So verwalten Sie Ressourcen in Microsoft Project 2019

Bevor Sie Ressourcen in Microsoft Project 2019 mutwillig erstellen, müssen Sie verstehen, wie sich diese auf Ihr Projekt auswirken. In erster Linie ist eine Ressource ein Vermögenswert, der bei der Durchführung eines Projekts hilft, unabhängig davon, ob es sich bei dem Vermögenswert um eine Person, einen Ausrüstungsgegenstand, ein Material oder eine Lieferung handelt. Ein Aspekt der effektiven Arbeit mit Ressourcen besteht darin, den Workflow einer Ressource zu verwalten, die nur begrenzte Zeit für Ihr Projekt zur Verfügung hat. Wenn Sie Ressourcen erstellen, geben Sie ihre Verfügbarkeit nach Stunden am Tag oder an Wochentagen an.

Beispielsweise kann eine Person 50 Prozent der Zeit oder 20 Stunden in der Standardarbeitswoche von 40 Stunden verfügbar sein, während eine andere Vollzeit (40 Stunden) verfügbar sein kann. Wenn Sie Ihrem Projekt diese Art von Ressourcen zuweisen, können Sie mithilfe verschiedener Ansichten, Berichte und Tools feststellen, ob eine Ressource zu irgendeinem Zeitpunkt während des Projekts überbucht ist. Sie können auch sehen, wann Leute herumsitzen, mit ihren Daumen drehen oder wann sie möglicherweise für eine andere Aufgabe zur Verfügung stehen. Sie können sogar Ressourcen berücksichtigen, die an mehreren Projekten in Ihrem Unternehmen arbeiten, und sicherstellen, dass sie effizient verwendet werden.

Ein weiterer Aspekt der effektiven Arbeit mit Ressourcen besteht darin, zu verstehen, wie sich die Anzahl der Ressourcen, die Sie einer Aufgabe zuweisen, auf die Dauer dieser Aufgabe auswirkt. Mit anderen Worten, wenn Sie eine bestimmte Menge an Arbeit zu erledigen haben, aber nur wenige Leute, die diese Arbeit erledigen, dauert eine typische Aufgabe länger, als wenn viele Leute verfügbar sind.

Der Aufgabentyp bestimmt, ob sich die Dauer einer Aufgabe basierend auf der Anzahl der ihr zugewiesenen Ressourcen ändert. Denken Sie daran: Der Aufgabentyp kann feste Einheiten, feste Dauer oder feste Arbeit sein.

Schließlich fügen Ressourcen einem Projekt Kosten hinzu. Um Kosten in Ihrem Projekt zu berücksichtigen – z. B. eine Person, die viele Stunden an einer Aufgabe arbeitet, Computer, die Sie kaufen müssen, oder gebührenpflichtige Dienste – müssen Sie Ressourcen erstellen und diese einer oder mehreren Aufgaben zuweisen.

Ressourcentypen: Arbeit, Material und Kosten

Für die Zwecke der Ressourcenplanung erkennt Project nur diese drei Arten von Ressourcen:

• Arbeit: Diese Person, z. B. ein Programmierer oder Klempner, kann neu zugewiesen, aber nicht erschöpft werden. Arbeitsressourcen werden Aufgaben zugewiesen, um die Arbeit zu erledigen.
• Material: Material hat einen Stückpreis und verbraucht keine Arbeitsstunden, kann aber aufgebraucht werden. Beispiele für Materialkosten sind Stahl, Holz und Bücher.
• Kosten: Die Verwendung einer Kostenressource bietet Ihnen die Flexibilität, bei jeder Verwendung der Ressource die anwendbaren Kosten, z. B. Reise- oder Versandkosten, anzugeben.

Die Entscheidung, welcher Ressourcentyp verwendet werden soll, wenn ein externer Anbieter oder eine Ausrüstungsressource zum Projekt hinzugefügt wird, kann schwierig sein. Wenn Sie vermeiden möchten, dass dem Projekt Arbeitsstunden hinzugefügt werden, wenn diese Ressource verwendet wird, richten Sie die Ressource nicht als Arbeitsressource ein. Verwenden Sie stattdessen einen Kostenressourcen- oder Fixkostenansatz.

Wie Ressourcen das Aufgabentiming beeinflussen

In den Standardeinstellungen von Project 2019 ist die aufwandsgesteuerte Planung sowohl für manuell als auch für automatisch geplante Aufgaben deaktiviert. Unabhängig davon, wie viele Arbeitsressourcen Sie zuweisen, bleibt die Aufgabendauer gleich und Project häuft mehr Arbeitsstunden für die Aufgabe an, um mehr Aufwand widerzuspiegeln.

In einigen Fällen eines Aufgabentyps mit fester Einheit oder fester Arbeit sollte sich das Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen, die der Aufgabe zugewiesen sind, jedoch auf die Zeit auswirken, die zum Ausführen der Aufgabe benötigt wird. Im Wesentlichen lässt sich die alte Maxime „Zwei Köpfe sind besser als einer“ in „Zwei Köpfe sind schneller als einer“ umwandeln.

Das Zuweisen von zusätzlichen Personen zu Aufgaben verkürzt die Arbeitszeit nicht immer proportional, obwohl Project dies so berechnet. Wenn Sie mehr Leute haben, haben Sie beispielsweise auch mehr Meetings, Memos, doppelten Aufwand und Konflikte. Wenn Sie einer Aufgabe mehr Ressourcen hinzufügen, sollten Sie auch den Aufwand für die Ausführung dieser Aufgabe erhöhen, um unvermeidliche Ineffizienzen der Arbeitsgruppe zu berücksichtigen.

So schätzen Sie den Ressourcenbedarf ein

In der Regel wissen Sie, wie viele Materialressourcen Sie benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen: In den meisten Fällen können Sie eine Standardformel verwenden, um die Anzahl der Pfunde, Tonnen, Yards oder eine andere Menge zu berechnen. Aber woher wissen Sie, wie viel Aufwand Ihre Arbeitsressourcen investieren müssen, um die Aufgaben im Projekt zu erledigen?

Fügen Sie eine bestimmte Menge an zusätzlichen Materialressourcen hinzu, wenn Sie denken, dass Sie diese für Nacharbeiten oder Ausschuss benötigen.

Wie bei vielen Aspekten der Informationen, die Sie in einen Projektplan aufnehmen, hängt die Bestimmung des Aufwands in hohem Maße von Ihren eigenen Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben und Ressourcen ab. Denken Sie jedoch an diese Vorbehalte:

• Geschick zählt. Eine weniger qualifizierte oder weniger erfahrene Ressource benötigt wahrscheinlich mehr Zeit, um eine Aufgabe zu erledigen. Experimentieren – Erhöhen Sie die Dauer beispielsweise für eine weniger qualifizierte Ressource um 20 Prozent oder reduzieren Sie sie um 20 Prozent für eine besser ausgebildete Ressource.
• Geschichte wiederholt sich. Schauen Sie sich bereits abgeschlossene Projekte und Aufgaben an. Wenn Sie die Zeit der Mitarbeiter erfasst haben, können Sie wahrscheinlich sehen, wie viel Aufwand erforderlich war, um verschiedene Arten von Aufgaben in anderen Projekten zu erledigen und Parallelen zu Ihrem Projekt zu ziehen. Diese Technik zum Schätzen der Aufwandsdauer ähnelt der analogen Schätzung. Sehen Sie sich Continuous Learning aus Microsoft Project 2019-Projekten an .
• Frage und du wirst bekommen. Bitten Sie die Ressourcen selbst zu schätzen, wie lange eine Aufgabe ihrer Meinung nach dauern wird. Schließlich sollten die Leute, die die Arbeit machen, am besten wissen, wie lange es dauert.

Planen Sie Reservezeit in einem Projekt ein, um unvorhergesehenen Umständen Rechnung zu tragen, z. B. wenn Ressourcen weniger qualifiziert sind als geplant. Um sicherzustellen, dass Meilensteintermine eingehalten werden, fügen viele Personen unmittelbar vor einer Meilensteinlieferung oder dem Ende einer Phase eine Aufgabe namens Notfallreserve oder Puffer zu ihren Terminplänen hinzu.

So erstellen Sie Microsoft Project-Ressourcen

So wie jemand die Geburtsurkunde jedes Mal ausfüllt, wenn ein Baby geboren wird, wird ein Formular ausgefüllt, wenn eine Ressource in Project geboren (dh erstellt ) wird. Im Formular Ressourceninformationen geben Sie Informationen wie den Ressourcennamen, die Verfügbarkeit und den Stundensatz oder die Kosten pro Nutzung ein. Sie können auch optionale Informationen eingeben, z. B. die Gruppe (Firmenarbeitsgruppe), zu der die Ressource gehört, oder die E-Mail-Adresse der Ressource.

Sie können eine Ressource als einzelne Person oder Entität, als generische Ressource (z. B. ein Skillset ohne zugewiesene Person, z. B. Assistent oder Ingenieur) oder sogar als Gruppe mehrerer Ressourcen erstellen, die zusammenarbeiten. Oftmals kennen Sie in den frühen Phasen der Projektplanung nur die Ressourcenfähigkeiten, die Sie benötigen, um später durch eine namentlich genannte Person ersetzt zu werden, die sowohl die Zeit als auch die Qualifikationen hat, um die Aufgabe zu erledigen.

Auf der einfachsten Ebene wird eine Ressource als einzelne Einheit erstellt – eine bestimmte Person oder ein Besprechungsraum oder ein Gerät. Sie erstellen die Ressource, indem Sie Informationen in das Dialogfeld Ressourceninformationen eingeben.

Wenn Sie eine Ressource erstellen, müssen Sie mindestens den Ressourcennamen eingeben, Sie können jedoch auch beliebig viele Informationen hinzufügen. Manche Leute ziehen es vor, zuerst alle Ressourcen zu erstellen und später Kontakt- und Kosteninformationen hinzuzufügen.

To create a resource using the Resource Information dialog box, follow these steps:

Click the bottom of the Gantt Chart button on the Task tab in the View group of the Ribbon, and click Resource Sheet.
At that point the view changes to Resource Sheet View.

Double-click a blank cell in the Resource Name column.
The Resource Information dialog box appears, as shown.

Type a name in the Resource Name text box.

Click the down arrow in the Type box (on the right) to choose Work, Material, or Cost.
The settings that are available to you differ slightly, depending on which option you choose. For example, a material resource has neither the Email nor Logon Account option, and a work resource or cost resource has no Material Label option.

For a material resource, enter a description of the units in the Material Label field.
For example, you might enter pounds for a Flour resource or tons for a Steel resource.

In the Initials field, type an abbreviation or initials for the resource.
If you don’t enter anything, the first letter of the resource name is inserted when you save the resource.

Continue to enter any information you want to include about the resource.
This information may include an email address, the group type (a department, division, or workgroup, for example), booking type (proposed or committed), or code (such as a cost-center code).
If you enter information in the Group field, you can then use the Filter, Sort, and Group By features to look at sets of resources.

Click the OK button to save the new resource.

These four tabs can hold a wealth of information about any resource.

To enter information about several resources at a time, display Resource Sheet view and enter information in the columns. You can even paste resources copied from another source (such as an Excel spreadsheet) into this view.

How to identify Microsoft Project resources

In the planning stages of a project, you often find that not all resources are assembled. Even well into the project, sometimes you don’t know what resource you’ll be using; you know only that you need a resource with a certain skill set to complete upcoming tasks. In this case, consider creating certain resources as generic resources.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

A resource is assigned to a task at 100 percent availability (or units) by default, but you can modify that setting if you know that a resource will be assigned to several tasks and can only spend a limited amount of time working each one.

Estimating and setting availability

Availability is easier to estimate for some resources than for others. A manager is unlikely to devote an entire day to any single task, because he has to deal with all the employees who report to him and also sign authorizations, attend meetings concerning various projects, and develop budgets, for example. A production worker’s availability may be simpler to pin down to a single task: If one manufacturing job spends three days on the line and one person is working on the line the entire time, it’s more accurate to say that she is working on that task full time.

One mistake made by Project beginners is to overthink availability. Of course, no one spends eight hours every day on a single task in a project. Employees spend part of their workdays reading email, chatting with coworkers, and answering phone calls about issues unrelated to their projects. A resource may spend seven hours on a task one day and only three hours the next. Don’t get hung up on a day-by-day resource schedule when estimating availability. If, over the life of a task, the employee focuses on it, 100 percent availability is an appropriate setting. If that person works only five days on a ten-day task, however, that’s 50 percent availability, whether she works four hours per day for ten days or five full days at any point.

Die Einstellung Einheiten (Verfügbarkeit) hilft Ihnen, die Überbuchung einer Ressource zu erkennen, die in einem Projektzeitplan an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten kann.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Standardressourceneinheiten festzulegen, um die Verfügbarkeit anzugeben:

Zeigen Sie die Ressourcenblattansicht an.

Klicken Sie auf die Spalte Max für die Ressource.

Geben Sie eine Zahl ein, die den Prozentsatz der Zeit darstellt, die die Ressource für die Arbeit am Projekt zur Verfügung steht.
Geben Sie beispielsweise 33 für eine Ressource ein, die zu einem Drittel der Zeit verfügbar ist, oder 400 für eine Ressource, die vier Vollzeitkräfte bereitstellen kann. (Einträge mit mehr als 100 Prozent stellen Ressourcen dar, die eine Gruppe oder ein Team zur Bearbeitung von Aufgaben bereitstellen.) Der häufigste Eintrag (Standard) ist 100 für eine einzelne Ressource, die Vollzeit an Aufgaben im Projekt arbeitet.

Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste.
Die Eingabe ist abgeschlossen.

Beachten Sie, dass dies nur für Ressourcen funktioniert, deren Typ auf Arbeit eingestellt ist.

Wenn eine Microsoft Project-Ressource kommt und geht

Eine Ressource steht einem Projekt nicht nur für einen bestimmten Prozentsatz der Zeit zur Verfügung (z Projekt – häufig, wenn Sie eine Ressource verwenden, die Sie von einer anderen Abteilung ausgeliehen haben, oder wenn Sie mit einem Freiberufler zusammenarbeiten, der mit anderen an Ihrem Projekt arbeitet. Eine andere mögliche Ressource ist eine, die in den ersten Tagen des Projekts halbtags und dann für den Rest in Vollzeit zur Verfügung steht. In diesem Fall geben Sie im Dialogfeld Ressourceninformationen in den Spalten Verfügbar von und Verfügbar bis des Bereichs Ressourcenverfügbarkeit einen Datumsbereich ein, um unterschiedliche Verfügbarkeiten anzugeben.

Zeiträume und Verfügbarkeitseinheiten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen begrenzten Zeitraum anzugeben, in dem eine Ressource für die Arbeit an Ihrem Projekt verfügbar ist:

Zeigen Sie die Ressourcenblattansicht an.

Doppelklicken Sie auf eine Ressource.
Die Registerkarte Allgemein des Dialogfelds Ressourceninformationen wird angezeigt.

Verwenden Sie die Spalten Verfügbar von und Verfügbar bis (im Bereich Ressourcenverfügbarkeit), um den Zeitraum der Verfügbarkeit anzugeben.

Klicken Sie in der Spalte Einheiten in derselben Zeile entweder auf die Pfeile, um die Verfügbarkeit in 50-Prozent-Schritten zu erhöhen oder zu verringern, oder geben Sie eine Zahl ein.
Drücken Sie die Eingabetaste, um die Eingabe abzuschließen.

Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um zusätzliche Verfügbarkeitszeiträume in nachfolgenden Zeilen im Bereich Ressourcenverfügbarkeit anzugeben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern.