Word 2016 bietet den Befehl Index zum Indizieren eines Dokuments (Einträge für den Index markieren und auf der Registerkarte Verweise auf die Schaltfläche Index einfügen klicken). Wenn Sie es eilig haben, keine Zeit haben, Indexeinträge einzeln in einem Dokument zu markieren, können Sie Indexeinträge auf andere, einfachere Weise markieren. Sie können Indexeinträge markieren, indem Sie eine Konkordanzdatei verwenden.
Eine Konkordanzdatei ist eine zweispaltige Tabelle mit Wörtern, nach denen im Dokument gesucht werden soll, und den entsprechenden Indexeinträgen. Die Wörter in der linken Spalte der Tabelle sind diejenigen, nach denen Word 2016 sucht und für den Index markiert. Wenn Word 2016 ein Wort findet, das in der linken Spalte aufgeführt ist, zeichnet es den entsprechenden Text in der rechten Spalte als Indexeintrag zusammen mit der Seitenzahl auf, auf der das Wort gefunden wurde.
Bei der Konkordanzdatei-Indexierungsmethode können Sie keine Seitenbereiche für Einträge einschließen oder einen Querverweis in Ihren Index eingeben.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Konkordanzdateimethode zum Markieren von Einträgen für einen Index zu verwenden:
Erstellen Sie in einem neuen Word 2016-Dokument eine zweispaltige Tabelle.
Geben Sie in der linken Spalte Text aus Ihrem Dokument ein, den Word für Indexeinträge markieren soll. Was Sie in die linke Spalte eingeben, ist nicht der Indexeintrag selbst, sondern nur das Thema des Eintrags. Um beispielsweise einen Indexeintrag zu Thomas Mann zu erstellen, geben Sie Mann in die linke Spalte ein, um Word anzuweisen, nach allen Vorkommen dieses Namens zu suchen.
Um indiziert zu werden, müssen Wörter in Ihrem Dokument genau mit den Wörtern in der linken Spalte übereinstimmen. Zum Beispiel, wenn Sie schreiben Adler Stahlwerke in der linken Spalte der Konkordanz - Datei Tabelle , aber der Name ist „Eagle Steel Works“ in Ihrem Dokument (mit jedem Wort groß geschrieben), wird das Thema nicht indiziert werden , da Word ‚gewonnen t erkenne es.
Geben Sie in der rechten Spalte die Indexeinträge ein. Um beispielsweise einen Indexeintrag namens „Mann, Thomas“ zu erstellen, geben Sie Mann, Thomas ein . Sie können Untereinträge erstellen, indem Sie einen Doppelpunkt (:) verwenden. Um beispielsweise „Mann, Thomas, frühes Leben“ zu einem Untereintrag von „Mann, Thomas“ zu machen, geben Sie Mann, Thomas:frühes Leben ein .
Eine schnelle Möglichkeit zum Erstellen einer Konkordanzdatei besteht darin, das Dokument mit dem zu indizierenden Text zusammen mit der Konkordanzdatei zu öffnen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche Alle anordnen, um beide Dokumente gleichzeitig auf dem Bildschirm anzuzeigen, und kopieren Sie den Text aus dem Dokument in das linke Spalte der Konkordanzdatei.
Speichern Sie die Konkordanzdatei, wenn Sie die zu markierenden Wörter und Wendungen in der linken Spalte und die Indexeinträge in der rechten Spalte eingegeben haben. Im nächsten Schritt verwenden Sie die Konkordanzdatei, um Indexeinträge in Ihrem Dokument zu markieren.
Öffnen Sie das Dokument, das einen Index benötigt.
Klicken Sie auf der Registerkarte Referenzen auf die Schaltfläche Index einfügen. Das Dialogfeld Index wird geöffnet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoMark. Das Dialogfeld AutoMark-Datei für Index öffnen wird angezeigt.
Suchen Sie die Konkordanzdatei (Sie haben sie in Schritt 4 gespeichert), wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Im gesamten Dokument erscheinen Feldcodes dort, wo die Konkordanzdatei Einträge für den Index markiert hat. Diese Codes sind mit den Buchstaben XE gekennzeichnet. (Sie können die hässlichen Feldcodes ausblenden, indem Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Anzeigen/Ausblenden ¶ klicken.)
Um einen Index zu erstellen, nachdem Sie die Indexeinträge markiert haben, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Index erscheinen soll, gehen Sie zur Registerkarte Referenzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Index einfügen und klicken Sie im Dialogfeld Index auf OK.
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