Die vielleicht am wenigsten aggressive Methode der Zusammenarbeit in Microsoft Word besteht darin, dem Text eines Dokuments einen Kommentar hinzuzufügen. In früheren Zeiten haben Sie Ihre Bemerkungen mit einer anderen Textfarbe oder GANZ GROSSBUCHSTABEN gekritzelt oder Ihre Beobachtungen mit dreifachen geschweiften Klammern umgeben. Anstatt solch umständliche und alberne Methoden zu verwenden, sollten Sie in Erwägung ziehen, auf die Registerkarte "Überprüfen" zu klicken und darauf vorbereitet zu sein, einige Tools zu verwenden, die in der Gruppe "Kommentare" enthalten sind.
Um einen Kommentar geschickt in ein Dokument einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie den Textblock aus, den Sie kommentieren möchten.
Sei präzise. Sie könnten versucht sein, einen ganzen Satz auszuwählen, aber es sind nur die ersten paar Wörter erforderlich.
Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen.
Klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Neuer Kommentar.
Hier wird die Schaltfläche Neuer Kommentar angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Kommentarfeld rechts neben der aktuellen Seite anzuzeigen, ähnlich wie in der folgenden Abbildung gezeigt. Die Seite der Seite, auf der der Kommentar erscheint, wird als Markup-Bereich bezeichnet.
Geben Sie einen Kommentar ein.
Notieren Sie Ihre Gedanken. Ich bin mir nicht sicher, wie lang ein Kommentar sein kann; Wenn Sie schwatzen möchten, senden Sie stattdessen eine E-Mail. Aus irgendeinem Grund kann eine Textformatierung auf den Kommentar angewendet werden.
Drücken Sie die Esc-Taste, wenn Sie mit der Eingabe des Kommentars fertig sind.
Oder klicken Sie in den Text des Dokuments.
Kommentare zu einer Textpassage.
Kommentare sollen nicht im Raum hängen bleiben – es sei denn, Sie möchten sie einfach ignorieren. Andernfalls haben Sie zwei Möglichkeiten, mit einem Kommentar umzugehen.
Um auf einen Kommentar zu antworten, klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten. Ihr Name erscheint im Kommentarfeld und Sie haben die Möglichkeit, einen Kontrapunkt, eine Widerlegung oder einen Fluch zu notieren.
Wenn das kommentierte Problem kein Problem mehr ist, markieren Sie den Kommentar als gelöst: Klicken Sie für den Kommentar auf die Schaltfläche Beheben. Der ursprüngliche Kommentar ist abgeblendet, sodass Mitarbeiter ihn weiterhin lesen können. Wenn weitere Probleme auftreten, klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut öffnen, um mit dem Hinzufügen von Kommentaren fortzufahren.
Der Markup-Bereich (rechts neben Ihrem Text) wird immer dann angezeigt, wenn ein Dokument Kommentare enthält. Um diesen Bereich auszublenden, klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen. Klicken Sie in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Zur Überprüfung anzeigen, die am Rand angezeigt wird. Die vier verfügbaren Optionen legen fest, wie Kommentare sowie andere Dokumentrevisionen angezeigt werden:
Ich empfehle, mit Dokumentkommentaren in der Drucklayoutansicht zu arbeiten, die am besten funktioniert. Wenn Sie die Entwurfsansicht wählen, werden die Kommentare als Initialen in Klammern angezeigt, die mit einer bestimmten Hintergrundfarbe hervorgehoben sind. Meine Kommentare sehen beispielsweise wie [DG1] aus, wobei DG meine Initialen ist und die 1 für Kommentar 1 steht. Positionieren Sie den Mauszeiger auf diesen Text, um den Kommentar in einer Popup-Blase anzuzeigen.
Um alle Kommentare anzuzeigen, unabhängig von der ausgewählten Dokumentansicht, rufen Sie den Überprüfungsbereich auf: Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfung in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Überprüfungsbereich. Wählen Sie entweder die horizontale oder die vertikale Anzeige, um den Überprüfungsbereich aufzurufen und Kommentare sowie Textüberarbeitungen zu lesen.
Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie das Kommentieren funktioniert, scrollen Sie nicht wahllos durch Ihr Dokument, um den nächsten Kritikpunkt oder das nächste Kompliment zu finden. Verwenden Sie stattdessen die Schaltflächen Nächster Kommentar und Vorheriger Kommentar. Diese Schaltflächen befinden sich auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Kommentar, um zum nächsten Kommentar im Dokument zu springen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorheriger Kommentar, um zum vorherigen Kommentar im Dokument zu springen.
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Nächster Kommentar“ oder „Vorheriger Kommentar“ wird die Ansicht „Alle Markup“ aktiviert.
Ja, es ist schrecklich, aber Kommentare werden mit Ihrem Dokument gedruckt. Diese Ausgabe entspricht wahrscheinlich nicht Ihren Absichten, also befolgen Sie diese Schritte:
Drücken Sie Strg+P.
Der Bildschirm Drucken wird angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Seiten drucken, um das Menü anzuzeigen.
Wählen Sie den Befehl Markup drucken.
Diese Einstellung steuert, ob Kommentare sowie andere Textmarkierungen gedruckt werden. Entfernen Sie das Häkchen, um Kommentare auf dem Ausdruck zu unterdrücken.
Das Fenster Druckvorschau bestätigt, ob Kommentare und andere Markierungen gedruckt werden.
Nehmen Sie nach Bedarf weitere Einstellungen im Fenster Drucken vor.
Klicken Sie auf die große Schaltfläche Drucken, um das Dokument zu drucken.
Sie müssen diese Schritte jedes Mal ausführen, wenn Sie das Dokument drucken, andernfalls werden die Kommentare gedruckt.
Das Problem mit dem Kommentar ist nicht nur gelöst, Sie möchten auch nie wieder an den Kommentar erinnert werden. Führen Sie diese Schritte aus:
Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Kommentar oder Vorheriger Kommentar, um den anstößigen Kommentar zu suchen.
Bei Erfolg wird der Kommentar im Markup-Bereich hervorgehoben.
Wählen Sie im Bereich Kommentare Löschen → Löschen.
Die Schaltfläche Löschen ist eines dieser Menüschaltflächensymbole, auf die Sie klicken müssen, um auf die Befehle zuzugreifen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um zusätzliche Kommentare zu entfernen.
Oder wiederholen Sie einfach Schritt 2, bis Sie einen Kommentar finden, der es wert ist, gelöscht zu werden.
Um alle Kommentare aus einem Dokument in einem einzigen Akt massiver Vergeltung zu löschen, verwenden Sie das Menü der Schaltfläche Kommentar löschen: Wählen Sie Löschen→Alle Kommentare im Dokument löschen.
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