Das Erstellen eines Index wäre ohne Tools, die Ihnen helfen, ziemlich entmutigend. Mit den Indexierungstools von Word 2013 müssen Sie die wichtigen Wörter markieren, die in Ihren Index aufgenommen werden sollen, aber Word kann die Einträge für Sie alphabetisch sortieren und die Seitenzahlen verfolgen, auf denen diese Wörter erscheinen.
Mit anderen Worten, das Erstellen eines Index ist ein zweistufiger Prozess:
Markieren Sie die Indexeinträge im Dokument.
Kompilieren Sie den Index.
Beim Markieren von Einträgen kann jeder Eintrag einen von drei Typen haben:
Im Index erscheint ein Haupteintrag in alphabetischer Reihenfolge. Dies sind die wichtigen Wörter, die Ihre Leser nachschlagen könnten.
Ein Untereintrag wird einem Haupteintrag untergeordnet angezeigt . Untereinträge sind sinnvoll, wenn ein Begriff nur im Kontext eines Hauptbegriffs Sinn macht. Wenn der Haupteintrag beispielsweise Bürgerkrieg ist , haben Sie möglicherweise einen Untereintrag von Wirtschaftliche Auswirkungen .
Ein Querverweis ist ein Verweis auf einen Haupteintrag. Ein Querverweis ist nützlich, wenn ein Begriff eine Abkürzung für einen anderen ist. Beispielsweise könnte der Haupteintrag Vereinigte Staaten von Amerika und der Querverweis USA lauten .
Querverweise sind auch dann nützlich, wenn ein bestimmtes Wort, das ein Benutzer wahrscheinlich nachschlagen wird, nicht dasselbe Wort ist, das für dieses Thema im Buch verwendet wird. Angenommen, Sie schreiben über die Suchfunktion in Word; Sie können Search als Querverweis auf Find auflisten, falls der Leser den offiziellen Namen der Funktion nicht kennt.
Um Einträge für einen Index zu markieren, verwenden Sie das Werkzeug „Eintrag markieren“ auf der Registerkarte „Referenzen“. Wenn Sie einen Indexeintrag markieren, fügt Word unmittelbar nach dem Wort oder der Wortgruppe einen versteckten Code in das Dokument ein.
Das Markieren der Indexeinträge kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Obwohl das Werkzeug „Eingabe markieren“ über eine Option „Alles markieren“ verfügt, die alle Vorkommen eines Wortes auf einmal markiert, neigt die Option „Alles markieren“ zu Übermarkierungen. Dies bedeutet, dass Ihr Index zufällige Verwendungen eines Wortes enthält und nicht nur die wichtigen Verwendungen, wodurch Ihr Index für Ihre Leser weniger nützlich ist.
Um einen Index zu erstellen, der nur signifikante Verwendungen Ihrer indizierten Begriffe zitiert, markieren Sie jeden Indexeintrag einzeln. Vermeiden Sie die Option Alle markieren, außer in besonderen Fällen, in denen jedes einzelne Vorkommen eines Begriffs markiert werden soll.
Indizes in professioneller Qualität werden von professionellen Indexern markiert, und die Markierung eines großen Dokuments, z. B. eines Buches, kann viele Tage dauern.
Im ersten Absatz des Dokuments, wählen Sie einen Haupteintrag Text, in diesem Beispiel Weltkrieg I , und dann Referenzen → Mark Eintrag wählen.
Das Dialogfeld Indexeintrag markieren wird geöffnet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle markieren.
Ein Indexeintragscode wird in das Dokument eingefügt. Word zeigt ausgeblendete Zeichen an, wenn sie nicht bereits angezeigt werden, damit der Indexcode sichtbar ist. Alle anderen Fälle des Ersten Weltkriegs sind ebenfalls markiert. Das Dialogfeld bleibt geöffnet.
Sie können Instanzen einzeln oder alle auf einmal markieren, je nachdem, ob jede Instanz indiziert werden soll. Zwischen den Eingaben können Sie das Dialogfeld schließen oder geöffnet lassen. Wenn Sie es schließen und dann Text auswählen, wird der ausgewählte Text automatisch im Textfeld Haupteintrag angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld zu schließen, und verwenden Sie dann den gleichen Vorgang wie in Schritt 1 und 2, um alle Instanzen anderer Haupteinträge zu markieren, z. B. Royal Australian Air Force , für dieses Beispiel.
Mark All sollte wegen der zuvor besprochenen Probleme sparsam verwendet werden, Mark All ist jedoch in Fällen angebracht, in denen der Leser daran interessiert sein könnte, jede Erwähnung eines Begriffs zu finden.
Lassen Sie das Dialogfeld geöffnet, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie im ersten Absatz einen Haupteintragstext aus, z. B. RAAF. Ändern Sie dann im Dialogfeld Indexeintrag markieren den Text im Feld Haupteintrag in RAAF.
Wählen Sie die Option Querverweis aus und klicken Sie dann nach See, und geben Sie für dieses Beispiel Royal Australian Air Force ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Markieren. Schließen Sie dann das Dialogfeld.
Speichern Sie das Dokument und schließen Sie es.
Nachdem das Dokument vollständig für die Indexierung markiert wurde, können Sie den Index generieren. Im Vergleich zum Markieren ist die Indexerstellung schnell und einfach und erfordert nur wenige Schritte.
Öffnen Sie Ihr bioindiziertes Dokument.
Verschieben Sie die Einfügemarke an das Ende des Dokuments, drücken Sie Strg+Eingabe, um eine neue Seite zu beginnen, und wählen Sie Referenzen→Index einfügen.
Das Dialogfeld Index wird geöffnet.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Formate die Option Klassisch aus und klicken Sie dann auf OK.
Der Index wird im Dokument angezeigt.
Wenn nicht druckbare Zeichen angezeigt werden, wählen Sie Start→Einblenden/Ausblenden, um alle Indexcodes und andere nicht druckbare Zeichen auszublenden.
Speichern und schließen Sie das Dokument.
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