10 Tipps für bessere Microsoft Teams-Meetings

Meetings gibt es in allen Formen und Größen mit der einzigen Konstante, dass sie unseren Terminkalender ausfüllen. Bei so vielen Meetings auf unserem Teller ist es wichtig, ein Meeting so effizient wie möglich zu organisieren, zu planen und durchzuführen. Glücklicherweise enthält Microsoft Teams mehrere Funktionen, die für die Effizienz von Besprechungen besonders nützlich sind.

Chatten während einer Teams-Besprechung

Die häufigste Aktivität, die ich in Microsoft Teams ausführe, ist der Chat mit anderen Personen. Und ich finde es besonders hilfreich, während eines Teams-Meetings mit Kollegen chatten zu können. Zu Beginn jeder Teams-Besprechung wird automatisch ein Gruppenchat erstellt, der alle Besprechungsteilnehmer umfasst. Das Chat-Fenster erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms. Während ein Meeting läuft und Personen präsentieren und mit Audio sprechen, können andere Personen im Chat-Fenster chatten. Dieser einfache Mechanismus erweist sich als unglaublich mächtig. Angenommen, Sie haben etwas verpasst, was der Moderator gesagt hat. Anstatt das gesamte Meeting zu unterbrechen und den Moderator zu bitten, sich zu wiederholen, können Sie einfach den Chat eingeben und jemanden im Chat um Klärung oder eine Lücke bitten. Ich finde, dass ich das die ganze Zeit in großen Meetings mache.

Nach Beendigung eines Meetings bleibt der Chat aktiv und jeder kann weiterhin Nachrichten posten. Bei wiederkehrenden Besprechungen wird der Chat von Besprechung zu Besprechung übertragen, sodass immer eine Aufzeichnung vergangener Besprechungen vorhanden ist und jeder Teilnehmer der Besprechungseinladung für bevorstehende Besprechungen in den Chat springen kann. Ich habe gesehen, dass größere Unternehmen dies verwenden, um Tagesordnungspunkte für bevorstehende Meetings zu verfolgen. Die Leute posten im Laufe der Woche im wiederkehrenden Meeting-Chat, und während des Meetings überprüft das Team den Chat und bespricht die Punkte während des Meetings.

Ich möchte Nachrichtenbenachrichtigungen während eines Meetings deaktivieren, wenn viele Leute chatten, während jemand über Audio spricht. Bei jeder neuen Nachricht ertönt eine Benachrichtigung, und ich finde, dass sie ablenken kann. Sie finden die Option zum Deaktivieren des Tons für eingehende Nachrichten im Benachrichtigungsbereich Ihrer Einstellungen. Klicken Sie auf Ihr Profilbild, das in der oberen rechten Ecke des Teams-Bildschirms angezeigt wird, und wählen Sie Einstellungen. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü Benachrichtigungen aus und suchen Sie nach dem Abschnitt Andere. Dort finden Sie eine Einstellung für Benachrichtigungstöne, die Sie auf Aus stellen können.

Aufzeichnen einer Teams-Besprechung mit einer Aufzeichnung

Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft eine Aufzeichnung eines Meetings meinem Team viele Kopfschmerzen erspart hat. Eine Aufzeichnung erfasst alles, was in der Besprechung passiert ist. Eine Aufzeichnung kann für andere Personen freigegeben werden, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, und von Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben, überprüft werden. Wenn alle verstehen und damit einverstanden sind, dass Meetings aufgezeichnet werden, empfehle ich dringend, Meetings aufzuzeichnen.

Teams lassen Sie aus Datenschutzgründen keinen Anruf mit zwei oder weniger Personen aufzeichnen. Sobald ein Anruf mehr als zwei Personen umfasst, wird er zu einem Meeting und Sie können es aufzeichnen.

Teams benachrichtigt die Besprechungsteilnehmer, wenn eine Aufzeichnung beginnt. Ich möchte jedoch sicherstellen, dass alle mit der Aufzeichnung des Meetings im Voraus völlig klar und komfortabel sind, damit es später keine Probleme gibt, indem ich zu Beginn erwähne, dass ich das Meeting aufzeichnen möchte.

Das Aufzeichnen einer Besprechung ist in Teams einfach. So starten Sie die Aufnahme:

Treten Sie einem bestehenden Meeting bei oder starten Sie ein neues.

Öffnen Sie die Besprechungssteuerelemente, indem Sie die Auslassungspunkte in der Symbolleiste auswählen.

Wählen Sie im angezeigten Popup-Menü die Option Aufnahme starten (siehe Abbildung).

Starten einer Aufzeichnung einer Teams-Besprechung.

Sobald die Aufzeichnung beginnt, werden alle Teilnehmer des Meetings informiert.

Um die Aufnahme zu beenden, klicken Sie erneut auf die Auslassungspunkte und wählen Sie Aufnahme beenden.
Sie können die Aufzeichnung auch beenden, indem Sie das Meeting beenden.
Die Aufzeichnung wird dem Meeting-Kanal wie gezeigt zur Verfügung gestellt. Jeder im Kanal kann auf die Aufzeichnung klicken, um das Meeting anzuzeigen.

Anzeigen einer Besprechungsaufzeichnung in einem Kanal.

Eine Aufzeichnung eines Meetings ist eine unglaublich mächtige Sache. Sie können es mit anderen teilen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, oder es später als Erinnerung daran verwenden, was besprochen und/oder beschlossen wurde. Die Aufzeichnung selbst befindet sich in einem Dienst namens Microsoft Stream. Sie können einen direkten Link zum Meeting abrufen, indem Sie die Auslassungspunkte aus der Aufzeichnung im Kanal auswählen und dann wie gezeigt Link abrufen auswählen. Darüber hinaus können Sie die Aufzeichnung direkt im Stream öffnen oder die Aufzeichnung sogar zu einem eigenen Tab im Kanal machen.

Erhalten Sie den direkten Link zur Aufzeichnung eines Meetings.

Mit Stummschaltung den Lärm unter Kontrolle halten

Wenn ich in einer Besprechung bin, lasse ich mein Mikrofon gerne stumm, es sei denn, ich spreche. Auf diese Weise hören die anderen Teilnehmer keine Hintergrundgeräusche, die um mich herum passieren könnten. Die meisten Leute halten sich an dieselbe Etikette bei Meetings, aber jeder vergisst von Zeit zu Zeit. Jemand könnte fragen, ob alle ihr Mikrofon stumm schalten könnten, aber dies kann die Besprechung stören.

Wenn Sie sich in einer Teams-Besprechung befinden, können Sie das Mikrofon anderer Teilnehmer stummschalten. Ich habe dies oft verwendet, wenn das Mikrofon einer Person Hintergrundgeräusche aufnimmt, z. B. ein bellender Hund, aber ich möchte die Besprechung nicht stören, indem ich die Person auffordere, ihr Mikrofon stumm zu schalten.

Um einen der Teilnehmer des Meetings stumm zu schalten, gehen Sie zur Meeting-Liste, die auf der rechten Seite des Meeting-Fensters angezeigt wird, wählen Sie den Namen der Person aus und wählen Sie Teilnehmer stumm schalten. Um alle stummzuschalten, wählen Sie Alle stumm aus der Liste. Hier werden beide Optionen angezeigt. Die stummgeschalteten Teilnehmer werden darüber informiert, dass Sie sie stummgeschaltet haben, und sie können sich jederzeit selbst wieder aufheben.

Stummschalten des Mikrofons eines Besprechungsteilnehmers in Teams.

Nachdem Sie jemanden stummgeschaltet haben, ist es eine gute Idee, dieser Person eine private Chat-Nachricht zu senden, um ihn oder sie darüber zu informieren, dass Sie es getan haben. Fast jedes Mal, wenn ich dies getan habe, bedankt sich die Person und lässt mich wissen, dass sie oder sie gerade gelaufen ist, um einen Kaffee zu trinken oder auf die Toilette zu gehen, und vergessen hat, das Mikrofon stumm zu schalten.

Verwische deinen Hintergrund

I love the flexibility of being able to hold a meeting with team members anywhere I have an Internet connection. And using video adds tremendous value to the meeting; however, it also introduces a challenge. What if you find yourself working somewhere you don’t want everyone to see? For example, I often take a meeting from home instead of walking into my office. When I am sitting at my kitchen table, you can see our makeshift open pantry in the background. It would be a great background if I was in a meeting with chefs, but it can be distracting for any other type of meeting.

Teams has a cool feature that lets you blur your background but keep your face in focus when on a video call. Everyone in the meeting can see you clearly, even when you move your head around while you are talking, but whatever is behind you and in the background is blurred. No more worrying about any dirty laundry, literally, that might be making an appearance without your knowledge!

Before you join a meeting, you are presented with toggles to turn on your camera and microphone. In between those toggles is a blur toggle, as shown, that you can use to blur your background. When you toggle on the blur option, your background will be become blurry, but your face will stay in focus. If you have already joined the meeting, you can find the blur option in the More Actions pop-up menu, as shown.

Blurring the background before joining a Teams meeting.

Blurring the background after joining a Teams meeting.

If you don’t have a video camera that supports the blur option connected to Teams, you won’t see the toggle to turn on your camera and blur your background. This is a common theme in Teams and Microsoft products in general. Elements of the user interface will appear and disappear if a required component (like a camera that supports the blur feature) is not attached.

Taking notes

Recording a meeting is ideal for capturing the meeting in its entirety, but as a practical matter, what you usually need at the completion of a meeting are meeting notes. You can use the notes, also called meeting minutes, to capture a record of key decisions and action items.

Teams has a feature designed for capturing meeting notes. The notes are shared so that everyone in the meeting can contribute and view notes as they are added. I can’t tell you how many times I have been in a meeting and someone took down notes incorrectly. A simple miscommunication can have ripple effects down the road. When everyone is reviewing and adding to the meeting notes in real time during the meeting, the possibility of miscommunication is greatly reduced.

You can add notes about a meeting before the meeting starts or during the meeting. If a meeting was set up and tied to a Teams channel, you can go into the channel and discuss the meeting there. If the meeting did not have a channel, you can still add notes.

To add pre-meeting notes, follow these steps:

Open your calendar and select the meeting you want to add notes to.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihren Desktop, ein Fenster oder eine PowerPoint-Präsentation freizugeben:

Nehmen Sie an einer bestehenden Teams-Besprechung teil oder starten Sie eine neue.

Erweitern Sie in den Meeting-Steuerelementen das Dialogfeld „Freigeben“, indem Sie das Symbol auswählen, das wie ein Computermonitor aussieht, durch den ein Pfeil verläuft.
Der untere Bildschirmbereich wird erweitert und Sie sehen Optionen zum Teilen Ihres Bildschirms, ein Fenster auf Ihrem Bildschirm oder eine PowerPoint-Datei.

Wählen Sie die Option aus, die Sie mit dem Meeting teilen möchten.
Ein rotes Kästchen zeigt an, was mit anderen geteilt wird, damit Sie genau wissen, was sie sehen können.

Um die Präsentation zu beenden, wählen Sie wie abgebildet die Schaltfläche Präsentation beenden oben im Anzeigefenster.

Freigeben einer PowerPoint-Präsentation während einer Teams-Besprechung.

Die Kontrolle über den Bildschirm eines anderen übernehmen

Im vorherigen Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren Bildschirm für andere freigeben. Sie können auch eine andere Person die Kontrolle über Ihren Bildschirm übernehmen lassen oder bitten, die Kontrolle über den Bildschirm einer anderen Person zu übernehmen. Wenn Sie über Teams die Kontrolle über den Bildschirm einer anderen Person übernehmen, können Sie die Maus dieser Person bewegen und mit Ihrer eigenen Maus und Tastatur auf ihrem Bildschirm tippen. Ich benutze dies häufig, wenn ich jemandem zeigen möchte, wie man etwas auf seinem Computer macht.

Jemand kann ohne Ihre Erlaubnis nicht die Kontrolle über Ihren Bildschirm übernehmen. Wenn jemand darum bittet, die Kontrolle über Ihren Bildschirm zu übernehmen, wird eine Meldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie der Person die Kontrolle über Ihren Bildschirm erlauben möchten oder nicht. Wenn Sie die Anfrage genehmigen, kann diese Person Ihre Maus auf Ihrem Bildschirm steuern; Wenn Sie die Anfrage jedoch ablehnen, kann diese Person die Kontrolle nicht übernehmen.

Um die Kontrolle über einen freigegebenen Bildschirm zu übernehmen, wählen Sie die Schaltfläche Steuerung übergeben, die oben im Freigabebereich angezeigt wird. Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, das alle Teilnehmer des Meetings auflistet. Sie können auswählen, wem Sie die Kontrolle über Ihren Bildschirm geben möchten. Sie können die Kontrolle mit der gleichen Methode wiedererlangen.

Organisieren von Teams, um Ihre Meeting-Anforderungen zu erfüllen

Ich neige dazu, die Standardeinstellungen für das Layout von Teams für die meisten Besprechungen zu mögen. Teams treffen oft intelligente Entscheidungen und wechseln zwischen der Anzeige von Personen auf dem Hauptbildschirm und der Präsentation einer Präsentation auf dem Hauptbildschirm. Teams erkennen auch, wer spricht, und vergrößert das Video dieser Person, damit Sie sich auf die sprechende Person konzentrieren können.

Möglicherweise möchten Sie jedoch die Kontrolle übernehmen und Ihre Sichtweise ändern. Sie können zwischen Personen und Präsentationen wechseln, indem Sie auf die Videos der Teilnehmer oder die Präsentationen klicken. Sie können auch das Video eines Teilnehmers aufnehmen und anheften, damit es immer angezeigt wird. Manchmal ziehe ich gerne ein Video aus Teams heraus und ziehe es auf einen anderen Monitor. All diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie ein Meeting an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Verwenden von Teams während eines Meetings

Während eines Meetings sind die meisten Teams-Bildschirme dem Meeting gewidmet. Dies ist wertvoll, wenn Sie sich auf das Meeting konzentrieren möchten. Sie können jedoch weiterhin andere Teile von Teams verwenden, wenn eine Besprechung im Gange ist. Wenn es beispielsweise eine große Besprechung gibt, bei der ich zuhören muss, aber nicht meine ganze Aufmerksamkeit fokussiere, werde ich die Besprechung minimieren und andere Teile von Teams verwenden. Das Minimieren der Besprechung ist so einfach wie das Klicken auf einen anderen Teil von Teams, z. B. einen anderen Kanal oder Chat. Wenn Sie außerhalb der Besprechung klicken, minimiert Teams die Besprechung automatisch in ein kleines Fenster oben im linken Navigationsbereich, wie gezeigt. Um zum Meeting zurückzukehren und das Fenster auf Ihrem Bildschirm zu maximieren, klicken Sie einfach in das Meeting-Fenster.

Eine minimierte Teams-Besprechung.