Access 2019: So erstellen Sie eine Access-Datenbank

Um eine Access-Datenbank zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Datenbanktabelle erstellen und dann die Namen aller Felder definieren, die Sie in dieser Tabelle speichern möchten. Mit Access-Datenbanktabellen können Sie eine Datei in einzelne Teile aufteilen. Beispielsweise kann eine Datenbanktabelle die Namen und Adressen all Ihrer Kunden enthalten, eine zweite Datenbanktabelle die Namen und Adressen all Ihrer Mitarbeiter und eine dritte Datenbanktabelle die Namen und Adressen Ihrer Lieferanten. Access speichert all diese zugehörigen Informationen in einer einzigen Access-Datei, die auf Ihrer Festplatte gespeichert wird.

Um Ihre Access-Datenbank zu entwerfen, können Sie eine neue Datenbank erstellen oder eine vorhandene Vorlage verwenden, die Sie ändern können. Das Entwerfen einer Datenbank bedeutet, sowohl die Anzahl der zum Speichern von Informationen zu verwendenden Felder als auch die maximale Datenmenge zu definieren, die jedes Feld aufnehmen kann.

Wenn Sie ein Feld haben, in dem Zahlen gespeichert werden, was sind die Höchst- und Mindestgrenzen für die Zahlen, die Sie in diesem Feld speichern möchten? Wenn Sie das Alter einer Person speichern, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass das Feld negative Zahlen oder Zahlen über 200 enthält. Wenn Ihr Feld Gehälter enthalten muss, muss das Feld möglicherweise große Zahlen, aber keine negativen Zahlen enthalten.

Im Allgemeinen speichern Sie Informationen in einem separaten Feld in Access. Anstatt also ein einzelnes Feld für den vollständigen Namen einer Person zu erstellen, erstellen Sie zwei separate Felder: Ein Feld enthält den Vornamen und das zweite Feld den Nachnamen. Indem Sie Nachnamen in einem separaten Feld speichern, können Sie Nachnamen ganz einfach aus Ihrer Datenbank entfernen, um Serienbriefe zu erstellen, in denen steht: „Die Familie Smith hat gerade 200.000 Dollar beim x-ten Verkaufsgespräch des Verlags gewonnen!“

Access kann eine leere Datenbank oder eine spezielle Datenbank erstellen, indem eine der vielen Vorlagen verwendet wird, die auf der Microsoft-Website verfügbar sind . Unabhängig davon, wie Sie eine Datenbank erstellen, müssen Sie sie wahrscheinlich an den Datentyp anpassen, den Sie speichern möchten.

Wenn Sie Access starten, haben Sie die Wahl, eine vorhandene Datenbank zu öffnen oder eine neue zu erstellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Datenbank mit bereits ausgeführtem Access zu erstellen:

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

Wählen Sie Neu.
Access zeigt eine Vielzahl von Datenbankvorlagen an, die Sie verwenden können.

Erstellen einer Datenbank.

Klicken Sie auf ein Symbol, z. B. Leere Datenbank, oder eine beliebige Datenbankvorlage.

Wenn Sie auf eine Vorlage klicken, wird ein Fenster angezeigt; Sie sehen eine Vorschau Ihrer Vorlage.

Klicken Sie in das Textfeld Dateiname und geben Sie einen beschreibenden Namen für Ihre Datenbank ein.

Wenn Sie auf das Ordnersymbol klicken, das rechts neben dem Textfeld Dateiname angezeigt wird, können Sie ein Dialogfeld öffnen, in dem Sie ein bestimmtes Laufwerk und einen bestimmten Ordner definieren können, in dem Ihre Datenbankdatei gespeichert werden soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um Ihre Datenbankdatei zu erstellen.

Access zeigt eine leere Datenbank an.

Beginnen Sie mit der Definition von Feldnamen.

Klicken Sie auf die Überschrift Zum Hinzufügen klicken.

Access zeigt ein Menü zum Definieren der Datentypen an, die dieses Feld enthalten kann, z. B. Text oder Zahlen.

Die Spaltenüberschrift Click to Add zeigt ein Menü mit verschiedenen Optionen an.

Wählen Sie Langtext.

Access zeigt einen generischen Feldnamen an, z. B. Field1.

Geben Sie einen Namen für Ihr Feld ein (z. B. Vorname oder Gehalt).

Drücken Sie Enter.
Access zeigt eine weitere Spalte zum Hinzufügen an; Im Menü können Sie den Datentyp auswählen, der im nächsten Feld gespeichert werden soll.

Wählen Sie Langer Text oder einen anderen Datentyp, den das Feld enthalten soll.
Access zeigt ein weiteres generisches Feld an, z. B. Field1.

Geben Sie einen Namen für Ihr Feld ein, z. B. Nachname.

Wiederholen Sie die Schritte 9 bis 11 für jedes zusätzliche Feld, das Sie erstellen möchten.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Feldern fertig sind, drücken Sie Esc auf der Tastatur.

Hier finden Sie praktische Tastenkombinationen für Access 2019 .