Suchfunktion von SharePoint Online

Die Suchfunktion von SharePoint Online, einer der Office 365-Produktsuite, ist sehr robust und bringt eine Google- oder Bing-ähnliche Erfahrung in die Unternehmensdokumente.

Die Suche ist eines der Dinge, die nicht wichtig zu sein scheinen, bis Sie wirklich etwas finden müssen. Sie erinnern sich vielleicht vage daran, eine Präsentation Ihres Kollegen vor ein paar Monaten gesehen zu haben, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen, im freigegebenen Ordner danach zu suchen. Sie könnten ihm eine E-Mail senden, aber was ist, wenn er nicht verfügbar ist und Sie es sofort brauchen. Die Suche löst das Problem, bestimmte Informationen in einem Meer digitaler Daten zu finden.

SharePoint Online bietet die Möglichkeit, über mehrere Websites hinweg zu suchen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie immer mehr Websites haben, wäre es sicherlich mühsam, zu jeder Website navigieren zu müssen, um Ihre Suche durchzuführen. Mit SharePoint Online können Sie an einem einzigen Ort suchen und die Suche erstreckt sich über mehrere Websites.

Manchmal kann es schwierig sein, genau die richtige Terminologie zu finden, um den gesuchten Inhalt zurückzugeben. SharePoint Online bietet die Möglichkeit, eine Suche basierend auf einer Reihe von konfigurierbaren Einschränkungen zu verfeinern.

Sie suchen beispielsweise nach der Präsentation, die Bob vor einiger Zeit einem Kunden präsentiert hat. Sie geben den Suchbegriff „Mitarbeiter einbinden“ ein, erhalten aber Hunderte von Seiten mit Inhalten zurück. Sie erinnern sich, dass die Präsentation eine PowerPoint-Präsentation war, sodass Sie die Suche auf PowerPoint-Folien beschränken.

Sie sehen die Präsentation immer noch nicht sofort, grenzen die Suche also wieder weiter auf die Präsentationen ein, bei denen Bob der Autor war. Bingo! Die gesuchte Präsentation steht ganz oben auf der Liste. Verwenden Sie die Einschränkungen, um eine Suche einzugrenzen.

Sie können sich einen Suchfilter als Filter vorstellen. Ihre Suche nach einem breiten Thema kann Hunderte von möglichen Ergebnissen liefern. Mit der Einschränkung können Sie diese Informationen basierend auf den konfigurierten Kriterien filtern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Suche besteht darin, jemanden zu finden, den Sie gerade kennengelernt haben, aber nicht sicher sind, wie er seinen Namen buchstabiert. Zum Beispiel könnten Sie einen Kollegen im Flur treffen und er murmelt Ihnen vor, dass er Kain heißt. Sie registrieren den Namen als Kain, aber wenn Sie online nach ihm suchen, würden Sie ihn normalerweise nicht finden, wenn Sie Kain eingeben, da er tatsächlich Ken heißt.

Die phonetische SharePoint-Suche ermöglicht es Ihnen, weiterhin Kain einzugeben, und SharePoint erkennt, dass dies phonetisch Ken sehr ähnlich ist. SharePoint ist intelligent genug, um Ken in den Suchergebnissen anzuzeigen. Da SharePoint in den Suchergebnissen auch Kens Fahndungsfoto oder Firmenprofilbild anzeigt, können Sie sehen, dass Sie die richtige Person gefunden haben, die Sie gerade in der Halle getroffen haben.

Neben der Suche umfasst SharePoint auch Business Intelligence-Funktionen und die Möglichkeit, Geschäftslösungen zu entwickeln, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Business Intelligence umfasst solche Dinge wie Berichte, Scorecards, Dashboards und Key Performance Indicators.

Business Intelligence-Funktionen in SharePoint fallen in einen Marketing-Bucket namens Insights . Alle raffinierten Tools und Funktionen, die Geschäftsanwendern die Möglichkeit bieten, Anwendungen ohne Programmierung zu erstellen, werden als Composite s bezeichnet. Diese Aspekte von SharePoint erfordern eigene Bücher, aber im Moment sollten Sie wissen, dass es sich dabei um wichtige Teile handelt, die SharePoint so wertvoll machen.