So teilen und folgen Sie SharePoint-Sites

Es ist einfach, einer SharePoint-Site zu folgen und Updates zu den Vorgängen auf dieser Site zu erhalten. Bei der neuesten Version von SharePoint ist die Option so einfach wie das Klicken auf ein Sternsymbol auf der Hauptseite einer SharePoint-Website, wie gezeigt.

Klicken Sie auf den Stern auf einer SharePoint-Site, um der Site zu folgen.

Wenn Sie die SharePoint Mobile App verwenden, ist der Stern nur einen Fingertipp entfernt, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Tippen Sie auf den Stern in der SharePoint Mobile App, um einer Website zu folgen.

Sobald Sie einer SharePoint-Website folgen, wird sie in Ihrem SharePoint-Hauptdashboard angezeigt – dem Hauptdashboard, das Sie sehen, wenn Sie sich bei Microsoft Office 365 anmelden und auf die SharePoint-App klicken. Sie können jederzeit zum Dashboard zurückkehren, indem Sie auf das App-Menü (das Waffelsymbol in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms) und dann auf SharePoint klicken.

Wenn Sie einer Website folgen, erhalten Sie alle Neuigkeiten, Updates und Aktivitäten auf Ihrem SharePoint-Hauptdashboard. In der folgenden Abbildung können Sie sehen, dass wir die SharePoint For LuckyTemplates-Site verfolgen und unter „News from Sites“ sehen wir, dass ein neuer Nachrichtenartikel veröffentlicht wurde.

Nachrichten und Aktivitäten von Websites, denen Sie folgen, werden in Ihrem SharePoint-Dashboard angezeigt.

Wenn Sie die SharePoint Mobile App verwenden, sehen Sie auf dem Hauptbildschirm eine Registerkarte News. Auf dieser Registerkarte werden alle Nachrichten und Aktivitäten von den Websites angezeigt, denen Sie folgen. Die Registerkarte Nachrichten wird hier angezeigt.

Nachrichten und Aktivitäten von Websites, denen Sie folgen, werden auf der Registerkarte Nachrichten in der SharePoint Mobile-App angezeigt.

Der gleiche Nachrichtenartikel, der zuvor im Webbrowser angezeigt wurde, wird auch hier in der SharePoint Mobile App angezeigt. Dies ist ein wiederkehrendes Thema. Die SharePoint Mobile App zeigt dieselben Inhalte an, die Sie bei der Verwendung von SharePoint in Ihrem Webbrowser finden. Es ist nur eine mobile Version, die auf kleinen Geräten einfacher zu verwenden ist.

Das Office 365 SharePoint-Dashboard ist nur verfügbar, wenn Sie SharePoint als Teil von Office 365 verwenden. Wenn Sie SharePoint On-Premises verwenden, erkundigen Sie sich bei Ihrer IT-Abteilung, ob es eine konsolidierte Website für Benachrichtigungen und Aktivitäten gibt.

So richten Sie Benachrichtigungen für SharePoint ein

Neben dem Verfolgen einer Website können Sie auch Warnungen für andere Bereiche von SharePoint einrichten. Dokumente werden beispielsweise in einer speziellen SharePoint-Container-App namens Bibliothek gespeichert. Die Dokumente-App, die in der linken Navigation Ihrer standardmäßigen Teamwebsite angezeigt wird, ist ein Beispiel. Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, die Änderungen zu verfolgen, die Ihre Teamkollegen an Dokumenten und Elementen vornehmen.

Sie müssen in Ihrem SharePoint-Profil eine E-Mail-Adresse konfiguriert haben, um Benachrichtigungen zu erhalten. Wenn sich Ihr SharePoint-Server in Ihrem Netzwerk befindet, ist dies normalerweise kein Problem. Office 365 ist jedoch möglicherweise nicht in Ihre Netzwerk- und E-Mail-Informationen integriert. In diesen Situationen kann Ihr Administrator Ihre E-Mail-Adresse entweder manuell konfigurieren oder Ihnen die entsprechende Berechtigung erteilen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Benachrichtigung für Inhalte in der Dokumente-App einzurichten:

Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie zur Microsoft Office-Website .

Melden Sie sich an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Wählen Sie Ihre SharePoint-Site aus, um die Site zu öffnen.

Wählen Sie die Dokumente-App aus, die im linken Navigationsbereich angezeigt wird.

Klicken Sie oben in der Documents-App auf die Auslassungspunkte und dann auf Alert Me, wie gezeigt.
Das Dialogfeld "Mich benachrichtigen, wenn Elemente geändert werden" wird geöffnet.

Auswählen der Option „Mich benachrichtigen“ in einer SharePoint-Dokumenten-App.

Wenn Sie SharePoint On-Premises verwenden und die Schaltfläche Benachrichtigen nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator wahrscheinlich keine Einstellungen für ausgehende E-Mails konfiguriert. Wenn die Einstellungen für ausgehende E-Mails in der Zentraladministration nicht konfiguriert sind, wird die Schaltfläche „Mich benachrichtigen“ den Benutzern einfach nicht angezeigt. Wenn Sie jedoch SharePoint Online verwenden, wurden ausgehende E-Mails bereits von Microsoft konfiguriert und Sie können loslegen.

Geben Sie im Textfeld Warnungstitel einen Namen für die Warnung ein.
Wir empfehlen, dass der Name in Ihrem Posteingang für Sie aussagekräftig ist, z. B. Heute geänderte Dokumente – Budget-Team-Site. Andernfalls haben Sie keine sinnvolle Möglichkeit, eine Warnung von einer anderen zu unterscheiden.

Geben Sie im Textfeld Benachrichtigungen senden an die Namen der Personen zusätzlich zu Ihnen ein, die die Benachrichtigung erhalten sollen.
Richtig, Sie können eine Benachrichtigung für andere Personen abonnieren! Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Warnungen verfügen, die Site-Inhabern standardmäßig gewährt wird.

Organisationen und Websitebesitzer möchten möglicherweise mehrere Benutzer für eine Benachrichtigung abonnieren, um sicherzustellen, dass sie wichtige Updates erhalten, und sie zu ermutigen, zu einem Diskussionsforum, Blog oder Wiki beizutragen. Benutzer können sich weiterhin abmelden, indem sie die Einstellungen in ihren Benachrichtigungseinstellungen ändern.

Wählen Sie im Abschnitt Zustellungsmethode aus, ob Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS an Ihr Mobiltelefon erhalten möchten.
Textnachrichten erfordern, dass Ihr SharePoint-Administrator diesen Dienst über einen Drittanbieter konfiguriert, sodass Sie möglicherweise keine Warnungen an Ihr Telefon senden können.

Wählen Sie im Abschnitt Änderungstyp die Option aus, die dem Typ der Benachrichtigungen entspricht, die Sie erhalten möchten – Alle Änderungen, Neue Elemente werden hinzugefügt, Vorhandene Elemente werden geändert oder Elemente werden gelöscht.
Wenn Sie für die Verwaltung einer App verantwortlich sind, empfehlen wir Ihnen, jedes Mal eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn Elemente gelöscht werden.

Wählen Sie im Abschnitt Benachrichtigungen für diese Änderungen senden aus, wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Die hier angezeigten Optionen variieren je nach Art der App, mit der Sie arbeiten. Mit einer Aufgaben-App können Sie beispielsweise eine Benachrichtigung erhalten, wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird oder sich der Status einer Aufgabe mit hoher Priorität ändert.

Wählen Sie im Abschnitt Wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen die Häufigkeit der Benachrichtigung aus.
Sie können sie sofort, einmal täglich oder einmal wöchentlich erhalten. Wir möchten eine tägliche Zusammenfassung erhalten; Andernfalls erhalten wir zu viele E-Mails.

Klicken Sie auf OK, um Ihre Warnung wie gezeigt zu erstellen.

Erstellen einer neuen Warnung für eine SharePoint-Dokumenten-App.

Sie benötigen die Berechtigung zum Erstellen von Warnungen, um Warnungen zu erstellen. Diese Berechtigung wird normalerweise mit der Standardkonfiguration der SharePoint-Gruppe Site Members gewährt.

Jedes Mal, wenn Benutzer angeben, dass sie einen Workflow benötigen, um Benachrichtigungen über Änderungen an Projektdateien zu erhalten, versuchen Sie es zuerst mit einer Benachrichtigung. Sie werden überrascht sein, wie oft Benachrichtigungen die erforderlichen Optionen bieten.

Wenn Ihre App über eine persönliche oder öffentliche Ansicht verfügt, die einen Filter enthält, können Sie Änderungen an dieser Ansicht abonnieren. Angenommen, Sie möchten per SMS benachrichtigt werden, wenn die Priorität eines Elements in einer App zur Problemverfolgung auf Hoch eingestellt ist. Sie würden eine Ansicht erstellen, die die App nach Problemen mit hoher Priorität filtert. Wählen Sie die gefilterte Ansicht im Abschnitt Benachrichtigungen zu diesen Änderungen senden aus, wenn Sie Ihre Benachrichtigung erstellen, und Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Elemente die Filterkriterien erfüllen.

So verwalten Sie Benachrichtigungen für SharePoint-Sites

Sie können jederzeit zurückgehen und Benachrichtigungen anpassen. Wenn Sie auf die Auslassungspunkte klicken (siehe weiter oben in Abbildung 10-5), können Sie Warnungen verwalten auswählen und alle bereits erstellten Warnungen bearbeiten. Diese Schaltfläche führt Sie zu einer einzelnen Seite, anstatt zu jeder App zu navigieren, für die Sie eine Warnung festgelegt haben. Die folgende Abbildung zeigt die Seite Meine Benachrichtigungen.

Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen für eine gesamte SharePoint-Site.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um alle Warnungen auf einer bestimmten Website zu verwalten und zu ändern oder zu löschen:

Navigieren Sie zu einer App, für die Sie derzeit eine Benachrichtigung abonnieren.

Wählen Sie im Dropdown-Menü mit den Auslassungspunkten die Option Meine Benachrichtigungen verwalten.
Die Seite Meine Warnungen auf dieser Site wird angezeigt.

Wählen Sie den richtigen Link für den Alertnamen aus.
Die Seite Warnmeldung auf dieser Site bearbeiten wird mit allen Optionen angezeigt, die Sie beim Erstellen der Warnmeldung angezeigt haben. Ändern Sie die Einstellungen wie gewünscht.
Sie haben die Benachrichtigung nicht für den Anfang eingestellt? Sie können die Einstellungen weiterhin durchlesen und die Auswahl ändern (siehe die vorherigen Schritte). Ihre Änderungen wirken sich nicht auf die Benachrichtigungseinstellungen für andere aus, wenn die Benachrichtigung für mehrere Benutzer gleichzeitig erstellt wurde.

Klicken Sie auf OK, um die Warnung mit Ihren neuen Einstellungen zu ändern, oder auf Löschen, um die Warnung zu löschen.
Das Löschen einer für Sie erstellten Warnung löscht die Warnung nicht von anderen Benutzern, die in der Gruppe sind, für die die Warnung erstellt wurde.

Wenn Sie der Site-Administrator sind, können Sie die Benachrichtigungen aller Benutzer auf der Site verwalten, indem Sie auf den Link Benutzerwarnungen im Abschnitt Site-Administration der Seite Site-Einstellungen klicken.

Wenn das Ereignis eintritt, das Ihrer Benachrichtigung entspricht – zum Beispiel die Zeit oder der Ort einer Kalenderereignisänderung – erhalten Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang. Die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie erhalten, basiert auf einer Vorlage. Diese Vorlagen können von Ihrem Administrator geändert werden, damit sie weitere Details bereitstellen können.