Das Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht in Microsoft Outlook 2019 ist wahnsinnig einfach. Outlook startet immer im Posteingang, sofern Sie es nicht anders konfigurieren. Wenn Sie in einem anderen Ordner als Ihrem Posteingang starten möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen, klicken Sie auf Erweitert, und ändern Sie im Abschnitt Outlook starten und beenden die Einstellung Outlook in diesem Ordner starten. Sie können auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken und alle Ordner in Ihrer Outlook-Datendatei durchsuchen. Um in einem anderen Modul zu starten, wählen Sie einen Ordner aus, der diesem Modul entspricht (z. B. Kalender, Aufgaben oder Notizen).
Führen Sie diese Schritte aus, um eine schnelle und schmutzige E-Mail-Nachricht zu erstellen:
Starten Sie Outlook. Das Mail-Modul erscheint und zeigt Ihren Posteingang an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail.
Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld An ein.
Geben Sie einen Betreff in das Feld Betreff ein.
Geben Sie eine Nachricht in das Nachrichtenfeld ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Das hast du genagelt, nicht wahr? War das einfach oder was?
Möglicherweise bevorzugen Sie einen detaillierteren Ansatz zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht. Wenn Sie Lust auf ausgefallene E-Mails haben – insbesondere, wenn Sie alle Glocken und Pfeifen nutzen möchten, die Outlook Ihrer Nachricht hinzufügen kann – folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie im Mail-Modul im Menüband auf die Schaltfläche Neue E-Mail (oder drücken Sie Strg+N).
Das Formular Neue Nachricht wird wie abgebildet geöffnet.
Das Formular Neue Nachricht.
2. Klicken Sie auf das Textfeld An und geben Sie die E-Mail-Adressen der Person ein, an die Sie Ihre Nachricht senden.
Wenn Sie Nachrichten an mehrere Personen senden, trennen Sie deren Adressen entweder durch Kommas oder Semikolons.
Sie können auch auf die Schaltfläche An selbst klicken, die Namen der Personen, an die Sie die Nachricht senden, in Ihrem Adressbuch suchen, auf ihre Namen doppelklicken, um sie zum Textfeld An hinzuzufügen, und dann auf die Schaltfläche OK klicken.
3. Klicken Sie auf das Textfeld Cc und geben Sie die E-Mail-Adressen der Person ein, an die Sie eine Kopie Ihrer Nachricht senden möchten.
Sie können auch auf die Schaltfläche Cc klicken, um Personen aus dem Adressbuch hinzuzufügen.
4. Klicken Sie im Menüband des Formulars Neue Nachricht auf die Schaltfläche Namen überprüfen (oder drücken Sie Strg+K).
Wenn Sie sich nicht die genaue E-Mail-Adresse aller kennen, die Sie kennen (keuchen!), können Sie mit der Funktion Namen überprüfen einen Teil einer Adresse eingeben und dann die genaue Adresse in Ihrem Adressbuch nachschlagen, damit Sie es nicht tun müssen belästigt werden. Überprüfen Sie, was Check Names eingibt; Manchmal wird automatisch eine ähnliche Adresse aus Ihrem Adressbuch anstelle der von Ihnen beabsichtigten eingetragen, was zu peinlichen Ergebnissen führen kann, wenn Sie dies nicht bemerken und die Nachricht an jemanden senden, für den sie unangemessen wäre, wie eine romantische Notiz für dein Kumpel geht zu deinem Chef.
5. Geben Sie den Betreff der Nachricht in das Textfeld Betreff ein.
Sie sollten Ihre Betreffzeile kurz halten. Eine knackige, relevante Betreffzeile macht Lust, Ihre Nachricht zu lesen; eine lange oder seltsame Betreffzeile nicht.
Wenn Sie vergessen, einen Betreff hinzuzufügen und versuchen, eine Nachricht zu senden, öffnet Outlook ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Nachricht wirklich ohne Betreff senden wollten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht senden, um zur Nachricht zurückzukehren und einen Betreff hinzuzufügen. Wenn Sie Ihre Nachricht ohne Betreff senden möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Trotzdem senden (aber nicht bevor Sie Ihre Nachricht geschrieben haben).
6. Geben Sie den Text Ihrer Nachricht in das Feld Nachricht ein.
Wenn Sie Microsoft Word als Textverarbeitungsprogramm verwenden, sind Sie wahrscheinlich mit Formatierung, Grafiken, Tabellen und allen Tricks vertraut, die in Word verfügbar sind, um Ihre E-Mails attraktiver zu gestalten. Dieselben Tricks sind in Outlook verfügbar, indem Sie die Tools oben im Nachrichtenformular auf der Registerkarte Text formatieren verwenden.
Es kann vorkommen, dass Sie nichts in das Textfeld Nachricht eingeben müssen, z. B. wenn Sie eine Nachricht weiterleiten oder einen Anhang senden. Wenn dies der Fall ist, überspringen Sie dies einfach und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Seien Sie vorsichtig, wie Sie E-Mails formatieren, um sie an Personen im Internet zu senden. Nicht alle E-Mail-Systeme können Grafiken oder formatierten Text wie Fettdruck oder Kursivschrift verarbeiten, sodass das Meisterwerk der Korrespondenzkunst, das Sie an Ihren Kunden senden, möglicherweise als Kauderwelsch ankommt. Außerdem lesen viele Leute E-Mails auf ihren Mobiltelefonen, was seltsame Dinge mit dem von Ihnen gesendeten Text anstellen kann. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihr Empfänger Ihre E-Mail erhält, gehen Sie auf die Grafiken ein. Wenn Sie E-Mails an Ihre Kollegen im selben Büro senden oder sicher sind, dass die Person, an die Sie senden, auch über Outlook verfügt, sollten Formatierung und Grafiken gut aussehen.
7. Wählen Sie die Registerkarte Überprüfen und klicken Sie oben im Nachrichtenbildschirm auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik (oder drücken Sie F7).
Outlook führt eine Rechtschreibprüfung durch, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht so intelligent aussieht, wie Sie tatsächlich sind.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden (oder drücken Sie Strg+Eingabe oder Alt+S).
Outlook verschiebt Ihre E-Mails in den Postausgang. Wenn Ihr Computer online ist, sendet Outlook sofort alle Nachrichten aus dem Postausgang. Wenn Outlook so konfiguriert ist, dass Nachrichten nicht sofort gesendet werden (wie dies in einigen Büros der Fall sein kann), können Sie F9 drücken (oder die Registerkarte Senden/Empfangen in der Multifunktionsleiste auswählen und auf die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen klicken), um E-Mail-Nachrichten zu senden die sich im Postausgang in der Warteschlange befinden. Wenn Sie Nachrichten verfasst haben, während Ihr Computer offline war, können Sie F9 drücken, um Ihre Nachrichten zu senden, wenn er wieder mit dem Internet verbunden ist. Wenn eine Nachricht gesendet wird, wird sie automatisch in den Ordner Gesendete Elemente verschoben.
Yet another way to tell Outlook to send messages from the Outbox is to click the small button that looks like two overlapping envelopes located on the Quick Access Toolbar at the upper-left corner of the Outlook window, which is visible from any module within Outlook. If you hover the mouse pointer over this button, a ScreenTip appears, telling you that this is the Send/Receive All Folders button. Whenever you send messages by clicking the Send button in a message, by clicking the Send/Receive All Folders button, or by pressing F9, you’re also telling Outlook to retrieve all incoming messages, so don’t be surprised if you receive some messages whenever you tell Outlook to send messages.
Some messages are more important than others. The momentous report you’re sending to your boss demands the kind of attention that wouldn’t be appropriate for the wisecrack you send to your friend in the sales department. Setting the importance level to High tells the recipient that your message requires some serious attention.
You can choose from three importance levels:
To set the priority for a message, follow these steps:
1. While typing a message in the Mail module, select the Message tab on the Ribbon and click the Properties button in the lower-right corner of the Tags group.
The Properties dialog box opens, as shown. This dialog box enables you to define a number of optional qualities about your message.
Use the Properties dialog box to set the priority for your message.
2. Click the triangle beside the Importance box.
Ein Auswahlmenü öffnet sich.
3. Wählen Sie Niedrig, Normal oder Hoch.
Normalerweise ist die Wichtigkeit auf Normal eingestellt, sodass Sie nichts tun müssen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen (oder drücken Sie Esc), um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen.
Eine noch schnellere Möglichkeit, die Priorität einer Nachricht festzulegen, besteht darin, die Schaltflächen auf der Registerkarte Nachricht des Menübands in der Gruppe Tags zu verwenden. Die Schaltfläche Hohe Wichtigkeit (mit dem roten Ausrufezeichen) markiert Ihre Nachricht als Hohe Wichtigkeit. Die Schaltfläche Niedrige Wichtigkeit (mit dem blauen Pfeil nach unten) markiert Ihre Nachricht als Nachricht mit geringer Bedeutung.
Sie fragen sich vielleicht, warum jemand eine Nachricht mit geringer Bedeutung markiert. Wenn es so unwichtig ist, warum die Nachricht dann überhaupt senden? Anscheinend möchten einige Chefs, dass ihre Mitarbeiter Routineberichte mit einer Kennzeichnung mit niedriger Wichtigkeit einsenden, damit die Chefs wissen, dass sie diese Dinge nach all den aufregenden neuen E-Mail-Nachrichten, die sie jeden Tag lesen, lesen müssen. Sie können Nachrichten, die Sie in Ihrem Posteingang erhalten, auch eine Wichtigkeit zuweisen, um selbst zu sagen, welche Nachrichten später bearbeitet werden können – wenn überhaupt.
Möglicherweise möchten Sie, dass Ihre Nachricht nur von einer Person gesehen wird, oder Sie möchten verhindern, dass Ihre Nachricht nach dem Senden von anderen geändert wird. Mit den Vertraulichkeitseinstellungen können Sie einschränken, was eine andere Person mit Ihrer Nachricht tun kann, nachdem Sie sie gesendet haben, und Sie können festlegen, wer diese Person sein kann.
Um die Vertraulichkeit einer Nachricht festzulegen, öffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für eine Nachricht. Klicken Sie auf den Pfeil im Listenfeld neben dem Wort Empfindlichkeit und einer der angezeigten Stufen, wie in Kürze beschrieben.
Die meisten Nachrichten, die Sie senden, haben die Sensitivität Normal, daher verwendet Outlook diese, wenn Sie nichts anderes angeben. Die Einstellungen Persönlich, Privat und Vertraulich benachrichtigen nur die Personen, die die Nachricht erhalten, dass sie die Nachricht möglicherweise anders als eine normale Nachricht behandeln möchten. (Einige Organisationen haben sogar spezielle Regeln für den Umgang mit vertraulichen Nachrichten.) Ich verwende Outlook seit über 20 Jahren und habe im normalen Geschäftsbetrieb noch nie die Vertraulichkeitseinstellung einer Nachricht geändert.
Empfindlichkeit bedeutet praktisch nichts. Das Festlegen der Vertraulichkeit einer Nachricht auf Privat oder Vertraulich macht sie nicht privater oder vertraulicher als jede andere Nachricht; es teilt dem Empfänger lediglich mit, dass die Nachricht besonders sensible Informationen enthält. Viele Unternehmen sind sehr vorsichtig damit, welche Art von Informationen per E-Mail außerhalb des Unternehmens gesendet werden können. Wenn Sie Outlook bei der Arbeit verwenden, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, bevor Sie davon ausgehen, dass die Informationen, die Sie per E-Mail senden, sicher sind.
Der Befehl Berechtigung wird beim Verfassen einer Nachricht auf der Registerkarte Optionen im Menüband angezeigt. Im Gegensatz zur Vertraulichkeit kann die Berechtigung tatsächlich verhindern, dass bestimmte Dinge mit Ihrer Nachricht passieren, z. B. dass jemand Ihre Nachricht an alle Personen weiterleitet, die Sie kennen. (Wie peinlich.) Damit dies funktioniert, müssen Sie und Ihr Empfänger jedoch in einem kompatiblen E-Mail-System mit einem sogenannten Information Rights Management Service eingerichtet sein. Sie können auch nicht sicher sein, ob es mit einigen E-Mail-Diensten funktioniert; einige der webbasierten wie Hotmail oder Yahoo! Mail unterstützt es möglicherweise nicht. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Informationsrechten.
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