So verwenden Sie den Berichtsassistenten in Access 2019

Die einfachste Methode zum Erstellen eines Berichts in Access ist die Verwendung des Berichtsassistenten, der Sie Schritt für Schritt durch das Anordnen und Auswählen der zu druckenden Daten in einem Bericht führt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Berichts-Assistenten in Access zu verwenden:

Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen.

Klicken Sie in der Gruppe Berichte auf das Symbol für den Berichtsassistenten.
Das Dialogfeld Berichtsassistent wird angezeigt.

Mit dem Berichtsassistenten können Sie auswählen, wo Sie Ihre Daten für Ihren Bericht abrufen möchten.

Klicken Sie in das Listenfeld Tabellen/Abfragen und wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Daten enthält, die Sie in einem Bericht drucken möchten.

Klicken Sie im Feld Verfügbare Felder auf ein Feld und dann auf die Schaltfläche >.

Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes zusätzliche Feld, das Sie in Ihrem Bericht anzeigen möchten.

Weiter klicken.

Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie Ihre Daten nach einem bestimmten Feld gruppieren möchten, z. B. nach Vorname, Nachname oder Verkauf.

Ein Bericht kann Daten in Kategorien gruppieren, sodass Sie alle Ihre Daten nach einem bestimmten Feld geordnet sehen können.

Klicken Sie auf einen im Feld angezeigten Feldnamen und dann auf die Schaltfläche >.

Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes zusätzliche Feld, das Sie verwenden möchten, um Ihre Daten im Bericht zu gruppieren.

Weiter klicken.

Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, bis zu vier Felder auszuwählen, die zum Sortieren Ihrer Daten in Ihrem Bericht verwendet werden sollen.

Sie können die Daten in Ihrem Bericht mithilfe von bis zu vier Feldern sortieren.

Klicken Sie in ein Listenfeld und wählen Sie ein Feld aus, um Ihre Daten zu sortieren.
Die Daten werden in der hier gewählten Reihenfolge für jedes zusätzliche Feld sortiert, nach dem Sie sortieren.

(Optional) Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend, um die Sortierkriterien von Aufsteigend zu Absteigend und umgekehrt zu ändern.

Weiter klicken.

Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, wie Sie Ihren Bericht gestalten sollen.

Der Berichtsassistent bietet verschiedene Optionen, um Ihren Bericht lesbar zu machen.

In der Gruppe Layout. Wählen Sie ein Optionsfeld aus, z. B. Stufenweise oder Blockieren.

Abhängig von den Feldern, die Sie in den vorherigen Schritten ausgewählt haben, werden möglicherweise unterschiedliche Optionen angezeigt.

(Optional) Wählen Sie in der Gruppe Ausrichtung das Optionsfeld Hochformat oder Querformat aus.

Weiter klicken.
Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie nach einem beschreibenden Namen für Ihren Bericht gefragt werden.

Geben Sie einen beschreibenden Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Access zeigt Ihren Bericht an.

Access zeigt Ihren Bericht an.

Um Ihren Bericht erneut anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den Berichtsnamen im linken Bereich des Zugriffsfensters

Wenn Sie Daten ändern, können Sie diese aktualisierten Änderungen in Ihrem Bericht sehen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte, die Ihren aktuell angezeigten Bericht darstellt.
Ein Popup-Menü wird angezeigt.

Wählen Sie Schließen.

Doppelklicken Sie im linken Bereich des Access-Fensters auf den Berichtsnamen.
Der ausgewählte Bericht wird erneut angezeigt und zeigt alle Daten an, die Sie seit dem letzten Anzeigen des Berichts aktualisiert oder geändert haben.

Access aktualisiert Ihre Berichte nicht automatisch, nur weil Sie die im Bericht angezeigten Daten geändert haben.