Tags sind Schlüsselwörter, die Sie Inhalten zuweisen. Das Markieren von Seiten zum Teilen mit anderen ist ein Social Bookmarking , und es ist im Web sehr beliebt und in SharePoint einfach. Wenn Sie jemals eine Website wie Delicious verwendet haben , wissen Sie bereits, wie Social Bookmarking funktioniert.
Da immer mehr Personen dieselben Tags zuweisen, werden Tags zu einer Möglichkeit, zu ähnlichen Inhalten zu navigieren. In der Gruppe Tags und Notizen im Menüband können Sie Ihre eigenen Tag-Schlüsselwörter eingeben, sodass Sie Inhalte mit für Sie aussagekräftigen Begriffen markieren können. Über diese Schaltfläche können Sie auch auf das Notizbrett zugreifen , mit dem Sie öffentlich sichtbare Kommentare zu einem Dokument oder einer Seite hinterlassen können.
Der Schwerpunkt liegt auf Stichwort in Tagging. SharePoint hindert Sie nicht daran, längere Tags einzugeben, aber es ist am besten, einzelne Wörter oder sehr kurze Ausdrücke als Tags zu verwenden. Andernfalls verfehlen Sie den Zweck der Verwendung von Tagging als schnelle und prägnante Möglichkeit, Informationen zu kategorisieren. Wenn Sie längere Anmerkungen machen müssen, verwenden Sie das Notizbrett.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Inhalt in SharePoint zu taggen:
Navigieren Sie zu der Seite, die Sie taggen möchten.
Um einzelne Elemente oder Dokumente zu taggen, müssen Sie zur App navigieren und auf die Zeile klicken, die Sie taggen möchten. Die Tags und Notizen für einzelne Elemente oder Dokumente befinden sich auf der Registerkarte Elemente der Multifunktionsleiste.
Suchen Sie die Gruppe Tags und Notizen auf der Registerkarte Liste oder Bibliothek des Menübands, um Ihre Tagging-Optionen anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tags und Notizen.
Das Fenster Tags and Note Board wird mit den zuletzt angewendeten Tags gefüllt.
Klicken Sie im Textbereich Meine Tags auf ein vorhandenes Tag und/oder geben Sie die Tags ein, die Sie auf den Inhalt anwenden möchten.
Verwenden Sie ein Semikolon, um Tags zu trennen.
(Optional) Um Ihre Tags als privat zu markieren, damit andere sie nicht sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Tags zu speichern.
Wenn Sie Ihre Tags speichern, werden sie im Abschnitt „Vorgeschlagene Tags“ der Seite angezeigt. Sie können auf eines der Tags in diesem Abschnitt klicken, um die Seite Tags-Profil anzuzeigen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Element eine Notiz hinzuzufügen:
Klicken Sie auf die Registerkarte Notiztafel und geben Sie Ihre Notiz in das Textfeld ein.
Im Gegensatz zu Tags können mit dem Note Board eingegebene Notizen nicht als privat gekennzeichnet werden und sind daher für alle anderen mit demselben Zugriff sichtbar. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Posten, um die Notiz zu posten.
Die Notiz wird zusammen mit allen anderen eingegebenen Notizen im Fenster angezeigt. Mit den Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie durch alle für diesen Inhalt eingegebenen Beiträge blättern.
Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Aktives Tagging verbessert die Suchgeschwindigkeit und -genauigkeit erheblich und eignet sich daher auch hervorragend für Dokumentenverwaltungssysteme.
Hier sind einige davon:
| Kategorie | Nutzen | Beschreibung |
| Verbesserte Such- und Abrufbarkeit | Schnellere Suchen | Aktives Tagging verbessert die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Suchergebnisse erheblich. |
| Präzision in den Suchergebnissen | Tags fungieren als spezifische Wegweiser, die Benutzer direkt zu den benötigten Inhalten führen und so die Suchzeit verkürzen. | |
| Verbessertes Content-Management | Einfachere Organisation | Aktives Tagging vereinfacht die Organisation von Inhalten durch die Kategorisierung von Elementen. |
| Optimierter Dokumentenabruf | Korrekt gekennzeichnete Dokumente können leicht als Referenz, für Berichte oder für Prüfungen abgerufen werden. | |
| Verbesserte Zusammenarbeit | Erleichtert Teamarbeit | Mithilfe von Tags können Teammitglieder Dokumente für gemeinsame Projekte schnell finden, insbesondere in großen Teams. |
| Konsistenz in Arbeitsabläufen | Aktives Tagging sorgt für eine konsistente Inhaltsklassifizierung und rationalisiert Arbeitsabläufe. | |
| Bessere Compliance und Governance | Hilft bei der Compliance | Tags kategorisieren Dokumente gemäß den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für eine bessere Verwaltung. |
| Verbesserte Governance | Aktives Tagging setzt Content-Governance-Richtlinien durch und standardisiert den Zugriff auf kategorisierte Inhalte. | |
| Personalisierte Benutzererfahrung | Benutzerdefinierte Ansichten | Benutzer können personalisierte Ansichten basierend auf Tags erstellen, um schnell auf relevante Inhalte zuzugreifen. |
| Anpassungsfähigkeit an Benutzerbedürfnisse | Aktives Tagging passt sich den sich ändernden organisatorischen Anforderungen an und ermöglicht die Erstellung neuer Tags bei Bedarf. |
Effektive Namenskonventionen sind wichtig für benutzerfreundliches und effizientes Tagging in SharePoint.
Richtige Namenskonventionen verbessern die Auffindbarkeit von Inhalten und tragen zur allgemeinen Systemorganisation bei.
Hier sind einige wichtige Richtlinien, die Sie beim Erstellen von Namenskonventionen berücksichtigen sollten:
Bei der Implementierung und Verwaltung eines Tagging-Systems in SharePoint können häufige Fehler dessen Wirksamkeit beeinträchtigen.
Das Erkennen und Verstehen dieser Fehler ist wichtig für die Aufrechterhaltung einer funktionierenden und effizienten Tagging-Strategie.
Hier sind einige der häufigsten Tagging-Fehler und Tipps, wie Sie sie vermeiden können:
| Fehler | Ausgabe | Strategie |
| Übermäßiges Markieren | Das Hinzufügen zu vieler Tags führt zu Unordnung und Verwirrung. | Legen Sie Richtlinien für die optimale Anzahl von Tags fest und schulen Sie Benutzer darin, wählerisch zu sein. |
| Inkonsistentes Tagging | Mangelnde Einheitlichkeit bei der Tag-Nutzung, was zu Ineffizienz führt. | Entwickeln und implementieren Sie unternehmensweit ein standardisiertes Tagging-Protokoll. Regelmäßige Schulungen und Audits tragen zur Wahrung der Konsistenz bei. |
| Verwendung nicht beschreibender oder mehrdeutiger Tags | Vage oder generische Tags, die keinen Mehrwert bei der Kategorisierung oder Suche von Inhalten bieten. | Ermutigen Sie zu klaren, spezifischen und beschreibenden Tags. Geben Sie Beispiele für effektive Tags im Training an. |
| Vernachlässigung der hierarchischen Struktur | Keine strukturierte Herangehensweise beim Tagging verwenden, was bei komplexen Informationssätzen von entscheidender Bedeutung ist. | Implementieren Sie hierarchisches Tagging und informieren Sie Benutzer über die Vorteile. |
| Ignorieren von Benutzerfeedback und -beteiligung | Benutzer nicht in die Entwicklung und Verfeinerung des Tagging-Systems einbeziehen. | Richten Sie Feedbackkanäle ein und beziehen Sie Benutzer in die laufende Entwicklung des Tagging-Systems ein. |
| Tags werden nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert | Veraltete oder irrelevante Tags führen im Laufe der Zeit zu Ineffizienz. | Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Tagging-Systems und aktualisieren Sie die Tags, um sie an die aktuellen Anforderungen anzupassen. |
| Mangelnde Integration mit anderen SharePoint-Funktionen | Nicht alle Funktionen von SharePoint nutzen, z. B. Inhaltstypen und Arbeitsabläufe. | Informieren Sie Benutzer darüber, wie Tagging mit anderen SharePoint-Funktionen interagiert und welche Vorteile sie haben. |
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