Aktualisieren und Verwalten von externen Power Pivot-Datenverbindungen

Wenn Sie Daten aus einer externen Datenquelle in Power Pivot laden, erstellen Sie zum Zeitpunkt der Erstellung im Wesentlichen einen statischen Snapshot dieser Datenquelle. Power Pivot verwendet diesen statischen Snapshot in seinem internen Datenmodell.

Im Laufe der Zeit kann sich die externe Datenquelle ändern und mit neu hinzugefügten Datensätzen wachsen. Power Pivot verwendet jedoch weiterhin seinen Snapshot, sodass keine der Änderungen in Ihre Datenquelle übernommen werden kann, bis Sie einen weiteren Snapshot erstellen.

Die Aktion zum Aktualisieren des Power Pivot-Datenmodells durch Erstellen eines weiteren Snapshots Ihrer Datenquelle wird als Aktualisieren der Daten bezeichnet. Sie können manuell aktualisieren oder eine automatische Aktualisierung einrichten.

Power Pivot-Daten manuell aktualisieren

Auf der Registerkarte Start des Power Pivot-Fensters sehen Sie den Befehl Aktualisieren. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil darunter, um zwei Optionen anzuzeigen: Aktualisieren und Alle aktualisieren.

Mit Power Pivot können Sie eine Tabelle oder alle Tabellen aktualisieren.

Verwenden Sie die Option Aktualisieren, um die aktive Power Pivot-Tabelle zu aktualisieren. Das heißt, wenn Sie sich auf der Registerkarte Dim_Products in Power Pivot befinden, erreichen Sie durch Klicken auf Aktualisieren den externen SQL Server und fordert eine Aktualisierung nur für die Tabelle Dim_Products an. Dies funktioniert gut, wenn Sie nur bestimmte Datenquellen strategisch aktualisieren müssen.

Verwenden Sie die Option Alle aktualisieren, um alle Tabellen im Power Pivot-Datenmodell zu aktualisieren.

Automatische Aktualisierung einrichten

Sie können Ihre Datenquellen so konfigurieren, dass automatisch die neuesten Daten abgerufen und Power Pivot aktualisiert wird.

Wechseln Sie in der Excel-Multifunktionsleiste zur Registerkarte Daten und wählen Sie den Befehl Verbindungen. Das Dialogfeld Arbeitsmappenverbindungen wird geöffnet. Wählen Sie die Datenverbindung aus, mit der Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Wählen Sie eine Verbindung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Wählen Sie bei geöffnetem Dialogfeld Eigenschaften die Registerkarte Verwendung aus. Hier finden Sie eine Option zum Aktualisieren der ausgewählten Datenverbindung alle X Minuten und eine Option zum Aktualisieren der Datenverbindung beim Öffnen der Excel-Arbeit:

• Alle X Minuten aktualisieren : Wenn Sie neben dieser Option ein Häkchen setzen, wird Excel angewiesen, die ausgewählte Datenverbindung eine bestimmte Anzahl von Minuten automatisch zu aktualisieren. Dadurch werden alle Tabellen aktualisiert, die dieser Verbindung zugeordnet sind.
• Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren : Wenn Sie neben dieser Option ein Häkchen setzen, wird Excel angewiesen, die ausgewählte Datenverbindung nach dem Öffnen der Arbeitsmappe automatisch zu aktualisieren. Dadurch werden alle Tabellen aktualisiert, die dieser Verbindung zugeordnet sind, sobald die Arbeitsmappe geöffnet wird.

Im Dialogfeld Eigenschaften können Sie die ausgewählte Datenverbindung so konfigurieren, dass sie automatisch aktualisiert wird.

Alle aktualisieren verhindern

Sie können alle Verbindungen aktualisieren, die Power Pivot speisen, indem Sie den Befehl Alle aktualisieren verwenden. Nun, es gibt tatsächlich zwei weitere Stellen, an denen Sie auf Alle in Excel aktualisieren klicken können: auf der Registerkarte Daten in der Excel-Multifunktionsleiste und auf der Registerkarte Analysieren, die Sie beim Arbeiten in einer Pivot-Tabelle sehen.

In Excel 2010 aktualisierten diese beiden Schaltflächen nur Standard-Pivot-Tabellen und Arbeitsmappendatenverbindungen, und die Power Pivot-Aktualisierungsschaltflächen wirkten sich nur auf Power Pivot aus. Sie lösen jetzt alle die gleiche Operation aus. Wenn Sie also an einer beliebigen Stelle in Excel auf eine beliebige Schaltfläche "Alle aktualisieren" klicken, wird Power Pivot im Wesentlichen vollständig neu geladen, alle Pivot-Tabellen aktualisiert und alle Arbeitsmappendatenverbindungen aktualisiert. Wenn Ihr Power Pivot-Datenmodell Millionen von Datenzeilen aus einer externen Datenquelle importiert, sollten Sie die Funktion Alle aktualisieren möglicherweise vermeiden.

Glücklicherweise können Sie verhindern, dass bestimmte Datenverbindungen aktualisiert werden, wenn Alle aktualisieren ausgewählt ist. Wechseln Sie in der Excel-Multifunktionsleiste zur Registerkarte Daten und wählen Sie den Befehl Verbindungen. Dadurch wird das Dialogfeld Arbeitsmappenverbindungen geöffnet, in dem Sie die zu konfigurierende Datenverbindung auswählen und dann auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken.

Wenn das Dialogfeld Eigenschaften geöffnet wurde, wählen Sie die Registerkarte Verwendung und entfernen Sie dann das Häkchen neben Diese Verbindung bei Alle aktualisieren aktualisieren (wie gezeigt).

Im Dialogfeld Eigenschaften können Sie die ausgewählte Datenverbindung so konfigurieren, dass der Befehl Alle aktualisieren ignoriert wird.

Bearbeiten der Datenverbindung

In bestimmten Fällen müssen Sie die Quelldatenverbindung möglicherweise bearbeiten, nachdem Sie sie bereits erstellt haben. Im Gegensatz zum Aktualisieren, bei dem Sie einfach einen weiteren Snapshot derselben Datenquelle erstellen, können Sie beim Bearbeiten der Quelldatenverbindung zurückgehen und die Verbindung selbst neu konfigurieren. Hier sind einige Gründe, warum Sie die Datenverbindung möglicherweise bearbeiten müssen:

• Der Speicherort oder der Server oder die Datenquellendatei hat sich geändert.
• Der Name des Servers oder der Datenquellendatei hat sich geändert.
• Sie müssen Ihre Anmeldedaten oder den Authentifizierungsmodus bearbeiten.
• Sie müssen Tabellen hinzufügen, die Sie beim ersten Import ausgelassen haben.

Wechseln Sie im Power Pivot-Fenster zur Registerkarte Start, und klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Vorhandene Verbindungen. Das Dialogfeld Vorhandene Verbindungen wird geöffnet. Ihre Power Pivot-Verbindungen befinden sich unter der Unterüberschrift Power Pivot-Datenverbindungen. Wählen Sie die zu bearbeitende Datenverbindung aus.

Verwenden Sie das Dialogfeld Vorhandene Verbindungen, um Ihre Power Pivot-Quelldatenverbindungen neu zu konfigurieren.

Nachdem Ihre Zieldatenverbindung ausgewählt wurde, suchen Sie nach den Schaltflächen Bearbeiten und Öffnen. Auf welche Schaltfläche Sie klicken, hängt davon ab, was Sie ändern müssen:

• Schaltfläche Bearbeiten: Ermöglicht Ihnen die Neukonfiguration der Serveradresse, des Dateipfads und der Authentifizierungseinstellungen.
• Schaltfläche Öffnen: Ermöglicht das Importieren einer neuen Tabelle aus der bestehenden Verbindung, was praktisch ist, wenn Sie beim ersten Laden von Daten versehentlich eine Tabelle übersehen haben.