Microsoft Access wird in vielen Organisationen verwendet, um eine Reihe von Tabellen zu verwalten, die miteinander interagieren, z. B. eine Kundentabelle, eine Bestelltabelle und eine Rechnungstabelle. Das Verwalten von Daten in Access bietet den Vorteil einer relationalen Datenbank, in der Sie die Datenintegrität sicherstellen, Redundanz verhindern und Datasets einfach über Abfragen generieren können.
Access verfügt über einen Export-Assistenten, der relativ einfach zu verwenden ist. Folgen Sie einfach diesen Schritten:
Klicken Sie bei geöffneter Access-Datenbank auf Ihre Zieltabelle oder -abfrage, um sie auszuwählen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten im Menüband das Excel-Symbol unter der Gruppe Exportieren aus.
Der hier angezeigte Assistent wird geöffnet.
Exportieren Sie Daten nach Excel mit dem Excel-Export-Assistenten.
Wie Sie sehen, können Sie im Excel-Export-Assistenten bestimmte Optionen festlegen. Sie können den Dateispeicherort, den Dateityp und einige Optionen für die Formaterhaltung angeben.
Wählen Sie im Excel-Export-Assistenten Daten mit Formatierung und Layout exportieren aus, und wählen Sie dann Zieldatei öffnen, nachdem der Exportvorgang abgeschlossen ist.
OK klicken.
Excel wird geöffnet, um Ihnen die exportierten Daten anzuzeigen.
In Access werden Sie auf der letzten Seite des Exportassistenten (siehe folgende Abbildung) gefragt, ob Sie Ihre Exportschritte speichern möchten. Das Speichern Ihrer Exportschritte kann nützlich sein, wenn Sie erwarten, dass diese bestimmte Abfrage oder Tabelle häufig an Excel gesendet wird. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie im Gegensatz zum Ziehen und Ablegen die Möglichkeit zum Speichern von Exportschritten haben, Ihre Exporte mithilfe von Access-Makros zu automatisieren.
Verwenden Sie die Option Exportschritte speichern, wenn Sie Ihre Daten häufig exportieren.
Sie können Ihre Access-Tabelle oder Abfrage in eine vorhandene Excel-Datei exportieren, anstatt eine neue Datei zu erstellen. Beachten Sie jedoch, dass der Name des exportierten Objekts der Name der Tabelle oder Abfrage in Access ist. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie ein Excel-Objekt mit demselben Namen in Ihrer Arbeitsmappe haben, da es möglicherweise überschrieben wird.
Wenn Sie beispielsweise eine Access-Tabelle namens PriceMaster in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren, das bereits ein Arbeitsblatt namens PriceMaster enthält, wird das ursprüngliche Excel-PriceMaster-Arbeitsblatt überschrieben. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Arbeitsmappe, in die Sie exportieren, geschlossen ist. Wenn Sie versuchen, in eine geöffnete Arbeitsmappe zu exportieren, erhalten Sie wahrscheinlich eine Fehlermeldung in Access.
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