Arbeiten mit Verteilerlisten in Outlook

Sie können in Ihrem Outlook-Kontaktmodul eine Verteilerliste erstellen, die den Namen mehrerer Personen enthält, wenn Sie eine Nachricht gleichzeitig an mehrere Personen senden. Sie können Ihren Verteilerlisten auch Kategorien zuweisen (genau wie bei einzelnen Kontakten) und Sie können eine Verteilerliste als Anhang einer E-Mail-Nachricht an andere Personen senden, damit diese dieselbe Liste verwenden können wie Sie, wenn sie es sind auch mit Outlook.

Erstellen einer Verteilerliste

Das Erstellen einer Verteilerliste ist eine einfache Angelegenheit, indem Sie einen Namen für Ihre Liste erstellen und aus der Sammlung von Namen auswählen, die Sie auf Ihrem System gespeichert haben. Eine Verteilerliste verfolgt keine Telefonnummern und Postanschriften, sondern nur E-Mail-Adressen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Verteilerliste in Ihrem Kontaktmodul zu erstellen:

1. Wählen Sie Datei –> Neu –> Verteilerliste (oder drücken Sie Strg+Umschalt+L).

Das Dialogfeld Verteilerliste wird angezeigt.

2. Geben Sie den Namen ein, den Sie Ihrer Verteilerliste zuweisen möchten.

Der von Ihnen eingegebene Name wird im Textfeld Name angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen.

Das Dialogfeld Mitglieder auswählen wird angezeigt und zeigt links eine Liste der verfügbaren Namen und rechts ein leeres Feld an.

4. Doppelklicken Sie auf den Namen jeder Person, die Sie zu Ihrer Verteilerliste hinzufügen möchten.

Jeder Name, auf den Sie doppelklicken, wird in der Spalte Zu Verteilerliste hinzufügen auf der rechten Seite des Dialogfelds angezeigt.

5. Wenn Sie mit der Auswahl der Namen fertig sind, klicken Sie auf OK.

Das Dialogfeld Mitglieder auswählen wird geschlossen.

6. Klicken Sie auf Speichern und schließen (oder drücken Sie Alt+S).

Das Dialogfeld Verteilerliste wird geschlossen und Ihre Verteilerliste wird in Ihrer Kontaktliste angezeigt.

Wenn Sie eine Verteilerliste erstellen, möchten Sie möglicherweise auch die E-Mail-Adressen von Personen aufnehmen, die nicht in Ihrer Kontaktliste oder in einem Ihrer anderen Outlook-Adressbücher enthalten sind. Um einen solchen Außenseiter zu Ihrer Verteilerliste hinzuzufügen, klicken Sie in Schritt 4 oben auf Neu hinzufügen (anstatt Mitglieder auswählen). Geben Sie im Dialogfeld Neue Mitglieder hinzufügen den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf OK und führen Sie die restlichen Schritte genauso aus.

Bearbeiten einer Verteilerliste

Menschen kommen und gehen in Verteilerlisten, genau wie überall sonst. Zum Glück können Sie die Listen bearbeiten. Klicken Sie einfach auf das Kontaktsymbol im Navigationsbereich und doppelklicken Sie auf den Namen einer Ihrer Verteilerlisten (die Einträge, die ein kleines zweiköpfiges Symbol rechts neben ihren Namen aufweisen). Wenn Sie einen Verteilerlisteneintrag öffnen, sehen Sie denselben Bildschirm wie beim ersten Erstellen der Liste. Hier haben Sie einige nützliche Optionen:

• So entfernen Sie ein Mitglied der Liste: Klicken Sie auf diesen Namen und dann auf die Schaltfläche Entfernen.

• So wählen Sie ein neues Mitglied aus den Namen aus, die sich bereits in Ihrer Kontaktliste oder globalen Adressliste befinden: Klicken Sie auf Mitglieder auswählen und folgen Sie der gleichen Routine, die Sie beim Erstellen einer Liste verwenden.

• So fügen Sie eine Person hinzu, deren E-Mail-Adresse in keinem Ihrer Adressbücher aufgeführt ist: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu hinzufügen, geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein und klicken Sie auf OK.

Verwenden einer Verteilerliste

Verteilerlisten werden als Elemente in Ihrer Kontaktliste zusammen mit den Namen der Personen angezeigt – Sie können also (wie Sie wahrscheinlich erraten können) eine Verteilerliste verwenden, um eine E-Mail-Nachricht wie bei jedem Kontakt zu adressieren. Hier ist wie:

• Sie können die Karte für eine Verteilerliste in Ihren Posteingang ziehen, um eine neue E-Mail-Nachricht für diese Liste zu erstellen.

• Sie können den Namen der Verteilerliste in die Zeile An: einer E-Mail-Nachricht eingeben und in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Namen überprüfen klicken.

Wenn Outlook dem Namen im Feld An: eine Unterstreichung hinzufügt, wissen Sie, dass Ihre Nachricht an die Personen in Ihrer Verteilerliste gesendet wird.