So durchsuchen und filtern Sie eine Access 2019-Datenbank

Eine Papierdatenbank ist nützlich, um Informationen zu speichern, aber nicht so nützlich, um sie wiederzufinden. Mit Access 2019 ist das Suchen und Finden von Informationen ganz einfach. Wenn Sie tausend Visitenkarten in einer Rolodex-Datei gespeichert haben, wie viel Zeit möchten Sie dann damit verschwenden, die Telefonnummer einer einzelnen Person zu finden? Mit Access 2019 ist das kein Problem mehr.

Das Durchsuchen einer Datenbank ist entscheidend, um Ihre Daten nützlich zu machen. Daher bietet Access zwei Möglichkeiten zum Durchsuchen einer Datenbank:

• Suchen Sie nach einem bestimmten Datensatz.
• Verwenden Sie einen Filter, um einen oder mehrere Datensätze anzuzeigen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen.

Durchsuchen von MS Access nach einem bestimmten Datensatz

Die einfachste Art der Suche sucht nach einem bestimmten Datensatz. Um nach einem Datensatz zu suchen, müssen Sie die in mindestens einem seiner Felder gespeicherten Daten kennen, z. B. eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse.

Je mehr Informationen Sie bereits kennen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Access den gewünschten Datensatz findet. Wenn Sie nach allen Datensätzen suchen, die den Vornamen Bill enthalten, kann Access Dutzende von Datensätzen finden. Wenn Sie nur nach allen Datensätzen suchen, die den Vornamen Bill, den Nachnamen Johnson und eine staatliche Adresse von Alaska enthalten, findet Access wahrscheinlich genau den gewünschten Datensatz.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um in einer Access-Datenbanktabelle nach einem bestimmten Datensatz zu suchen:

Doppelklicken Sie im Bereich All Access Objects auf der linken Seite des Bildschirms auf den Namen der Datenbanktabelle, die Sie durchsuchen möchten.

Access zeigt die Datenblattansicht Ihrer Datenbank an.

Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.

Klicken Sie in der Gruppe Suchen auf das Symbol Suchen.

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt.

Suchen Sie in einer Datenbanktabelle nach einem bestimmten Datensatz.

Klicken Sie in das Textfeld Suchen nach und geben Sie die Daten ein, von denen Sie wissen, dass sie in dem zu suchenden Datensatz gespeichert sind.

Wenn Sie beispielsweise die Telefonnummer einer Person suchen möchten, aber nur den Nachnamen der Person kennen, geben Sie den Nachnamen in das Textfeld Suchen nach ein.

Klicken Sie auf das Listenfeld Suchen in und wählen Sie Aktuelles Feld oder Aktuelles Dokument (Sucht in allen Feldern).

(Optional) Klicken Sie in das Listenfeld Übereinstimmung und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Beliebiger Teil des Felds : Der Text "Suchen nach" kann in jedem Teil eines Felds erscheinen.
• Ganzes Feld: Der Text "Suchen nach" ist der einzige Text, der in einem Feld gespeichert wird.
• Feldanfang: Der Text "Suchen nach" kann nur am Anfang eines Felds stehen.

(Optional) Klicken Sie in das Listenfeld Suchen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Nach oben: Sucht ab dem Datensatz, an dem der Cursor steht, bis zum Anfang der Datenbanktabelle
• Abwärts: Sucht ab dem Datensatz, an dem der Cursor erscheint, bis zum Ende der Datenbanktabelle
• Alle: Durchsucht die gesamte Datenbanktabelle

Klicken Sie auf Weitersuchen.

Access hebt das Feld hervor, in dem es den Text findet, den Sie in Schritt 4 eingegeben haben.

Wiederholen Sie Schritt 8, um nach weiteren Datensätzen zu suchen, die den in Schritt 4 eingegebenen Text enthalten können.

Klicken Sie auf Abbrechen oder auf die Schaltfläche Schließen.

Eine Access-Datenbank filtern

Das Durchsuchen einer Datenbank ist einfach, aber etwas eingeschränkt, da Sie jeweils nur einen einzigen Datensatz abrufen können, der mit jedem gesuchten Text übereinstimmt. Wenn Sie mehrere Datensätze suchen möchten, können Sie einen Filter verwenden.

Mit einem Filter können Sie Access anweisen, nur die Datensätze anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. alle Datensätze, die Personen enthalten, die mehr als 200.000 US-Dollar pro Jahr verdienen, derzeit verheiratet sind, in Las Vegas, Nevada, leben und zwei oder mehr Katzen besitzen.

Um eine Datenbanktabelle zu filtern, müssen Sie Access mitteilen, welches Feld oder welche Felder als Filter verwendet werden sollen, und dann müssen Sie die Kriterien für diesen Filter definieren. Wenn Sie beispielsweise Ihre Datenbanktabelle so filtern möchten, dass nur Datensätze mit den Namen von Personen angezeigt werden, die mindestens 65 Jahre alt sind, filtern Sie das Feld Alter und legen Sie das Kriterium auf Größer oder gleich 65 fest.

Beim Filtern werden einfach alle Datensätze in einer Datenbanktabelle ausgeblendet, die nicht Ihren Kriterien entsprechen. Beim Filtern werden keine Datensätze gelöscht oder gelöscht.

Verwenden einer genauen Übereinstimmung für einen Filter in Access 2019

Das einfachste Filterkriterium sucht nach einer genauen Übereinstimmung. Wenn Sie ein Feld nach einer genauen Übereinstimmung filtern, teilen Sie Access mit: "Ich möchte nur die Datensätze sehen, die diesen bestimmten Datenblock in diesem bestimmten Feld enthalten." Durch Verwendung eines genauen Übereinstimmungsfilters können Sie beispielsweise nur die Datensätze anzeigen, die CA im Feld State enthalten.

Um eine Datenbanktabelle zu filtern, gehen Sie folgendermaßen vor:

Doppelklicken Sie im Bereich All Access Objects auf der linken Seite des Bildschirms auf den Namen der Datenbanktabelle, die Sie filtern möchten.

Access zeigt die Datenblattansicht Ihrer Datenbank an.

Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.

Klicken Sie in das Feld (Spalte), das Sie als Filter verwenden möchten.

Klicken Sie in der Gruppe Sortieren und filtern auf das Symbol Filter.

Ein Popup-Menü wird angezeigt. Du kannst entweder

• Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen in diesem Menü.
• Fahren Sie mit den Schritten 5 bis 7 fort, um mehr Flexibilität zu erhalten.

Wählen Sie Textfilter.

Es erscheint ein Untermenü.

Im Einblendmenü Filter können Sie die Kriterien für ein bestimmtes Feld angeben.

Wählen Sie eine Filteroption aus, z. B. Gleich, Beginnt mit oder Enthält.

Ein Dialogfeld Benutzerdefinierter Filter wird angezeigt.

Im Dialogfeld Benutzerdefinierter Filter können Sie ein Filterkriterium weiter verfeinern.

Geben Sie die Daten ein, die Sie suchen möchten, und klicken Sie auf OK.

Access zeigt Ihre gefilterten Daten an und ein Filtersymbol wird in der Spaltenüberschrift angezeigt. Access merkt sich Ihre Filtereinstellungen. Wenn Sie den Filter löschen möchten, klicken Sie auf das Filtersymbol in der Spaltenüberschrift; Wenn ein Popup-Menü angezeigt wird, wählen Sie Filter löschen.

Sie können einen Filter aus einer Spaltenüberschrift löschen.

Um alle Daten in Ihrer Datenbanktabelle anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Start. Klicken Sie dann in der Gruppe Sortieren & Filtern auf das Symbol Filter umschalten.

Access-Datenbanken nach Formular filtern

One problem with defining filters in Datasheet view is that you have all your database table records cluttering the screen. To avoid this problem, Access lets you define filters by using a form, which basically displays an empty record so you can click the fields that you want to use to filter your database table.

To define a filter by form, follow these steps:

In the All Access Objects pane on the left of the screen, double-click the name of the database table that you want to filter.

Access displays the Datasheet view of your database.

Click the Home tab.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon.

A pull-down menu appears.

Choose Filter by Form.

The Advanced pop-up menu lets you specify the criteria for a specific field.

Access displays a blank record.

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

Allgemeine Kriterien zum Filtern von Daten

Um die Filterkriterien zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Doppelklicken Sie im Bereich All Access Objects auf der linken Seite des Bildschirms auf den Namen der Datenbanktabelle, die Sie filtern möchten.

Access zeigt die Datenblattansicht Ihrer Datenbank an.

Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite.

Klicken Sie in das Feld (Spalte), das Sie als Filter verwenden möchten.

Klicken Sie in der Gruppe Sortieren und filtern auf das Symbol Filter.
Ein Popup-Menü wird angezeigt.

Wählen Sie die Option Filter aus, z. B. Textfilter oder Zahlenfilter.

Ein Untermenü mit Filteroptionen wird angezeigt.

Im Einblendmenü Filter können Sie die Kriterien für ein bestimmtes Feld angeben.

Klicken Sie auf eine Filteroption, z. B. zwischen oder weniger als.
Das Dialogfeld Benutzerdefinierter Filter wird angezeigt. Das Dialogfeld Benutzerdefinierter Filter enthält den Namen Ihrer Filteroption, z. B. Zwischen Zahlen oder Kleiner als.

Geben Sie einen Wert für Ihre Filterkriterien ein.

Geben Sie einen oder mehrere Werte in jedes Textfeld im Dialogfeld Benutzerdefinierter Filter ein, und klicken Sie dann auf OK.
Access filtert Ihre Datenbanktabelle nach Ihren Kriterien.

Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7 für jeden weiteren Filter, den Sie hinzufügen möchten.

Sie können erneut auf das Symbol Filter umschalten klicken, um alle Daten in Ihrer Datenbanktabelle anzuzeigen.

Löschen eines Filters in Access 2019

Wenn Sie einen Filter auf eine Datenbanktabelle anwenden, werden nur die Datensätze angezeigt, die diesem Filter entsprechen. Access zeigt eine gefilterte Meldung am unteren Bildschirmrand an, um Sie darüber zu informieren, wenn Sie eine gefilterte Datenbanktabelle anzeigen.

Um einen Filter zu entfernen, damit Sie alle Datensätze sehen können, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Klicken Sie in der Gruppe Sortieren & Filtern auf das Symbol Filter umschalten.
• Klicken Sie in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche Gefiltert oder Ungefiltert.

Access deaktiviert vorübergehend alle Filter, damit Sie alle in Ihrer Datenbanktabelle gespeicherten Informationen sehen können.

Wenn Sie den Befehl Speichern (Strg+S) wählen, um eine Datenbanktabelle zu speichern, speichert Access auch Ihren letzten Filter. Wenn Sie diese Datenbanktabelle das nächste Mal öffnen, können Sie den zuletzt erstellten Filter verwenden. Wenn Sie mehrere Filter speichern möchten, müssen Sie sie als Abfrage speichern.

Weitere Informationen finden Sie in diesen praktischen Access-Tastaturkürzeln .