So erstellen Sie E-Mail-Benachrichtigungen für eine SharePoint-Gruppe

Wenn RSS nicht Ihr Ding ist, können Sie sich dafür entscheiden, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn sich SharePoint-Apps ändern, indem Sie eine Benachrichtigung erstellen. Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, die Änderungen zu verfolgen, die Ihre Teamkollegen an Dokumenten und Elementen vornehmen.

Sie benötigen die Berechtigung zum Erstellen von Warnungen, um Warnungen zu erstellen. Diese Berechtigung wird normalerweise mit der Standardkonfiguration der SharePoint-Gruppe Site Members gewährt .

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Benachrichtigung für eine App zu erstellen:

Navigieren Sie zu der App, für die Sie eine Benachrichtigung abonnieren möchten, und klicken Sie dann auf die Dropdown-Schaltfläche „Mich benachrichtigen“ im Abschnitt „Freigeben und verfolgen“ der Registerkarte „Bibliothek“ der Multifunktionsleiste (für eine bibliotheksbasierte App) oder der Registerkarte „Liste“ der Multifunktionsleiste (für eine listenbasierte App).
Wenn Sie die Schaltfläche Benachrichtigen nicht sehen, hat Ihr Administrator wahrscheinlich keine Einstellungen für ausgehende E-Mails konfiguriert. Wenn die Einstellungen für ausgehende E-Mails in der Zentraladministration nicht konfiguriert sind, wird die Schaltfläche „Mich benachrichtigen“ den Benutzern einfach nicht angezeigt. Wenn Sie jedoch SharePoint Online verwenden, wurden ausgehende E-Mails bereits von Microsoft konfiguriert und Sie können loslegen.

Wählen Sie Set Alert on this Library aus der Dropdown-Liste.
Das Fenster Neue Warnung wird angezeigt.
Sie können eine Warnung für ein Element oder Dokument abonnieren, indem Sie das Element oder Dokument auswählen und auf der Registerkarte Elemente des Menübands die Option Mich benachrichtigen auswählen.

Geben Sie im Textfeld Warnungstitel einen Namen für die Warnung ein.
Machen Sie den Namen in Ihrem Posteingang für Sie aussagekräftig, z. B. Heute geänderte Dokumente – Budget-Team-Site . Andernfalls haben Sie keine sinnvolle Möglichkeit, eine Warnung von einer anderen zu unterscheiden.

Geben Sie im Textfeld Benachrichtigungen senden an die Namen der Personen zusätzlich zu Ihnen ein, die die Benachrichtigung erhalten sollen.
Richtig, Sie können eine Benachrichtigung für andere Personen abonnieren! Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Warnungen verfügen, die Site-Inhabern standardmäßig gewährt wird.
Organisationen und Websitebesitzer möchten möglicherweise mehrere Benutzer für eine Benachrichtigung abonnieren, um sicherzustellen, dass sie wichtige Updates erhalten, und sie zu ermutigen, zu einem Diskussionsforum, einem Blog oder einem Wiki beizutragen. Benutzer können sich weiterhin abmelden, indem sie die Einstellungen in ihren Benachrichtigungseinstellungen ändern.

Wählen Sie im Abschnitt Zustellungsmethode aus, ob Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS an Ihr Mobiltelefon erhalten möchten.
Textnachrichten erfordern, dass Ihr SharePoint-Administrator diesen Dienst über einen Drittanbieter konfiguriert, sodass Sie möglicherweise keine Warnungen an Ihr Telefon senden können.

Wählen Sie im Abschnitt Änderungstyp die Option aus, die dem Typ der Benachrichtigungen entspricht, die Sie erhalten möchten – Alle Änderungen, Neue Elemente werden hinzugefügt, Vorhandene Elemente werden geändert oder Elemente werden gelöscht.
Wenn Sie für die Verwaltung einer App verantwortlich sind, sollten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten, wenn Elemente gelöscht werden.

Wählen Sie im Abschnitt Benachrichtigungen für diese Änderungen senden aus, wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Die hier angezeigten Optionen variieren je nach Art der App, mit der Sie arbeiten. Mit einer Aufgaben-App können Sie beispielsweise eine Benachrichtigung erhalten, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird oder wenn sich eine Aufgabe mit hoher Priorität ändert.

Wählen Sie im Abschnitt Wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen die Häufigkeit der Benachrichtigung aus.
Sie können sie sofort, einmal täglich oder einmal wöchentlich erhalten. Tägliche Zusammenfassungen sind schön; Andernfalls erhalten Sie wahrscheinlich zu viele E-Mails.

Klicken Sie auf OK, um Ihre Warnung zu erstellen.

Sehen Sie sich dieses Beispiel zum Konfigurieren einer Warnung an.

Erhalten Sie eine E-Mail, wenn sich eine Liste oder Bibliothek ändert.

Jedes Mal, wenn Benutzer sagen, dass sie einen Workflow benötigen, um eine Benachrichtigung zu erhalten, versuchen Sie es zuerst mit einer Benachrichtigung. Sie werden überrascht sein, wie oft Benachrichtigungen die erforderlichen Optionen bieten.

Wenn Ihre App über eine persönliche oder öffentliche Ansicht verfügt, die einen Filter enthält, können Sie Änderungen an dieser Ansicht abonnieren. Angenommen, Sie möchten per SMS benachrichtigt werden, wenn die Priorität eines Elements in einer App zur Problemverfolgung auf Hoch eingestellt ist. Sie würden eine Ansicht erstellen, die die App nach Problemen mit hoher Priorität filtert. Wählen Sie die gefilterte Ansicht im Abschnitt Benachrichtigungen zu diesen Änderungen senden aus, wenn Sie Ihre Benachrichtigung erstellen, und Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Elemente die Filterkriterien erfüllen.

Sie müssen in Ihrem SharePoint-Profil eine E-Mail-Adresse konfiguriert haben, um Benachrichtigungen zu erhalten. Wenn sich Ihr SharePoint-Server in Ihrem Netzwerk befindet, ist dies normalerweise kein Problem. Office 365 ist jedoch möglicherweise nicht in Ihre Netzwerk- und E-Mail-Informationen integriert. In diesen Situationen kann Ihr Administrator Ihre E-Mail-Adresse entweder manuell konfigurieren oder Ihnen die entsprechende Berechtigung erteilen.

Sie können alle Ihre Benachrichtigungen von einer einzigen Seite aus verwalten, anstatt zu jeder Liste zu navigieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um alle Warnungen auf einer bestimmten Website zu verwalten und zu ändern oder zu löschen:

Navigieren Sie zu einer App, für die Sie derzeit eine Benachrichtigung abonnieren.

Wählen Sie auf der Registerkarte Liste des Menübands im Abschnitt Freigeben und verfolgen die Option Benachrichtigen → Meine Benachrichtigungen verwalten.

Wählen Sie den richtigen Link für den Alertnamen aus.
Die Seite Meine Warnungen auf dieser Site verwalten wird mit allen Optionen angezeigt, die Sie bei der ersten Erstellung der Warnung angezeigt haben. Ändern Sie die Einstellungen wie gewünscht.
Sie haben die Benachrichtigung nicht für den Anfang eingestellt? Sie können die Einstellungen weiterhin durchlesen und die Auswahl ändern (siehe Liste der vorherigen Schritte). Ihre Änderungen wirken sich nicht auf die Benachrichtigungseinstellungen für andere aus, wenn die Benachrichtigung für mehrere Benutzer gleichzeitig erstellt wurde.

Klicken Sie auf OK, um die Warnung mit Ihren neuen Einstellungen zu ändern, oder auf Löschen, um die Warnung zu löschen.
Das Löschen einer für Sie erstellten Warnung löscht die Warnung nicht von anderen Benutzern, die in der Gruppe sind, für die die Warnung erstellt wurde.

Wenn Sie der Site-Administrator sind, können Sie die Benachrichtigungen aller Benutzer auf der Site verwalten, indem Sie auf den Link Benutzerwarnungen im Abschnitt Site-Administration der Seite Site-Einstellungen klicken.