Nachdem Sie Ihre Kontaktinformationen eingegeben haben, können Sie in Microsoft Outlook 2019 die Informationen auf viele verschiedene und nützliche Weisen geordnet anzeigen, die als Ansichten bezeichnet werden . Das Anzeigen Ihrer Kontaktinformationen und das Sortieren der Ansichten sind schnelle Möglichkeiten, um einen Überblick über die von Ihnen eingegebenen Daten zu erhalten. Outlook enthält in jedem Modul mehrere vordefinierte Ansichten. Sie können jede vordefinierte Ansicht einfach ändern, Ihre geänderte Ansicht benennen und speichern und sie genauso verwenden wie die vordefinierten Ansichten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Ansicht Ihrer Kontaktliste zu ändern:
Klicken Sie im Modul Personen auf die Registerkarte Start in der Multifunktionsleiste.
Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die gewünschte Ansicht.
Die Anzeige ändert sich, um diese Ansicht zu verwenden. Wenn Sie die Ansicht Visitenkarten auswählen, erhalten Sie ungefähr das, was hier angezeigt wird. Sie können auch Kartenansicht, Telefonansicht, Listenansicht oder alle anderen aufgelisteten Ansichten wählen.
Visitenkarten-Ansicht.
Sie können die Ansichten genauso wechseln, wie Sie Fernsehkanäle wechseln können, also machen Sie sich keine Sorgen über das Hin- und Herwechseln. Wenn Sie Ansichten ändern, sehen Sie lediglich verschiedene Möglichkeiten, dieselben Informationen zu organisieren.
Einige Ansichten sind als einfache Listen organisiert, z. B. die Telefonansicht des Personenmoduls. Diese Abbildung zeigt die Telefonansicht: links eine Spalte mit Namen, gefolgt von einer Spalte mit Firmennamen usw.
Telefonansicht.
Wenn Sie einen bestimmten Kontakt in einer in Spalten angeordneten Ansicht nicht finden können, klicken Sie einmal auf den Spaltentitel, um nach dieser Spalte zu sortieren. Angenommen, Sie möchten die Namen der Personen anzeigen, die für IBM arbeiten und die in Ihrer Kontaktliste eingetragen sind. Eine einfache Möglichkeit, alle ihre Namen gleichzeitig anzuzeigen, besteht darin, die Spalte FIRMA zu sortieren.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um nach Spaltennamen zu sortieren:
Wählen Sie im Modul Personen in der Gruppe Aktuelle Ansicht im Menüband die Option Telefonansicht aus. Ihre Kontaktliste wird in der Telefonansicht angezeigt.
Klicken Sie oben in der Spalte UNTERNEHMEN auf die Überschrift. Ihre Kontakte werden in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z (auch bekannt als aufsteigend) entsprechend dem Namen in der Spalte UNTERNEHMEN angezeigt. Jetzt ist es einfacher, jemanden zu finden: Scrollen Sie nach unten zu diesem Teil des Alphabets. Wenn Sie nach Firma sortieren, werden alle Kontakte nach Firmennamen sortiert. Wenn Sie ein zweites Mal auf die Überschrift klicken, werden Ihre Kontakte in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge (auch absteigende Reihenfolge) angezeigt.
Sie können das Erscheinungsbild einer Ansicht einfach neu anordnen, indem Sie den Spaltentitel ziehen und den Titel an der gewünschten Stelle ablegen. Hier ist ein Beispiel, bei dem die Spalte LAND/REGION links von der Spalte DATEI AS verschoben wird:
Wenn die Kontaktliste noch nicht in der Telefonansicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Telefon. Möglicherweise befindet es sich bereits in der Telefonansicht aus den vorherigen Schritten.
Klicken Sie auf die Überschrift LAND/REGION und ziehen Sie sie über die Spalte DATEI ALS nach links. Sie sehen ein Paar roter Pfeile, die auf die Grenze zwischen den beiden Spalten links von der angeklickten Spalte zeigen. Die roten Pfeile zeigen Ihnen, wo Outlook die Spalte ablegt, wenn Sie die Maustaste loslassen.
Lassen Sie die Maustaste los. Die gezogene Spalte befindet sich jetzt links neben der anderen Spalte. Sie können den gleichen Vorgang verwenden, um jede Spalte in einer beliebigen Outlook-Ansicht zu verschieben.
Da der Bildschirm nicht so breit ist wie die Liste, müssen Sie möglicherweise nach rechts scrollen, um zusätzliche Spalten anzuzeigen. Sie können die Spalten beliebig neu anordnen, sodass die am häufigsten verwendeten links angezeigt werden, damit Sie nicht jedes Mal scrollen müssen, wenn Sie sie sehen möchten.
Manchmal reicht das Sortieren einfach nicht aus. Kontaktlisten können nach einer Weile ziemlich lang werden; Sie können in wenigen Jahren leicht ein paar tausend Kontakte sammeln. Wenn Sie eine so lange Liste sortieren, bedeutet dies, dass sich der gesuchte Gegenstand etwa einen Meter unter der Unterseite Ihres Monitors befindet , wenn Sie beispielsweise nach etwas suchen, das mit dem Buchstaben M beginnt – egal, was Sie tun.
Gruppen sind die Antwort – und damit meine ich nicht Outlook Anonymous. Outlook bietet Ihnen bereits mehrere vordefinierte Listen, die die Gruppierung verwenden.
Sie können in Outlook verschiedene Arten von Listen anzeigen: Eine sortierte Liste ist wie ein Kartenspiel, das in numerischer Reihenfolge angeordnet ist, beginnend mit den Zweien, dann den Dreien, dann den Vieren und so weiter – bis hin zu den Bildkarten. Eine gruppierte Ansicht ist, als würde man die Karten mit allen Herzen in einer Reihe angeordnet sehen, dann alle Pik, dann die Karo und dann die Kreuze.
Das Zusammenfassen von Artikeln ähnlicher Art in Gruppen ist praktisch, um beispielsweise alle Personen auf Ihrer Liste zu finden, die für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, wenn Sie Glückwünsche zu einem neuen Geschäft senden möchten. Da die Gruppierung nach Unternehmen so häufig nützlich ist, sortiert die Listenansicht Ihre Kontakte nach Unternehmen und ist als vordefinierte Ansicht in Outlook eingerichtet.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Listenansicht zu verwenden und die Gruppierung nach Unternehmen anzuzeigen:
Klicken Sie im Modul Personen auf die Registerkarte Start.
Wählen Sie Liste aus der Gruppe Aktuelle Ansicht auf der Registerkarte Start.
Jede Überschrift hat ein Unternehmen: Präfix und steht für ein anderes Unternehmen. Jede Überschrift gibt an, wie viele Elemente unter dieser Überschrift enthalten sind. In der folgenden Abbildung sehen Sie beispielsweise, dass zwei Personen für Schmoe Unlimited arbeiten.
Das Dreiecksymbol links neben der Überschrift erweitert oder reduziert die Kontaktgruppe unter dieser Überschrift.
Die Listenansicht wendet standardmäßig die Gruppierung nach Unternehmen an.
Wenn die vordefinierten Gruppenansichten nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie Elemente nach Ihren Wünschen gruppieren, vorausgesetzt, Sie haben die Daten eingegeben. Gehen Sie folgendermaßen vor, um nach einem anderen Feld zu gruppieren:
Klicken Sie im Modul Personen auf die Registerkarte Ansicht und wählen Sie Ansichtseinstellungen. Das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen: Liste wird geöffnet. Beachten Sie, dass Gruppieren nach auf Firma eingestellt ist.
Klicken Sie auf Gruppieren nach. Das Dialogfeld Gruppieren nach wird geöffnet. Beachten Sie, dass Elemente gruppieren nach auf Firma eingestellt ist. Siehe folgende Abbildung.
Öffnen Sie die Firmenliste und wählen Sie ein anderes Feld aus.
Klicken Sie auf Aufsteigend oder Absteigend, um die Sortierreihenfolge anzugeben. A bis Z ist aufsteigend und Z bis A ist absteigend.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Gruppieren nach zu schließen.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen: Liste zu schließen.
Gruppieren Sie nach einem anderen Feld, falls gewünscht.
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