40 個 Microsoft Teams 提示和技巧：從新手到專家 [2021 年 12 月更新]。

Microsoft Teams擁有超過 2.5 億月活躍用戶，在大流行期間作為企業和消費者的標准在線協作工具而廣受歡迎。您的工作場所、大學或最喜歡的慈善機構可能已經採用了 Teams，因此您不想落後。這個相當全面的提示和技巧列表旨在幫助您充分利用 Teams - 今天。

因此，如果您仍在嘗試掌握基礎知識或已經是經驗豐富的用戶，那麼讓我們開始使用每個 Microsoft Teams 用戶都應該了解的 40 多個提示和技巧的主列表。

Microsoft 團隊入門

本節包含非常基本的提示，如果您是經驗豐富的用戶，您可能想跳到基礎知識或專家部分。

1. 更改您的 Teams 主題

你知道你可以改變 Microsoft Teams 的外觀嗎？

只需打開 Teams 設置，導航到“常規”選項卡，然後選擇是使用傳統的白色背景還是應用深色或高對比度模式。

Teams 中的深色模式

2. 靜音你的音頻

您是否有時會遲到並想安靜地加入，或者只是需要在 Teams 會議上接聽重要他人的重要電話？

直接從個人會議控制面板靜音您的音頻

Teams 允許您通過會議控件（如上所示）和會議設置面板（如下面的第 1 項所示）將麥克風靜音。

Teams 會議設置選項面板中的主要功能

3. 關掉你的相機

以同樣的方式，您可以打開和關閉您的攝像機。您可以使用會議設置面板（以上第 2 項）禁用攝像頭；或者乾脆使用會議控制面板再次啟用視頻。

4. 模糊您的會議視頻背景

如果您使用 Teams 進行視頻會議，這聽起來可能很熟悉。您的家庭辦公室一團糟，您需要加入此視頻通話。兩種解決方案：首先，您可以使用背景設置功能（上面的第 3 項）直接從會議設置或會議控件中模糊視頻背景。第二種解決方案更優雅：使用虛擬背景（我們稍後會介紹該過程）。

如果由於某種原因，“會議設置”面板中的“背景設置”按鈕似乎處於非活動狀態；確保先打開攝像機。

5. 停止 Teams 會議中的迴聲

當您和其他會議參與者從同一房間加入音頻或視頻 Teams 會議時，您會聽到煩人的迴聲。您可以通過點擊會議設置面板中的音頻關閉按鈕輕鬆消除迴聲（如上圖項目 4 所示）。

6. 記錄你的會議

您可能希望從一開始就使用的 Teams 的一項重要功能是記錄會議的能力。您可以從會議控制面板開始錄製，如下所示。然後，錄音本身會保存在 Microsoft Stream 中，您可以輕鬆地將錄音作為頻道對話中的鏈接共享（如果需要，也可以通過電子郵件）。

錄製團隊會議

會議結束後，您將收到一封電子郵件，其中包含指向您在 Microsoft Stream 中的錄製文件的鏈接。

如果您從頻道發起會議，則錄音鏈接也將作為相應頻道中的帖子提供。

臨時會議記錄將在會議本身的“聊天”選項卡中提供，以及交換的文件、會議記錄和白板（如果使用）。

您不妨考慮將 Stream 應用程序添加到您的頻道，以便其他成員可以輕鬆訪問與該組有關的所有會議。

7 . 更改您的團隊圖標

Microsoft 允許您上傳自定義圖片並將其設置為您的團隊徽標/頭像。可以在幫助您設置自定義圖標的本教程中找到更多詳細信息。

8. 創建私人頻道

在某些情況下，您需要與其他人協作處理需要保密的任務，例如準備預算或銷售分析報告。私人頻道允許您與選定的團隊成員建立協作平台。私人頻道僅對受邀者可見，並在您的團隊列表中標有小鎖。

創建私人頻道很簡單：只需點擊團隊旁邊的更多選項按鈕 (...)，然後點擊添加頻道。接下來定義通道信息，如下所示。最後，將團隊成員添加到私人頻道。

Microsoft Teams 中的專用頻道

9. 靜音來自嘈雜頻道的通知

這些天來，我們似乎都被來自協作平台和電子郵件的大量傳入通知所淹沒。除了無休止的閒聊之外，通常很難真正產生有意義的東西。幸運的是，Teams 使我們可以相對簡單地校准我們收到的通知警報和聲音的湧入。這是有關如何使團隊聊天和會議警報靜音的指南。

10. 離開團隊

如果您認為加入團隊沒有任何好處，您可以輕鬆退出。點擊您想離開的團隊旁邊的更多選項按鈕，然後選擇離開團隊。

11. 在移動設備上使用 Teams

如果您需要隨時隨地訪問 Teams，您也可以在移動設備上使用 Teams。微軟為 Android 和 iOS 提供了相當不錯的 Teams 應用程序。與您的信息技術同事交談，了解您是否需要額外的軟件或身份驗證程序才能在移動設備上訪問您公司的 Teams 內容。

12. 在 Teams 中安裝和卸載應用

除了基本協作之外，Teams 還允許您通過使用 Microsoft 或第 3 方應用程序來增強您的團隊工作。在本教程的下一部分中，您將看到團隊中應用程序的幾種用法：圖像、天氣、報告、民意調查、筆記等。

如果您是團隊所有者，您可以輕鬆安裝和卸載由您的信息技術管理員提供的應用程序。

過程相當簡單：找到您的團隊，然後點擊旁邊的“更多選項”按鈕，然後選擇“管理團隊”齒輪。然後在應用程序選項卡中，點擊更多應用程序按鈕以搜索並安裝您的新應用程序。特定於頻道的應用程序可以添加為頻道中的選項卡

13. 取消已讀回執

默認情況下，每次您在聊天應用程序中閱讀消息時，Teams 都會在消息旁邊放置一個小圖標。這有助於發件人確認您已閱讀他們的消息。您可以在 Teams 設置的“隱私”選項卡中取消已讀回執。

在 Teams 中禁用已讀回執

14. 使用過濾器快速查找內容

想要加快在您的提要中查找特定活動以及特定聊天、團隊和頻道的速度嗎？使用 Teams 過濾器（如下所示）或使用Ctrl+Shift+F快捷鍵。

過濾功能可以通過名稱快速找到相關條目；對於聊天，它還允許輕鬆快速找到靜音、隱藏和未讀條目。

15. 設置離開消息

與在 Outlook 中相同，Teams 允許您撰寫外出消息，如果有人在 Teams 中向您發送消息或在聊天中提及您，將發送該消息。

只需點擊您的 Teams 頭像，點擊Set status Message，然後寫下您的消息並指定有效期。點擊完成，您將一切就緒。

超越基礎

16. 使用 Teams 命令

隨著您對 Teams 的了解越來越多，您可能希望通過使用搜索框命令來提高用戶的工作效率。

要開始使用，只需在 Teams 搜索框中鍵入正斜杠字符 (/) 並瀏覽可用命令列表：

團隊命令列表

命令列表很容易解釋，我認為最有用的是：

• /goto：輕鬆訪問團隊或頻道
• /keys：訪問團隊的快捷方式列表
• /chat：快速開始與您的一位同事聊天

17. 使用自定義虛擬背景

我猜你已經註意到加入 Teams 視頻通話的人使用城市或自然景觀作為視頻通話的背景。您幾乎可以將每張圖片用作 Teams 通話中的自定義背景。隨意查看我們關於如何為您的通話設置虛擬團隊背景的簡單指南。

18. 在會議中做筆記

Teams 有多種方式供你記錄會議筆記。

您可以輕鬆添加存儲在 OneDrive 或網絡驅動器中的 OneNote 筆記本，並讓您的頻道成員共享筆記和筆記。我還看到人們使用“帖子”選項卡並將他們的筆記添加為聊天消息。我看到其他人將 Word 文件附加到會議或“頻道文件”選項卡。您還可以使用第三方應用程序。

也就是說，正確的方法是使用為您的會議自動啟用的“備註”選項卡。

• 導航到聊天應用程序。
• 單擊您的會議。
• 導航到“筆記”選項卡並點擊“記筆記”按鈕。
• 在那裡記錄會議記錄。
• 根據需要將會議參與者指向您的筆記。

19. 訪問您的未讀活動

與 Microsoft Outlook 類似，Teams 以粗體清楚地標記任何未讀郵件。此外，您可以將 Teams 消息標記為未讀，以供日後跟進。但是，您如何輕鬆訪問那些未讀消息和活動？只需在Teams 搜索欄中鍵入/unread命令，讓Teams僅檢索未讀消息以供您處理。

20. 刪除或隱藏聊天對話

Teams 允許您從對話線程中刪除消息。它還允許您在聊天應用程序中隱藏完整的聊天條目（只需點擊...按鈕，然後選擇隱藏）。不過，Teams 目前不會讓您從聊天歷史記錄中完全刪除整個線程。

21. 對 Outlook 團隊連接進行故障排除

如果您既是 Microsoft Outlook 用戶又是 Teams 用戶，您很可能正在使用 Teams 加載項直接從 Outlook 日曆會議安排 Teams 會議。

但是，如果由於某種原因，即使您的 Windows 計算機上正確安裝了 Teams，Outlook 中的 Teams 按鈕也不可用怎麼辦？

最可能的原因是 Teams 加載項被禁用。查看我們的教程，了解如何在 Microsoft Outlook 中輕鬆打開 Teams。

22. 在您的頻道中嵌入 Word 和 Excel 文件

您可以通過上傳到頻道中的“文件”選項卡輕鬆與同事共享文件。但是，您只需將文件作為選項卡嵌入到您的頻道中即可輕鬆訪問該文件。這不僅適用於 Excel 或 Word，還適用於 OneNote 筆記本、PowerPoint 演示文稿、PDF 文檔等。

23. 查看你的同事匯報線

如果您在大型組織中工作，您可能需要確定同事的組織報告線。由於 Teams 與 Azure Active Directory 和 Exchange 完美集成，您可以輕鬆查看同事的組織結構圖。

只需轉到您的團隊搜索框，輸入快捷方式/org和您的同事姓名，您就可以完成所有設置。

在 Teams 中查找同事組織結構圖

注意: 您將無法在 Teams 中查找公司外部人員的組織結構圖。

24. 設置您的狀態 (/dnd) , (/brb), (/available)

想要手動設置您的狀態，以便其他人知道何時與您聯繫。這可以通過 Teams 設置完成，但隨著您獲得更多使用 Teams 的經驗，您將開始從“搜索”框中設置您的狀態。

只需使用/dnd表示請勿打擾或/brb表示馬上回來，然後按 Enter。你的狀態會改變。請記住根據需要重置您的狀態。

25.手動設置您的在線狀態始終可用/活躍

默認情況下，您的 Teams 在線狀態與您的 Microsoft Outlook 日曆事件同步，並反映您的操作系統的實際狀態（無論是使用還是空閒）。當您共享屏幕或撥打電話時，它還會自動設置為請勿打擾。也就是說，Teams 允許您非常輕鬆地手動設置在線狀態，並根據需要將其設置為可用、忙碌、離開或離線。這是手動設置團隊可用性狀態的教程。

26. 在 SharePoint 上訪問您的數據

您的 Teams 頻道數據可作為 Microsoft SharePoint 上的專用庫提供，該庫是廣泛使用的文檔門戶，用作 Teams 文檔存儲的基礎結構。

為了訪問您的 SharePoint 庫，只需導航到您的頻道，然後點擊文件選項卡，然後點擊在 SharePoint 中打開。

27. 將天氣添加到 Teams

與允許您顯示您所在地區的天氣狀況的 Outlook 類似，您可以使用 Teams 快速了解天氣行踪。

如果尚未在本地 Teams 客戶端上安裝 Weather 應用程序，則：

• 打開 Teams，點擊左側應用欄的應用按鈕，
• 搜索天氣應用並將其添加到團隊中。
• 然後，在 Teams 主搜索欄中鍵入 /weather 和相關位置。

使用 Teams 天氣應用程序

28. 讓 Teams 成為您的默認聊天應用程序

開始使用 Teams 後，您可能會發現它比 Skype for Business 更勝一籌。你可以將 Teams 設為 Outlook 和其他 Office 應用的默認聊天應用。只需轉到 Teams 設置，然後在常規選項卡中，選中將Teams 註冊為 Office 的默認聊天應用程序框。

該設置將在所有打開的 Office 應用重新啟動後生效。

29. 在共同模式下使用團隊

Teams 的一項相對較新的功能是允許在Together 模式下進行會議。您可以在虛擬環境（想想教室、圖書館、電影院等）中並排顯示他們，而不是在網格（圖庫）視圖中顯示所有會議參與者的攝像頭饋送。

要啟用 Together 模式，您需要先更新 Teams（點擊您的頭像，然後檢查更新）。然後點擊你的頭像並點擊設置。在常規選項卡中，選中新體驗框：

啟用一起模式

然後在您的會議面板中，點擊 ... 按鈕並選擇Together Mode。

請注意，如果您在大型合作中工作，您可能無法自行手動更新 Microsoft Teams。您可能需要與您的信息技術管理員討論啟用共同模式。

專家技巧

30. 為您的頻道獲取電子郵件地址

創建頻道後，您可以直接從 Outlook 將新消息發佈到頻道帖子選項卡中。為此，您需要找到您的頻道電子郵件地址，如下所示：

• 找到您的頻道並點擊旁邊的“更多選項”按鈕。
• 點擊獲取電子郵件地址。
• 複製電子郵件地址並將其添加為 Outlook 中的聯繫人
• 旁注：
  • 團隊所有者可以確定誰可以向頻道發送電子郵件（通過單擊“高級設置”按鈕）。
  • 你可以

31. 啟動 Windows 時禁止 Teams 啟動

Teams 絕對很棒，但它會消耗大量的計算機資源，主要是 RAM。如果您運行商用計算機，您不會注意到對系統性能的影響。也就是說，如果您從簡單的平板電腦運行，您可能只想在需要時運行 Teams。安裝後，Teams 配置為在您啟動計算機時自動啟動。您可以在啟動計算機時禁止 Teams 啟動，並僅在需要時啟動它。

32. 在 Teams 中發布民意調查和調查

Teams 最有用的用途之一是運行民意調查和調查。在 10 分鐘內，您可以使用 Microsoft Forms 或其他第三方軟件（如 Polly）創建自定義投票並將其發佈到您的團隊頻道中。本教程包含創建自定義 Teams 調查所需的一切。

33. 在 Teams 中嵌入報告

如果您的組織正在使用 Microsoft BI 平台，您可以使用 Teams 來分發您的報告。您可以輕鬆地選擇 Power BI 報告並將其固定到頻道選項卡，以確保它們可用於您的數據驅動討論。

34. 直接在 Teams 中查找您最喜歡的報價

另一種使用 Teams 查找股票投資組合的好方法。以下是如何做到這一點：

• 從應用程序選項卡中，搜索股票應用程序並將其添加到團隊中。
• 然後，從搜索框中輸入 Stocks，然後輸入相關股票代碼，如下所示。

• 啟用股票應用程序後，只需在搜索欄中鍵入命令@Stocks 和股票代碼。

35. 在團隊中搜索圖像

Teams 另一個鮮為人知的功能是您可以使用它在 Bing 中搜索圖像。首先，繼續並在 Teams 中啟用 Microsoft 圖像應用程序。

然後，在您的搜索欄中，只需鍵入@Images + 您的搜索查詢即可訪問 Bing 圖片搜索。

36. 使用 Teams 管理員工輪班

如果您管理一組在零售、呼叫中心甚至小型工廠輪班工作的員工，您可以使用 Teams 來計劃和共享工作時間表。您可以輕鬆添加到 Teams的Shifts應用程序使管理輪班時間表變得非常簡單，從您的同事那裡接收 PTO、病假或假期的時間表請求，甚至允許他們打卡上班和下班。然後您可以創建需要的員工考勤報告。涼爽的！

37. 添加日曆

可視化和管理共享日曆可能是 Teams 的另一個潛在用途。到目前為止，Teams 沒有提供簡單的 Outlook 集成。也就是說，您可以將網站選項卡添加到您的團隊頻道並指向您的 Outlook 組日曆或 Google 日曆 URL。用戶很可能需要輸入他們的用戶憑據才能訪問日曆。

38. 將 Trello 集成到團隊中

許多團隊將 Trello 看板用於無數的協作用例。這些可以跨越持續的任務管理以及項目、產品或程序的更具戰略性的規劃。您可以通過使用“應用程序”選項卡添加 Trello 作為應用程序在 Teams 中輕鬆打開它，以訪問相關的板和卡。您還可以將其添加為頻道中的第 3 方標籤。兩者都需要提供您的 Trello 用戶憑據。

39. 從 Teams 開始 Cisco Webex Meetings

微軟和思科在團隊溝通和協作領域展開競爭。不過，您的公司可能同時使用兩者。您知道可以將 Webex 集成到您的 Teams 頻道嗎？有一個 Webex 應用程序，您可以輕鬆地將其添加到頻道選項卡中。然後，團隊成員可以輕鬆地訪問他們的 Webex 會議，並從 Microsoft Teams 加入他們自己的 Webex 會議。他們還可以安排 Webex 會議並通過“帖子”選項卡通知團隊。

40. 訪問您的 Teams 分析

作為團隊所有者，您可能希望能夠監控團隊或頻道的使用模式。如果是這樣：

• 在左側App bar中，打開Teams選項卡。
• 然後在左側窗格中搜索您的團隊。
• 點擊團隊旁邊的更多設置按鈕，然後點擊管理團隊齒輪。
• 然後打開分析選項卡。
• 從這裡您可以預覽您的團隊和頻道使用模式、參與度指標、磁盤空間利用率等。

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