Intelligente Tabellen, die mit Daten in Excel-Datenmodellen erweitert werden

Eine der Herausforderungen, denen Sie beim Erstellen von Datenmodellen in Excel begegnen können, ist eine Datentabelle, die im Laufe der Zeit erweitert wird. Das heißt, die Tabelle wächst in der Anzahl der Datensätze, die sie enthält, da neue Daten hinzugefügt werden. Um ein grundlegendes Verständnis dieser Herausforderung zu erhalten, werfen Sie einen Blick auf die folgende Abbildung.

Das Datum in der Tabelle und im Diagramm endet im Juni.

In dieser Abbildung sehen Sie eine einfache Tabelle, die als Quelle für das Diagramm dient. Beachten Sie, dass in der Tabelle Daten für Januar bis Juni aufgeführt sind.

Stellen Sie sich vor, dass diese Tabelle im nächsten Monat um Juli-Daten erweitert wird. Sie müssen Ihr Diagramm manuell aktualisieren, um Juli-Daten aufzunehmen. Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten dasselbe Problem in Ihrem gesamten Datenmodell mit mehreren Datentabellen, die mit mehreren Staging-Tabellen und Dashboard-Komponenten verknüpft sind. Sie können sich vorstellen, dass es eine äußerst schmerzhafte Aufgabe wäre, jeden Monat mit den Veränderungen Schritt zu halten.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie die Tabellenfunktion von Excel verwenden (Sie können sehen, dass sie die ganze Nacht damit verbracht haben, diesen Namen zu finden). Mit der Tabellenfunktion können Sie einen Datenbereich in eine definierte Tabelle konvertieren, die unabhängig von anderen Zeilen und Spalten auf dem Arbeitsblatt behandelt wird. Nachdem ein Bereich in eine Tabelle konvertiert wurde, zeigt Excel die einzelnen Zellen in der Tabelle als einzelnes Objekt mit Funktionen an, die ein typischer Datenbereich nicht hat.

Excel-Tabellen bieten beispielsweise die folgenden Funktionen:

• Sie werden automatisch mit Filter-Dropdown-Headern aktiviert, damit Sie einfach filtern und sortieren können.

• Sie bieten die Möglichkeit, schnell eine Summenzeile mit verschiedenen Aggregatfunktionen hinzuzufügen.

• Sie können Excel-Tabellen unabhängig vom Rest der Tabelle eine spezielle Formatierung zuweisen.

• Am wichtigsten für Datenmodellierungszwecke, sie werden automatisch erweitert, um neue Daten zu berücksichtigen.

Die Tabellenfunktion existiert in Excel 2003 unter einem anderen Namen: der Listenfunktion (zu finden im Excel-Menü Daten). Der Vorteil dieser Tatsache besteht darin, dass Excel-Tabellen vollständig mit Excel 2003-Listen kompatibel sind.

Konvertieren eines Bereichs in eine Excel-Tabelle

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Datenbereich in eine Excel-Tabelle zu konvertieren:

Markieren Sie den Zellbereich, der die Daten enthält, die Sie in Ihre Excel-Tabelle aufnehmen möchten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen des Menübands auf die Schaltfläche Tabelle.

Dieser Schritt öffnet das Dialogfeld Tabelle erstellen.

Überprüfen Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen den Bereich für die Tabelle und geben Sie an, ob die erste Zeile des ausgewählten Bereichs eine Kopfzeile ist.

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Konvertieren eines Datenbereichs in eine Excel-Tabelle.

Beachten Sie nach der Konvertierung ein paar kleine Änderungen. Excel hat Autofilter-Dropdowns in die Kopfzeilen eingefügt, die Zeilen in der Tabelle haben jetzt eine alternative Schattierung und jede Kopfzeile, die keinen Wert hatte, wurde von Excel benannt.

Sie können Excel-Tabellen als Quelle für Diagramme, Pivot-Tabellen, Listenfelder oder alles andere verwenden, für das Sie normalerweise einen Datenbereich verwenden. In der folgenden Abbildung wurde ein Diagramm mit der Excel-Tabelle verknüpft.

Excel-Tabellen können als Quelle für Diagramme, Pivot-Tabellen, benannte Bereiche usw. verwendet werden.

Hier ist das beeindruckende Stück. Wenn der Tabelle Daten hinzugefügt werden, erweitert Excel automatisch den Bereich der Tabelle und fügt den neuen Bereich in jedes verknüpfte Objekt ein. Das ist nur eine ausgefallene Art zu sagen, dass jedes Diagramm oder jede Pivot-Tabelle, die an eine Excel-Tabelle gebunden ist, automatisch neue Daten ohne manuelles Eingreifen erfasst.

Wenn Sie beispielsweise am Ende der Excel-Tabelle Daten für Juli und August hinzufügen, wird das Diagramm automatisch aktualisiert, um die neuen Daten zu erfassen. In der folgenden Abbildung wird Juli ohne Daten und August mit Daten hinzugefügt, um Ihnen zu zeigen, dass das Diagramm alle neuen Datensätze erfasst und die angegebenen Daten automatisch grafisch darstellt.

Excel-Tabellen werden automatisch erweitert, wenn neue Daten hinzugefügt werden.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was Excel-Tabellen für ein Datenmodell bedeuten. Sie bedeuten Pivot-Tabellen, die nie neu konfiguriert werden müssen, Diagramme, die automatisch neue Daten erfassen, und Bereiche, die automatisch mit Änderungen Schritt halten.

Konvertieren einer Excel-Tabelle zurück in einen Bereich

Wenn Sie eine Excel-Tabelle wieder in einen Bereich konvertieren möchten, können Sie diese Schritte ausführen:

Platzieren Sie den Cursor in eine beliebige Zelle innerhalb der Excel-Tabelle und wählen Sie die Unterregisterkarten der Tabellentools im Menüband aus.

Klicken Sie wie gezeigt auf die Schaltfläche In Bereich konvertieren.

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie sicher sind (über ein Meldungsfeld), klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.

Um die Excel-Tabellenfunktionalität zu entfernen, konvertieren Sie die Tabelle wieder in einen Bereich.