Importieren einer neuen benutzerdefinierten Taxonomie in den SharePoint Online Term Store

Als Inhaltsverwaltungssystem bietet SharePoint Online über den Terminologiespeicher großartige, sofort einsatzbereite Metadatenverwaltungsfunktionen. Wenn Ihre Organisation Taxonomien zum Organisieren von Daten verwendet, können Sie einfach Ihre vorhandenen Daten verwenden, indem Sie Ihre benutzerdefinierte Taxonomie in den Terminologiespeicher importieren.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, kann die Verwendung von Taxonomie zum Taggen von Inhalten eine bessere Steuerung der Beschreibung der Dinge in Ihrem Unternehmen bedeuten und zum Aufbau des sozialen Gefüges Ihrer Organisation beitragen.

Angenommen, Sie verlangen von SharePoint-Benutzern, bestimmte Informationen zu Dateien einzugeben, die sie in die Dokumentbibliothek hochladen. Sie müssen für jede Datei den Titel, den Autor, die Geschäftseinheit, die Zielgruppe und den Betreff eingeben. Sie können die Taxonomie nutzen, sodass ein Benutzer, wenn er Metadaten in das Feld Zielgruppe eingibt, aus bereits im Terminologiespeicher vorhandenen Schlüsselwörtern auswählen kann, z. B. Intern oder Extern.

Wenn der Benutzer Intern auswählt, werden zusätzliche Optionen zur Auswahl angezeigt, je nachdem, ob die interne Zielgruppe für Führungskräfte oder Manager bestimmt ist. Unter Betreff können Benutzer aus Schlüsselwörtern wie HR, Recht oder IT auswählen. Sie können Benutzern auch erlauben, ihre eigenen Schlüsselwörter einzugeben, um das Thema zu beschreiben.

Wenn sich ein Muster häufig verwendeter Schlüsselwörter herausbildet, kann dies Ihnen als SharePoint Online-Administrator signalisieren, diese Schlüsselwörter in den Hauptausdruckssatz zu verschieben. Darüber hinaus kann es Ihr Unternehmen veranlassen, darüber nachzudenken, einen neuen Namen für ein Produkt zu erstellen, der darauf basiert, welche Wörter es für Ihre Mitarbeiter am besten beschreiben und was diese Wörter für sie bedeuten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine benutzerdefinierte Taxonomie in den Terminologiespeicher zu importieren:

Klicken Sie im linken Navigationsbereich im SharePoint Online Administration Center auf Terminologiespeicher.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Name unter Terminologiespeicher-Administratoren aufgeführt ist.

Klicken Sie im rechten Bereich unter Beispielimport auf Beispielimportdatei anzeigen.

Laden Sie die Datei mit durch Kommas getrennten Werten (.csv) herunter und bearbeiten Sie sie in Excel, um sie an Ihre Taxonomie anzupassen.

Ordnen Sie die Begriffe in Excel in bis zu sieben Ebenen tiefen Hierarchien an.

Speichern Sie die Datei im ursprünglichen CSV-Format.

Zurück im Terminologiespeicher des SharePoint Online Administration Center bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe, in die Sie den Ausdruckssatz laden möchten, und klicken Sie dann auf den Pfeil, der rechts angezeigt wird, um zusätzliche Befehle anzuzeigen.

Wählen Sie Neuen Ausdruckssatz importieren aus.

Klicken Sie im Fenster Ausdruckssatzimport auf Durchsuchen.

Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie in Schritt 5 gespeichert haben, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie dann auf Öffnen.

Sie gelangen zurück zum Fenster Ausdruckssatz-Import.

OK klicken.

Sie kehren zum SharePoint Online-Verwaltungscenter-Portal zurück, in dem der soeben importierte Ausdruckssatz unter der in Schritt 6 ausgewählten Gruppe aufgeführt ist.