Smartsheet 9.1.1
Smartsheet ist eine dynamische Arbeitsplattform, mit der Sie Projekte verwalten, Arbeitsabläufe erstellen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.
So markieren Sie in SharePoint
Tags sind Schlüsselwörter, die Sie Inhalten zuweisen. Das Markieren von Seiten zum Teilen mit anderen ist ein Social Bookmarking , und es ist im Web sehr beliebt und in SharePoint einfach. Wenn Sie jemals eine Website wie Delicious verwendet haben , wissen Sie bereits, wie Social Bookmarking funktioniert.
Da immer mehr Personen dieselben Tags zuweisen, werden Tags zu einer Möglichkeit, zu ähnlichen Inhalten zu navigieren. In der Gruppe Tags und Notizen im Menüband können Sie Ihre eigenen Tag-Schlüsselwörter eingeben, sodass Sie Inhalte mit für Sie aussagekräftigen Begriffen markieren können. Über diese Schaltfläche können Sie auch auf das Notizbrett zugreifen , mit dem Sie öffentlich sichtbare Kommentare zu einem Dokument oder einer Seite hinterlassen können.
Der Schwerpunkt liegt auf Stichwort in Tagging. SharePoint hindert Sie nicht daran, längere Tags einzugeben, aber es ist am besten, einzelne Wörter oder sehr kurze Ausdrücke als Tags zu verwenden. Andernfalls verfehlen Sie den Zweck der Verwendung von Tagging als schnelle und prägnante Möglichkeit, Informationen zu kategorisieren. Wenn Sie längere Anmerkungen machen müssen, verwenden Sie das Notizbrett.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Inhalt in SharePoint zu taggen:
Navigieren Sie zu der Seite, die Sie taggen möchten.
Um einzelne Elemente oder Dokumente zu taggen, müssen Sie zur App navigieren und auf die Zeile klicken, die Sie taggen möchten. Die Tags und Notizen für einzelne Elemente oder Dokumente befinden sich auf der Registerkarte Elemente der Multifunktionsleiste.
Suchen Sie die Gruppe Tags und Notizen auf der Registerkarte Liste oder Bibliothek des Menübands, um Ihre Tagging-Optionen anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tags und Notizen.
Das Fenster Tags and Note Board wird mit den zuletzt angewendeten Tags gefüllt.
Klicken Sie im Textbereich Meine Tags auf ein vorhandenes Tag und/oder geben Sie die Tags ein, die Sie auf den Inhalt anwenden möchten.
Verwenden Sie ein Semikolon, um Tags zu trennen.
(Optional) Um Ihre Tags als privat zu markieren, damit andere sie nicht sehen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Privat.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Tags zu speichern.
Wenn Sie Ihre Tags speichern, werden sie im Abschnitt „Vorgeschlagene Tags“ der Seite angezeigt. Sie können auf eines der Tags in diesem Abschnitt klicken, um die Seite Tags-Profil anzuzeigen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Element eine Notiz hinzuzufügen:
Klicken Sie auf die Registerkarte Notiztafel und geben Sie Ihre Notiz in das Textfeld ein.
Im Gegensatz zu Tags können mit dem Note Board eingegebene Notizen nicht als privat gekennzeichnet werden und sind daher für alle anderen mit demselben Zugriff sichtbar. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Posten, um die Notiz zu posten.
Die Notiz wird zusammen mit allen anderen eingegebenen Notizen im Fenster angezeigt. Mit den Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie durch alle für diesen Inhalt eingegebenen Beiträge blättern.
Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Fensters.
Vorteile des aktiven Taggings
Aktives Tagging verbessert die Suchgeschwindigkeit und -genauigkeit erheblich und eignet sich daher auch hervorragend für Dokumentenverwaltungssysteme.
Hier sind einige davon:
| Kategorie | Nutzen | Beschreibung |
| Verbesserte Such- und Abrufbarkeit | Schnellere Suchen | Aktives Tagging verbessert die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Suchergebnisse erheblich. |
| Präzision in den Suchergebnissen | Tags fungieren als spezifische Wegweiser, die Benutzer direkt zu den benötigten Inhalten führen und so die Suchzeit verkürzen. | |
| Verbessertes Content-Management | Einfachere Organisation | Aktives Tagging vereinfacht die Organisation von Inhalten durch die Kategorisierung von Elementen. |
| Optimierter Dokumentenabruf | Korrekt gekennzeichnete Dokumente können leicht als Referenz, für Berichte oder für Prüfungen abgerufen werden. | |
| Verbesserte Zusammenarbeit | Erleichtert Teamarbeit | Mithilfe von Tags können Teammitglieder Dokumente für gemeinsame Projekte schnell finden, insbesondere in großen Teams. |
| Konsistenz in Arbeitsabläufen | Aktives Tagging sorgt für eine konsistente Inhaltsklassifizierung und rationalisiert Arbeitsabläufe. | |
| Bessere Compliance und Governance | Hilft bei der Compliance | Tags kategorisieren Dokumente gemäß den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für eine bessere Verwaltung. |
| Verbesserte Governance | Aktives Tagging setzt Content-Governance-Richtlinien durch und standardisiert den Zugriff auf kategorisierte Inhalte. | |
| Personalisierte Benutzererfahrung | Benutzerdefinierte Ansichten | Benutzer können personalisierte Ansichten basierend auf Tags erstellen, um schnell auf relevante Inhalte zuzugreifen. |
| Anpassungsfähigkeit an Benutzerbedürfnisse | Aktives Tagging passt sich den sich ändernden organisatorischen Anforderungen an und ermöglicht die Erstellung neuer Tags bei Bedarf. |
Regeln der Namensgebung
Effektive Namenskonventionen sind wichtig für benutzerfreundliches und effizientes Tagging in SharePoint.
Richtige Namenskonventionen verbessern die Auffindbarkeit von Inhalten und tragen zur allgemeinen Systemorganisation bei.
Hier sind einige wichtige Richtlinien, die Sie beim Erstellen von Namenskonventionen berücksichtigen sollten:
- Seien Sie aussagekräftig und dennoch prägnant: Namen sollten selbsterklärend sein und genügend Informationen liefern, um die Datei oder das Element auf einen Blick zu verstehen. Vermeiden Sie jedoch zu lange Namen, die möglicherweise schwer zu lesen oder zu verwalten sind.
- Standardisierte Formate verwenden: Richten Sie ein Standardformat für Namen ein, z. B. beginnend mit dem Datum (in einem einheitlichen Format wie JJJJ-MM-TT für Dateien, die eine Datumssortierung erfordern). gefolgt von einer klaren Beschreibung. Konsistenz erleichtert das Sortieren und Auffinden von Dateien.
- Kategorisierungselemente einbeziehen: Fügen Sie Elemente in den Namen ein, die die Datei oder das Element kategorisieren, z. B. Projektnamen, Versionsnummern oder Abteilungscodes. Diese Vorgehensweise ist besonders in kollaborativen Umgebungen nützlich.
- Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen: Verwenden Sie Unterstriche (_) oder Bindestriche (-) anstelle von Leerzeichen in Dateinamen, da einige Systeme Leerzeichen möglicherweise nicht gut verarbeiten. Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen wie /, , ?, %, *, :, |, „, <, > und ., da diese in vielen Betriebssystemen zu Problemen führen können.
- Verwenden Sie CamelCase oder Snake_case: Für Codierung und digitale Assets CamelCase (wobei der erste Buchstabe jedes Wortes groß geschrieben wird, z. B. ProjectReport) oder Snake_case (Wörter durch Unterstriche getrennt, z. B. , project_report) können zur besseren Lesbarkeit und Systemkompatibilität verwendet werden.
- Skalierbar und flexibel halten: Die Namenskonvention sollte skalierbar und flexibel genug sein, um zukünftige Ergänzungen oder Änderungen zu berücksichtigen, ohne veraltet zu sein.
- Dokumentieren und kommunizieren Sie die Konvention: Dokumentieren Sie die Namenskonvention klar und stellen Sie sicher, dass sie allen Teammitgliedern kommuniziert wird. Die konsequente Anwendung ist der Schlüssel zu seiner Wirksamkeit.
- Überprüfen und überarbeiten Sie sie bei Bedarf: Überprüfen Sie die Namenskonvention regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen Ihres Teams oder Projekts entspricht. Seien Sie offen für Anpassungen, wenn sich Ihre Organisation oder Ihr Projekt weiterentwickelt.
Häufige Tagging-Fehler
Bei der Implementierung und Verwaltung eines Tagging-Systems in SharePoint können häufige Fehler dessen Wirksamkeit beeinträchtigen.
Das Erkennen und Verstehen dieser Fehler ist wichtig für die Aufrechterhaltung einer funktionierenden und effizienten Tagging-Strategie.
Hier sind einige der häufigsten Tagging-Fehler und Tipps, wie Sie sie vermeiden können:
| Fehler | Ausgabe | Strategie |
| Übermäßiges Markieren | Das Hinzufügen zu vieler Tags führt zu Unordnung und Verwirrung. | Legen Sie Richtlinien für die optimale Anzahl von Tags fest und schulen Sie Benutzer darin, wählerisch zu sein. |
| Inkonsistentes Tagging | Mangelnde Einheitlichkeit bei der Tag-Nutzung, was zu Ineffizienz führt. | Entwickeln und implementieren Sie unternehmensweit ein standardisiertes Tagging-Protokoll. Regelmäßige Schulungen und Audits tragen zur Wahrung der Konsistenz bei. |
| Verwendung nicht beschreibender oder mehrdeutiger Tags | Vage oder generische Tags, die keinen Mehrwert bei der Kategorisierung oder Suche von Inhalten bieten. | Ermutigen Sie zu klaren, spezifischen und beschreibenden Tags. Geben Sie Beispiele für effektive Tags im Training an. |
| Vernachlässigung der hierarchischen Struktur | Keine strukturierte Herangehensweise beim Tagging verwenden, was bei komplexen Informationssätzen von entscheidender Bedeutung ist. | Implementieren Sie hierarchisches Tagging und informieren Sie Benutzer über die Vorteile. |
| Ignorieren von Benutzerfeedback und -beteiligung | Benutzer nicht in die Entwicklung und Verfeinerung des Tagging-Systems einbeziehen. | Richten Sie Feedbackkanäle ein und beziehen Sie Benutzer in die laufende Entwicklung des Tagging-Systems ein. |
| Tags werden nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert | Veraltete oder irrelevante Tags führen im Laufe der Zeit zu Ineffizienz. | Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Tagging-Systems und aktualisieren Sie die Tags, um sie an die aktuellen Anforderungen anzupassen. |
| Mangelnde Integration mit anderen SharePoint-Funktionen | Nicht alle Funktionen von SharePoint nutzen, z. B. Inhaltstypen und Arbeitsabläufe. | Informieren Sie Benutzer darüber, wie Tagging mit anderen SharePoint-Funktionen interagiert und welche Vorteile sie haben. |
SharePoint
SharePoint ist ein webbasiertes Kollaborationssystem, das eine Vielzahl von Workflow-Anwendungen, „Listen“-Datenbanken und anderen Webkomponenten sowie Sicherheitsfunktionen verwendet, um die Zusammenarbeit von Unternehmensgruppen zu steuern.
Ewiger Kalender 1.0.38/1.0.36
Van Nien Calendar ist eine Kalenderanzeigeanwendung auf Ihrem Telefon, die Ihnen hilft, schnell das Monddatum auf Ihrem Telefon zu sehen und so Ihre wichtige Arbeit zu ordnen.
Microsoft Outlook 2021
Microsoft Outlook ist eine Geschäfts- und Produktivitätsanwendung, die von der Microsoft Corporation entwickelt wurde.
ClickUp
ClickUp ist eine der am höchsten bewerteten Produktivitätsplattformen für jedes Unternehmen. Große Unternehmen wie Google, Booking.com, San Diego Padres und Uber nutzen ClickUp, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.
PDF-XChange Viewer 2.5.322.10
PDF ist zu einem häufig verwendeten Format zum Lesen, Erstellen und Senden von Textdokumenten geworden. Im Gegenzug hat die Zahl der für diese Art der Dokumentation eingesetzten Programme zugenommen. PDF-XChange Viewer gehört zu einer wachsenden Zahl von PDF-Viewern.
Apache OpenOffice
Apache OpenOffice bietet eine vollständige Suite von Office-Anwendungen, die mit Microsoft 365 konkurrieren können, insbesondere in Excel, PowerPoint und Word. Es ermöglicht Ihnen eine effektivere Verwaltung Ihrer Projekte und unterstützt mehrere Dateiformate.
Laden Sie iTaxviewer 1.8.7 herunter
Die iTaxViewer-Software ist heute die beliebteste Software zum Lesen von XML-Dateien. Bei dieser Software handelt es sich um eine Anwendung zum Lesen elektronischer Steuererklärungen im XML-Format des General Department of Taxation.
Nitro PDF Reader
Nitro PDF Reader ist ein praktischer PDF-Editor, der alle grundlegenden Aufgaben abdeckt, die die meisten Menschen täglich mit PDF-Dokumenten ausführen.
Foxit Reader 12
Foxit Reader ist in erster Linie ein PDF-Reader und ermöglicht Ihnen außerdem, PDF-Dateien zu erstellen, sie zu signieren, zu bearbeiten und Anmerkungen hinzuzufügen. Es funktioniert auf Betriebssystemen, es gibt Plugins für verschiedene Programme aus dem Microsoft Office-Paket.