適用於小型團隊的簡易雙週工資追蹤 Excel 範本：新手友善設定

一個簡單的雙週工資追蹤表可以幫助您快速解答三個問題：誰領取了工資、哪些已批准的工時或工資金額屬於當前週期，以及總額是否與您打算批准的工資結果相符。對於小型團隊來說，如果工作簿範圍控制在較小範圍內並定期審核，Excel 完全可以勝任這項工作。

雙週支付是指每兩週支付一次工資。這與半月支付不同，半月支付是指每月支付兩次工資。美國勞工部將雙週支付週期定義為每兩週一次，通常一年有 26 個支付週期。由於日曆對齊的原因，某些情況下可能會出現 27 個付款日期，因此請避免建立假設每個日曆年都恰好包含 26 個支付週期的工作簿。請參閱美國勞工部對雙週支付的定義以及美國人事管理辦公室對 26 或 27 個支付日期的解釋。

以下描述的工作簿是一個追蹤和核對工具，並非完整的工資系統。它可以整理工時、工資週期日期、工資總額組成部分、已在其他地方計算的扣款，並查看總計。除非您的企業已單獨驗證相關計算，否則不應將其作為稅款預扣、加班資格、工資扣押、福利或申報要求的依據。

一個好的薪資追蹤器應該實現哪些功能

在建立任何內容之前，請先明確您想要的結果。一個好用的工作簿應該能夠讓審核人員確認每個薪資週期，而無需在多個分散的文件中找到。至少，您應該能夠驗證以下內容：

• 工資週期開始日期、結束日期和支付日期；
• 該期間內哪些員工屬於該範圍？
• 經核准的正常工時及加班工時（如適用）；
• 每筆款項的來源；
• 如果追蹤工時、總收入、扣款、預扣稅款和淨收入等數值，則統計這些期間的總和；
• 在期末結束前，是否已審核每一行資料。

如果這些檢查只需幾分鐘，且總額與您已批准的工資報告一致，則追蹤器運作良好。如果您花費大量時間修復公式、解決衝突副本或手動解讀複雜的工資規則，則該工作簿可能已超出其預期用途。

開啟 Excel 之前：收集正確的輸入數據

首先從原始資料入手，而不是依賴公式。對於每位員工，收集其內部員工 ID、姓名、僱用狀態、工資類型以及追蹤系統允許儲存的任何已授權費率或已批准的基本工資額。對於每個工資週期，收集已批准的工時記錄、工資週期日期、工資調整以及您將用於對帳的最終工資報告。

不要因為工資記錄可能在其他地方需要，就將敏感身分資訊隨意放入共享的工資追蹤器中。對於受《公平勞動標準法》約束的美國雇主，勞工部列出了所需的記錄，這些記錄可能包括身份資訊、工作時長、工資基數、加項或扣項以及已付工資。請將法律要求的身份和稅務記錄保存在安全可靠的系統中，並儘可能在工資追蹤器中使用內部員工 ID。請參閱勞工部關於工資記錄保存的情況說明書。

對於美國僱傭稅記錄，美國國稅局目前規定雇主應至少保存四年。其他薪資單據的特定保存期限可能因記錄類型和司法管轄區而異，因此您的工作簿保存政策應遵循您的法律和會計要求，而不是通用範本規則。請參閱美國國稅局的僱傭稅記錄保存指南。

第一步：建立四張簡單的工作表

對於初學者來說，將主資料、期間設定、交易和審核匯總分開存放，是創建友善工作簿的最佳方式。請建立以下四個工作表：

使用日期而非硬編碼的「第 1 期至第 26 期」結構，可確保工作簿在跨年度和不常見的工資日曆情況下更加安全。如果貴公司採用固定的薪資發放週期，您可以重複使用上一周期，並將起始日期和結束日期向前調整 14 天，但請務必確認實際的薪資發放日期，因為銀行假日或公司政策可能會導致日期變更。

步驟 2：建立一份乾淨的員工表

「員工」工作表應包含比工資交易更不頻繁更改的值。使用內部 ID 作為主鍵。姓名可能會更改，而且兩個員工可能同名，因此，使用員工 ID 作為主鍵的公式和查找功能會更可靠。

對於全部按小時計薪的團隊，最基本的設定可以包括員工 ID、員工姓名、時薪和狀態。如果您也有領固定薪水的員工，請新增「薪資類型」列，並儲存您的薪資系統實際使用的授權金額。避免盲目地將年薪除以 26，因為某些排班表可能會產生第 27 個發薪日，而且薪資處理方式可能取決於雇主的薪資規則。

如果多人編輯工作簿，請對「狀態」或「付款類型」等欄位啟用 Excel 資料驗證，以確保輸入內容的一致性。微軟文件中提到，資料驗證可以限制使用者可以輸入的類型或值。請參閱微軟的 Excel 資料驗證指南。

步驟 3：將工資範圍轉換為 Excel 表格

在「薪資」工作表中，輸入表頭並將該區域轉換為 Excel 表格。在目前桌面版 Excel 中，選擇該區域中的一個儲存格，然後依序選擇「開始」>「設定格式為表格」，選擇一種樣式，確認該區域，並指定表格包含表頭。 Microsoft 文件中也介紹了 Microsoft 365 和最新永久版本的相同工作流程。請參閱「在 Excel 中建立和設定表格格式」。

一個實用的列集是：

• 工資期間開始
• 工資期間結束
• 支付日期
• 員工編號
• 員工姓名
• 正常工時
• 加班時間
• 時薪
• 加班費率
• 正常工資
• 加班費
• 其他收入
• 總收入
• 稅前扣除
• 預扣稅款
• 其他扣除項
• 淨收入
• 審核狀態
• 筆記

表格的優點在於公式可以使用結構化引用，這意味著公式引用的是列名而不是易出錯的單元格座標。微軟指出，結構化引用會隨著表格行的新增或刪除而自動調整。請參閱微軟的結構化參考指南。

步驟 4：僅新增可以驗證的公式。

對於簡單的按小時計費的工資跟踪，幾個公式就能減少手動計算。假設你的 Excel 表格名為「工資」。 「總工時」欄位可以使用下列公式：

=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])

如果工作簿中的小時工資率和加班工資率是已授權的輸入數據，則可以以下方式計​​算正常工資和加班工資：

=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]

=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]

然後，總收入可以使用：

=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])

微軟的SUM 函數文件證實，SUM 函數可以對單一值、引用或範圍進行求和。在表格中，該函數也適用於結構化參考。

請勿使用此範本自行製定加班規則。追蹤器應從您已批准的工資政策或工資系統中獲取正確的加班費率。同樣，簡單的淨工資核對公式（例如）=[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])僅用於計算，並不計算稅款或判斷扣除是否合法。

如果您的薪資提供者已經計算了總薪資和淨工資，那麼更安全的工作流程通常是匯入或輸入這些已批准的結果，然後僅使用 Excel 將它們與工時、調整和預期總額進行比較。

步驟 5：在標記薪資結算完成之前，新增期間級檢查。

摘要表應簡潔明了，以便在一屏內查看。有用的總結資料包括：在職員工人數、正常工時總數、加班工時總數、毛工資總額、扣款總額和淨工資總額。例如：

=SUM(Payroll[Regular Hours])

=SUM(Payroll[Overtime Hours])

=SUM(Payroll[Gross Pay])

至少新增一項重複項異常檢查。如果每位員工在每個薪資週期內只能出現一次，則可以使用輔助列：

=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1

如果結果為真，則表示同一員工 ID 在該期間結束日期出現多次，需要審核。您也可以使用條件格式突顯空白員工 ID、負工時或審核狀態未完成的情況。微軟在其條件格式指南中解釋說，條件格式會根據單元格值應用規則，以便更輕鬆地查看異常情況。

避免的常見錯誤

僅使用工作簿作為工資記錄

追蹤系統可以輔助對賬，但可能不包含工資、勞動力、稅務或審計所需的所有記錄。請將正式的工時、稅務和薪資單據保存在貴公司要求的系統和儲存位置。

將法律規則直接嵌入公式中，而無需所有權

加班資格、加班費率、稅金預扣、稅前處理、帶薪休假、佣金、獎金和工資扣押等都涉及複雜的規則，通用模板無法安全地進行計算。這些計算應在授權的薪資流程中進行，並由 Excel 進行最終結果的核對。

輸入員工姓名而不是使用ID

姓名雖然便於閱讀，但作為唯一識別碼效果不佳。建議使用員工 ID 進行尋找和重複項檢查，然後為了方便閱讀，再顯示姓名。

永遠保留一張巨大的床單

將員工主資料、當期輸入資料、前期資料、假設條件和總計資料混雜在一張工作表中，審計起來會很困難。應按用途對工作簿進行分類，並始終如一地歸檔已結束的期間。

將26個週期硬編碼到薪資計算中

通常情況下，雙週工資週期包含 26 個工資期，但有些日曆會產生 27 個發薪日。因此，應以實際日期和您已批准的工資日曆為基準進行週期跟踪，而不是假設每年的周期數相同。

Excel 何時仍然適用——以及何時應該切換到其他工具

這種方法最適用於團隊規模較小，只需一人逐行審核薪資表、薪資規則簡單，且在電子表格之外有權威的稅務和合規流程的團隊。 Excel 特別適合用作輕量級清單、薪資發放前的準備工作表或薪資發放後的核對文件。

當您有多個薪資管轄區、每位員工有多種工資標準、頻繁進行追溯調整、涉及復雜的佣金、小費、工資扣押、福利、休假累積、多人同時編輯，或者對基於角色的訪問權限和審計歷史記錄的需求日益增長時，請考慮遷移到專用的薪資或考勤系統。員工人數沒有統一的上限；複雜性和控制要求比員工人數更重要。

最終薪資發放前檢查清單

• 確認工資週期的開始、結束和支付日期。
• 確認所有預期員工均已到崗，不活躍員工除外。
• 核對正常工時和加班工時與已核准的工時記錄是否一致。
• 核對費率和特殊收益與權威來源是否一致。
• 將總工資和淨工資與工資發放機構或經批准的工資報告進行比較。
• 解決重複行、空白行、負值和無法解釋的調整。
• 標記審核週期，並根據您的保留策略儲存已核准的版本。

對於小型團隊來說，最好的薪資追蹤工具並非公式最多的工作簿，而是能夠讓薪資週期清晰易懂、易於核對且不易出錯的工作簿。

參考資料及延伸閱讀

• 微軟支援：建立和格式化表格
• 微軟支援：在 Excel 表格中使用結構化引用
• 微軟支援：數據驗證
• 美國勞工部：《公平勞動標準法》紀錄保存要求
• 美國國稅局：就業稅記錄保存