能會對在儲存時選擇 OneDrive 作為預設位置感到沮喪。如果您覺得每次都選擇“計算機”不方便，可以更改預設保存位置，使預設選擇“計算機” 。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

按一下“檔案”標籤

2. 點選選項。

點選選項

3.將出現「Excel 選項」對話方塊。選擇「儲存」 ，勾選「預設儲存到電腦」旁邊的方塊，然後按一下「確定」。預設儲存位置將會變更。

Excel 選項對話框

自動恢復功能

當您處理工作簿時，Excel 會自動將其儲存到臨時資料夾中。如果您忘記儲存變更或 Excel 崩潰，您可以使用自動復原來復原檔案。

如何使用自動恢復

1. 開啟 Excel。如果找到文件的自動儲存版本，將出現「文件復原」面板。

2. 點選以開啟現有文件。工作簿將被恢復。

工作簿已恢復

預設情況下，Excel 每 10 分鐘自動儲存一次。如果您打算在 10 分鐘內編輯工作簿，Excel 可能不會建立自動儲存的版本。

如果您沒有看到所需的文件，您可以從 Backstage 視圖瀏覽所有自動儲存的文件。只需選擇“檔案”選項卡，按一下“管理 工作簿”，然後選擇“還原未儲存的工作簿”。

選擇恢復未儲存的工作簿

匯出工作簿

預設情況下，Excel 工作簿以 .xlsx 格式儲存。但是，有時您需要使用其他文件類型，例如PDF或 Excel 97-2003。可以輕鬆地將工作簿從 Excel 匯出為多種不同的文件類型。

如何將工作簿匯出為 PDF 文件

如果您與沒有 Excel 的人共用工作簿，則將工作簿匯出為AdAdobe Acrobat文件（通常稱為 PDF 檔案）會特別有用。PDF 將幫助收件者檢視但無法編輯工作簿的內容。

1. 按一下「檔案」標籤存取Backstage 檢視。

2. 按一下「匯出」，然後選擇「建立 PDF/XPS」。

選擇建立 PDF/XPS

3.將出現「另存為」對話框。選擇要將工作簿匯出到的位置，輸入檔案名，然後按一下「發布」。

點擊發布

預設情況下，Excel 將僅匯出活動工作表。如果您有多個工作表並希望將它們全部保存在同一個 PDF 文件中，請按一下「另存為」對話方塊中的「選項」。將出現“選項”對話框。選擇整個工作簿，然後按一下「確定」。

選擇整個工作簿

每當將工作簿匯出為 PDF 時，您還需要考慮工作簿資料在每個 PDF 頁面上的顯示方式，就像列印工作簿時一樣。

如何將工作簿匯出為其他文件類型

您可能還會發現將工作簿匯出為其他文件類型很有用，例如，如果您需要與使用舊版 Excel 的人員共享，則匯出為 Excel 97-2003 工作簿；如果您需要純版本，則匯出為. CSV 檔案。工作簿的。

1. 按一下「檔案」標籤存取Backstage 檢視。

2. 按一下「匯出」，然後選擇「變更檔案類型」。

選擇更改文件類型

3. 選擇常用文件類型，然後按一下「另存為」。

按一下另存為

4.將出現「另存為」對話框。選擇要將工作簿匯出到的位置，輸入檔案名，然後按一下「儲存」。

另存為對話框

您也可以使用「另存為」對話方塊中的「另存為類型：」下拉式功能表以多種不同的檔案類型儲存工作簿。

儲存類型下拉式選單：

共享工作簿

Excel 讓使用 OneDrive 可以輕鬆共用和協同處理工作簿。以前，如果您想與某人共享文件，您可以將其作為電子郵件附件發送。雖然方便，但該系統也會創建同一文件的多個版本，這可能很難組織。

從 Excel 共用工作簿時，您實際上是在向其他人授予對相同文件的存取權限。這使您和與您共享的人員可以編輯同一工作簿，而無需追蹤多個版本。

若要共用工作簿，必須先將其儲存到您的 OneDrive。

如何共享工作簿

1. 按一下「檔案」標籤存取Backstage 視圖，然後按一下「共用」。

點擊分享

2. Excel 將返回普通視圖並開啟視窗右側的共用面板。從這裡，您可以邀請其他人共享您的文檔，查看有權訪問該文檔的人員列表，並設定權限以能夠編輯或僅查看該文檔。

選擇與誰分享