Access Report Design: Anwenden von Designs und bedingter Formatierung in Access 2019

Access-Berichte können für die Anzeige von Daten nützlich sein, aber Sie können noch einen Schritt weiter gehen und Ihre Access-Berichte auch optisch ansprechend gestalten. Eine Möglichkeit, das Erscheinungsbild eines Access-Berichts zu ändern, besteht darin, ein vordefiniertes Design zu verwenden, das sofort Farbe hinzufügen kann, um selbst den langweiligsten Access-Bericht interessant aussehen zu lassen.

Anwenden von Designs in Access 2019

Ein Design ordnet einfach das Erscheinungsbild Ihres gesamten Berichts neu an, damit es nicht wie eine langweilige Liste mit Text und Zahlen aussieht. Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Design auf einen Access-Bericht anzuwenden :

Zeigen Sie Ihren Bericht in der Entwurfsansicht an.

Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.

Klicken Sie in der Gruppe Designs auf das Symbol Designs.

Es erscheint ein Menü, das alle verfügbaren Themen auflistet.

Mit Designs können Sie das Erscheinungsbild eines Berichts schnell ändern.

Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Thema.

Access zeigt, wie Ihr Bericht mit dem ausgewählten Design aussehen wird.

Wählen Sie ein Thema aus, um es für Ihren Bericht auszuwählen.
Access zeigt Ihren Bericht mit Ihrem ausgewählten Thema an.

Erstellen von bedingter Formatierung in Access 2019

Ein Access-Bericht kann Daten anzeigen, aber manchmal benötigen Sie möglicherweise Hilfe bei der Identifizierung bestimmter Datentypen. Sie möchten beispielsweise, dass Access Verkaufszahlen über 250.000 US-Dollar hervorhebt, damit Sie diese Informationen leichter erkennen können. Obwohl Sie einen Bericht manuell überprüfen und solche Informationen selbst hervorheben können, ist es schneller und genauer, dies stattdessen von Access tun zu lassen.

Das Formatieren von Daten basierend auf bestimmten Kriterien wird als bedingte Formatierung bezeichnet. Die Idee ist, dass Access Daten nur formatiert, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. ein Wert von mehr als 250.000 USD oder weniger als 10.000 USD.

Um die bedingte Formatierung zu verwenden, müssen Sie das zu formatierende Feld definieren, eine Regel zum Auslösen der Formatierung und dann die Art der Formatierung definieren, die Sie anwenden möchten, z. B. das Zugriffsfeld rot oder gelb markieren .

Gehen Sie folgendermaßen vor, um bedingte Formatierung auf Daten in einem Access-Bericht anzuwenden:

Zeigen Sie Ihren Bericht in der Entwurfsansicht an.

Wählen Sie das Feld aus, auf das Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.
Sie können eine bedingte Formatierung auf ein numerisches Feld oder ein Textfeld anwenden.

Klicken Sie auf die Registerkarte Format.

Klicken Sie in der Gruppe Steuerelementformatierung auf das Symbol Bedingte Formatierung.

Das Dialogfeld „Manager für Regeln für bedingte Formatierung“ wird angezeigt.

Das Dialogfeld Manager für bedingte Formatierungsregeln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel.

Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt.

Im Dialogfeld Neue Formatierungsregel können Sie eine Regel definieren.

Sie können hier auf die Schaltfläche Regel bearbeiten oder Regel löschen klicken, um eine von Ihnen erstellte Regel zu bearbeiten oder zu löschen.

Wählen Sie einen Regeltyp aus:

• Überprüfen Sie die Werte im aktuellen Datensatz oder verwenden Sie einen Ausdruck (Sie können eine Regel erstellen, die nur den Wert eines einzelnen Felds berücksichtigt)
• Mit anderen Datensätzen vergleichen (Sie können eine Regel erstellen, die den Wert desselben Felds untersucht, das in anderen Datensätzen gespeichert ist)

Definieren Sie in der Kategorie Regelbeschreibung bearbeiten Ihre Regel.
Abhängig von der Option, die Sie in Schritt 6 ausgewählt haben, werden in der Kategorie Regelbeschreibung bearbeiten möglicherweise unterschiedliche Optionen angezeigt.

Wählen Sie den Formatierungstyp aus, der angezeigt werden soll, wenn die Daten in einem Feld der Regel entsprechen, die Sie in Schritt 7 definiert haben.

OK klicken.
Das Dialogfeld Manager für Regeln für bedingte Formatierung wird erneut angezeigt und zeigt Ihre neu erstellte Regel an.

OK klicken.
Access zeigt jetzt Ihre Formatierungsänderungen im Feld an, wenn es Ihrer definierten Regel entspricht.