10 ungewöhnliche Tipps für Microsoft Access 2019

Technische Experten – die Leute, die Microsoft Access 2019 in- und auswendig kennen – mögen ein wenig einschüchternd wirken, aber sie sind wichtig – und sie (wir?) haben in keiner Weise die Absicht, einzuschüchtern. Sie sind für durchschnittliche Access-Benutzer wichtig, weil sie unschätzbare Ratschläge bieten, und sie sind für Access selbst wichtig, weil sie die Art und Weise vorantreiben, wie Microsoft seine Produkte kontinuierlich verbessert. Diese Männer und Frauen sind die Leute, die Office-Produkte testen, bevor neue Versionen für die Öffentlichkeit freigegeben werden, und sie sind diejenigen, die Bücher schreiben, um Benutzern aller Ebenen zu helfen, das Beste aus der Software zu machen.

Die Leute, die Datenbanken für ihren Lebensunterhalt entwickeln, sind also eine wesentliche Ressource für den durchschnittlichen Benutzer, den „Power-User“ und auch für den Softwarehersteller. Hier ist eine Zusammenstellung einiger der besten Ratschläge aus einer langen Liste von Access-Experten. Da sie wussten, dass sie neuen Benutzern Vorschläge machten, boten sie Ratschläge an, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und dazu beitragen, dass Sie Access wirklich sicher und effektiv nutzen können. Wenn Sie fertig sind, haben Sie Ihren Bemühungen das richtige Maß an Planung und Organisation gegeben – und Sie haben solide Pläne für die weitere Entwicklung und Nutzung der Datenbanken, die Sie mit Access erstellen.

Also, hier ist der weise Rat – in zehn schnellen Happen.

Dokumentiere alles, als würdest du eines Tages vom FBI befragt

Sparen Sie nicht mit der Zeit, die Sie für die Dokumentation Ihrer Datenbank aufwenden. Wieso den? Denn Sie werden später froh sein, dass Sie nicht gespart haben. Wenn Sie das nächste Mal eine Datenbank erstellen müssen, haben Sie alle Ihre Pläne, Ihre allgemeinen Informationen und alle Ihre Ideen – diejenigen, die Sie umgesetzt haben und die auf dem Reißbrett geblieben sind – parat. Sie haben sie auch, um darauf zu verweisen, wenn mit Ihrer aktuellen Datenbank etwas schief geht. Sie haben versehentlich eine gespeicherte Abfrage gelöscht? Kein Problem. Schlagen Sie in Ihrer Dokumentation nach. Haben Sie vergessen, wie Ihre Tabellen zusammenhängen? Überprüfen Sie die Dokumentation und bauen Sie die Beziehungen neu auf. Müssen Sie jemandem erklären, warum oder wie Sie etwas einrichten? Beziehen Sie sich auf Ihre Notizen und begeistern Sie sie mit Ihrer Voraussicht und sorgfältigen Überlegung.

Was also sollte diese glorreiche Dokumentation enthalten? Nun, alles. Aber hier ist eine Liste, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• Allgemeine Informationen zur Datenbank:
  • Datei-/Datenspeicherorte (mit bestimmten Netzwerkpfaden oder Internet-URLs)
  • Erklärung, was die Datenbank tut
  • Informationen zur Funktionsweise
• Tabellenlayouts:
  • Beziehen Sie Feldnamen, Größen, Inhalte und Beispielinhalte ein.
  • Wenn einige der Daten aus esoterischen oder temporären Quellen stammen (z. B. die Kreditkartendaten, die Sie monatlich online herunterladen), notieren Sie dies in der Dokumentation.
• Zusammenfassung der Berichte:
  • Namen melden
  • Eine Erläuterung der Informationen im Bericht

Wenn Sie vor dem Erstellen eines Berichts einige Abfragen ausführen müssen, dokumentieren Sie den Vorgang. (Besser noch, holen Sie sich einen freundlichen Nerd, der Ihnen hilft, die Arbeit zu automatisieren.)

• Abfragen und Logik: Geben Sie für jede Abfrage eine detaillierte Erklärung zur Funktionsweise der Abfrage an, insbesondere wenn sie mehrere Tabellen oder Datenquellen außerhalb von Access umfasst (z. B. SQL-Tabellen oder andere große Informationsspeicherbereiche).
• Beantworten Sie die Frage „Warum?“: Konzentrieren Sie sich bei der Dokumentation Ihrer Datenbank darauf, warum Ihr Design so funktioniert, wie es funktioniert. Warum verwenden die Abfragen diese speziellen Tabellen? Zugegeben, wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, wissen Sie vielleicht nicht , warum das System so funktioniert, aber es schadet nie, nachzufragen.
• Details zur Notfallwiederherstellung:
  • Der Backup-Prozess und Zeitplan
  • Wo Sicherungen befinden (Sie sind das Erstellen von Backups, oder?) Und wie eine gesicherte Datei wiederherzustellen
  • Was tun, wenn die Datenbank nicht mehr funktioniert?

Wenn Ihre Datenbank eine wichtige organisatorische Funktion ausführt – wie Buchhaltung, Inventarisierung, Kontaktverwaltung oder Auftragserfassung – stellen Sie sicher, dass ein manueller Prozess vorhanden ist, um die Organisation bei Fehlfunktionen der Datenbank am Laufen zu halten – und denken Sie daran, den Prozess zu dokumentieren!

Wenn Sie Hilfe bei einem dieser Punkte benötigen, fragen Sie jemanden! Egal, ob Sie sich jemanden aus Ihrer IT-Abteilung ausleihen oder einen Computerfreak mieten, erhalten Sie die Hilfe, die Sie brauchen. Behandeln Sie Ihre Unterlagen wie eine Versicherung – kein Unternehmen sollte ohne sie arbeiten.

Überprüfen Sie alle 6 bis 12 Monate Ihre Dokumentation, um festzustellen, ob Aktualisierungen erforderlich sind. Eine Dokumentation ist nur dann sinnvoll, wenn sie aktuell ist und von jemand anderem als Ihnen verstanden wird. Stellen Sie ebenso sicher, dass Sie (oder Ihre Kollegen im Büro) wissen, wo sich die Dokumentation befindet. Wenn Sie über eine elektronische Version verfügen, bewahren Sie diese auf und halten Sie einen Ausdruck bereit – Sie werden froh sein, wenn Sie oder jemand anderes versucht, Ihre Datenbankteile mithilfe der Funktion „Anwendungsteile“ zu recyceln.

Halten Sie Ihre Access-Datenbankfelder so klein wie möglich

Achten Sie beim Erstellen von Tabellen darauf, dass Ihre Textfelder die richtige Größe für die darin enthaltenen Daten haben. Standardmäßig richtet Access Textfelder (bekannt als Short Text) für 255 Zeichen ein – eine ziemlich großzügige Einstellung, insbesondere wenn das Feld mickrige zweibuchstabige Statusabkürzungen enthält.

Hundert oder mehr zusätzliche Leerzeichen – die in den meisten Textfeldern ungenutzt bleiben – scheinen nicht zu verschlafen, aber multiplizieren Sie diesen Platz über eine Tabelle mit 100.000 Kundenadressen darin, und Sie erhalten am Ende viele Megabyte Speicherplatz Raum, der sehr damit beschäftigt ist, nichts zu halten.

Passen Sie die Feldgröße mit der Einstellung Feldgröße auf der Registerkarte Allgemein in der Entwurfsansicht an.

Verwenden von Zahlenfeldern für reelle Zahlen in Access-Datenbanken

Verwenden Sie Zahlenfelder für Zahlen, die in Berechnungen verwendet werden , nicht für Text, der vorgibt, eine Zahl zu sein. Softwareanwendungen nehmen einen großen Unterschied zwischen der Postleitzahl 47999 und der Zahl 47.999 wahr. Die Anwendung betrachtet eine Postleitzahl als eine Reihe von Zeichen, die zufällig alle Ziffern sind, aber die Zahl wird als eine tatsächliche Zahl behandelt, die Sie für Mathematik und alle möglichen anderen lustigen numerischen Dinge verwenden können. Der andere Grund, warum eine Postleitzahl kein Zahlenfeld ist? Wenn Sie sich in den USA befinden und Ihre Postleitzahl mit Null beginnt, schneidet die Anwendung die führende Null ab und speichert nur die Ziffern ungleich Null im Feld – aus 01234 wird 1234. Nicht gut!

When choosing the type for a new field with numbers in it, ask yourself a simple question: Are you ever going to make a calculation or do anything math-related with that field?

• If you’ll calculate with the field, use a Number type.
• If you won’t calculate with the field, store the field as Short Text.

Validate your Access data

Validations can help prevent bad data from getting close to your tables. Validations are easy to make, quick to set up, and ever-vigilant (even when you’re so tired you can’t see straight). If you aren’t using validations to protect the integrity of your database, you really should start.

Use understandable names in Access to keep things simple

When building a table or creating a database, think about the database file, field, and table names you use:

• Will you remember what the names mean three months from now? Six months from now?
• Are the names intuitive enough that someone else can look at the table and figure out what it does, long after you’ve moved on to bigger and better things?

This becomes even more important as you start using the tools for putting your Access tables and databases online and sharing them via SharePoint — potentially you’re bringing millions of users “to the table”. Also, with the Application Parts feature, the components of your databases can be recycled to help speed the creation of a new database. You don’t want mysterious names for the parts of your database to spread to a new database — to create nightmarish mysteries there too — right?

Delete Access field values with great caution

Whenever you’re deleting field values from a table, make sure you’re killing the values in the right record — check again, and then only when you’re sure, delete the original. Even then, you can still do a quick Ctrl+Z and recover the offending item provided you undo right after catching the mistake.

Why all the checking and double-checking? Because after you delete a field value and do anything else in the table, Access completely forgets about your old value. It’s gone, just as though it never existed. If you delete a record from a table, the record is really gone — because there is no Undo available for an entire record. If that record happened to be important and you didn’t have a current backup file when the record went away, you’re out of luck. Sorry!

Backup, backup, backup your Access databases

Habe ich das deutlich genug gemacht? Bewahren Sie immer ein Backup Ihrer Arbeit auf! Es gibt keinen Ersatz für eine aktuelle Sicherung Ihrer Daten – insbesondere wenn die Daten für Ihr Privat- oder Berufsleben von entscheidender Bedeutung sind. Zu den effektiven Strategien gehört oft die Aufbewahrung von Sicherungskopien an einem anderen Ort, falls Ihr Büro durch eine Katastrophe zerstört wird, sei es in einem anderen Büro oder in der Cloud.

Wenn Sie denken, dass Sie noch nie ein Backup benötigt haben, warum sollten Sie sich also die Mühe machen, denken Sie an Überschwemmungen. Denken Sie an Nachrichtensprecher, die sagen, dass ein Gebiet, das derzeit unter Wasser ist, noch nie zuvor überflutet wurde. Stellen Sie sich das Leben der Menschen vor, die die Straße entlang schweben. Egal, ob Sie mit einer echten Katastrophe von Hurrikan-Ausmaßen konfrontiert sind, einem Feuer ausgesetzt sind oder die Festplatte Ihres Computers beschließt zu sterben (und das passiert – selbst wenn Ihnen das noch nie passiert ist), Sie werden viel glücklicher sein, wenn Sie es getan haben ein Backup Ihrer Datenbank.

Denken Sie nach, denken Sie nach und denken Sie noch einmal darüber nach, bevor Sie in Access Maßnahmen ergreifen

Kennen Sie den Schreiner-Slogan „Zweimal messen, einmal schneiden“? Das gleiche gilt für das Denken, wenn es um Ihre Datenbank geht. Denken Sie nicht nur über etwas nach, kommen Sie zu einem schnellen Schluss und tauchen Sie dann ein. Warten Sie, überlegen Sie es sich noch einmal und denken Sie dann vielleicht ein drittes Mal darüber nach. Dann zeichnen Sie einen Abschluss und beginnt , auf sie wirkt. Mit all den Möglichkeiten, die Ihnen Access bietet, und der Möglichkeit, Tausende und Abertausende von Datensätzen in Ihrer Datenbank zu speichern, kann ein relativ einfacher Fehler aufgrund der potenziellen Auswirkungen in Bezug auf Datenverlust oder eine „nicht rückgängig zu machende“ Aktion ziemlich teuer werden fehlerhaft.

Organisieren Sie sich und bleiben Sie organisiert, wenn Sie in Access arbeiten

Obwohl die Vorschläge, sich zu organisieren und es einfach zu halten, widersprüchlich erscheinen mögen, sind diese beiden Ratschläge wirklich kameradschaftlich. Die Dinge einfach zu halten kann oft ein Weg sein, um im Nachhinein viel Organisation zu vermeiden. Während du es wahrscheinlich satt hast, deine Eltern daran erinnern zu hören, dass „alles einen Platz hat und alles an seinem Platz“ (oder, wenn sie weniger poetisch wären: „ Räum dein Zimmer auf!!! “), hatten sie Recht.

Wenn Sie Ihre Datenbank organisiert halten, sparen Sie sich Zeit und Ärger. Eine gut geplante, gut organisierte Tabelle lässt sich einfacher abfragen, Berichte erstellen und in ein Formular aufnehmen. Es wird auch wie ein Blitz sortieren und filtern.

Ja, Sie können auch organisiert werden. Tatsächlich ist Überorganisation zu einfach. Dämpfen Sie Ihren Organisationswillen, indem Sie eine andere Leidenschaft pflegen: mit so wenigen Schritten wie möglich zu arbeiten. Begrenzen Sie die Anzahl der Ordner und Unterordner, die Sie verwenden – maximal fünf Ordnerebenen sind für fast jeden mehr als ausreichend. Wenn Sie weit über die fünf Ebenen hinausgehen, stößt Ihre Organisation an Ihre Produktivität (und niemand mag einen Produktivitätsverlust, am allerwenigsten die Leute, die sich diese albernen kleinen Slogans für Unternehmens-Wohlfühlplakate einfallen lassen).

Es ist keine Schande, nach Access Help zu fragen

Wenn Sie mit etwas Schwierigkeiten haben, schlucken Sie Ihr Ego herunter und bitten Sie um Hilfe. „Ich weiß nicht“ zu sagen – und dann herauszufinden, was man noch nicht weiß – ist keine Schande. Diese Regel ist besonders wichtig, wenn Sie eine Herde auf Tausenden von Datensätzen in einer Datenbank reiten. Kleine Fehltritte vergrößern und vervielfachen schnell ein kleines Problem zu einer riesigen Krise. Bitten Sie um Hilfe, bevor die Situation ernst wird.