Um das Journal in Outlook gut zu nutzen, müssen Sie es verwenden (Details, Details ...). Sie können Outlook so einstellen, dass für fast alles, was Sie tun, Journaleinträge erstellt, oder Sie können das Journal ganz ausschalten und keine Einträge vornehmen. Wenn Sie nichts in das Journal schreiben, bekommen Sie nichts heraus.
In früheren Versionen von Outlook konnten Sie alles automatisch aufzeichnen, aber diese Funktion wird in Outlook 2016 nicht mehr unterstützt. Sie müssen ausgewählte Elemente manuell eingeben:
Erstellen Sie einen Journaleintrag.
Ziehen Sie ein Element in den Journalordner.
Sie möchten beispielsweise nicht jede Transaktion mit einem potenziellen Kunden aufzeichnen, bis Sie sicher sind, dass Sie mit diesem Kunden Geschäfte tätigen. Sie können relevante E-Mail-Nachrichten in das Journal ziehen, um ernsthafte Anfragen aufzuzeichnen. Wenn Sie tatsächlich mit einem neuen Kunden Geschäfte machen, können Sie eine automatische Aufzeichnung einrichten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Elemente im Journal manuell aufzuzeichnen:
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Ordner (oder drücken Sie Strg+6).
Die Ordnerliste mit einem kleinen Symbol für das Journal wird im Navigationsbereich angezeigt.
Ziehen Sie das aufzuzeichnende Element (z. B. eine E-Mail-Nachricht oder eine Aufgabe) auf das Journalsymbol in der Ordnerliste.
Das Formular Journaleintrag zeigt ein Symbol an, das das von Ihnen aufgezeichnete Element zusammen mit dem Namen des Elements darstellt.
Geben Sie die Informationen ein, die Sie aufzeichnen möchten.
Sie müssen nichts aufnehmen. Das Textfeld am unteren Bildschirmrand bietet Ihnen Platz, um sich selbst eine Notiz zu machen, wenn Sie sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
Der von Ihnen aufgezeichnete Artikel wird in das Journal eingetragen. Sie können Ihren neuen Eintrag sehen, wenn Sie Ihr Journal anzeigen.
Wenn Sie ein Dokument oder eine Unterhaltungsaufzeichnung suchen, wissen Sie manchmal nicht mehr, wie Sie das Dokument genannt haben oder wo Sie es gespeichert haben, aber Sie erinnern sich daran, wann Sie das Element erstellt oder empfangen haben. In diesem Fall können Sie zum Journal gehen und das Datum überprüfen.
Das Journal zeichnet automatisch von Ihnen ausgewählte Aktionen auf, die sich auf bestimmte Kontakte beziehen, und stellt die Aktionen in einer Zeitleistenansicht dar. Sie können das Journal verwenden, um Microsoft Outlook-Elemente wie E-Mail-Nachrichten oder Besprechungen zu verfolgen. Es kann auch andere Microsoft Office-Dateien wie Word-Dokumente oder Excel-Arbeitsmappen verfolgen.
Das Journal zeichnet jede Interaktion auf, an die Sie sich erinnern möchten – auch etwas, das sich nicht auf Ihrem Computer befindet, wie etwa ein Telefongespräch oder ein Papierbrief, den Sie verschickt oder erhalten haben.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf 
> Ordner > Tagebuch.
Sie können mit Ihren vorhandenen Journaleinträgen arbeiten oder im Ordnerbereich neue erstellen.
Klicken Sie im Ordnerbereich auf den Ordner Tagebuch .
Klicken Sie auf Startseite.
Klicken Sie in der Gruppe Neu auf Tagebucheintrag.
Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.
Klicken Sie im Feld Eintragstyp auf den Typ des Journaleintrags, den Sie aufzeichnen.
Wählen Sie weitere gewünschte Optionen aus.
Hinweis: Frühere Versionen von Outlook enthielten eine automatische Journalfunktion, die in anderen Microsoft Office-Anwendungen und Windows geöffnete Dokumente nachverfolgte. Diese Funktion ist in Outlook 2013 oder neuer nicht verfügbar.
Klicken Sie im Journal in der Zeitleistenansicht auf Ansicht.
Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Einstellungen anzeigen und klicken Sie dann auf Spalten.
Klicken Sie im Feld Verfügbare Felder auswählen aus auf den gewünschten Feldsatz. Dies wären normalerweise Häufig verwendete Felder oder Alle Journalfelder.
Klicken Sie im Feld Verfügbare Datums-/Uhrzeitfelder auf das Feld, das die Zeit enthält, die Sie als Startzeit für verwenden möchten Element und klicken Sie dann auf Starten.
Klicken Sie im Feld Verfügbare Datums-/Uhrzeitfelder auf das Feld, das die Zeit enthält, die Sie als Endzeit für verwenden möchten Element und klicken Sie dann auf Ende.
Tipp: In der Zeitleistenansicht wird angezeigt, wann jedes Element und Dokument erstellt, gespeichert, gesendet, empfangen, geöffnet und geändert wurde. Wenn Sie die Zeitfelder ändern, die zum Anzeigen von Elementen auf der Zeitachse verwendet werden, ändern sich möglicherweise die Position und die Dauer der Elemente auf der Zeitachse.
Öffnen Sie den Journaleintrag.
Geben Sie ein neues Startdatum und eine neue Startzeit ein. Um die Endzeit zu ändern, ändern Sie die Zahl im Feld Dauer .
Hinweis: Das Ändern der mit einem Journaleintrag verknüpften Zeiten ändert nicht die Startzeit des Elements, Dokuments oder Kontakts, auf das es sich bezieht.
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