SharePoint Online, eines der mit Office 365 gebündelten Produkte, bietet Unternehmen eine einheitliche Infrastruktur, um Dokumente nicht nur mit Kollegen, sondern auch mit externen Partnern zu teilen. Ein Websitesammlungsbesitzer kann die externe Freigabe aktivieren und dann externe Benutzer zur Zusammenarbeit an Websites, Listen und Bibliotheken einladen.
Um Sicherheitsprobleme zu beheben, ist die Infrastruktur so konzipiert, dass externe Benutzer nur Zugriff auf Sites haben, zu denen sie eingeladen wurden. Und das Beste daran? Jeder Office 365-Kunde erhält 50 externe Partnerzugriffslizenzen (PAL) kostenlos! Zusätzliche PAL-Lizenzen können zu geringen Kosten erworben werden.
Um die externe Freigabe zu aktivieren und Partner zu Ihrer Site einzuladen, stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Systemadministrator die externe Freigabe für den gesamten Office 365-Mandanten aktiviert hat. Wenn Sie der Systemadministrator sind, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Microsoft Online Services-Portal unter SharePoint Online auf Verwalten.
Klicken Sie im Administration Center auf Websitesammlungen verwalten.
Klicken Sie im Dashboard des SharePoint Online-Verwaltungscenters unter der Symbolleiste Websitesammlungen auf Websiteeinstellungen.
Klicken Sie auf Externe Benutzer verwalten und dann auf Externe Benutzer verwalten.
Wählen Sie Zulassen und klicken Sie dann auf Speichern.
Nachdem die externe Freigabe aktiviert wurde, können Sie einem externen Benutzer wie folgt Zugriff auf Ihre Teamwebsite gewähren:
Klicken Sie auf Ihrer Teamwebsite auf Websiteaktionen und wählen Sie dann Diese Website freigeben aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der externen Benutzer ein, die Sie entweder als Besucher oder als Mitglied einladen möchten.
Für die Einladung kann jede gültige E-Mail-Adresse verwendet werden. Der externe Benutzer benötigt jedoch entweder ein Hotmail- oder Windows Live-Konto, um sich anzumelden.
Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie dann auf Senden.
Wenn sich der externe Benutzer erfolgreich anmeldet, wird ein Office 365-Konto erstellt und dieses Konto wird zu seinem Anmeldenamen und seinen Kennwortanmeldeinformationen.
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