Access 2019: So bearbeiten und ändern Sie eine Access-Datenbank

Nachdem Sie eine Access-Datenbank von Grund auf oder aus einer Vorlage erstellt haben, müssen Sie sie möglicherweise ändern, indem Sie jedem Feld einen beschreibenden Namen geben, die Größe jedes Felds definieren oder ein Feld hinzufügen und löschen. Mit Access 2019 sind diese Aufgaben einfacher denn je.

Benennen eines Felds in Access 2019

Wenn Sie eine Datenbank von Grund auf neu erstellen, zeigt Access generische Feldnamen wie Field1 an. Wenn Sie diese generischen Feldnamen beim Erstellen Ihrer Datenbank nicht geändert haben, können Sie die Namen später ändern. Wenn Sie eine Datenbank aus einer Vorlage erstellen, werden die beschreibenden Feldnamen angezeigt, aber Sie möchten die Felder möglicherweise trotzdem in einen anderen Namen umbenennen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Feld in Access umzubenennen:

Doppelklicken Sie im Bereich All Access Objects auf der linken Seite des Bildschirms auf die Tabelle, die die Felder enthält, die Sie umbenennen möchten. Access zeigt die Datenblattansicht (die einer Excel-Tabelle ähnelt) Ihrer Datenbank an.

Doppelklicken Sie auf das Feld (Spaltenkopf), das Sie umbenennen möchten. Access hebt die Spaltenüberschrift hervor.

Geben Sie einen neuen Namen für Ihr Feld ein.

Um andere Felder umzubenennen, wiederholen Sie die Schritte 2 und 3.

Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste.

Hinzufügen und Löschen eines Felds in Access

Manchmal müssen Sie möglicherweise ein Feld hinzufügen, um Platz zum Speichern neuer Informationen zu schaffen. Zu anderen Zeiten möchten Sie vielleicht ein Feld löschen, das Sie nicht wirklich wollen.

Normalerweise ist es am besten, beim Erstellen und Entwerfen einer Datenbank Felder hinzuzufügen und zu löschen, bevor Sie mit dem Speichern von Daten wie Namen und Adressen beginnen. Wenn Sie Felder hinzufügen, nachdem Sie Daten gespeichert haben, werden in vorhandenen Datensätzen leere Felder angezeigt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einer Access-Datenbanktabelle ein Feld hinzuzufügen:

Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil, der rechts neben der Überschrift Zum Hinzufügen klicken angezeigt wird. Ein Menü erscheint.

Wählen Sie den Feldtyp aus, den Sie hinzufügen möchten, z. B. Währung oder Kurztext. Access fügt Ihr Feld ein und gibt ihm einen generischen Namen wie Field3.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Feld aus einer Access-Datenbanktabelle zu löschen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld (Spaltenkopf), das Sie löschen möchten. Access hebt die gesamte Spalte in Ihrer Datenbanktabelle hervor und zeigt ein Popup-Menü an.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, um es zu ändern.

Klicken Sie auf Feld löschen. Wenn Sie Daten in diesem Feld gespeichert haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie alle Daten im Feld dauerhaft löschen möchten.

Wenn Sie ein Feld löschen, löschen Sie auch alle Daten, die möglicherweise in diesem Feld gespeichert sind. Je nachdem, wie viele Daten Sie gespeichert haben, können Sie viele Informationen löschen, indem Sie ein einzelnes Feld löschen. Seien Sie also vorsichtig.

Klicken Sie auf Ja (oder Nein). Wenn Sie auf Ja klicken, löscht Access Ihr ausgewähltes Feld.

Definieren von Typ und Größe eines Felds in Access

Der Datentyp eines Felds definiert, welche Art von Daten das Feld enthalten kann (Zahlen, Text, Datumsangaben usw.), und die Größe eines Felds definiert die Datenmenge, die das Feld aufnehmen kann (keine Zahlen mit mehr als 250 Ziffern, eine beliebige Textzeichenfolge mit weniger als 120 Zeichen usw.).

Der Zweck des Definierens von Typ und Größe eines Felds besteht darin, sicherzustellen, dass nur gültige Daten in diesem Feld gespeichert werden. Wenn ein Feld Namen speichern soll, möchten Sie nicht, dass jemand eine Zahl eingibt. Wenn ein Feld das Alter einer Person speichern soll, möchten Sie nicht, dass das Feld negative Zahlen akzeptiert.

Um den Typ und die Menge der Daten zu definieren, die ein Feld in Access speichern kann, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.

Doppelklicken Sie im Bereich All Access Objects auf der linken Seite des Bildschirms auf die Tabelle, die die Felder enthält, die Sie definieren möchten. Access zeigt die Datenblattansicht Ihrer Tabelle an.

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Felds, das Sie definieren möchten. Access hebt die gesamte Spalte hervor.

Klicken Sie in der Multifunktionsleisten-Benutzeroberfläche auf die Registerkarte Felder, die unter der Überschrift Tabellentools angezeigt wird. Auf der Registerkarte Felder werden Optionen zum Ändern Ihres Felds angezeigt.

Klicken Sie in der Gruppe Formatierung auf den Pfeil, der rechts neben dem Kombinationsfeld Datentyp angezeigt wird. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt, in dem alle Datentypen aufgelistet sind, die Sie zum Speichern in einem Feld definieren können.

Sie können einen bestimmten Datentyp auswählen, um sicherzustellen, dass ein Feld die richtigen Informationen speichert.

Wählen Sie einen Datentyp aus, z. B. Zahl, Text oder Datum/Uhrzeit. Je nach ausgewähltem Datentyp können Sie zusätzliche Optionen auswählen, indem Sie in das Kombinationsfeld Format klicken.

Wenn Sie den Datentyp eines Felds ändern, können alle vorhandenen Daten, die in diesem Feld gespeichert sind, verloren gehen.