Migrieren von Dateien zu SharePoint Online mit dem SharePoint-Migrationstool von Microsoft

Ihr Abonnement einer Microsoft 365 Business-Lizenz umfasst 1 TB Cloudspeicher in OneDrive for Business pro lizenziertem Benutzer. Darüber hinaus erhält Ihre Organisation 1 TB Speicherplatz in SharePoint Online plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben 10 Benutzer mit jeweils einer Microsoft 365 Business-Lizenz. So würde Ihr kostenloser Cloud-Speicher aussehen:

10 Benutzer x 1 TB pro Benutzer in OneDrive for Business = 10 TB

1 TB in SharePoint Online

10 Benutzer x 10 GB pro Benutzer in SharePoint Online = 100 GB (0,1 TB)

Cloud-Speicher insgesamt: 11,1 TB

Wenn Sie sich fragen, wie viele Daten Sie in 1 TB Speicherplatz speichern können, sehen Sie sich die Infografik von IT Elementary School an . Darin behauptet der Autor, dass Sie 60 Stapel getippten Papiers haben würden, die so hoch wie der Eiffelturm gestapelt sind, um 1 TB an Daten zu verbrauchen.

Bei so viel Speicherplatz fragen Sie sich vielleicht, warum KMU immer noch Dateifreigaben und SaaS-Anwendungen von Drittanbietern wie Dropbox verwenden . Für die meisten kleinen Unternehmen besteht die Herausforderung darin, ihre vorhandenen Daten nach SharePoint Online oder OneDrive for Business zu verschieben.

Traditionell erforderte die Migration von Daten zu SharePoint Online komplizierte Tools, die erfahrene Ingenieure erforderten. Wenn ein Unternehmen kein Budget für solche Tools oder Fachkenntnisse hätte, müsste ein IT-Administrator viel Zeit damit verbringen, Dateien manuell zu verschieben und Synchronisierungsprobleme zu lösen.

Die gute Nachricht ist, dass Office 365 darauf ausgelegt ist, mit Traditionen zu brechen. Was vor einigen Jahren noch eine Herausforderung war, ist heute ein einfaches, kostenloses Self-Service-Tool. Mit wenigen Klicks kann ein IT-Administrator jetzt Dateien sicher in Dokumentbibliotheken in SharePoint Online oder OneDrive for Business migrieren .

Microsoft 365 Business: Das SharePoint-Migrationstool

Das SharePoint-Migrationstool ist eine praktische Anwendung, die das Rätselraten beim Verschieben von Dateien von Ihrer Festplatte, einem SaaS-Speicheranbieter eines Drittanbieters oder einer lokalen SharePoint-Umgebung nach Office 365 erspart. Sie müssen das Tool im Grunde nur herunterladen und mit wenigen Klicks wird das Tool seine Magie entfalten, während Sie je nach Größe der Daten, die Sie verschieben, eine Tasse Kaffee trinken oder Netflix einschalten, um Ihre Lieblingssendung zu sehen, während Sie warten Sie, bis das Werkzeug seine Arbeit beendet hat.

So funktioniert das SharePoint-Migrationstool.

Laden Sie das SharePoint-Migrationstool von Microsoft herunter .

Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, um das Tool auszuführen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anmelden.

Anmeldebildschirm des SharePoint-Migrationstools.

Das Wo sind Ihre Daten? Bildschirm erscheint.

Wählen Sie die Quelle Ihrer Daten aus (wählen Sie für diese Übung die Option Dateifreigabe):

• Wenn Sie Dateien aus einer lokalen SharePoint-Umgebung verschieben, wählen Sie SharePoint lokal aus.
• Wenn Sie Dateien von Ihrer Festplatte oder Dateifreigaben verschieben möchten, wählen Sie Dateifreigabe. Wenn Sie Dateien aus Dropbox verschieben möchten, stellen Sie sicher, dass die Dropbox-App auf Ihrem Desktop ausgeführt wird und wählen Sie die Option „Dateifreigabe“.
• Wenn Sie über mehrere Datenquellen verfügen, wählen Sie JSON oder CSV-Datei für die Massenmigration. Beachten Sie, dass Sie einige Programmierkenntnisse benötigen, um eine JSON-Datei zu erstellen.

Klicken Sie im Bildschirm Quelle und Ziel auswählen auf die Schaltfläche Ordner auswählen.

Wählen Sie im Fenster Nach Ordner suchen den Ordner aus, den Sie migrieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Der Bildschirm Quelle und Ziel auswählen wird erneut angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Auf demselben Bildschirm wird ein neues Feld angezeigt, damit Sie die URL für SharePoint Online oder OneDrive for Document einfügen können.

Geben Sie im Feld URL eingeben die URL der Zielbibliothek ein oder fügen Sie sie ein.

Wählen Sie im Dropdown-Menü Dokumentbibliothek auswählen die entsprechende Dokumentbibliothek aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Überprüfen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Einträge für Quelle und Ziel und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Migrieren, um den Migrationsprozess zu starten.

Das Tool zeigt den Migrationsstatus an. Wenn Sie den Eintrag Quelle oder Ziel ändern müssen, müssen Sie den Vorgang neu starten.

Wenn die SharePoint-Migration abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Das Tool erfasst Protokolle aus dem Migrationsauftrag, die Sie nach der SharePoint-Migration anzeigen können. Das Anzeigen der Protokolle kann bei der Fehlerbehebung hilfreich sein.

Wenn Sie das Tool schließen oder versehentlich schließen müssen, bevor der SharePoint-Migrationsauftrag abgeschlossen ist, können Sie den Auftrag von jedem Computer aus fortsetzen, sofern der Auftrag mindestens 5 Minuten lang ausgeführt wurde.

Ein weiteres cooles Feature des Tools ist seine Fähigkeit, zukünftige inkrementelle SharePoint-Migrationen durchzuführen. Wenn jemand in Ihrem Team das Memo nicht erhalten hat und weiterhin Dateien in Ihrer Dateifreigabe speichert, können Sie das Tool erneut ausführen und nur die neuen oder aktualisierten Dateien vom Quellspeicherort verschieben. Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie auf Ja, wenn das Tool Sie fragt, ob Sie die Migrationseinstellungen für zukünftige inkrementelle Ausführungen nach Abschluss der Migration beibehalten möchten.

Microsoft 365 Business: Dateien mit dem OneDrive-Client synchronisieren

Eine andere Möglichkeit zum Migrieren von Dateien zu SharePoint Online oder OneDrive for Business ist der OneDrive-Synchronisierungsclient. Nachdem der Synchronisierungsclient ausgeführt wurde, können Sie Dateien einfach vom Quellspeicherort in die entsprechende Bibliothek in OneDrive for Business oder SharePoint Online ziehen.

Wenn Windows 10 mit der Microsoft 365 Business-Lizenz bereitgestellt wurde, wird der OneDrive for Business-Synchronisierungsclient automatisch für das Konto eingerichtet, das das Gerät verwendet. Daher sind OneDrive for Business-Ordner im Datei-Explorer verfügbar.

Wenn Sie Dateien mithilfe des OneDrive-Synchronisierungsclients in eine SharePoint Online-Dokumentbibliothek migrieren, müssen Sie zuerst die SharePoint-Dokumentbibliothek mit Ihrem Desktop synchronisieren. Navigieren Sie dazu zur SharePoint Online-Dokumentbibliothek und klicken Sie dann in der Befehlsleiste auf das Symbol Synchronisierung. Der Synchronisierungsclient führt Sie durch die restlichen Schritte, die einfach sind.

Synchronisierungssymbol in der Befehlsleiste in SharePoint Online.