如何將 Salesforce 聯絡人匯出為乾淨的 Excel 格式

將 Salesforce 聯絡人匯出到 Excel 非常簡單，但要獲得乾淨的工作簿，在按一下「匯出」之前需要做出一個重要的決定：選擇詳細程度的匯出，讓 Excel 中每個聯絡人佔一行，然後控制 Excel 如何解釋 Salesforce ID、電話號碼和郵遞區號等文字類別值。

截至 2026 年 9 月，Salesforce 的現有文件仍保留了此處最重要的實際區別：格式化報表旨在保留報表的呈現方式，而僅提供詳細資訊報表則旨在提供用於計算和後續操作的基礎行。對於大多數需要進行篩選、去重、排序或匯出到其他系統的聯絡人列表，僅提供詳細資訊報表是更好的選擇。請參閱 Salesforce 的官方報表匯出文件。

簡而言之：您應該選擇哪種匯出格式？

操作：如果您的目標是建立普通的聯絡人工作簿，請先使用「僅詳細資料 XLSX」格式。如果需要精確保留文字內容而非使用便利性，請切換到「僅詳細資料 CSV」格式。

步驟 1：建立僅包含實際所需記錄和欄位的聯絡人報告

首先，在 Salesforce 報表中尋找所需資訊。使用包含所需聯絡人的「客戶和聯絡人」報表類型，或者如果您的組織對報表進行了不同的配置，則可以使用自訂報表類型。報表的可用性、欄位可見性和權限可能會因 Salesforce 版本和組織配置而異，因此報表類型的確切名稱並非通用。 Salesforce 指出，標準報表類型是可自訂的，管理員可以在標準選項無法顯示所需資料時建立自訂報表類型。請參閱Salesforce 標準報表類型指南。

僅新增您需要的列。一個實用的聯絡人匯出文件通常包含聯絡人 ID、名字、姓氏、帳戶名稱、職稱、電子郵件、電話、手機、郵寄街道、郵寄城市、郵寄州/省、郵寄郵遞區號、郵寄國家/地區、所有者以及任何特定於業務的狀態或細分欄位。

如果該文件將來可能需要與 Salesforce 進行匹配，請務必包含聯絡人 ID。 Salesforce明確建議在用於後續匯入的匯出檔案中包含記錄 ID，因為這些 ID 可以唯一識別記錄；此外，Salesforce 記錄 ID 區分大小寫。請參閱官方的匯出文件指南，以了解有關導入工作流程的更多資訊。

常見誤解：電子郵件並非始終是安全的唯一金鑰。兩個聯絡人可能共用同一個電子郵件地址，一個聯絡人可能沒有電子郵件地址，而且電子郵件地址也可能更改。當電子表格必須與 Salesforce 保持可追溯性時，聯絡人 ID 才是更安全的金鑰。

操作：在匯出前新增聯絡人 ID，即使您計劃在最終簡報中隱藏該列。

步驟 2：僅匯出詳細資訊報告

執行報表，開啟報表操作選單，然後選擇「匯出」。在 Lightning Experience 中，Salesforce 提供兩種匯出視圖：

• 格式化報告：保留報告標題、分組和篩選詳細信息，並匯出為 XLSX。
• 僅匯出詳細資料：匯出底層行，不包含報表格式，旨在用於電子表格計算或下游用途。

如需產生簡潔的 Excel 聯絡人列表，請選擇「僅詳細資料」。然後根據需要保留的信息，選擇 XLSX、XLS 或 CSV 格式。

常見誤解：「格式化報表」聽起來比較專業，所以絕對比較適合 Excel。但實際上，簡報格式通常會增加資料清理的難度，因為它會將報表結構引入工作簿。 Salesforce 的說明文章指出，「僅詳細資料」選項適用於需要在電子表格中進行計算的情況。

此外，文字欄位還有一個重要的例外情況。 Salesforce 在 2026 年 5 月發布的一篇支援文章中指出，在格式化報表匯出和僅詳細資料 XLSX 匯出中，長文本區域和富文本區域欄位可能會被截斷為 255 個字元。該文章還指出，如果需要完整的欄位內容，則可以使用僅詳細資訊 CSV 或 XLS 格式。請參閱Salesforce 的長文本匯出指南。

操作：對於普通的聯絡人字段，請使用「僅詳細資料」XLSX 檔案。如果您新增了較長的「備註」、「描述」或富文本自訂欄位（其全部內容至關重要），請改用「僅詳細資料」CSV 檔案。

步驟 3：如果您匯出的是 CSV 文件，請將其匯入 Excel，而不是雙擊開啟。

CSV 檔案本身並不會儲存 Excel 資料類型。 Excel 直接開啟 CSV 檔案時，可能會推斷每一列的「格式」。這對於普通的數字和日期來說很方便，但對於識別碼來說則存在風險。

微軟文件中列出了幾種可能改變文字類型值的自動轉換：可以移除前導零，可以轉換長數字字串（或使其精度降低），可以將包含“E”的字串視為科學計數法，可以將日期類型的字串轉換為日期。請參閱微軟關於保留前導零和大數字的指南。

不要雙擊 CSV 文件，而是使用 Excel 的匯入路徑：

1. 開啟一個空白工作簿。
2. 選擇資料 → 取得資料 → 從檔案 → 從文字/CSV。
3. 選擇 Salesforce CSV 檔案。
4. 當您需要在載入資料之前控制列類型時，請選擇「轉換資料」 。
5. 將聯絡人 ID、帳戶 ID、郵遞區號、電話、手機和其他代碼等欄位設定為文字。
6. 只有當日期解釋正確時，才將真正的日期欄位設為「日期」或「日期/時間」。
7. 選擇“關閉並載入”。

微軟最新的 Power Query 文件證實，文字/CSV 連接器可以偵測分隔符號、標題和類型，並允許您在載入資料之前對其進行轉換。請參閱使用 Power Query 從資料來源匯入資料。

常見誤解：電話號碼就是數字。但出於資料清洗的目的，它通常並非數字。您不會用電話號碼進行計算，而且標點符號、國家/地區前綴、分機號碼或前導零都可能具有特殊意義。將電話號碼視為文字通常更安全。

操作：在載入 CSV 檔案之前，將每個識別碼和類似程式碼的列明確設定為文字。

步驟 4：清理聯絡人表，同時保持記錄標識的完整性。

資料匯入 Excel 後，在刪除或規範化任何內容之前，先建立一個原始副本。簡單的 Excel 工作簿結構很有用：

• Raw_Export：未經修改的 Salesforce 資料行。
• Clean_Contacts：清理後的工作表。
• 例外情況：需要人工審核的可選行，例如缺少電子郵件地址或可能重複的行。

刪除不需要的列

刪除或隱藏收件者不需要的內部字段，但如果需要追溯，請將聯絡人 ID 保留在工作簿的某個位置。如果工作簿將離開您的組織，請檢查是否應該包含內部所有權、備註或其他敏感欄位。

刪除意外的空白

前導或尾隨空格會導致看似相同的值被判定為不同。在 Power Query 中，可以對整列文字進行統一的清理；Microsoft 的 Power Query 函數文件將其描述Text.Trim為刪除前導和尾隨字符，預設會刪除空格。請參閱Microsoft 的 Text.Trim 文件。

謹慎處理重複件。

不要立即刪除所有重複的電子郵件地址。首先要確定「重複」對您的業務意味著什麼。如果您的目標是每個 Salesforce 聯絡人只記錄一行，那麼聯絡人 ID 應該是唯一的。如果您的目標是每個電子郵件地址對應一個可聯絡的人，那麼重複的電子郵件地址可能需要審核，而不是自動刪除。

Excel 和 Power Query 可以根據選取的欄位刪除重複行。微軟指出，刪除重複行時會使用您選擇的列作為比較鍵。請參閱微軟 Power Query 重複行指南。

操作：首先反白或隔離疑似重複項。只有在您選擇明確的業務鍵（例如聯絡人 ID）或精心定義的欄位組合後，才能將其刪除。

步驟 5：驗證工作簿，然後將其另存為 XLSX 檔案。

在將工作簿標記為「已清理」之前，請執行簡單的核對：

• 將匯出的行數與您想要匯出的 Salesforce 報表結果進行比較。
• 確認聯絡人 ID 仍為文字字串，未被變更。
• 抽查以零開頭的郵遞區號。
• 檢查國際電話號碼和分機號碼。
• 確認空白值確實為空，而不是篩選或轉換失敗的結果。
• 檢查幾個帶有重音符號或非英語的名稱，以確保字元編碼完好無損。
• 如果刪除了重複行，請記錄刪除了多少行以及刪除的鍵值。

然後將工作文件儲存為Excel 工作簿 (.xlsx)。如果原始檔案是 CSV 格式且您使用了 Power Query，保留工作簿可以保留轉換步驟。微軟指出，Power Query 查詢可以刷新，並將轉換重新應用於更新後的來源資料。當匯出操作成為每月或每週的定期流程時，此功能非常有用。

操作：保持原始 Salesforce 匯出文件不變，並將清理後的工作簿儲存為單獨的 XLSX 文件，並在文件名稱中包含明確的日期或報告期間。

什麼情況下應該使用資料加載器而不是報表匯出？

對於易於閱讀的聯絡人電子表格，產生報表通常更方便，因為您可以在匯出之前在 Salesforce 中選擇便於業務使用的欄位和篩選條件。當資料擷取量非常大、需要 SOQL 式篩選、包含技術欄位或需要在操作流程中重複執行時，資料載入器就顯得更有優勢了。

Salesforce 將 Data Loader 描述為用於大量匯入和匯出的用戶端應用程式。它匯出時輸出 CSV 文件，並支援最多包含 500 萬筆記錄的文件。請參閱Salesforce Data Loader 官方文件。

對於備份，請使用其他工具。 Salesforce 的資料匯出服務旨在根據版本按週或按月將大量組織資料匯出到 CSV 檔案。這對於備份很有用，但如果實際交付物是精心整理的聯絡人工作簿，則通常顯得過於繁瑣。請參閱Salesforce 的備份資料匯出文件。

Salesforce 組織之間可能有哪些差異？

此工作流程的部分內容是經過驗證的平台行為；其他部分則取決於您的組織：

• 已驗證的平台行為： Salesforce 支援報表匯出，區分格式化報表和僅詳細信息，並支援 Lightning Experience 中的面向電子表格的匯出格式。
• 組織相關：您可以查看的報告類型、這些報告類型中公開的欄位、欄位層級安全性、記錄可見性以及您是否擁有匯出報告的權限。
• 資料相關：電子郵件是否足夠唯一以進行去重，郵遞區號是否需要前導零，以及長文字欄位是否需要 CSV 而不是 XLSX。

如果找不到「匯出」選項，Salesforce 的說明文件建議您聯絡 Salesforce 管理員。不要想當然地認為按鈕缺失就意味著該功能已被移除；權限問題也是常見原因。

一份乾淨輸出檢查清單

• 使用篩選後的報告，精確篩選出您需要的聯絡人。
• 請新增聯絡人ID以便追溯。
• 對於需要進行分析的數據，請優先選擇「僅詳細資料」而非「格式化報告」。
• 對於普通聯絡人字段，請使用 XLSX；當需要保留長文字或控制匯入類型時，請使用 CSV。
• 使用 Power Query 匯入 CSV 文件，而不是直接開啟。
• 將 ID、郵遞區號、電話號碼和類似代碼的值儲存為文字。
• 保留未經加工的原始出口產品。
• 在刪除行之前，先定義去重鍵。
• 驗證行數和樣本值。
• 將清理後的檔案儲存為單獨的 XLSX 工作簿。

核心原則很簡單：Salesforce 負責決定哪些記錄和欄位需要提取；Excel 負責資料輸入、清理、審核和呈現。將這些職責分開，可以產生更易於審核、更安全、且不易出現隱性資料轉換錯誤的 Excel 工作簿。