Feldtypen und Verwendungen in Access 2019-Datenbanken

Ein Feld in Access 2019 ist, wie Sie sich erinnern, der Ort, an dem Ihre Daten gespeichert sind. Jedes Feld enthält ein Datenelement, z. B. Nachname oder Batting Average. Da es so viele verschiedene Arten von Informationen auf der Welt gibt, bietet Access eine Vielzahl von Feldtypen zum Speichern dieser Informationen . Tatsächlich stellt Ihnen Access die folgenden Feldtypen zur Verfügung:

• Kurzer Text
• Langer Text
• Nummer
• Währung
• AutoNumber (dieser Datentyp wird standardmäßig auf das Start-ID-Feld in jeder neuen Tabelle angewendet)
• Terminzeit
• Ja Nein
• Suche & Beziehung
• Rich-Text
• Anhang
• Hyperlink
• OLE-Objekt
• Berechnet
• Lookup-Assistent

Die gerade aufgeführten Typen sind diejenigen, die für Felder verfügbar sind, die Sie zusätzlich zu diesem ersten Feld erstellen – diejenigen, die Ihre Daten enthalten.

Für den Moment genügt es zu sagen, dass das oben erwähnte AutoNumber-Feld ein Feld ist, das eine automatisch generierte Zahl enthält, sodass jeder Datensatz einzigartig ist, indem er eine eindeutige AutoNumber oder ID hat.

Machen Sie sich vorerst keine Gedanken darüber, was jeder Feldtyp ist oder was er basierend auf seinem Namen tut – ich gehe jeden einzelnen kurz durch. Wie Sie jedoch sehen können, deckt die Liste fast jede Art von Daten ab, die Sie sich vorstellen können. Und denken Sie daran, dass jeder einzelne umfassend angepasst werden kann, sodass Felder entstehen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen.

In der nächsten Aufzählungsliste werden die verfügbaren Feldtypen und ihre Verwendung vorgestellt. Sie erfahren auch ein wenig darüber, wie Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können:

• Kurzer Text: Speichert bis zu 255 Zeichen Text – Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen und eine beliebige Kombination davon.
• Langer Text: Dies ersetzt den Feldtyp Memo, der in den Versionen 2010 und früher gefunden wurde. Ein Langtextfeld enthält bis zu 64.000 Zeichen an Informationen – das sind fast 18 Seiten Text. Dies ist ein wirklich großes Textfeld. Es eignet sich hervorragend für allgemeine Notizen, detaillierte Beschreibungen und alles andere, was viel Platz benötigt.

Zahlen in einem Textfeld sind keine Zahlen zum Rechnen; Sie sind nur ein Haufen Ziffern, die zusammen in einem Feld hängen. Beachten Sie diese Tatsache, wenn Sie die Tabellen in Ihrer Datenbank entwerfen – Sie möchten beispielsweise keinen Wert eingeben, den Sie in einem berechneten Feld verwenden möchten, oder andere Informationen aus einem Bericht extrahieren und diesen Wert haben als Text gespeichert, wodurch es als Zahl unbrauchbar wird. Wenn die Daten numerisch sind, speichern Sie sie auf diese Weise.

Textfelder haben eine Einstellung, die Sie kennen müssen: Größe. Wenn Sie ein Textfeld erstellen, möchte Access wissen, wie viele Zeichen das Feld enthält. Das ist die Feldgröße . Wenn Sie ein Feld namens Vorname erstellen und die Größe 6 festlegen , passt Joseph in das Feld, aber nicht Jennifer. Diese Einschränkung kann ein Problem sein. Eine gute allgemeine Regel ist, das Feld etwas größer zu machen, als Sie denken, dass Sie es brauchen. Es ist einfach, das Feld zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf noch zu vergrößern, aber es ist potenziell gefährlich, es zu verkleinern.

• Zahl: Enthält echte, sichere Zahlen. Sie können Ihren Weg zu Ruhm und Reichtum mit Zahlenfeldern addieren, subtrahieren und berechnen. Wenn Sie jedoch mit Dollar und Cent (oder Pfund und Pence) arbeiten, verwenden Sie stattdessen ein Währungsfeld.
• Währung: Verfolgt Geld, Preise, Rechnungsbeträge usw. In einer Access-Datenbank hört das Geld hier auf. Das gilt auch für die Lira, die Mark und den Yen. Wenn Sie Lust auf eine andere Nummer haben, sehen Sie sich das Feld Nummer an.
• Datum/Uhrzeit: Speichert Uhrzeit, Datum oder eine Kombination aus beiden, je nachdem, welches Format Sie verwenden. Verwenden Sie ein Datum/Uhrzeit-Feld, um den Zeitpunkt des Lebens zu verfolgen. Ziemlich vielseitig, oder?
• Ja/Nein: Hält Ja/Nein, Wahr/Falsch und Ein/Aus, je nach gewähltem Format. Wenn Sie ein einfaches Ja oder Nein benötigen, ist dies das richtige Feld.
• Lookup & Relationship: Wenn Sie möchten, dass ein Feld innerhalb einer Tabelle tatsächlich den Inhalt eines Felds in einer anderen Tabelle anzeigt, wählen Sie dies als Feldtyp. Sobald dieser Feldtyp ausgewählt ist, öffnet sich ein einfacher Lookup-Assistent, über den Sie die Tabelle und das Feld auswählen, um dieses neue Feld in Ihrer Tabelle nachzuschlagen.
• Rich Text: Soll der Inhalt eines bestimmten Felds genau so formatiert werden? Wählen Sie diesen Feldtyp aus, und die Formatierung, die auf die Daten im Feld angewendet wird (mit den Textformatierungswerkzeugen auf der Registerkarte Start), wird so angezeigt, wie sie auf dem Bildschirm und in Berichten angezeigt wird.
• OLE-Objekt: Sie können den Datentyp OLE-Objekt verwenden, um ein Objekt – wie ein Excel-Arbeitsblatt oder ein Word-Dokument – ​​mit einer Access-Tabelle zu verknüpfen oder einzubetten.
• Anhang: Verwenden Sie diesen Feldtyp, um Dateien – Word-Dokumente, Excel-Arbeitsblätter, PowerPoint-Präsentationen oder jede andere Art von Datei, einschließlich Grafiken (vielleicht ein Foto des Freiwilligen, des Produkts oder des Standorts?) – an den Datensatz anzuhängen.
• Hyperlink: Dank dieses Feldtyps versteht und speichert Access die spezielle Linksprache, die das Internet zu einem so mächtigen Ort macht. Wenn Sie Access in Ihrem Firmennetzwerk verwenden oder das Internet intensiv nutzen, ist dieser Feldtyp für Sie geeignet.
• Berechnet: Verwenden Sie diesen Feldtyp, wenn Sie das betreffende Feld mit dem Ergebnis einer Formel füllen möchten, die ein oder mehrere andere Felder in derselben Tabelle verwendet. In einer Tabelle, die eine Liste Ihrer Produkte enthält, können andere Felder beispielsweise Preis und Rabatt enthalten. Wenn Sie auch ein Feld haben möchten, das den neuen Preis berechnet (der Preis, abzüglich des Rabatts), würden Sie dies zu einem berechneten Feld machen. Wenn Sie dies als Feldtyp auswählen, verwenden Sie ein Untermenü, um auszuwählen, welche Art von Daten das Ergebnis enthalten soll, und dann wird ein Dialogfeld des Ausdrucksgenerators angezeigt, in dem Sie die Formel einrichten.

Um Ihnen zu helfen, über Ihre Datenbank und Ihre Daten nachzudenken und sich die Felder vorzustellen, die Sie für einige gängige Datentypen verwenden könnten, enthält diese Tabelle eine Aufschlüsselung der Feldtypen und deren Verwendungsmöglichkeiten.

Common Fields for Everyday Tables

Alle in dieser Tabelle als Beispiele aufgeführten Feldtypen sind eigentlich Textfelder , auch die für Telefonnummern. Dies liegt daran, dass Access ihren Inhalt als Text und nicht als Zahl sieht, die in einer Berechnung verwendet werden könnte. (Schauen Sie sich die folgende Tabelle für Feldbenennungs-No-Nos an.)

Verbotene Symbole

Natürlich ist ein anderer Feldtyp (in der Spalte Typ aufgeführt) weder ein Kurztext- noch ein Langtextfeld – Sie sehen auch das Feld Hyperlink. Dieser Datentyp wird auch als Text betrachtet, aber der Datentyp Hyperlink speichert URLs als URLs – nicht nur als Zeichenfolge aus Text und Satzzeichen.

Wenn Sie all dieses Text-und-Zahlen-Zeug verwirren, denken Sie daran, dass Computer denken, dass es einen Unterschied zwischen einer Zahl (die Sie in einer Berechnung verwenden würden) und einer Ziffernfolge gibt, z. B. den Ziffern, aus denen eine Telefonnummer besteht. Bei verschiedenen Arten von Textfeldern kommt es darauf an, wie viel Text in dem Feld gespeichert wird und ob es eine spezielle Formatierung benötigt, um in der Datenbank richtig zu funktionieren.