So filtern Sie Daten in Access 2016

Manchmal müssen Sie eine Gruppe von Datensätzen anzeigen, die einen gemeinsamen Wert in einem Feld in Access teilen. Vielleicht nennen sie alle eine bestimmte Stadt, eine bestimmte Berufsbezeichnung oder alle Produkte, die den gleichen Preis haben. Immer bereit zu helfen, enthält Access genau dafür ein spezielles Werkzeug: den Filter-Befehl.

Filter verwendet Ihre Kriterien und zeigt alle übereinstimmenden Datensätze an, wobei eine Minitabelle nur mit den Datensätzen erstellt wird, die Ihren Anforderungen entsprechen. Es ist wie eine sofortige Abfrage ohne all die Arbeit und Planung. Natürlich ist es nicht so flexibel oder leistungsstark wie eine Abfrage, aber es ist alles, was Sie brauchen, wenn Sie nach einer relativ einfachen Antwort suchen.

Das Filterwerkzeug wird im Abschnitt Sortieren und Filtern der Registerkarte Start der Multifunktionsleiste angezeigt, und Sie haben die folgenden Auswahlmöglichkeiten für einen einfachen Filter:

• Filter

• Auswahl

• Erweiterter Filter nach Formular

• Erweiterter Filter/Sortierung

• Filter umschalten

Jeder Filtertyp führt die gleiche Grundfunktion aus, jedoch auf etwas andere Weise. Die Option "Erweiterter Filter/Sortieren", die Sie durch Klicken auf die Schaltfläche "Erweitert" finden, öffnet ein Fenster, in dem Sie tatsächlich eine Abfrage erstellen können - Auswählen von Tabellen und Feldern zum Filtern, Einrichten von Kriterien für den Filter, der beim Suchen nach bestimmten Datensätzen verwendet werden soll.

Filter funktionieren in Tabellen, Formularen und Abfragen. Obwohl Sie einen Filter auf einen Bericht anwenden können, kann das Filtern von Berichten eine entmutigende Aufgabe sein. Natürlich kann das, was Sie hier lesen, auf diesen Prozess angewendet werden, falls Sie es selbst ausprobieren möchten. Und was Sie lernen, auf eine Tabelle anzuwenden, kann auch bei der Arbeit mit Abfragen und Formularen angewendet werden.

Filtern nach dem Inhalt eines Feldes

Mit dem Hauptbefehl Filter können Sie Ihre Datensätze filtern, sodass Sie nur Datensätze anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Angenommen, Sie möchten alle Datensätze für Personen anzeigen, die in einer bestimmten Stadt leben. So geht's:

Klicken Sie in Ihrer Interessentabelle auf das kleine Dreieck neben dem Feldnamen des zu filternden Felds (in diesem Fall Stadt).

Access zeigt ein Popup-Menü an.

Klicken Sie nicht mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile oben in der Spalte (wo dort Stadt steht). Wenn Sie dort mit der rechten Maustaste klicken, wird ein anderes Popup-Menü angezeigt, das mit wunderbaren Dingen gefüllt ist, die Sie mit dieser Spalte Ihrer Tabelle machen können.

Filtern eines einzelnen Felds basierend auf den Einträgen dieses Felds.

Wenn Sie einige Einträge aus Ihrem Filter auslassen möchten, entfernen Sie deren Häkchen im Popup-Menü.

Du kannst entweder

• Entfernen Sie Häkchen von einzelnen Einträgen.

  oder

• Entfernen Sie das Häkchen Alle auswählen, um alle Elemente zu deaktivieren.

Deaktivieren Sie alles, damit Sie einfach nur die Einträge überprüfen können, deren übereinstimmende Datensätze Sie sehen möchten. Wenn alle Einträge markiert sind, sehen Sie alle Datensätze.

Setzen Sie Häkchen neben die Einträge, die Sie beim Erstellen Ihres Filters für das Feld verwenden möchten.

Access durchsucht das ausgewählte Feld und zeigt nur die Datensätze an, die Ihren Filterkriterien entsprechen.

OK klicken.

Alle Datensätze, die die festgelegten Kriterien erfüllen (aufgrund der von Ihnen überprüften Elemente), werden angezeigt. Dies können mehrere Datensätze sein, viele Datensätze oder nur einer.

Um zurück zu springen und alle ursprünglichen (ungefilterten) Datensätze anzuzeigen, können Sie entweder

• Klicken Sie im Abschnitt Sortieren und Filtern des Menübands auf die Schaltfläche Filter umschalten, um den zuletzt angewendeten Filter zu entfernen.

  oder

• Klicken Sie erneut auf das kleine Dreieck des Feldnamens und wählen Sie Filter aus Feldname löschen.

  Wenn Sie sich nicht mehr erinnern, welche Felder Sie gefiltert haben, können Sie dies an dem kleinen Trichtersymbol erkennen, das in der Datenblattansicht neben dem Feldnamen angezeigt wird.

Die gesamte Tabelle voller Datensätze kehrt zur Ansicht zurück.

Nach Auswahl filtern

Der Befehl Auswahl ist der am einfachsten zu verwendende Befehl zum Sortieren und Filtern. Es wird davon ausgegangen, dass Sie einen Datensatz gefunden haben, der Ihren Kriterien entspricht. Die Verwendung des Auswahlfilters ist so, als würde man jemanden in einer Menschenmenge packen und schreien: „Okay, jeder, der wie dieser Typ hier ist, stellt sich da drüben an.“

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten alle Freiwilligen finden, die in Landisville leben. Sie können den Auswahlfilter folgendermaßen verwenden:

Klicken Sie auf das Feld mit den Informationen, die Sie abgleichen möchten.

In diesem Fall ist es das Feld Stadt.

Scrollen Sie durch die Liste, bis Sie den Feldeintrag finden, der als geeignetes Beispiel für Ihren Filter dient.

Klicken Sie auf den Wert , den Sie suchen für auswählen, Rechtsklick auf die Zelle , die die Auswahl enthält, und wählen Sie dann Equals Was auch immer . (In diesem Fall wäre es gleich Landisville.) Sie können auch die Zelle auswählen und dann auf der Registerkarte Start (im Abschnitt Sortieren & Filtern) auf die Schaltfläche Auswahl klicken, um auf dieselbe Auswahlliste zuzugreifen.

Access zeigt sofort eine Tabelle an, die nur die Datensätze enthält, die Ihrer Auswahl entsprechen.

Access zeigt nur die Datensätze an, die dem Kriterium Filtern nach Auswahl entsprechen.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Filter umschalten, nachdem Sie die Verwendung des Filters beendet haben.

Ihre Tabelle oder Ihr Formular kehrt zur normalen Anzeige zurück.

In dieser Phase des Spiels möchten Sie vielleicht eine Liste mit allem speichern, was Ihrem Filter entspricht. Leider werden Sie jetzt wieder von der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit des Filters verfolgt. Um Ihre gefilterte Suche dauerhaft aufzuzeichnen, müssen Sie eine Abfrage erstellen.

Sie können auch das Menü Filter verwenden, das Sortieroptionen und die Liste der markierten Feldwerte anzeigt. Wenn Sie das Popup-Menü anzeigen, deaktivieren Sie Alles auswählen und aktivieren Sie dann den Wert, nach dem Sie suchen möchten. Wählen Sie dann Textfilter aus demselben Popup-Menü. Dieselbe Liste mit Optionen (Gleich, Ungleich, Beginnt mit usw.) wird als Flyout-Menü angezeigt, und Sie können dort Ihre Auswahl treffen.

Nach Formular filtern

Sie können eine Suche verfeinern, indem Sie zusätzliche Filter verwenden, um unerwünschte Übereinstimmungen auszusortieren, aber das erfordert eine Menge zusätzlichen Aufwand. Um eine Gruppe von Datensätzen anhand der Werte in mehr als einem Feld einfacher zu isolieren, versuchen Sie es mit Filtern nach Formular.

Filter nach Formular verwendet mehr als ein Kriterium, um Datensätze zu durchsuchen. In gewisser Weise ist es wie eine einfache Abfrage. Es ist einer Abfrage so ähnlich, dass Sie Ihre Filter-nach-Formular-Kriterien sogar als vollwertige Abfrage speichern können !

Angenommen, Sie benötigen eine Liste aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten und einen bestimmten Titel haben. Sie können zwei Auswahlfilter durchführen (in den Feldern Abteilung und Berufsbezeichnung, am Beispiel der Mitarbeiterdatenbank) und die Ergebnisse jedes einzelnen aufschreiben, um Ihre Liste zu erhalten, oder Sie können nur eine Suche mit Filter nach Formular durchführen und alle anzeigen Datensätze, die Ihre Kriterien erfüllen (basierend auf ihren Einträgen in mehreren Tabellen) in einem einzigen Schritt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Filter nach Formular zu verwenden:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start des Menübands im Abschnitt Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Erweitert.

Ein Menü erscheint.

Wählen Sie Filter nach Formular aus dem Menü.

Die Tabelle wird durch eine einzelne Zellenzeile ersetzt, eine unter jeder Feldüberschrift in Ihrer Tabelle.

Klicken Sie in die leere Zelle unter dem Feldnamen für die erste Spalte, die Sie filtern möchten.

Verwenden Sie die Bildlaufleisten, um die Spalte auf den Bildschirm zu bringen, wenn sie rechts und nicht sichtbar ist.

Der Abwärtspfeil springt zu der Spalte, auf die Sie klicken.

• Normalerweise zeigt Access neben dem ersten Feld in der Tabelle eine Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Pfeil an.

• Wenn Sie zuvor einen Filterbefehl mit der Tabelle verwendet haben, fügt Access die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten in das zuletzt gefilterte Feld ein.

  

  Filter by Form bietet ein Raster und Dropdown-Listen zum Festlegen von Kriterien für jedes Feld.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um eine Liste der Werte anzuzeigen, die das Feld enthält.

Die Dropdown-Liste zeigt alle eindeutigen Werte in einem Feld an.

Klicken Sie in der Werteliste auf den Wert, den Sie in diesem Filter verwenden möchten.

Wenn Sie beispielsweise Landisville aus der Dropdown-Liste im Feld „Stadt“ auswählen, wird „Landisville“ in die Spalte „Stadt“ verschoben. Access fügt die Zitate automatisch hinzu – ein Detail weniger, das Sie sich merken müssen!

Um eine weitere Filteroption für das ausgewählte Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Oder in der unteren linken Ecke der Tabelle.

Ein neues Fenster Nach Formular filtern wird angezeigt, in dem Sie eine alternative Suchbedingung hinzufügen können. Access bietet auch eine Oder-Registerkarte in der unteren linken Ecke des Displays.

Der Befehl Nach Formular filtern beantwortet gerne einfache Fragen wie „Zeige mir alle Freiwilligen, die in Lancaster leben“. Es bietet auch Antworten auf komplexere Fragen wie „Zeigen Sie mir alle Datensätze, die Th im Feld AvailableDays enthalten und die Landisville im Feld City haben“ und führt beide Aufgaben problemlos aus.

Wenn Sie eine komplexere Frage stellen (z. B. „Zeig mir alle Freiwilligen in Lancaster, die gerne Spenden sammeln“), ist eine Abfrage erforderlich.

Klicken Sie auf die Registerkarte Oder, um die Kriterien weiter zu definieren.

Klicken Sie für jedes zusätzliche Feld, das Sie filtern möchten, auf die Registerkarte Oder und wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6.

In diesem Beispiel ist das zweite zu filternde Feld VolunteerInfo, und Fundraising wurde in das Feld des Felds eingegeben.

Wenn Sie alle Kriterien für den Filter eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter umschalten.

Access findet alle Freiwilligen, die Spenden sammeln möchten, basierend auf dem Filtern von zwei Feldern der Tabelle.

Ein letzter Gedanke zum Filter nach Formular:

Obwohl Sie nach Herzenslust suchen können, indem Sie oder suchen, wird es im Handumdrehen schwierig, den Überblick über Ihre Kreation zu behalten. Bevor Sie zu weit gehen , erinnern Sie sich daran, dass Abfragen besser funktionieren als Filter, wenn die Fragen komplex werden.

Wenn Sie mit Ihrem Filter fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter umschalten. An diesem Punkt kehrt Ihre Tabelle zum Normalzustand zurück (oder zumindest so normal, wie es Datentabellen jemals werden).

Entfiltern in einem Formular

Was tun, wenn Sie versehentlich Kriterien eingeben? Oder wenn Sie entscheiden, dass Sie Lancaster wirklich nicht in Ihren Filter aufnehmen möchten, gleich nachdem Sie auf Lancaster geklickt haben? Kein Problem – der Clear Grid-Befehl hilft!

Wenn Sie auf den Befehl Raster löschen klicken (zu finden im Menü Erweitert des Abschnitts Sortieren & Filtern), löscht Access alle Einträge im Raster nach Formular filtern und bietet Ihnen einen schönen, sauberen Ort, um von vorne zu beginnen.

Filtern nach Auswahl ausschließen

Der Auswahlfilter kann auch verwendet werden, um bestimmte Datensätze auszuschließen. Dies funktioniert hervorragend, wenn Sie eine Reihe von Datensätzen kurz ausblenden möchten, die alle ein eindeutiges Attribut (ein bestimmtes Bundesland, eine bestimmte Stadt oder eine bestimmte Postleitzahl) aufweisen.

So können Sie festlegen, dass der Auswahlfilter Datensätze für Sie ausschließt:

Scrollen Sie durch die Tabelle, bis Sie den Wert finden, den Sie ausschließen möchten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das den Wert enthält, und wählen Sie dann Nicht gleich ______ (wobei das Leerzeichen den Wert darstellt, auf den Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben) aus dem angezeigten Menü.

Die Datensätze, die dem von Ihnen gewählten Wert entsprechen, werden aus dem Weg geräumt, sodass Sie sich auf die Datensätze konzentrieren können, die Sie wirklich interessieren.

Mit einem Klick blendet Access alle Freiwilligen aus, deren Statusfeldwert Prospect ist.

Sie können auch auf die Schaltfläche Auswahl klicken (im Abschnitt Sortieren & Filtern der Registerkarte Start) und dort im Menü die Option Nicht gleich auswählen. Sie werden auch die Befehle Enthält und Enthält nicht bemerken. Diese sind praktisch, um Datensätze auszusortieren, die etwas gemeinsam haben, z. B. ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Zahl darin. Sie können auch Filter kombinieren und nicht nur (zum Beispiel) Freiwillige ausschließen, die potenzielle Freiwillige sind, sondern auch potenzielle Freiwillige, die in einer bestimmten Stadt oder einem bestimmten Bundesstaat leben.