So teilen Sie Microsoft Project-Ressourcen

Viele Organisationen, die Microsoft Project 2019 verwenden, verwalten viele Projekte gleichzeitig. Manchmal ist ein Projekt das einzige Projekt dieser Art in einem Unternehmen, beispielsweise die Organisation eines Büroumzugs. Andere Projekte, wie beispielsweise ein Bauprojekt in einem Architekturbüro, werden gleichzeitig mit mehreren anderen, ähnlichen Projekten durchgeführt und greifen auf viele der gleichen Ressourcen wie Architekten und Zeichner zurück.

Wenn eine Organisation gleichzeitig an Projekten ähnlicher Art beteiligt ist, kann die Nutzung eines zentralen Ressourcenpools Zeit sparen, da sie keine bereits vorhandenen Ressourcen erstellen muss. Auch das Nachverfolgen von Ressourcen über Projekte hinweg kann hilfreich sein.

Sie können ein weiteres zeitsparendes Projektfeature verwenden, um vorhandene Ressourcen aus einem Firmenadressbuch oder aus Ihrem eigenen Adressbuch in Outlook abzurufen.

So erstellen Sie Sharer-Dateien

Sowohl einzelne Ressourcen als auch generische Ressourcen können in einem leeren Projekt als Ressourcenpool angelegt und an einem zugänglichen Ort in Ihrem Firmennetzwerk gespeichert werden. Anschließend kann jeder Projektmanager diese Ressourcen seinen eigenen Projekten zuweisen. Diese Projekte werden dann als Sharer-Dateien bezeichnetweil sie Ressourcen aus dem Ressourcenpool gemeinsam nutzen. Wenn Sie beispielsweise über einen Pool von Wartungsmitarbeitern verfügen, die jeder in Ihrem Fertigungsunternehmen Projekten zuweist, erstellen Sie eine Projektdatei mit dem Namen Ressourcenpools und geben Sie alle Ressourcen ein, die in der Ressourcenblattansicht freigegeben werden sollen. Oder erstellen Sie die Ressourcenpooldatei mit dem Namen CEO und lassen Sie jeden, der Projekte verwaltet, die die Beteiligung des CEO erfordern, ihn von diesem zentralen Ort aus zuweisen. Verwenden Sie dann die Tools zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen in Project, um diese Ressourcen Aufgaben innerhalb Ihres Plans zuzuweisen.

Wenn jemand Ressourcenzuweisungen aus einer Sharer-Datei verwendet, werden diese Informationen auch in der Ressourcenpooldatei gespeichert. Dann kann jeder diese Datei verwenden, um die Ressourcenzuweisungen für alle Projekte in der Organisation zu überprüfen.

Wie man Ressourcenpools für das Projektmanagement abschöpft

Wenn Sie Project in Ihrem Unternehmen verwenden, verfügen Sie möglicherweise über einen Ressourcenpool, einen zentralen Repository gemeinsamer Ressourcen, der es Projektmanagern ermöglicht, diese Ressourcen ihren verschiedenen Projekten zuzuweisen. Durch die Verwendung eines Ressourcenpools können Sie sich jederzeit eine realistischere Vorstellung davon machen, wie ausgelastet die Ressourcen in allen Projekten sind.

Verwechseln Sie Ressourcenpools nicht mit Enterprise-Ressourcen, für die Sie Project Professional, Project Server und Microsoft Office Project Web App einrichten müssen. Ein Ressourcenpool ist einfach eine Projektdatei, die nur eine Liste von Ressourcen in der Ressourcenblattansicht enthält und auf einem freigegebenen Netzlaufwerk für Ihre Arbeitsgruppe oder auf Ihrem Unternehmensserver gespeichert wird. Jeder mit Zugriff auf die Ressourcenpooldatei kann die darin enthaltenen Ressourcen Projekten zuweisen. Ein Ressourcenpool erspart jedem die Mühe, diese Ressourcen in seinen individuellen Projekten immer wieder neu anlegen zu müssen.

Gehen Sie wie folgt vor, um auf eine Ressource zuzugreifen, die Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung steht:

Öffnen Sie die Ressourcenpooldatei, und öffnen Sie dann die Datei, die die Sharer-Datei sein wird.

Wählen Sie in der Sharer-Datei Ressource → Resource Pool → Share Resources.
Das Dialogfeld Ressourcen freigeben wird angezeigt.

Geben Sie die Ressourcen für das Projekt an.
Wenn Sie festlegen möchten, dass ein Projekt nur seine eigenen Ressourcen verwendet (Standardeinstellung), wählen Sie die Option Eigene Ressourcen verwenden. Wenn Sie Ressourcen freigeben möchten, wählen Sie die Option Ressourcen verwenden und wählen Sie dann ein Projekt aus der Liste Von.

Geben Sie an, was Project tun soll, wenn eine widersprüchliche Ressourceneinstellung wie der Ressourcenbasiskalender vorhanden ist.
Wenn die Einstellung Ihres Projekts Vorrang hat, wählen Sie die Option Sharer hat Vorrang. Wenn die Pooleinstellung gelten soll, wählen Sie Pool hat Vorrang.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Vorgang abzuschließen.
Alle Ressourcen im angegebenen Ressourcenpool werden der Ressourcenliste Ihres eigenen Projekts hinzugefügt und können Aufgaben zugewiesen werden.

Nachdem Sie Ihrem Projekt eine freigegebene Ressource hinzugefügt haben, können Sie die Informationen zu freigegebenen Ressourcen aktualisieren, falls die Person, die diese freigegebenen Ressourcen verwaltet, eine Änderung vorgenommen hat, z. B. den Stundensatz der Ressource erhöhen. Wählen Sie dazu Ressource →Ressourcenteilung →Ressourcenpool aktualisieren.

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt separate Projekte zu einem Masterprojekt kombinieren, können Sie in Project duplizierte Ressourcen verwenden. Wenn Sie die kombinierten Projekte verknüpfen und dann eine doppelte Ressource im Masterprojekt löschen, wird diese auch im Unterprojekt gelöscht. Eine bessere Vorgehensweise besteht darin, dass alle separaten Projekte Ressourcen aus einem Ressourcenpool gemeinsam nutzen, damit beim Erstellen der Masterprojektdatei keine doppelten Ressourcen vorhanden sind.

Das Ziehen von Ressourcen aus Ressourcenpools spart Ihnen Zeit, da Sie diese Ressourcen nicht wiederholt neu erstellen müssen. Möglicherweise fragen Sie sich jedoch, ob Sie die Zeit Ihrer Ressource in der Ressourcenpooldatei nachverfolgen sollten, um festzustellen, ob die Ressource überbucht ist. Die meisten Projekte in der realen Welt verwenden Ressourcen, die nicht nur einem einzelnen Projekt gewidmet sind. Neue Benutzer von Project sind oft verwirrt, weil fast jede Person, die an ihren Projekten arbeitet, Zeit mit anderen Arbeiten verbringt, von der allgemeinen Kommunikation mit Kollegen und Kunden bis hin zu Bemühungen, die in andere Projekte investiert werden. Sollten diese Anfänger Ressourcenpools erstellen, um die Zeit zu berücksichtigen, die auf mehrere Projekte gleichzeitig aufgeteilt wird?

Im Allgemeinen führt der Versuch, jede Minute des Tages jeder Ressource zu verfolgen, um zu sehen, ob die Ressourcen zu 100 Prozent oder 50 Prozent an Ihren Aufgaben arbeiten oder auf mehrere Projekte verteilt werden, zu einem Chaos. Stellen Sie sich diese Frage: Wenn diese Ressource an einer Aufgabe in Ihrem Projekt arbeitet, wird sie sich dann voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie möglicherweise nicht mit der Verfolgung gemeinsamer Ressourcen in vielen Projekten herumspielen. Besonders bei kürzeren Aufgaben funktioniert es normalerweise gut, dem Drang zu widerstehen, die Anstrengungen Ihrer Ressourcen außerhalb Ihres eigenen Projekts zu verwalten. Wenn Sie andererseits Ressourcen haben, die nur die Hälfte der Zeit arbeiten oder die Zeit routinemäßig zwischen zwei Projekten aufteilen, sollten Sie die Verwendung von Tools für gemeinsam genutzte Ressourcen in Betracht ziehen, um diese Ressourcen projektübergreifend zu verfolgen.

So importieren Sie Ressourcen aus Outlook

Mit Project können Sie sich die Zeit sparen, die Sie mit der Eingabe von Ressourceninformationen verbringen, indem Sie Ressourcen aus Outlook abrufen.

Um Ressourcen aus Outlook abzurufen, muss es als Ihr Standard-E-Mail-Programm angegeben sein: Öffnen Sie Outlook, und wenn Sie gefragt werden, ob es Ihr Standardprogramm sein soll, sagen Sie Ja.

Wenn Sie eine oder mehrere Outlook-Ressourcen in Ihr Projekt einfügen, werden sie Ihrer Projektliste hinzugefügt, wobei der Ressourcenname und die E-Mail-Adresse verwendet werden, wie sie im Outlook-Adressbuch vorhanden sind. Der Standard-Anfangsbuchstabe und die Arbeitsart sind ebenfalls vorbelegt. Anschließend können Sie der Ressource beliebige Details hinzufügen.

Um Ressourcen aus Ihrem Outlook-Adressbuch einzufügen, zeigen Sie die Ressourcenblattansicht an und führen Sie diese Schritte aus:

Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Ressource. Klicken Sie in der Gruppe Einfügen auf Ressourcen hinzufügen, und klicken Sie dann auf Adressbuch.
Das Dialogfeld Ressourcen auswählen wird angezeigt.

Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen einer Ressource.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um den ausgewählten Namen in die Ressourcenliste aufzunehmen.

Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um Ihrem Projekt alle Ressourcennamen hinzuzufügen, die Sie importieren möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Die Namen werden jetzt in der Projektressourcenliste angezeigt und können von Ihnen Aufgaben zugewiesen werden.

Weitere Informationen zum Verwalten Ihrer Microsoft Project-Ressourcen finden Sie unter Verwalten von Ressourcen in Microsoft Project 2019 .