Excel 2019（第 7 部分）：了解數字格式

數字格式是什麼？

每當您在Microsoft Excel中使用電子表格時，都應該為資料使用適當的數字格式。數字格式準確地告訴電子表格您正在使用哪種類型的數據，例如百分比 (%)、貨幣 ($)、時間、日期等。

為什麼要使用數字格式？

數位格式不僅使電子表格更易於閱讀，而且更易於使用。當您套用數字格式時，您實際上是在告訴電子表格儲存格中儲存的值類型。例如，日期格式告訴電子表格您正在輸入特定的日曆日期。這使得電子表格能夠更好地理解您的數據，有助於確保您的數據一致並且公式計算準確。

如果您不需要使用特定的數位格式，電子表格通常會預設套用通用數字格式。但是，全域格式可能會對您的資料套用一些細微的格式變更。

應用數字格式

就像其他格式樣式（例如更改字體顏色）一樣，您可以透過選擇儲存格並點擊所需的格式選項來套用數字格式。選擇數字格式有兩種主要方法：

1. 前往「首頁」選項卡，按一下「數字」群組中的「數字格式」下拉式選單，然後選擇所需的格式。

2. 點選下拉選單下方的快速數位格式指令之一。

您也可以選擇所需的儲存格並按鍵盤上的Ctrl + 1來存取其他數字格式選項。

此範例套用了貨幣格式，該格式會新增貨幣符號 ( $ ) 並為任何數值顯示兩位小數。

如果您選擇任何具有數字格式的儲存格，您可以在公式列中看到該儲存格的實際值。電子表格將使用該值進行公式和其他計算。

正確使用數字格式

這不僅僅是簡單地選擇單元格和應用程式格式。電子表格實際上可以根據您輸入資料的方式自動套用數字格式。這意味著您需要以程式可以理解的方式輸入數據，然後確保儲存格使用適當的數字格式。例如，下圖顯示如何正確使用日期、百分比和時間的數字格式：

現在您對數位格式的工作原理有了更多了解。接下來，我們來看看一些具體的數字格式。

百分比格式

最有用的數字格式之一是百分比格式 (%)。它將值顯示為百分比，例如 20% 或 55%。這在計算銷售稅成本或小費等內容時特別有用。當您在數字後輸入百分號 (%) 時，百分比格式將自動套用於該儲存格。

百分比也可以寫成小數。因此，15% 等於 0.15，7.5% 等於 0.075，20% 等於 0.20，55% 等於 0.55 等等。百分比格式在許多情況下很有用。例如，在下圖中，請注意每個電子表格的銷售稅率格式如何不同（5、5% 和 0.05）：

正如您所看到的，左側電子表格中的計算無法正常工作。如果沒有百分比格式，電子表格會假設您要將 22.50 美元乘以 5，而不是 5%。右側的電子表格在沒有百分比格式的情況下仍然可以使用，中間的電子表格更易於閱讀。

日期格式

每當您使用日期時，您都會想要使用日期格式讓電子表格知道您指的是特定的日曆日期，例如 2014 年 7 月 15 日。日期格式還允許您使用一組強大的工具，其中包括使用日期和時間資訊來計算答案的函數。

電子表格無法像人類一樣理解資訊。例如，如果您在儲存格中輸入十月，電子表格將不會知道您正在輸入日期，因此它將像對待任何其他文字一樣處理此內容。相反，在輸入日期時，您需要使用電子表格可以理解的特定格式，例如月/日/年（或日/月/年，具體取決於您所在的國家/地區）。下面的範例將輸入 12/10/2014，相當於 2014 年 10 月 12 日。然後，電子表格將自動將日期格式套用到儲存格。

現在您已經正確設定了日期格式，您可以使用此資料執行不同的操作。例如，您可以使用填滿句柄繼續填入列中的後續日期：

如果日期格式未自動套用，則表示電子表格無法理解您輸入的資料。下面的例子已經進入了3月15日。電子表格無法理解作者所指的是日期，因此單元格仍使用通用數字格式。

另一方面，如果您輸入3 月 15 日（不含“th”），電子表格會將其識別為一天。由於它不包含年份，因此電子表格將自動添加當前年份，以便日期部分包含所有必要的資訊。也可以透過其他方式輸入日期，例如 3/15、3/15/2014 或 3/15/2014，電子表格仍會將其識別為日期。

如果要將目前日期新增至儲存格中，可以使用Ctrl + ; 就像下面的影片一樣。

更多日期格式選項

若要存取其他日期格式選項，請選擇數字格式下拉式選單，然後選擇更多數字格式。這些是以不同方式顯示日期的選項，例如包括星期幾或省略年份。

將出現「設定儲存格格式」對話方塊。從這裡，您可以選擇所需的日期格式選項。

正如您在公式列中看到的，自訂日期格式不僅會變更儲存格中的實際日期，還會變更其顯示方式。

格式化數字的提示

以下是一些透過數字格式獲得最佳結果的提示：

將數字格式應用於整個列：如果您打算將列用於某種類型的資料（例如日期或百分比），選擇整個列的最簡單方法是單擊列字母並套用所需的數字格式。這樣，您將來新增到此列的任何資料都將具有正確的數字格式。請注意，標題行通常不受數字格式的影響。

套用數字格式後仔細檢查您的值：如果您對現有數據套用數字格式，您可能會得到意想不到的結果。例如，將百分比格式 (%) 應用於值為 5 的儲存格將得到 500%，而不是 5%。在這種情況下，您需要在每個儲存格中重新正確輸入值。

如果您在公式中引用具有數位格式的儲存格，電子表格會自動將相同的數位格式套用到新儲存格。例如，如果您在公式中使用貨幣格式的值，則計算值也會使用貨幣格式。

如果您希望資料完全按照輸入的形式顯示，則需要使用文字數字格式。此格式特別適合您不想執行計算的數字，例如電話號碼、郵遞區號或以 0 開頭的數字（例如02415）。為了獲得最佳結果，您可能需要在輸入之前套用格式文字數字格式資料到這些儲存格中。

增加小數和減少小數命令

“增加小數”和“減少小數”指令可讓您控制儲存格中顯示的小數位數。這些命令不會更改單元格值；相反，它們將值顯示為設定的小數位數。

減少小數將顯示四捨五入到該小數位的值，但儲存格中的實際值仍將顯示在公式列中。

“增加小數”和“減少小數”指令不適用於某些數字格式，例如“日期”和“分數”。