Was ist neu in Outlook 2019?

Outlook 2019 ist seit fast zwei Jahrzehnten der beliebteste E-Mail-Client für Unternehmen und auch ein Favorit vieler Heim- und Gelegenheitsbenutzer. In Outlook 2019 hat Microsoft das Feedback der Benutzer aufgenommen und mehrere neue Funktionen bereitgestellt, die die Arbeit mit Outlook noch einfacher und störungsfreier machen.

Outlook ist wie ein Chamäleon. Die Schaltflächen und Funktionen können je nach Art der Konten stark variieren. Wenn Sie beispielsweise ein Microsoft Exchange-E-Mail-Konto für Ihren Arbeitsplatz verwenden, haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen, die andere Personen nie sehen können, z automatische Abwesenheitsantworten für E-Mails. Und wenn Sie ein POP-E-Mail-Konto haben, stehen Ihnen Optionen wie Statuskennzeichen und Farbkategorien zur Verfügung, die Sie Nachrichten und Kalenderereignissen zuweisen können. Personen mit IMAP-E-Mail-Konten erhalten diese nicht. Wenn Ihr Bildschirm also anders aussieht als in diesem Artikel gezeigt, ist dies ein Grund dafür. Ein weiterer Grund ist, dass Sie möglicherweise Office 365 verwenden, das von Microsoft regelmäßig aktualisiert wird.

Einfachere Kontoeinrichtung. . .

Im Laufe der Jahre hat Microsoft die Kontoeinrichtung von Outlook immer einfacher gemacht und mit jeder Version mehr und mehr der erforderlichen Einstellungen erkannt. Zu diesem Zeitpunkt ist es in Outlook 2019 praktisch narrensicher. Es ist nicht mehr erforderlich, technische Details wie Mailservernamen und Portnummern zu kennen (es sei denn, Sie richten einen speziellen Kontotyp ein oder stellen eine Verbindung zu einem Exchange-Server her). In den meisten Fällen teilen Sie Outlook einfach Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort mit, und es erledigt den Rest.

So richten Sie automatisch ein neues Outlook-Konto ein.

Wählen Sie Datei → Info → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen, um das Dialogfeld Kontoeinstellungen zu öffnen.

Klicken Sie auf Neu.

Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein.

Klicken Sie auf Verbinden.

Geben Sie Ihr Kennwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie auf OK.

Klicken Sie im Bestätigungsbildschirm auf Fertig.

So soll es funktionieren. Wenn dies aus irgendeinem Grund nicht der Fall ist, versuchen Sie es erneut, aber klicken Sie vor Schritt 4 auf Erweiterte Optionen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Mein Konto manuell einrichten lassen.

Wählen Sie die manuelle Konfiguration des Kontos.

Wählen Sie dann im Feld Advanced Setup den Mailservertyp aus. Wenn Sie dann aufgefordert werden, Ihr Passwort einzugeben, tun Sie dies und klicken Sie auf Verbinden.

Wählen Sie den Mailservertyp aus.

Aber warten Sie, sagen die Technikfreaks unter Ihnen, wie ist die Auswahl des Servertyps „Erweitertes Setup“? Du hast recht, ist es nicht. Wenn Sie wirklich einsteigen und die Einstellungen wie Sicherheit, Portnummer, Mailserveradresse usw. ändern müssen, lesen Sie den nächsten Abschnitt.

Abhängig vom Servertyp fordert Outlook Sie manchmal zur Eingabe der Serverinformationen auf, wenn Sie Erweitertes Setup auswählen (z. B. wenn Sie eine Verbindung zu einem Exchange-Server herstellen). Aber für normale alte IMAP- und POP-Konten bleibt es einfach.

. . . Aber kniffligere erweiterte Kontoeinrichtung

In seinem Bestreben, die E-Mail-Einrichtung zu vereinfachen, hat Microsoft es für diejenigen von uns, die auf die E-Mail-Servereinstellungen zugreifen möchten, umständlicher gemacht. Der Durchschnittsmensch wird sie nie finden. Und vielleicht ist das das Ziel – ungelernte Benutzer von Bereichen fernzuhalten, in denen sie nicht sein sollten – aber es ist frustrierend für uns, die tatsächlich Gründe haben, dorthin zu gehen.

Sie könnten denken, dass der Befehl Change Ihnen Zugriff auf die Servereinstellungen geben würde, aber das ist nicht der Fall. Überzeugen Sie sich selbst:

Wählen Sie Datei → Info → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen, um das Dialogfeld Kontoeinstellungen zu öffnen, falls es noch nicht geöffnet ist.

Wählen Sie das zu ändernde Konto aus und klicken Sie dann auf Ändern.

Wählen Sie Ändern, nachdem Sie ein Konto ausgewählt haben.

Nehmen Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen die gewünschten Änderungen an den Einstellungen vor. Wie Sie jedoch unten sehen können, haben die verfügbaren Einstellungen nichts mit der Konfiguration des Mailservers zu tun.

Wählen Sie Weiter und dann Fertig aus.

Dies sind die Änderungen, die Sie nach der Konfiguration des Kontos vornehmen können.

Hier wird es knifflig. Um zu den tatsächlichen Mailserver-Einstellungen zu gelangen, müssen Sie den Reparaturbefehl wie folgt verwenden:

Wählen Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen das Konto aus und klicken Sie dann auf Reparieren.

Wählen Sie Erweiterte Optionen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mein Konto manuell reparieren lassen. Klicken Sie dann auf Reparieren.

Schließlich sind hier die Einstellungen, die Sie benötigen. Ändern Sie hier die Informationen zum Posteingangsserver.

Dies sind die Änderungen, die Sie nach der Konfiguration des Kontos vornehmen können.

Klicken Sie auf Ausgehende E-Mail, um die Einstellungen für den Postausgangsserver anzuzeigen. Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen an ihnen vor.

Dies sind die Änderungen, die Sie nach der Konfiguration des Kontos vornehmen können.

Wählen Sie Reparieren aus, um die Einstellungsänderungen zu übernehmen.

Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Fertig.

Mit fokussiertem Posteingang durch die Unordnung

Die Funktion Posteingang mit Fokus teilt Ihren Posteingangsordner in zwei Registerkarten am oberen Rand des Nachrichtenlistenfensters: Fokussiert und Andere. Dann versucht es intelligent zu entscheiden, welche die wichtigsten Nachrichten sind, die angezeigt werden, wenn Sie Fokussiert ausgewählt haben. Wenn Sie Andere auswählen, werden die Nachrichten angezeigt, die Outlook als weniger wichtig eingestuft hat. Dies kann dazu beitragen, die Unordnung in Ihrem Posteingang durch kommerzielle Nachrichten und alberne Meme/Witze zu reduzieren. Dies ist ein Feature von Outlook 2019, das bei seiner ersten Ankündigung weithin als Verbesserung für Office 2019 angepriesen wurde, aber mehr Leute hassen es, als es zu mögen.

Um den Posteingang mit Fokus ein-/auszuschalten, wählen Sie Ansicht → Posteingang mit Fokus.

If you don’t see the Focused Inbox command on the View tab, Focused Inbox may not be available for you. It depends on your Outlook version, the mail server type, and other factors. Microsoft documentation states that Focused Inbox requires a Microsoft Exchange or Office 365 email account. However, even if you are on an Exchange server, you may not see it if your administrator has disabled the feature.

There was previously a feature in Outlook called Clutter, which operated by moving the “Other” items to a separate folder. Focused Inbox is less intrusive, changing only your view of the inbox content, and not the actual content.

@Mentions

Sometimes when people get in a hurry to send a message, they forget to include someone on it who is referenced in the message. To help combat such oversights, Outlook 2019 features the @Mentions option. It enables you to easily tag someone mentioned in an email so that they automatically receive a copy of the message. To use it when you are composing a message, simply precede the person’s name with an @ sign. A drop-down list appears containing the names of people in your Contacts list. Choose the name you want from the list to automatically add them to the recipient list.

Automatically cc someone you are talking about by using an @ mention.

Wenn die Empfänger die Nachricht anzeigen, wird der erwähnte Name hervorgehoben. Der Name ist ein aktiver Hyperlink, der beim Anklicken einen Informationsbereich zu dieser Person (aus der Kontaktliste des Empfängers) öffnet. (Das sehen nicht alle Empfänger – nur diejenigen, die eine Version von Outlook verwenden, die das Feature unterstützt.)

Mit Vorlesen Ihre Nachrichten hören

Haben Sie sich jemals gewünscht, Sie könnten sich in Ihrem Stuhl zurücklehnen, die Füße auf den Schreibtisch legen und sich von einem Assistenten Ihre eingehenden Nachrichten vorlesen lassen? Das kann (naja, irgendwie) Realität sein, wenn Sie die Funktion Vorlesen in Outlook 2019 verwenden.

Wenn die Schaltfläche Vorlesen auf der Registerkarte Start angezeigt wird, ist die Outlook 2019-Funktion aktiviert. Wenn es nicht vorhanden ist, wählen Sie Datei → Optionen → Erleichterter Zugriff. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorlesen anzeigen unter der Überschrift Anwendungsanzeigeoptionen und klicken Sie auf OK.

Aktivieren Sie die Outlook 2019-Funktion zum Vorlesen in den Outlook-Optionen.

Um die Vorlesefunktion zu verwenden, wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie dann auf Startseite → Vorlesen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systemlautstärke nicht stummgeschaltet ist.

Automatische Markierung als gelesen für gelöschte Nachrichten

Sie lesen wahrscheinlich nicht jede Nachricht, bevor Sie sie löschen. Wenn es sich offensichtlich um eine Werbung oder eine andere Dummheit handelt, für die Sie keine Zeit haben, können Sie sie einfach auswählen und die Entf-Taste drücken. Das Problem dabei war in der Vergangenheit, dass Outlook keine Zeit hat, die E-Mail als gelesen zu registrieren, und Sie erhalten am Ende eine Reihe ungelesener Nachrichten in Ihrem Ordner „Gelöschte Elemente“.

Neu in Outlook 2019 können Sie festlegen, dass alle Nachrichten sofort als gelesen markiert werden, wenn sie gelöscht werden. Um diese Funktion einzurichten, wählen Sie Datei → Optionen → Mail. Scrollen Sie ganz nach unten zum Abschnitt Andere und markieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichten beim Löschen als gelesen markieren.

Mehr Flexibilität für Outlook-Erinnerungen

Outlook war traditionell ein „höfliches“ Programm, da es sein Erinnerungsfenster nicht über andere Anwendungen legt, die Sie möglicherweise im Vordergrund ausführen. Sie können dieses Verhalten jedoch in Outlook 2019 ändern, um sicherzustellen, dass Sie keine Erinnerung verpassen. Wählen Sie Datei → Optionen → Erweitert. Aktivieren Sie dann im Abschnitt Erinnerungen das Kontrollkästchen Erinnerungen über anderen Fenstern anzeigen.

Planung in mehreren Zeitzonen

Wenn Sie versuchen, ein Meeting mit Personen in mehreren Zeitzonen zu planen, kann es verwirrend werden, die Verschiebungen in Ihrem Kopf zu erkennen. Um Ihrem Kalendermodul eine zweite oder dritte Zeitzone hinzuzufügen, wählen Sie Datei → Optionen → Kalender. Wählen Sie unter Zeitzonen die Option Eine zweite Zeitzone anzeigen (und bei Bedarf auch eine dritte Zeitzone anzeigen). Geben Sie für jede Zeitzone ein Label in das Feld Label ein. Diese Möglichkeit, die Zonen zu benennen, kann nützlich sein, wenn Sie sie als bestimmte Zweigstellen oder Clients und nicht als den tatsächlichen Namen der Zeitzone benennen möchten.

Sie können jetzt bis zu drei Zeitzonen konfigurieren.