什麼是共享點？主要特性和功能

您是否厭倦了在大量電子郵件、已刪除的文檔、文件夾和便利貼中找不到重要文檔的踪跡？

您是否有時覺得自己需要 GPS 才能找到老闆三週前要求的一份文件？親愛的讀者，不要害怕，因為我們中間有一位英雄：Microsoft SharePoint。

SharePoint 是 Microsoft 開發的基於 Web 的平台，它為組織提供了一個集中空間來管理、共享和協作各種類型的內容，例如文檔、日曆、任務等。

該平台允許用戶為不同的部門、項目或團隊創建站點，使用可自定義的用戶權限和工作流來控制訪問、顯示信息和簡化流程。

SharePoint 的強大功能可以定制以滿足您組織的特定需求，使其成為提高生產力和協作的重要工具。

但這只是冰山一角！在以下部分中，我們將深入探討 Microsoft SharePoint 的歷史、核心功能、可用版本、Microsoft 集成和潛在用例。

因此，拿起您選擇的飲料，坐下來，讓我們一起探索 SharePoint 的奇妙之處。

目錄

• 什麼是 SharePoint？
• SharePoint 的歷史
  • 當今 SharePoint
• SharePoint 的 6 大核心特性和功能
  • 1.協作
  • 2. 內容管理
  • 3. 工作流程的自動化
  • 4. 社交功能
  • 4.商業智能
  • 5.搜索
• SharePoint 版本和定價
  • 在線共享
  • 共享服務器
  • SharePoint Foundation 和 SharePoint Designer
• 與微軟生態系統集成
  • 微軟辦公室 365
  • 微軟團隊
  • 動力平台
• 微軟 SharePoint 用例
• 底線

什麼是 SharePoint？

想像一下：您開始新的一天工作，迎接您的是滿滿的收件箱、永無止境的待辦事項列表和一堆不會放棄的可交付成果。聽起來勢不可擋，對吧？這就是 Microsoft SharePoint 的用武之地！

那麼，什麼是 SharePoint？簡而言之，它是由 Microsoft 開發的一個平台，為組織提供一個集中位置，以通過 Web 應用程序管理、存儲和共享各種類型的內容和任務，例如：

• 文檔：Word、Excel、PowerPoint、PDF 等

• 共享日曆：團隊日程、項目截止日期和會議

• 任務：待辦事項列表、工作流程和批准

• 現代列表：聯繫人、共享郵箱、庫存、元數據和客戶信息

Microsoft SharePoint 包括強大的協作工具，允許用戶在一個地方實時協作處理內容、共享更新和接收反饋。此外，借助搜索功能，可以輕而易舉地找到正確的文檔或信息。

但是等等，還有更多！在下一節中，我們將探討 SharePoint 超過兩年的歷史，然後再了解其核心產品功能。

如果您想將組織的生產力提升到一個新的水平，請繼續閱讀以發現 SharePoint 的全部潛力。

SharePoint 的歷史

讓我們沿著記憶之路漫步，回到翻蓋手機風靡一時的時代，MySpace 是首選社交網絡，而 SharePoint 只是微軟眼中的一閃而過。

沒錯，我們談論的是 2000 年代初，那時候互聯網還處於起步階段，全世界才剛剛開始了解協作和內容管理的重要性。

Microsoft SharePoint 於 2001 年首次推出，當時世界還不習慣使用 Internet 來發送電子郵件和瀏覽貓咪視頻。

這個 MS 項目的初始版本是一個基本的 Web 應用程序，允許團隊共享文檔和在項目上進行協作。它並不能完全改變遊戲規則，但它確實為即將到來的事情奠定了基礎。

多年來，SharePoint 平台不斷發展，增加了新的特性和功能，使其成為各種規模的企業和組織不可或缺的工具。

2003 年，Microsoft 發布了SharePoint Portal Server，它允許更高級的內容管理和搜索功能。

並於 2006 年推出了 Microsoft Office SharePoint Server 2007，引入了社交功能和商業智能功能。

當今 SharePoint

直到 SharePoint Server 2010 發布，該平台才真正開始受到關注。

憑藉其改進的用戶界面和文檔共同創作和工作流自動化等強大的新功能，SharePoint 2010 迅速成為協作和內容管理的首選平台。

如今，SharePoint 是一個功能強大的平台，提供範圍廣泛的特性和功能，從文檔管理和業務決策制定到社交協作和搜索功能。

但這一切都始於一個簡單的想法：團隊需要共享信息並在項目上進行協作。

在下一節中，我們將仔細研究使 SharePoint 成為企業和組織的強大工具的功能。

SharePoint 的 6 大核心特性和功能

Microsoft SharePoint 不僅僅是一個無聊的舊文檔管理系統。它是一個功能豐富的平台，可以幫助企業和組織協作、自動化流程，甚至做出數據驅動的決策。

在本節中，我們將仔細研究使 SharePoint 成為數字工作場所強大工具的一些關鍵特性和功能。

1.協作

讓我們從合作開始。Microsoft SharePoint 提供了廣泛的工具來幫助團隊在 SharePoint 環境中更有效地共享信息和協同工作。

您可以為不同的部門或項目創建團隊網站，並使用它們來存儲和組織文檔、跟踪任務以及實時共享更新。

借助版本控制和共同創作等功能，您可以確保每個人都在處理同一版本的文檔，避免無休止的電子郵件鏈帶來的麻煩。

SharePoint 的協作功能允許共同創作並使用戶能夠創建 SharePoint 網站、訪問共享文檔、快速共享更新和提供反饋。

該平台還提供可自定義的權限設置，因此您可以控制誰可以訪問您的 SharePoint 站點中的特定文檔。

2. 內容管理

使用 SharePoint 站點，用戶可以輕鬆地創建、上傳文檔並將其存儲在一個集中的文檔庫中。用戶還可以使用與 MS Teams 的集成來進一步改善溝通。

SharePoint 主頁還提供版本控制，因此您可以跟踪更改並確保每個人都在使用最新信息。

3. 工作流程的自動化

SharePoint 站點不僅僅是一個文檔管理系統。它還提供強大的業務流程自動化功能，使您能夠簡化工作流程並自動執行重複性任務。

SharePoint 工作流是可自定義的，可以自動執行任務並簡化流程。例如，您可以設置工作流來批准文檔、發送通知、入職員工或收集反饋。

通過與 Power Automate（以前稱為 Microsoft Flow）的集成，您甚至可以自動化 SharePoint 站點之外以及跨不同應用程序和服務的流程。

4. 社交功能

SharePoint 還提供社交功能來創建通信站點，您可以在其中與同事聯繫並在整個組織中共享知識。

您可以使用社交工具來創建充當實踐社區的 SharePoint 環境，員工可以在其中分享想法和最佳實踐並就項目進行協作。

4.商業智能

我們不要忘記商業智能！使用 SharePoint，您可以創建功能強大的儀表板和報告，以幫助您跨多個服務器做出數據驅動的決策。

您可以使用 SharePoint 的內置分析和報告工具，還可以將您的項目服務器與LuckyTemplates集成以創建交互式可視化和見解。

5.搜索

SharePoint 強大的搜索功能使用戶能夠快速找到他們需要的內容，無論是特定文檔、項目站點頁面還是同事的個人資料。

這些只是使 SharePoint 成為現代工作場所必不可少的工具的一些核心功能。但是，您是否知道有不同版本的 SharePoint 可用，每個版本具有不同的功能？

在下一節中，我們將探索不同版本的 SharePoint，從 SharePoint Online 到 SharePoint Server，以便您可以發現哪個版本適合您的組織。

SharePoint 版本和定價

本節介紹不同版本的 SharePoint 以及它們如何滿足各種組織需求。

有多種可用版本，但正在積極開發的兩個版本是在線版本和本地版本：SharePoint Online 和 SharePoint Server。

在線共享

SharePoint Online 是基於雲的平台版本，包含在 Microsoft Office 365 訂閱計劃中，可以通過 SharePoint 移動應用程序訪問。

它非常適合希望享受 SharePoint 的好處而無需管理自己的 SharePoint 服務器的組織。

借助 SharePoint Online，用戶可以通過具有 Internet 連接和 Web 瀏覽器的任何設備（包括移動設備）訪問 SharePoint 的所有功能，使其成為現代工作場所靈活方便的選擇。

SharePoint Online 的一些優勢包括：

• 可從任何具有互聯網連接的設備訪問

• 無需管理您自己的服務器或 Web 部件

• 自動更新和新功能

• 與其他 Microsoft Office 365 應用集成

SharePoint Online 作為Microsoft Office 365 訂閱的一部分提供。價格因您選擇的訂閱計劃而異，但 SharePoint Online 包含在除基本 Microsoft Office 365 Business Basic 計劃之外的所有計劃中。

共享服務器

SharePoint Server 是 SharePoint 的本地版本，可以安裝在您組織的服務器上。

它提供 SharePoint Online 的所有功能，以及額外的自定義選項和對數據存儲的控制以及其他安全控制。

使用本地 SharePoint 非常適合需要完全控制其 SharePoint 環境或創建具有特定安全性和合規性要求的網站的組織。

SharePoint Server 的一些優點是：

• 完全控制數據存儲、文檔庫和安全性

• SharePoint 網站的其他自定義選項

• 與其他 SharePoint 本地系統集成

• 部署選項更靈活

SharePoint Server 2019 按服務器和訪問服務器的用戶或設備進行許可。有兩種可用的許可模型：標準 CAL（客戶端訪問許可）和企業 CAL。

標準 CAL 提供基本的 SharePoint 功能，而企業 CAL 包括更高級的功能，如商業智能和企業搜索。

SharePoint Foundation 和 SharePoint Designer

這兩個值得一提。它們都是免費工具，不再積極開發，甚至可能禁用未來版本中的產品功能；但是，某些版本仍然可以在現代操作系統上運行。

SharePoint Designer 通常由希望在 SharePoint 之上創建自定義工作流和解決方案的高級用戶或開發人員使用。

另一方面，SharePoint Foundation 是免費的入門級 SharePoint 版本，可用於基本的文檔共享、管理和協作。

對於不需要 SharePoint Online 或 SharePoint Server 的所有功能但仍希望享受文件共享等好處的初學者和小型組織來說，這是一個很好的起點。

SharePoint Foundation 的一些優勢包括：

• 免費使用

• 基本文檔管理和協作功能

• 易於安裝和使用

現在我們已經介紹了不同的版本和定價選項，讓我們探討 SharePoint 的另一個重要方面：它與其他 Microsoft 產品的集成。

SharePoint 可以與 Teams、OneDrive 和 Power Platform 等產品集成，可以大大增強其功能。

在下一節中，我們將仔細研究 SharePoint 如何與這些產品集成，以及它如何提高組織的生產力和協作。那麼，讓我們開始吧！

與微軟生態系統集成

與其他 Microsoft 產品的集成是一個主要優勢，因為它提供了無縫協作、簡化的工作流程和現代體驗。

在本節中，我們將仔細研究一些與 SharePoint 集成的關鍵 Microsoft 產品。

微軟辦公室 365

作為 Office 365 生態系統的一部分，SharePoint 與其他生產力工具（例如Excel、Word 和PowerPoint）無縫集成。這使您可以實時訪問和共享文檔，確保您的團隊保持同步。

通過將 SharePoint 合併到 Office 365 服務套件中，您的組織業務用戶可以受益於：

• 具有安全訪問控制的集中式文件存儲

• 協作和簡化的團隊溝通

• 靈活且可定制的團隊網站設計

微軟團隊

Microsoft Teams 是一個協作平台，使團隊能夠實時聊天、共享文件和協作處理項目。Teams 與 SharePoint 集成，使用戶能夠直接從 Teams 界面訪問 SharePoint 文件和文檔。

通過與 Microsoft Teams 集成，您可以：

• 輕鬆訪問與您的團隊共享的最新文檔

• 與其他團隊成員同時協作處理文檔

• 跟踪修訂並維護版本歷史

動力平台

SharePoint 與Microsoft Power Platform 工具交互，例如Power Automate、Power Apps 和LuckyTemplates。通過利用 Power Platform 功能，您可以將自定義自動化、應用程序解決方案和數據可視化添加到您的 SharePoint 通信站點。

通過 Power Platform 集成，您可以：

• 在 SharePoint 與其他應用程序和服務之間創建自動化工作流

• 構建自定義應用程序以管理和顯示 SharePoint 數據

• 使用 LuckyTemplates 生成強大的數據可視化效果

與 Microsoft 生態系統的集成使您能夠釋放 SharePoint 的全部潛力，為組織內的協作和創新創造無限可能。

在下一節中，我們將仔細研究 SharePoint 的一些潛在實際用例。我們走吧！

微軟 SharePoint 用例

正如您現在所知，SharePoint 是一個多功能平台，具有跨不同行業的廣泛用例，並且受到許多組織的喜愛。以下是 SharePoint 的一些最常見用例：

1. 文檔管理：SharePoint 的文檔管理系統功能是其最受歡迎的功能之一。組織可以使用 SharePoint 存儲、組織和管理來自不同數據源的文檔，確保團隊成員可以輕鬆訪問最新版本的文檔並進行協作。SharePoint 的版本控制和簽入/簽出功能有助於防止衝突並確保團隊成員始終工作，無論是在本地還是在線使用最新版本的文檔。

2. Intranet 和門戶：SharePoint 還可用於創建獨立的 Intranet 站點和門戶，用於內部通信、共享信息、現代 Web 部件和協作。可以自定義 Intranet 站點以包括新聞、事件、wiki 和重要公告，以及公司政策和程序。其內置的搜索功能使最終用戶可以輕鬆快速地找到存儲在本地的敏感信息。

3. 項目管理： SharePoint 的項目管理功能可以幫助團隊從頭到尾管理項目。團隊可以使用 SharePoint 創建項目站點頁面、分配任務、跟踪進度、修改站點結構以及在單個服務器上協作處理項目文檔。它與其他 Office 365 產品和 Office 應用程序（例如 MS Teams 和 Planner）的集成也可以增強項目管理能力。

4. 業務流程自動化： SharePoint 與Power Automate（以前稱為 Microsoft Flow）的集成使用戶能夠自動執行重複的任務和流程。您可以將 SharePoint 場與 Power Automate 結合使用，以自動化工作流，例如文檔審批流程，並支持大文件。

SharePoint 有廣泛的用例，這些只是幾個例子。無論您的組織有何需求，該平台與 SharePoint 加載項一起都可以幫助提高生產力和受眾定位並簡化工作流程。

底線

SharePoint 是一個功能強大的多功能平台，可幫助組織和業務連接服務提高工作效率並增強協作。

憑藉其 Intranet 和門戶功能、Office 365 應用程序集成、項目管理工具、Web 部件以及訪問服務和業務流程自動化功能，SharePoint 一站式解決方案商店適用於各種規模和行業的組織。

此外，SharePoint 與其他 Office 365 產品和 Office 服務（例如 MS Teams、OneDrive、Outlook 和 Power Automate）的集成使其成為一個更有價值的 Web 應用程序，可增強您的工作流程。

而且，由於提供了各種定價選項和部署模型，它可以根據任何組織的需求和預算進行定制。

無論您是希望簡化業務流程的小型企業，還是希望改善團隊合作、內部溝通以及跨部門和地點協作的大型企業，SharePoint 都是一個值得考慮的平台。

要詳細了解將 SharePoint 用作 Web 應用程序的好處，請查看以下教程：