Wenn Sie eine neue Excel-Pivot-Tabelle erstellen, werden Sie feststellen, dass Excel 2019 automatisch Dropdown-Schaltflächen zum Berichtsfilterfeld sowie die Beschriftungen für die Spalten- und Zeilenfelder hinzufügt. Diese Dropdown-Schaltflächen, die in Excel offiziell als Filterschaltflächen bezeichnet werden , ermöglichen es Ihnen, alle bis auf bestimmte Einträge in jedem dieser Felder zu filtern und im Fall der Spalten- und Zeilenfelder deren Einträge in der Tabelle zu sortieren.
Wenn Sie Ihrer Pivot-Tabelle mehr als ein Spalten- oder Zeilenfeld hinzugefügt haben, fügt Excel Minimierungsschaltflächen (-) hinzu, mit denen Sie Zwischensummenwerte für ein bestimmtes sekundäres Feld vorübergehend ausblenden können. Nachdem Sie in der Tabelle auf eine Schaltfläche zum Minimieren geklickt haben, wird diese sofort zu einer Schaltfläche zum Erweitern (+), auf die Sie klicken können, um die Zwischensummen für dieses eine sekundäre Feld erneut anzuzeigen.
Die vielleicht wichtigsten Filterschaltflächen in einer Excel-Pivot-Tabelle sind diejenigen, die den Feldern hinzugefügt werden, die als Pivot-Tabellen-FILTER bezeichnet werden. Durch Auswahl einer bestimmten Option in den Dropdown-Listen, die einer dieser Filterschaltflächen zugeordnet sind, werden nur die Zusammenfassungsdaten für die ausgewählte Teilmenge in der Pivot-Tabelle angezeigt.
In der Excel-Beispiel-Pivot-Tabelle, die das Feld Geschlecht aus der Liste Mitarbeiterdaten als Berichtsfilterfeld verwendet, können Sie beispielsweise die Summe der Gehälter von Männern oder Frauen nach Abteilung und Standort im Hauptteil der Pivot-Tabelle anzeigen, indem Sie entweder der folgenden:
Wenn Sie später die Zusammenfassung der Gehälter für alle Mitarbeiter erneut anzeigen möchten, wählen Sie die Option (Alle) in der Dropdown-Filterliste des Felds Geschlecht erneut aus, bevor Sie auf OK klicken.
Wenn Sie das Feld „Geschlechtsberichtsfilter“ auf diese Weise filtern, zeigt Excel dann M oder F im Feld „Geschlechtsberichtsfilter“ anstelle des Standardwerts (Alle) an. Das Programm ersetzt auch die Standard-Dropdown-Schaltfläche durch ein kegelförmiges Filtersymbol, das anzeigt, dass das Feld gefiltert ist und nur einige der Werte in der Datenquelle anzeigt.
Die Filterschaltflächen in den Spalten- und Zeilenfeldern, die ihren Beschriftungen zugeordnet sind, ermöglichen es Ihnen, Einträge für bestimmte Gruppen und in einigen Fällen einzelne Einträge in der Datenquelle herauszufiltern. Um die Zusammenfassungsdaten in den Spalten oder Zeilen einer Pivot-Tabelle zu filtern, klicken Sie auf die Filterschaltfläche des Spalten- oder Zeilenfelds und beginnen Sie, indem Sie das Kontrollkästchen für die Option (Alle auswählen) oben in der Dropdown-Liste aktivieren, um dieses Kontrollkästchen zu deaktivieren seines Häkchens. Klicken Sie dann auf die Kontrollkästchen für alle Gruppen oder Einzeleinträge, deren Summenwerte Sie noch in der Pivot-Tabelle anzeigen möchten, um die Häkchen in jedem ihrer Kontrollkästchen wieder zu setzen. Klicken Sie dann auf OK.
Wie beim Filtern eines Berichtsfilterfelds ersetzt Excel die standardmäßige Dropdown-Schaltfläche für dieses Spalten- oder Zeilenfeld durch ein kegelförmiges Filtersymbol, das anzeigt, dass das Feld gefiltert wird und nur einige seiner Zusammenfassungswerte in der Pivot-Tabelle angezeigt werden. Um alle Werte für ein gefiltertes Spalten- oder Zeilenfeld erneut anzuzeigen, müssen Sie auf die Filterschaltfläche klicken und dann oben in der Dropdown-Liste auf (Alle auswählen) klicken. Klicken Sie dann auf OK.
Diese Abbildung zeigt die Beispiel-Pivot-Tabelle nach dem Filtern des Felds Geschlechtsberichtsfilter nach Frauen (durch Auswahl von F in der Dropdown-Liste Geschlecht) und des Felds Abteilungsspalte nach Buchhaltung, Verwaltung und Personalwesen.
Excel-Pivot-Tabelle nach dem Filtern des Felds "Gender Report Filter" und des Felds "Abteilungsspalte".
Neben dem Herausfiltern einzelner Einträge in einer Excel-Pivot-Tabelle können Sie mit den Optionen in den Fortsetzungsmenüs Label-Filter und Wertfilter auch Gruppen von Einträgen filtern, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, z. B. Firmenstandorte, die nicht starten mit einem bestimmten Brief oder Gehältern zwischen 45.000 und 65.000 US-Dollar.
Datenschnitte in Excel 2019 machen es zum Kinderspiel, den Inhalt Ihrer Pivot-Tabelle in mehr als einem Feld zu filtern. (Sie ermöglichen Ihnen sogar die Verbindung mit Feldern anderer Pivot-Tabellen, die Sie in der Excel-Arbeitsmappe erstellt haben.)
Um Ihrer Excel-Pivot-Tabelle Slicer hinzuzufügen, führen Sie nur zwei Schritte aus:
Klicken Sie auf eine der Zellen in Ihrer Pivot-Tabelle, um sie auszuwählen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Slicer einfügen in der Gruppe Filter der Registerkarte Analysieren unter der kontextbezogenen Registerkarte PivotTable-Tools.
Excel öffnet das Dialogfeld Slicer einfügen mit einer Liste aller Felder in der aktiven Pivot-Tabelle.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle Felder, die Sie beim Filtern der Pivot-Tabelle verwenden möchten und für die Slicer erstellt werden sollen, und klicken Sie dann auf OK.
Excel fügt dann Slicer (als Grafikobjekte) für jedes ausgewählte Pivot-Tabellenfeld hinzu und schließt automatisch den Aufgabenbereich PivotTable-Felder, wenn er gerade geöffnet ist.
Nachdem Sie Slicer für die Excel-Pivot-Tabelle erstellt haben, können Sie diese zum Filtern der Daten verwenden, indem Sie einfach die Elemente auswählen, die in jedem Slicer angezeigt werden sollen. Sie wählen Elemente in einem Slicer aus, indem Sie auf sie klicken, genau wie auf Zellen in einem Arbeitsblatt – halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie auf nicht aufeinanderfolgende Elemente klicken, und drücken Sie die Umschalttaste, um eine Reihe von aufeinander folgenden Elementen auszuwählen. Weitere Hilfe finden Sie in diesen anderen Eingabekürzeln.
Die Abbildung unten zeigt Ihnen die Beispiel-Pivot-Tabelle, nachdem Sie Slicer verwendet haben, die für die Felder Geschlecht, Abteilung und Standort erstellt wurden, um die Daten so zu filtern, dass nur die Gehälter für die Männer in den Personal- und Verwaltungsabteilungen in den Büros in Boston, Chicago und San Francisco Anzeige.
Beispiel für eine Pivot-Tabelle, die mit Slicern gefiltert wurde, die für die Felder Geschlecht, Abteilung und Standort erstellt wurden.
Da Slicer Excel-Grafikobjekte sind (wenn auch einige ziemlich ausgefallene), können Sie sie wie jede andere Excel-Grafik verschieben, in der Größe ändern und löschen. Um einen Slicer aus Ihrer Pivot-Tabelle zu entfernen, klicken Sie darauf, um ihn auszuwählen, und drücken Sie dann die Entf-Taste.
Excel 2019 bietet mit seiner Zeitleistenfunktion eine weitere schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Daten zu filtern. Sie können sich Zeitachsen als Slicer vorstellen, die speziell für Datumsfelder entwickelt wurden und es Ihnen ermöglichen, Daten aus Ihrer Pivot-Tabelle herauszufiltern, die nicht in einen bestimmten Zeitraum fallen, wodurch Sie das Timing von Trends in Ihren Daten sehen können.
Um eine Zeitachse für Ihre Excel-Pivot-Tabelle zu erstellen, wählen Sie eine Zelle in Ihrer Pivot-Tabelle aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeitachse einfügen in der Gruppe Filter auf der kontextbezogenen Registerkarte Analysieren unter der Registerkarte PivotTable-Tools im Menüband. Excel zeigt dann ein Dialogfeld Zeitachsen einfügen an, in dem eine Liste von Pivot-Tabellenfeldern angezeigt wird, die Sie beim Erstellen der neuen Zeitachse verwenden können. Nachdem Sie das Kontrollkästchen für das Datumsfeld aktiviert haben, das Sie in diesem Dialogfeld verwenden möchten, klicken Sie auf OK.
Diese Abbildung zeigt Ihnen eine Zeitachse, die für die Beispielliste Mitarbeiterdaten erstellt wurde, indem Sie das Feld Einstellungsdatum im Dialogfeld Zeitachsen einfügen auswählen. Wie Sie sehen, hat Excel eine schwebende Timeline für das Einstellungsdatum erstellt, in der die Jahre und Monate abgegrenzt sind, und eine Leiste, die den ausgewählten Zeitraum angibt. Standardmäßig verwendet die Zeitachse Monate als Einheiten, aber Sie können dies in Jahre, Quartale oder sogar Tage ändern, indem Sie auf die Dropdown-Schaltfläche MONATE klicken und die gewünschte Zeiteinheit auswählen.
Beispiel-Pivot-Tabelle, gefiltert mit einer Zeitachse, die für das Feld Einstellungsdatum erstellt wurde.
Dann wird die Zeitleiste buchstäblich verwendet, um den Zeitraum auszuwählen, für den die Excel-Pivot-Tabellendaten angezeigt werden sollen. In der obigen Abbildung wurde die Excel-Pivot-Tabelle so gefiltert, dass sie die Gehälter nach Abteilung und Standort nur für Mitarbeiter anzeigt, die im Jahr 2000 eingestellt wurden. Sie können dies einfach tun, indem Sie die Zeitleiste in der Zeitleistengrafik Datum der Einstellung so ziehen, dass sie beginnt Januar 2000 und reicht bis einschließlich Dezember 2000. Um die Gehaltsdaten der Pivot-Tabelle für andere Einstellungszeiträume zu filtern, ändern Sie einfach die Start- und Endzeiten, indem Sie die Zeitleiste in der Zeitleiste Einstellungsdatum ziehen.
Sie können die Zusammenfassungswerte in einer Pivot-Tabelle sofort neu anordnen, indem Sie die Tabelle nach einem oder mehreren ihrer Spalten- oder Zeilenfelder sortieren. Um eine Pivot-Tabelle neu zu sortieren, klicken Sie auf die Filterschaltfläche für das Spalten- oder Zeilenfeld, das Sie in der Sortierung verwenden möchten, und klicken Sie dann auf die Option A bis Z sortieren oder die Option Z bis A sortieren oben in der Dropdown-Liste des Felds aufführen.
Klicken Sie auf die Option Sortieren von A bis Z, wenn die Tabelle neu sortiert werden soll, indem die Beschriftungen im ausgewählten Feld alphabetisch oder bei Werten vom kleinsten zum größten Wert oder bei Datumsangaben vom ältesten zum . sortiert werden neuestes Datum. Klicken Sie auf die Option Z nach A sortieren, wenn die Tabelle neu sortiert werden soll, indem die Beschriftungen in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge, die Werte vom höchsten zum kleinsten und die Daten vom neuesten zum ältesten sortiert werden.
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