So erstellen Sie zusammenfassende Aufgaben und Unteraufgaben in Project 2016

Wenn Sie sich einen Projektstrukturplan in Project 2016, auch PSP genannt, oder eine Projektaufgabenliste wie die in der folgenden Abbildung gezeigt ansehen, sehen Sie, dass Aufgaben in Ebenen organisiert sind. Die oberen Ebenen stammen aus dem WBS. Die untere Ebene besteht aus Aufgaben, die aus dem PSP zerlegt wurden.

Ein Vorgang, unter dem in dieser Gliederungsstruktur andere Vorgänge eingerückt sind, ist ein Sammelvorgang oder übergeordneter Vorgang. Die unter der Sammelaufgabe eingerückten Aufgaben sind Unteraufgaben oder untergeordnete Aufgaben. Zusammenfassungsaufgaben sind in der Projektübersicht fett dargestellt.

Sie können erkennen, wann eine Sammelaufgabe eine Familie von Unteraufgaben hat, die an ihren Rändern hängen: Wenn eine Unteraufgabe ausgeblendet ist, wird links neben der Sammelaufgabe ein kleines klares Dreieck angezeigt. Wenn Sie mit der Mausspitze auf das Dreieck klicken, wird die Aufgabe erweitert, um ihren gesamten Clan von Unteraufgaben anzuzeigen, und die Sammelaufgabe fügt links davon ein schwarzes Dreieck hinzu.

Projektskizze mit zusammenfassenden Aufgaben und Teilaufgaben.

In der Abbildung sehen Sie, dass die Sammelaufgaben von Datenbank und Benutzeroberfläche ausgeblendete Unteraufgaben haben. Die Zusammenfassungsaufgaben Zahlung und Bestätigung zeigen alle ihre Unteraufgaben.

Alle Informationen zu einer Aufgabenfamilie werden in der Sammelaufgabe der höchsten Ebene zusammengefasst. Daher hat jede Aufgabe mit Teilaufgaben keine eigenen Zeit- oder Kosteninformationen: Sie ermittelt ihre Gesamtdauer und Kosten aus der Summe ihrer Teile.

Diese Rollup-Funktionalität ist kumulativ: Der Vorgang der niedrigsten Ebene wird zu seinem übergeordneten Vorgang hochgerollt, der möglicherweise in einen anderen Sammelvorgang hochgerollt wird, der (z. B.) in einen Projektsammelvorgang hochgerollt wird. Jede Aufgabe mit Aufgaben darunter erhält ihre Dauer- und Kosteninformationen aus einer Zusammenfassung ihrer Teilaufgaben, unabhängig davon, wie tief sie in der Hierarchie verschachtelt sein mag.

Die Struktur von Familien in einer Gliederung ist auch nützlich, wenn Sie eine Gliederung neu organisieren müssen: Wenn Sie eine Sammelaufgabe verschieben, kommen alle ihre Teilaufgaben gleich mit, egal ob sie erweitert sind!

Wenn eine Sammelaufgabe manuell geplant wird, funktioniert die Rollup-Funktion nicht und Project zeigt Warnungen an, die Sie darauf hinweisen. Die Gantt-Leiste für die Sammelaufgabe hat eine rote Warnleiste, die Ihnen die berechnete Dauer der Teilaufgaben anzeigt, wenn sie nicht mit der Dauer der Sammelaufgabe übereinstimmen. Der Feldeintrag "Fertigstellen" der Sammelaufgabe weist ebenfalls eine rote, verschnörkelte Unterstreichung auf, um auf ein potenzielles Planungsproblem hinzuweisen.

Um mit dieser Situation umzugehen, können Sie den Sammelvorgang so ändern, dass er die automatische Planung verwendet. In diesem Fall werden Rollup-Daten korrekt berechnet. Wenn Sie möchten, dass die Sammelaufgabe weiterhin manuell geplant wird, können Sie ihr Enddatum bearbeiten oder den Aufgabeninspektor verwenden, um den Zeitplan für die Sammelaufgabe zu korrigieren.

Wie viele Ebenen können Sie im WBS erreichen?

Sie haben keine praktische Begrenzung für die Anzahl der Aufgabenebenen, die Sie in einer Gliederung erstellen können. Project ermöglicht Ihnen, mehr Detailebenen einzurücken, als Sie für alle außer den komplexesten Zeitplänen benötigen.

Denken Sie jedoch daran: Irgendwann müssen Sie sich damit befassen, jeder dieser Aufgaben Zeit und Ressourcen zuzuweisen und dann ihren Fortschritt zu verfolgen. Zu viele Details können die Verwaltung Ihres Projektplans erschweren. Wenn Ihr Projekt beispielsweise einige Monate dauert, möchten Sie nicht auf ein Niveau zurückgreifen, bei dem Aktivitäten nur wenige Stunden dauern. Best Practices schlagen vor, dass Sie Ihren Zeitplan immer so einrichten, wie Sie Ihr Team verwalten möchten – normalerweise Geschäfts- (Arbeits-)Tage oder Wochen.

Bei längeren Projekten können Sie mit der Rolling-Wave-Planung planen, einer Methode zur schrittweisen Ausarbeitung des Detailumfangs für kurzfristige Arbeiten, und alle Arbeiten, die weiter hinten liegen, auf einem höheren Niveau halten. Wenn Sie beispielsweise ein zweijähriges Projekt haben, können Sie die ersten drei Monate im Detail planen, die nächsten drei Monate auf einer höheren Ebene und der Rest des Projektplans zeigt nur Meilensteine ​​und wichtige Ergebnisse an. Im Laufe des Projekts beginnen Sie, für sechs Monate und darüber hinaus weitere Details hinzuzufügen. Eine gute Faustregel ist, 90 Tage lang eine gute Menge an Details aufzubewahren.

Rolling Wave Planning ist keine Entschuldigung, um den Umfang zu erweitern; es ist nur die Ausarbeitung des bestehenden Umfangs.

Die Projektzusammenfassungsaufgabe

So wie ein Schiff nur einen Kapitän hat, fasst nur eine Aufgabe alle anderen Aufgaben in einem Projekt zusammen. Zeigen Sie die Projektzusammenfassungsaufgabe an, die die höchste (am wenigsten detaillierte) Informationsebene darstellt und oft nur der Titel des Projekts ist, z. B. Einführung eines neuen Produkts. Wenn Sie Project anweisen, die Projektzusammenfassungsaufgabe anzuzeigen, fällt jede Aufgabe im Projekt in der Gliederung darunter, wie hier gezeigt.

Die Projektzusammenfassungsaufgabe.

Während Sie Ihr Projekt erstellen, können Sie ganz einfach selbst eine Projektzusammenfassungsaufgabe erstellen (andere Aufgaben darunter einrücken) oder eine Projektfunktion verwenden, um diese jederzeit automatisch zu generieren – selbst nachdem Sie alle Phasen Ihres Projekts erstellt haben. Gehen Sie folgendermaßen vor, damit Project automatisch eine Projektzusammenfassungsaufgabe anzeigt:

Wählen Sie in der Gantt-Diagrammansicht die Kontextregisterkarte Gantt-Diagrammtools-Format aus.

Aktivieren Sie in der Gruppe Ein-/Ausblenden das Kontrollkästchen Projektzusammenfassungsaufgabe.

Wie Sie sehen können, ist Aufgabe 0, Youth Center 10K Run/Walk, die Projektzusammenfassungsaufgabe. Beachten Sie, dass der Balken für den Projektsammelvorgang im Diagramm grau und die Balken für andere Sammelvorgänge schwarz sind.

Wenn man darüber nachdenkt, ist eine übergeordnete Überschrift in einer Gliederung die Summe ihrer Teile: Die Überschrift spiegelt das Gesamtthema für alle darunter liegenden Elemente wider. Die Projektzusammenfassungsaufgabe führt dieses Konzept noch einen Schritt weiter: Diese Aufgabe fasst alle Istdaten aus anderen Aufgaben in einem Einzelposten zusammen. Somit spiegelt die Dauer des Projektsammelvorgangs die Dauer des gesamten Projekts wider. Aus monetärer Sicht spiegeln die Gesamtkosten der Projektzusammenfassungsaufgabe die Gesamtkosten für das gesamte Projekt wider. Zahlen wie diese können praktisch sein, wenn Sie sie zur Hand haben – und das ist ein Wert einer zusammenfassenden Aufgabe.

Wenn Sie sich über die Länge Ihres Sammelvorgangs nicht sicher sind, denken Sie daran, dass die Dauer des Sammelvorgangs die Differenz zwischen dem frühesten Vorgangsstartdatum und dem spätesten Vorgangsenddatum ist. Arbeitsfreie Tage werden jedoch nicht in die Dauer des Sammelvorgangs gezählt. Die Länge der Sammelaufgabe entspricht daher der Anzahl der Arbeitstage im Verlauf der Teilaufgaben, nicht der Anzahl der Kalendertage zwischen dem Beginn der ersten Aufgabe und dem Ende der letzten.

Nicht jeder verwendet Projektzusammenfassungsaufgaben. Sie können einfach auf der obersten Ebene Ihrer Gliederung Aufgaben erstellen, die wichtige Projektleistungen oder Phasen darstellen – mit Unterphasen und Unteraufgaben darunter – und keine Aufgabe erstellen, die in der Reihenfolge höher ist als alle anderen. Eine Projektzusammenfassungsaufgabe hat jedoch bestimmte Vorteile:

• Sie können die Gesamtsummen für das Projekt schnell auf einen Blick in den Datenspalten in der Gantt-Diagrammansicht und anderen Ansichten anzeigen.
• Sie können einen Link zu Ihrer Projektzusammenfassungsaufgabe in einem anderen Projekt platzieren, sodass alle Daten für ein Projekt in einem anderen widergespiegelt werden. Wenn Sie beispielsweise fünf Zeitpläne für neue Produkteinführungen in Ihrem Unternehmen erstellen, können Sie ganz einfach einen Hauptzeitplan für alle Produkteinführungen des Unternehmens erstellen, indem Sie eine Verknüpfung mit den Projektzusammenfassungsaufgaben in jedem der Projekte herstellen.